ORDIN nr. 3.158 din 12 noiembrie 2009 (*actualizat*)

a) respectă reglementările prevăzute în legislația națională și comunitară în vigoare;

b) nu sunt finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale;

c) sunt însoțite de documente justificative, în conformitate cu prevederile legislației naționale, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, certificate și identificate;

d) sunt necesare implementării proiectelor și sunt în conformitate cu prevederile contractului de finanțare încheiat între Autoritatea de management și Partenerul lider de proiect, pentru aprobarea operațiunii, cu respectarea prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1.085/2006 al Consiliului din 17 iulie 2006 de instituire a unui instrument de asistență pentru preaderare (IPA) și ale Regulamentului (CE) nr. 718/2007 al Comisiei din 12 iunie 2007 de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1.085/2006 al Consiliului de instituire a unui instrument de asistență pentru preaderare (IPA);

e) sunt efectiv plătite de către beneficiar.

(1) Cheltuielile prevăzute la art. 1 sunt considerate eligibile dacă îndeplinesc, cumulativ, următoarele condiții:

a) sunt efectuate de la data aprobării oficiale a Programului IPA de cooperare transfrontalieră România-Serbia de către Comisia Europeană;

b) sunt efectuate de la data intrării în vigoare a Contractului de finanțare semnat între Partenerul lider de proiect și Autoritatea de management.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), următoarele cheltuieli efectuate de beneficiar, ce constituie cheltuieli pentru pregătirea proiectelor, sunt eligibile dacă au fost efectuate cu cel mult 2 ani înaintea depunerii cererii de finanțare:

a) cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizații;

b) cheltuieli cu consultanța pentru elaborarea proiectului - maximum 1% din totalul cheltuielilor eligibile și nu mai mult de 10.000 euro;

c) cheltuieli cu consultanța pentru elaborarea documentelor de achiziție publică și managementul procedurii de achiziție publică;

d) cheltuieli pentru traducerea documentelor;

e) cheltuieli cu taxe și comisioane bancare de tipul celor prevăzute la art. 9 alin. (1) - maximum 5% din totalul cheltuielilor eligibile;

f) cheltuieli pentru organizarea de întâlniri între partenerii proiectului - cheltuieli cu deplasarea și cheltuieli cu organizarea evenimentului, inclusiv cheltuieli pentru cafea, apă, sucuri și tratații, în valoare de maximum 2% din valoarea cumulată a cheltuielilor cu pregătirea proiectului.

(3) Cheltuielile menționate la alin. (2) lit. f) sunt eligibile cu respectarea prevederilor legislației naționale în vigoare și a următoarelor condiții:

a) transport - cel mai scăzut preț, pe baza analizei a 3 oferte, cu excepția combustibilului, biletelor de tren sau de autobuz;

b) cazare - în limitele plafoanelor permise de legislația națională pentru organismele publice;

c) traducere simultană în timpul întrunirilor;

d) diurne - plafoanele permise de legislația națională aplicabilă.

(4) Procedurile de achiziție derulate pentru efectuarea cheltuielilor menționate la alin. (2) se derulează în conformitate cu prevederile procedurii specifice de achiziții publice utilizate în relația cu statele nemembre UE.

(5) Contribuția beneficiarului la realizarea operațiunii trebuie să fie sub formă financiară.

(6) Cheltuielile pentru pregătirea proiectului prevăzute la alin. (2) sunt eligibile dacă au fost efectuate cu maximum 2 ani înaintea termenului-limită de depunere a cererii de finanțare și dacă valoarea lor cumulată nu depășește 10% din totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului.

(7) Cheltuielile pentru pregătirea proiectului prevăzute la alin. (2) pot fi declarate de către un beneficiar numai în prima cerere de rambursare a cheltuielilor.

(1) Sunt eligibile următoarele cheltuieli în valoare de maximum 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului, astfel:

a) obținere avize, acorduri, autorizații necesare implementării proiectului, altele decât cele prevăzute la art. 2 alin. (2);

b) organizarea procedurilor de achiziție, altele decât cele prevăzute la art. 2 alin (2), inclusiv cheltuielile aferente asistenței/consultanței juridice, în scopul elaborării documentației de atribuire și/sau aplicării procedurii de atribuire a contractelor de achiziție publică, publicarea anunțurilor de intenție, de participare și de atribuire a contractelor, corespondență prin poștă, fax, în legătură cu procedurile de achiziție publică;

c) consultanță, pentru alte situații decât cele prevăzute la art. 2 alin. (2).

(2) În categoria cheltuielilor eligibile menționate la alin. (1) lit. c) se includ cheltuielile efectuate, după caz, pentru:

a) plata serviciilor de consultanță la elaborarea studiilor de piață, de evaluare etc.;

b) plata serviciilor de consultanță în domeniul managementului proiectului.

(1) Sunt considerate eligibile următoarele categorii de cheltuieli pentru implementarea activităților de bază din proiect:

a) cheltuieli pentru organizarea de sesiuni de pregătire profesională și activități educaționale, evenimente de informare și rețele de comunicare, informare și promovare a acestora;

b) cheltuieli pentru realizarea unor strategii, planuri comune de acțiune în vederea soluționării diverselor probleme cu care se confruntă regiunea de graniță;

c) cheltuieli pentru dezvoltarea și întărirea capacității administrative în zona de frontieră;

d) cheltuieli legate de promovarea patrimoniului cultural din zona de frontieră;

e) cheltuielile pentru procurarea de bunuri care, conform legii, intră în categoria mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar, precum: mobilier, echipamente IT, dotări P.S.I., dotări privind protecția muncii;

f) cheltuielile cu achiziționarea activelor necorporale: brevete, licențe, know-how sau cunoștințe tehnice nebrevetate;

g) servicii IT C, actualizare și dezvoltare a aplicațiilor IT, inclusiv soluții de securitate a acestora;

h) cheltuielile pentru traduceri și interpretariat, inclusiv traducerea documentelor elaborate, în concordanță cu obiectivele proiectului supus finanțării;

i) cheltuielile pentru transportul de materiale, mobilier și echipamente, dacă nu este inclus în prețul achiziției.

(2) Toate echipamentele trebuie să îndeplinească condițiile cerute prin proiect și trebuie să respecte principiul eficienței economice, energetice și al impactului negativ redus asupra mediului înconjurător.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajat și angajator, aferente persoanelor angajate pentru implementarea proiectului, cu contract individual de muncă, contract individual de muncă cu timp parțial sau act administrativ de numire în funcția publică, pe durată nedeterminată sau determinată, cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă de lucru.

(2) Cheltuielile cu salariile funcționarilor publici prevăzute la alin. (1) sunt eligibile cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind incompatibilitatea și la nivelul stabilit de prevederile legale în vigoare aplicabile.

(3) În cazul cheltuielilor pentru personalul contractual prevăzute la alin. (1), nivelul salariului nu poate fi mai mare decât nivelul salarial practicat în mod obișnuit, înainte de implementarea proiectului, de beneficiarul/partenerul în cadrul căruia este încadrat.

(4) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) sunt considerate eligibile doar dacă personalul este direct angajat de către organizațiile partenere, prevăzute în lista oficială din cererea de finanțare, și are atribuții în procesul de gestionare a proiectului, conform fișelor de post.

(5) Cheltuielile de personal prevăzute la alin. (1) se decontează conform contractului de muncă/actului administrativ de numire sau proporțional cu procentul prevăzut în fișa postului/foaie de prezență aferent atribuțiilor specifice gestionării proiectului.

(6) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata normală de lucru, conform legislației naționale în vigoare.

(7) Cheltuielile aferente orelor suplimentare sunt eligibile dacă sunt efectuate în scopul implementării proiectului, conform fișei de pontaj, în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare.

a) transport - cel mai scăzut preț, pe baza analizei a 3 oferte, cu excepția combustibilului, biletelor de tren sau de autobuz;

b) cazare - în limitele plafoanelor permise de legislația națională pentru organismele publice;

c) traducere simultană în timpul întrunirilor;

d) diurne - plafoanele permise de legislația națională aplicabilă.

(1) În categoria cheltuielilor generale de administrație se includ: cheltuielile efectuate pentru închirierea sediului; plata utilităților: energie termică, energie electrică, apă, canalizare, salubritate, gaze naturale; telefon, fax, servicii poștale, curierat rapid și internet; cheltuielile efectuate pentru achiziționarea materialelor și serviciilor de întreținere a sediului; cheltuielile pentru serviciile de întreținere și reparații echipamente și autoturisme; cheltuielile de arhivare, birotică și papetărie. Acestea sunt eligibile dacă se poate demonstra că sunt bazate pe costuri reale.

(2) Cheltuielile generale de administrație sunt eligibile dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

a) sunt alocate proporțional proiectului, în conformitate cu metoda de calcul al pro ratei pentru decontarea cheltuielilor de administrație elaborată de Autoritatea de management și atașată ca anexă la contractul de finanțare;

b) valoarea totală a acestor cheltuieli nu poate depăși 5% din totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului;

c) sunt bazate pe costuri reale care se reflectă în contabilitate.

(1) Sunt considerate eligibile următoarele categorii de cheltuieli, altele decât cele prevăzute la art. 2 alin. (2):

a) comisioane pentru tranzacțiile financiare transnaționale;

b) comisioane bancare pentru deschiderea și administrarea conturilor separate necesare pe durata implementării proiectului;

c) taxe notariale, costurile pentru consultanță juridică, costul expertizei tehnice și financiare, precum și costurile de audit sau de contabilitate, în cazul în care acestea sunt direct legate de operațiunea cofinanțată și sunt necesare pentru pregătirea sau punerea în aplicare a acesteia.

(2) TVA aferentă cheltuielilor eligibile este eligibilă dacă îndeplinește cumulativ următoarele condiții:

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace;

b) este stabilit faptul că este suportată de beneficiarul final;

c) este identificată clar în propunerea de proiect.

(3) Totalul cheltuielilor prevăzute la alin. (1) lit. a)-c) cumulat cu totalul cheltuielilor de la art. 2 alin. (2) lit. e) nu poate depăși 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului.

(4) Prin excepție de la prevederile art. 9 alin. (2), nu este eligibilă TVA aferentă cheltuielilor generale de administrație, calculată pe bază de pro rată, pentru acei beneficiari care desfășoară atât operațiuni cu drept de deducere, cât și operațiuni fără drept de deducere.