ORDIN nr. 761 din 24 septembrie 2009

a) cerere de finanțare - documentul elaborat de către solicitant cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise conform formatului standard furnizat în Ghidul solicitantului;

b) proiect - operațiune descrisă în cererea de finanțare depusă în cadrul unui apel pentru propuneri de proiecte lansat de către Autoritatea comună de management, care îndeplinește criteriile impuse de către Comitetul comun de monitorizare a Programului și primește fonduri aferente Programului;

c) contract de finanțare - contractul încheiat între beneficiar, ca reprezentant al tuturor partenerilor în cadrul unui proiect, și Autoritatea comună de management pentru finanțarea din fonduri ENPI a unui proiect aprobat în cadrul Programului;

d) Ghidul solicitantului - documentul care detaliază condițiile pe care autoritățile/structurile implicate în gestionarea Programului și potențialii beneficiari trebuie să le îndeplinească pentru a participa în Program. Documentul prezintă și procedura de evaluare și selecție a propunerilor de proiecte;

e) acord de parteneriat - documentul legal semnat de toți partenerii dintr-un proiect, care detaliază responsabilitățile acestora și creează cadrul pentru gestionarea și implementarea eficientă a proiectului;

f) per diem - acoperă cheltuielile cu cazarea, masa și transportul local din locul misiunii sau cheltuieli diverse.

(1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul proiectelor aprobate în cadrul Programului se respectă reglementările prevăzute în regulamentele europene aplicabile, Ghidul solicitantului și legislația națională în vigoare.

(2) Cheltuielile deja finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

a) efectuate, plătite, certificate și declarate de către beneficiar sau partener în perioada de implementare a proiectului conform contractului de finanțare. Prin excepție, cheltuielile pentru raportul final, verificarea cheltuielilor și evaluarea proiectului sunt eligibile, indiferent de data plății efective. Sunt eligibile și cheltuielile generate ca urmare a unor proceduri de achiziție demarate înainte de data începerii implementării proiectului, sub condiția încheierii contractelor și a plății efective în cursul perioadei de implementare și cu realizarea procedurilor cu respectarea dispozițiilor anexei IV la contractul de finanțare;

b) prevăzute în bugetul proiectului, anexă la contractul de finanțare;

c) necesare pentru implementarea proiectului;

d) identificabile și verificabile, înregistrate în contabilitatea beneficiarului sau a partenerilor în conformitate cu legislația națională în vigoare și procedura aplicată;

e) rezonabile, justificate și în conformitate cu principiile managementului financiar eficient, în special în privința economiei și eficacității;

f) efectuate în aria eligibilă a Programului.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, conform contractului de finanțare, inclusiv contribuțiile aferente acestora aflate în sarcina angajatorului conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului beneficiarului sau al partenerului, angajat cu contract individual de muncă sau prin act administrativ de numire în funcția publică, pe durată nedeterminată sau determinată, cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă de lucru, implicat în implementarea proiectului. Plafoanele salariilor angajaților implicați în proiect nu trebuie să depășească nivelul practicat în domeniul respectiv pentru funcții similare.

(3) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente valabile pe toată durata de implementare a proiectului și/sau în actul administrativ de numire în funcția publică, precum și în actele de modificare a actului administrativ de numire în funcția publică și contribuțiile aferente menționate la alin. (1).

(4) Salariul tarifar/Salariul de bază, sporurile permanente și contribuțiile menționate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat și vor fi susținute de fișele de post, fișele de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, statele de salarii, ordinele de plată, extrasele de cont, declarația salariatului pentru timpul lucrat în cadrul proiectului și alte documente justificative, după caz.

(5) Calculul valorii unei ore de muncă va fi făcut luând în considerare cheltuielile de personal eligibile pe lună.

(6) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata normală de lucru, conform prevederilor legislației naționale în vigoare.

(7) Este considerată cheltuială neeligibilă contravaloarea orelor suplimentare, precum și a oricărui tip de concediu aferent timpului de muncă alocat proiectului.

(8) Sunt eligibile cheltuielile cu salariile funcționarilor publici încadrați în instituțiile/autoritățile administrației publice dedicate implementării proiectelor, cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind incompatibilitatea.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru deplasare pentru personalul beneficiarului/partenerului implicat în proiect, care conform contractului de finanțare efectuează deplasări pentru participarea la întâlniri, seminarii, conferințe ce au loc pe teritoriul Programului. Cheltuielile de deplasare efectuate pentru deplasări în afara ariei Programului pot fi eligibile dacă sunt menționate explicit și justificate în contractul de finanțare.

(2) Cheltuielile pentru deplasarea personalului partenerilor asociați și al beneficiarilor finali sunt eligibile dacă sunt înscrise în liniile bugetare corespunzătoare, conform contractului de finanțare.

(3) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru deplasare includ următoarele costuri: de transport, de cazare și plată a diurnei în conformitate cu legislația în vigoare pentru asigurarea medicală de călătorie și vize.

(4) Pentru asigurarea transportului și cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislația națională în vigoare.

(5) Pentru deplasarea în țară și străinătate, sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea și diurna, după cum urmează:

a) numai cheltuielile care privesc deplasarea către și în aria de eligibilitate a Programului. Prin excepție, sunt eligibile și cheltuielile cu deplasarea la sediul Autorității comune de management;

b) pentru personalul care lucrează în autoritățile și instituțiile publice, precum și din unitățile aflate în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile vor respecta condițiile și plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice;

c) pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele menționate la lit. b) cheltuielile nu vor depăși plafoanele publicate de Comisia Europeană la data semnării contractului, care pot fi găsite la adresa: www.ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_en.htm

(6) Cheltuielile de transport, cazare și diurnă pentru experții externi vor fi încadrate în linia bugetară "Expertiză externă și servicii".

(7) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu trebuie să mai fie incluse în altă linie bugetară.

(1) Atunci când beneficiarul/partenerul nu dispune de personalul calificat pentru a executa sarcini din proiect, pot fi contractați experți externi, cu încadrarea cheltuielilor în linia bugetară pentru expertiză externă și servicii.

(2) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru expertiză externă și servicii, cu respectarea următoarelor condiții cumulative:

a) să fie prevăzute și justificate în contractul de finanțare și necesare implementării proiectului;

b) să existe un contract sau un acord, în conformitate cu legislația națională în vigoare, însoțit de documente justificative pe baza cărora se pot efectua plăți;

c) costurile cu expertiza externă sunt rezonabile și determinate de gradul de complexitate a lucrărilor efectuate;

d) partenerii în proiect nu pot fi contractați pentru expertiză externă și nu le poate fi subcontractată realizarea proiectului.

(3) Categoriile de cheltuieli eligibile în cadrul capitolului bugetar "Expertiză externă și servicii" sunt următoarele:

a) costuri pentru expertiză profesională pentru elaborarea de studii, cercetări;

b) costuri pentru experți în managementul proiectului, asistenți, manageri financiari etc., în cazul în care beneficiarul sau partenerul nu dispune de personalul calificat să îndeplinească activitățile sale din proiect sau activitățile realizate în comun în cadrul proiectului, așa cum sunt prevăzute în contractul de finanțare;

c) costuri legate de verificarea cheltuielilor conform anexei VII la contractul de finanțare;

d) costuri legate de organizarea de evenimente, seminarii, întâlniri, grupuri de lucru, informarea asupra activităților din proiect, servicii de catering care să fie justificate pe baza listei de participanți la eveniment, închirierea sălilor pentru evenimente și a echipamentelor necesare derulării evenimentului, tipărirea materialelor pentru eveniment, servicii de interpretariat;

e) costuri de promovare: realizarea de broșuri, fluturași, difuzarea de comunicate de presă, publicarea de articole în ziare, newslettere, designul și găzduirea paginii web a proiectului, alte publicații legate de proiect și care nu sunt legate de anumite evenimente;

f) costuri pentru evaluarea proiectului.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziționarea și închirierea echipamentelor și bunurilor numai cu respectarea următoarelor condiții:

a) echipamentele achiziționate să fie noi și să nu fie depășite din punct de vedere tehnic și moral;

b) să fie necesare și folosite exclusiv pentru implementarea proiectului;

c) să fie menționate în contractul de finanțare;

d) achiziția să fie realizată cu respectarea regulilor prevăzute în contractul de finanțare și a legislației naționale în vigoare.

(2) Următoarele categorii de cheltuieli privind achiziționarea echipamentelor sunt considerate eligibile:

a) costurile pentru achiziționarea echipamentelor de birou, computerelor, laptopurilor, mobilierului de birou, necesare managementului proiectului, dacă sunt justificate și menționate în proiectul aprobat;

b) costuri pentru achiziționarea de echipamente speciale necesare implementării proiectului, de exemplu echipamente de laborator sau de măsurare specială;

c) închirierea de vehicule.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile directe efectuate cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului.

(2) În categoria cheltuielilor directe efectuate cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului sunt incluse costurile pentru: chiria locației unde se desfășoară activitățile proiectului, special închiriată în acest scop, asigurarea utilităților, precum apă curentă, canalizare, salubritate, energie electrică și termică, gaze naturale corespunzătoare suprafeței utilizate pentru activitățile proiectului, precum și cheltuieli pentru consumabile și birotică, multiplicare și fotocopiere, servicii poștale și de curierat, telefon, fax, internet, necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Cheltuielile directe se justifică prin contracte și facturi sau alte documente cu valoare contabilă.

(1) Sunt eligibile costurile administrative (maximum 7% din costurile totale direct eligibile ale proiectului), altele decât cele menționate la art. 10, pentru: închirierea spațiului de birouri, servicii poștale, servicii de comunicații telefonice/fax, acces la internet, utilități precum electricitate, încălzire, apă, gaze, servicii de curățenie, pază, salubritate, renovări și igienizare, consumabile de birou și alte costuri similare, numai dacă sunt efectuate pentru realizarea proiectului.

(2) Cheltuielile administrative se calculează prin aplicarea pro-ratei, în cazul în care este imposibilă alocarea directă a costurilor pentru implementarea proiectului.

(3) Pro-rata se stabilește prin aplicarea cumulativă a următorilor parametri:

a) numărul de persoane alocate implementării proiectului/numărul de persoane care desfășoară activități în incintă;

b) numărul de ore lucrate pentru implementarea proiectului/numărul total de ore lucrate în incintă;

c) suprafața folosită de personalul care lucrează pentru implementarea proiectului/suprafața totală a incintei.

(4) Dacă la stabilirea costurilor administrative se folosește metoda pro-ratei, costurile eligibile sunt:

a) servicii administrative, de salarizare, de contabilitate, servicii poștale și telefonice, servicii de copiere și întreținere centralizată a sistemelor de calcul;

b) consumabile de birou;

c) chiria birourilor, utilități precum electricitate, încălzire, apă și alte servicii calculate pentru fiecare metru pătrat de spațiu folosit pentru implementarea proiectului. Eligibilitatea va fi analizată numai pentru solicitările care au atașate atât documentația contabilă privind cheltuielile, cât și copia contractului de închiriere/folosință a spațiului de birouri.

(5) Calcularea pro-ratei va fi bine documentată și revizuită periodic. De asemenea, la nivelul fiecărui proiect va fi atașată la contractul de finanțare o notă justificativă privind metoda de calcul folosită.

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislația națională;

b) este aferentă unor cheltuieli considerate eligibile.