Obligațiile entităților publice implicate
2.1. Structura de control ex-post (S.C.E.P.) din cadrul M.A.D.R. are următoarele obligații:
a) să solicite A.P.I.A. și D.C.A.P. din cadrul A.P.D.R.P. informații, precum și documentația necesară cu privire la operațiunile care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul european de garantare agricolă (F.E.G.A.), conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 485/2008 al Consiliului și ale Ordonanței Guvernului nr. 24/2010;
b) să transmită A.P.I.A. rapoartele de control ex-post aferente controalelor realizate la întreprinderile care fac obiectul controlului ex-post, în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea acestora;
c) să transmită, la solicitarea A.P.I.A., documentele care stau la baza raportului de control ex-post.
2.2. A.P.I.A. are următoarele obligații:
a) să transmită anual S.C.E.P. - M.A.D.R., în perioada 1-10 noiembrie, în format digital, pe suport electronic, informații privind plățile efectuate în anul financiar F.E.G.A. finalizat la 15 octombrie, respectiv tabelul cu X - anexa I la Regulamentul (CE) nr. 884/2009 al Comisiei din 23 septembrie 2009 de stabilire a formei și conținutului informațiilor contabile care trebuie prezentate Comisiei în scopul închiderii conturilor FEGA și FEADR, precum și în scop de monitorizare și prognoză;
b) să transmită lunar, nu mai târziu de data de 20 a lunii în curs, către S.C.E.P. - M.A.D.R., în format digital/pe suport hârtie, tabelul 104 - Date defalcate conform nomenclatorului bugetului Comunităților Europene și pe tip de cheltuieli și venituri - anexa V la Regulamentul (CE) nr. 883/2006 al Comisiei din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1.290/2005 al Consiliului în ceea ce privește ținerea evidenței conturilor de către agențiile de plăți, declarațiile de venituri și cheltuieli și condițiile de rambursare a cheltuielilor din FEGA și FEADR;
c) să transmită, la solicitarea S.C.E.P. - M.A.D.R., informații privind plățile și copii de pe documentele de plată referitoare la întreprinderile care fac obiectul controlului ex-post;
d) să transmită, la solicitarea S.C.E.P. - M.A.D.R., copii ale dosarelor de plată ale întreprinderilor care fac obiectul controlului ex-post;
e) să transmită, la solicitarea S.C.E.P. - M.A.D.R., versiunea manualelor de procedură și de inspecție, precum și instrucțiunile de control pentru măsurile de piață pe baza cărora s-a derulat măsura de piață în anul financiar supus controlului ex-post;
f) să transmită, la solicitarea S.C.E.P. - M.A.D.R., copii de pe documentația de atribuire a serviciilor încheiată între A.P.I.A. și întreprinderile care fac obiectul controlului ex-post;
g) să participe la întrunirile organizate de S.C.E.P. - M.A.D.R. cu privire la aplicarea reglementărilor specifice, ori de câte ori se solicită acest lucru;
h) să analizeze rapoartele de control ex-post primite de la S.C.E.P. - M.A.D.R., să fundamenteze și să emită decizii de recuperare financiară;
i) să notifice rezultatul final către S.C.E.P. - M.A.D.R. și Comisia Europeană prin D.C.A.P. - A.P.D.R.P., în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea deciziei, pe suport hârtie;
j) să recupereze sumele utilizate necorespunzător conform prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, aprobată cu modificări prin Legea nr. 529/2003, cu modificările și completările ulterioare;
k) să desemneze o persoană care să asigure colaborarea permanentă cu S.C.E.P. - M.A.D.R.;
l) să desemneze o persoană din cadrul structurilor teritoriale de inspecție din centrele județene ale A.P.I.A., cu atribuții în controlul fondurilor europene, care să acorde asistență tehnică personalului din cadrul organelor de control care execută controale ex-post;
m) să solicite S.C.E.P. - M.A.D.R. documentele care stau la baza raportului de control ex-post.
2.3. D.C.A.P. din cadrul A.P.D.R.P. are următoarele obligații:
a) să transmită S.C.E.P. - M.A.D.R. informații cu privire la operațiunile care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul european de garantare agricolă, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 485/2008 al Consiliului, concomitent cu transmiterea acestora Comisiei Europene, respectiv:
- anual, tabelul 104 - Date defalcate conform nomenclatorului bugetului Comunităților Europene și pe tip de cheltuieli și venituri - anexa V la Regulamentul (CE) nr. 883/2006 al Comisiei;
- anual, tabelul cu X - anexa I la Regulamentul (CE) nr. 884/2009 al Comisiei;
- trimestrial, neregulile care fac obiectul unei constatări primare administrative sau judiciare conform prevederilor Regulamentului (CEE) nr. 386/1990 al Consiliului din 12 februarie 1990 privind controlul la exportul de produse agricole care beneficiază de o restituire sau de alte sume și ale Regulamentului (CE) nr. 1.848/2006 al Comisiei din 14 decembrie 2006 privind neregulile și recuperarea sumelor acordate pe nedrept în cadrul finanțării politicii agricole comune și organizarea unui sistem de informare în acest domeniu și de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 959/91 al Consiliului și lista neagră conform Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1.469/1995 al Consiliului din 22 iunie 1995 privind măsurile ce trebuie adoptate cu privire la beneficiarii operațiunilor finanțate de FEOGA, secțiunea Garantare;
- alte informații specifice;
b) să transmită Comisiei Europene rezultatul prevăzut la pct. 2.2 lit. i);
c) să desemneze o persoană care să asigure colaborarea directă și permanentă cu S.C.E.P. - M.A.D.R.
Prevederi generale și finale
3.1. Entitățile publice implicate își vor furniza reciproc informațiile solicitate de cealaltă autoritate publică în termenul prevăzut în scrisoarea de solicitare de informații sau în orice alt termen convenit de comun acord, cu respectarea cadrului legal în vigoare.
3.2. Solicitarea de informații se va efectua în scris, fiind transmisă pe suport hârtie și/sau în format electronic (e-mail, CD etc.), și va cuprinde:
a) stabilirea clară a informațiilor solicitate;
b) scopurile în care vor fi utilizate informațiile;
c) justificarea necesității informațiilor, în vederea exercitării atribuțiilor legale;
d) termenul în care trebuie furnizate informațiile.
3.3. În situații excepționale, informațiile pot fi solicitate prin poșta electronică, răspunzându-se tot prin poșta electronică, sub rezerva transmiterii ulterioare, în formatul stabilit la pct. 3.2, atât a solicitării, cât și a răspunsului.
3.4. Dacă entitatea publică nu deține informațiile solicitate, va comunică acest lucru în termen de 5 zile lucrătoare de la data solicitării, cu excepția situației prevăzute la pct. 3.3, când răspunsul va fi transmis în termen de o zi lucrătoare.
3.5. Entitatea publică implicată care primește informațiile le va utiliza exclusiv în scopurile legale și indicate în solicitare. Dacă autoritatea publică intenționează să utilizeze informațiile în alte scopuri decât cele pentru care au fost solicitate, aceasta va solicita acordul scris al celeilalte părți.
3.6. Entitatea publică implicată se angajează să păstreze confidențialitatea informațiilor astfel primite, orice dezvăluire publică făcându-se doar cu acceptul prealabil al celeilalte autorități, procedându-se astfel:
a) entitatea publică ce transmite informațiile va preciza documentele sau părțile din documente care au caracter confidențial;
b) entitatea publică ce primește informațiile are obligația de a respecta caracterul confidențial al informațiilor primite;
c) entitatea publică ce trimite solicitarea de informații poate cere ca însăși solicitarea să poată fi considerată confidențială.
3.7. Pe parcursul implementării activităților din cadrul prezentei proceduri de lucru, entitățile publice au obligația să ia toate măsurile necesare pentru evitarea situațiilor de natură să determine apariția conflictelor de interese.
3.8. Entitățile publice implicate în aplicarea procedurii asigură colaborarea directă dintre experții din cadrul S.C.E.P. - M.A.D.R., A.P.I.A. și D.C.A.P. - A.P.D.R.P.