ORDIN nr. 3.365 din 11 decembrie 2009 (*actualizat*)

(1) Cheltuielile efectuate în condițiile prevăzute la art. 1 sunt considerate eligibile de la data intrării în vigoare a contractului de finanțare semnat între autoritatea de management și partenerul lider de proiect.

(2) Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții cu caracter general:

a) să fie în concordanță cu obiectivele și rezultatele activităților propuse, să fie necesară pentru a duce la bun sfârșit proiectul, să fie prevăzută în contractul de finanțare și să fie în conformitate cu principiile unui management financiar riguros;

b) să fie în conformitate cu prevederile contractului de finanțare încheiat de către autoritatea de management pentru aprobarea proiectului, cu respectarea art. 54 alin. (5) și art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999;

c) să fie angajată de către beneficiar sau de partenerii lui în perioada de implementare a proiectului și să fie efectiv plătită până cel târziu la două luni de la finalizarea perioadei de implementare a proiectului;

d) să fie înregistrată în contabilitatea sau în documentele fiscale ale beneficiarului sau ale partenerilor beneficiarului și să fie documentată de contracte și facturi sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuiala să poată fi auditată și identificată;

e) să fie conformă cu prevederile legislației naționale.

(3) Contribuția beneficiarului la realizarea proiectului trebuie să fie sub formă financiară.

(4) Regulile stabilite în prezentul ordin sunt aplicabile cheltuielilor realizate din fondurile comunitare, precum și din cofinanțarea națională a proiectelor - din bugetul de stat, bugetul local, alte surse publice și private.

(5) Prin excepție de la prevederile alin. 1, cheltuielile pentru pregătirea proiectelor sunt eligibile de la data aprobării Programului prin Decizia Comisiei Europene nr. 6.331/2007 privind aprobarea Programului de cooperare transfrontalieră România-Bulgaria 2007-2013, dacă valoarea cumulată a acestora nu depășește 10% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile aferente proiectului finanțat.

(6) Abrogat.

(1) În categoria cheltuielilor de pregătire a proiectelor sunt incluse următoarele tipuri de cheltuieli privind:

a) întâlniri între partenerii proiectului, în scopul dezvoltării proiectului;

b) consultanță, studii, asistență tehnică și traducerea documentelor;

c) taxe, inclusiv taxe notariale, taxe de transport, taxe de eliberare a unor documente strict necesare implementării proiectului sau solicitate de autoritatea de management.

(2) Pentru activitatea prevăzută la alin. (1) lit. a) sunt eligibile următoarele cheltuieli:

a) cheltuieli de transport;

b) cheltuieli pentru cazare, în conformitate cu plafoanele prevăzute în legislația națională în vigoare, aplicabilă instituțiilor publice;

c) cheltuieli pentru traducerea în timpul întâlnirilor;

d) cheltuieli pentru diurnă, în conformitate cu plafoanele prevăzute în legislația națională în vigoare, aplicabilă instituțiilor publice;

e) servicii de catering, în conformitate cu plafoanele prevăzute în legislația națională în vigoare, aplicabilă instituțiilor publice.

(3) Pentru activitatea prevăzută la alin. (1) lit. b) sunt eligibile următoarele cheltuieli privind:

a) consultanța pentru pregătirea cererii de finanțare și a altor documente solicitate de autoritatea de management, în măsura în care valoarea maximă cumulată a acestor cheltuieli nu depășește 1% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile aferente proiectului finanțat, dar nu mai mult de 10.000 euro;

b) traducerea documentelor.

(4) Cheltuielile pentru pregătirea proiectului pot fi incluse de către un beneficiar numai în prima cerere de rambursare a cheltuielilor.

(5) Cheltuielile de pregătire nu pot fi declarate ulterior de către un beneficiar ca fiind cheltuieli de implementare.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, inclusiv contribuțiile salariale, suportate de angajat și angajator, pentru personalul angajat de către organizațiile partenere în proiect, cu atribuții în procesul de implementare a proiectului, conform fișelor de prezență/fișelor de post, așa cum sunt descrise în cererea de finanțare.

(2) Cheltuielile de personal pentru personalul angajat de către organizațiile partenere în proiect, cu atribuții în procesul de implementare a proiectului sunt eligibile numai în măsura în care nu se externalizează exact același tip de servicii, de exemplu managementul financiar nu poate fi realizat simultan de un manager financiar și un furnizor extern de servicii.

(3) Salariile ce pot fi decontate în cadrul proiectelor sunt aferente numai personalului angajat cu contract individual de muncă pe durată determinată sau nedeterminată, cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă de lucru, având atribuții în procesul de implementare a proiectului și nu pot depăși nivelul salarial practicat în organizația respectivă, în condiții similare.

(4) Pentru personalul care este implicat parțial în implementarea proiectului se vor deconta doar cheltuielile efectuate pentru timpul efectiv lucrat în cadrul proiectului conform fișelor de prezență/fișelor de post/rapoartelor de activitate.

(5) Cheltuielile salariale, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajat și angajator, nu sunt eligibile în cazul funcționarilor publici care derulează activități în implementarea proiectului conform legislației în vigoare.

(6) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata normală de lucru, conform prevederilor legislației în vigoare.

(1) Cheltuielile efectuate de personalul cu atribuții în implementarea proiectelor, cu ocazia deplasărilor, pentru transport, cazare, diurnă sunt considerate eligibile dacă se justifică efectuarea acestora pentru derularea implementării proiectului și sunt în conformitate cu plafoanele prevăzute în legislația națională în vigoare, aplicabilă instituțiilor publice.

(2) Cheltuielile cu deplasarea de tipul cheltuielilor de transport, cazare și diurnă în România și Bulgaria sunt eligibile și pentru experții solicitați de beneficiari în contextul implementării activităților de bază din proiect, dacă se justifică efectuarea deplasărilor în scopul proiectului și dacă se respectă legislația națională în vigoare, aplicabilă instituțiilor publice.

a) consultanță financiară, contabilă, juridică, cheltuielile pentru expertiza tehnică, managementul proiectului, precum și consultanța în scopul elaborării documentației de atribuire și/sau aplicării procedurii de atribuire a contractelor de achiziții publice, doar dacă sunt direct legate de proiectul finanțat și sunt necesare pentru implementarea acestuia;

b) efectuarea de studii, în concordanță cu obiectivele proiectului supus finanțării;

c) achiziționarea serviciilor de audit independent necesare implementării, pentru proiectele pentru care finanțările nerambursabile sunt mai mari de 500.000 euro, fără a depăși 10% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile;

d) traducere și interpretare;

e) organizare de evenimente, reuniuni, conferințe, întâlniri de lucru, sesiuni de instruire;

f) achiziția de servicii informatice și de comunicații, actualizarea și dezvoltarea aplicațiilor informatice;

g) informare și publicitate, panouri publicitare, postere, broșuri, pliante, reclame media, materiale promoționale, conferințe de presă, conform Manualului de identitate vizuală a Programului și prevederilor acordului de parteneriat încheiat între partenerul lider de proiect și ceilalți parteneri și între partenerul lider de proiect și autoritatea de management;

h) cheltuieli de administrație, care reprezintă costuri directe pentru proiect, în scopul derulării unei activități de bază a proiectului, în concordanță cu obiectivul acestuia, respectiv cheltuielile efectuate pentru închirierea sediului, plata combustibilului, atunci când acesta este utilizat pentru realizarea exclusivă a obiectivului contractului de finanțare, plata utilităților: energie termică, energie electrică, apă, canalizare, salubritate, gaze naturale, pază, telefon, fax, servicii poștale, curierat rapid și internet, consumabile și rechizite; cheltuielile efectuate pentru achiziționarea materialelor și serviciilor de întreținere a sediului, în limita a 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului, doar când respectivele cheltuieli sunt subiect al unui contract/unei facturi sau al altor documente contabile cu valoare probatorie, echivalente facturilor, încheiate special pentru proiect.

(1) Sunt eligibile cheltuielile cu achiziția/închirierea de echipamente în scopul realizării activităților de bază ale proiectului și justificate prin prisma obiectivelor proiectului.

(2) În categoria cheltuielilor eligibile pentru achiziția de active necorporale strict necesare implementării proiectului se includ cheltuielile pentru achiziția de aplicații informatice, brevete, licențe, software.

(3) Toate echipamentele trebuie să îndeplinească condițiile cerute prin proiect și trebuie să fie în conformitate cu principiul eficienței economice.

(1) Cheltuielile generale de administrație reprezintă cheltuielile efectuate pentru funcționarea de ansamblu a beneficiarului și care nu pot fi atribuite direct unei anumite activități din cadrul proiectului, în înțelesul art. 56 alin. (2) din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006; în categoria cheltuielilor generale de administrație se includ cheltuielile efectuate pentru închirierea sediului, plata utilităților: energie termică, energie electrică, apă, canalizare, salubritate, gaze naturale, pază, telefon, fax, servicii poștale, curierat rapid și internet, consumabile și rechizite, cheltuielile efectuate pentru achiziționarea materialelor și serviciilor de întreținere a sediului, doar când respectivele cheltuieli nu sunt cheltuieli directe pentru proiect.

(2) Cheltuielile generale de administrație sunt eligibile dacă sunt îndeplinite anumite condiții:

a) valoarea totală a acestor cheltuieli nu poate depăși 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului;

b) respectă metoda de calcul pro-rata pentru determinarea cheltuielilor de administrație direct generate de proiect, conform anexei la contractele de finanțare.

(1) Sunt eligibile următoarele categorii de cheltuieli:

a) comisioanele bancare pentru tranzacțiile financiare transnaționale;

b) cheltuielile cu comisioanele bancare la deschiderea și administrarea conturilor separate, necesare pe perioada implementării proiectului;

c) taxele notariale strict necesare pentru depunerea cererii de finanțare și implementarea proiectului;

d) taxele de participare la diverse evenimente, respectiv sesiuni de pregătire, conferințe, seminare, cu condiția ca evenimentele respective să fie strict necesare implementării proiectului;

e) taxele de transport, respectiv taxa de drum, taxa de bac, taxa de pod, cu condiția ca acestea să fie strict necesare implementării proiectului;

f) alte taxe specifice strict necesare pentru depunerea cererii de finanțare și implementarea proiectului;

g) TVA aferentă cheltuielilor eligibile este eligibilă dacă: (i) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace; (ii) este stabilit faptul că este suportată de beneficiarul final; și (iii) este identificată clar în propunerea de proiect.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1) lit. g) nu este eligibilă TVA aferentă cheltuielilor generale de administrație, calculate pe bază de pro-rata, pentru acei beneficiari care desfășoară atât operațiuni cu drept de deducere, cât și operațiuni fără drept de deducere.

(3) Valoarea totală a acestor cheltuielilor prevăzute la alin. (1) lit. a)-f) nu poate depăși 3% din valoarea totală eligibilă a proiectului.

(1) Orice venit neestimabil generat de un proiect finanțat din Program trebuie să fie dedus din totalul costurilor directe eligibile declarate pentru proiectul respectiv.

(2) În cazul proiectelor generatoare de venituri, cheltuielile eligibile se calculează de autoritatea de management în conformitate cu prevederile art. 55 alin. (2) din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006.

(3) În cazul proiectelor generatoare de venituri pentru care cheltuielile eligibile nu au putut fi calculate, conform prevederilor alin. (1), beneficiarul are obligația rambursării sumelor deduse sau returnate bugetului Uniunii Europene de către Autoritatea de certificare și plată, conform prevederilor art. 55 pct. 3 și 4 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006.