ORDIN nr. 2.689 din 15 noiembrie 2010

(1) Se constituie Comitetul de monitorizare pentru Programul de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale din cadrul Uniunii Europene extinse, denumit în continuare Comitetul de monitorizare, pe durata de implementare a acestuia, ca structură de tip partenerial, cu rol consultativ, care asistă Unitatea națională de coordonare (UNC) pentru Programul de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale din cadrul Uniunii Europene extinse, denumit în continuare Programul de cooperare elvețiano-român, în monitorizarea implementării acestui program.

(2) Comitetul de monitorizare oferă asistență în probleme strategice și operaționale pe întreaga durată de implementare a Programului de cooperare elvețiano-român.

(3) Ambasada Elveției în România are posibilitatea să desemneze participanți la reuniunile Comitetului de monitorizare în calitate de observatori.

a) stabilește criteriile de selecție a proiectelor, luând în considerare recomandările părții elvețiene;

b) formulează observații privind criteriile de selecție pentru activitățile cuprinse în fondurile tematice;

c) formulează observații privind documentația pentru cererile de proiecte, dacă este cazul;

d) analizează procesul de selecție pentru măsurile-suport;

e) monitorizează conformitatea cu regulamentele și procedurile Programului de cooperare elvețiano-român;

f) analizează periodic progresele în implementarea măsurilor-suport și a obiectivelor acestora;

g) monitorizează îndeplinirea obiectivelor generale ale Programului de cooperare elvețiano-român;

h) examinează și formulează observații asupra raportului anual de implementare a asistenței financiare, pregătit de UNC;

i) dezbate asupra eficienței și eficacității utilizării resurselor financiare disponibile în cadrul Programului de cooperare elvețiano-român;

j) analizează necesitatea revizuirii anexelor la Acordul-cadru.

(1) Comitetul de monitorizare este format din președinte și maximum 12 membri, reprezentanți desemnați cu respectarea principiilor parteneriatului și reprezentativității din cadrul autorităților publice, instituțiilor și organismelor prevăzute la anexa nr. 1.

(2) Comitetul de monitorizare se va întâlni periodic, cel puțin de două ori pe an, sau de câte ori este nevoie. Comitetul de monitorizare este convocat de către președintele său.

(3) Componența nominală a Comitetului de monitorizare, precum și orice modificări aduse acesteia se stabilesc la solicitarea președintelui Comitetului de monitorizare, pe baza notificărilor transmise de conducătorii fiecărei instituții/organizații reprezentate în Comitetul de monitorizare.

(1) Președintele Comitetului de monitorizare este secretarul de stat din Ministerul Finanțelor Publice care coordonează activitatea UNC, iar supleantul său este conducătorul direcției generale în cadrul căreia funcționează UNC.

(2) Membrii Comitetului de monitorizare sunt persoanele desemnate de instituțiile prevăzute la anexa nr. 1, care participă la reuniunile Comitetului de monitorizare, având drept de decizie.

(3) Membrii sunt titulari sau supleanți. Fiecare membru titular are dreptul la un singur supleant.

(4) Membrii supleanți au drept de decizie numai atunci când participă la reuniunile Comitetului de monitorizare în locul membrilor titulari.

(5) La invitația președintelui pot participa în calitate de invitați la reuniunile Comitetului de monitorizare și alți reprezentanți ai instituțiilor administrației publice centrale și locale și ai altor organisme naționale. Aceștia pot lua cuvântul și pot face recomandări doar în legătură cu aspectele specifice pentru care au fost invitați să participe la reuniune.

(1) Comitetul de monitorizare deliberează în mod valabil dacă la reuniune participă cel puțin jumătate din numărul membrilor săi.

(2) În cazul în care nu se realizează cvorumul prevăzut la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeași agendă, și Comitetul de monitorizare deliberează în mod valabil, indiferent de numărul membrilor prezenți.

(3) Deciziile Comitetului de monitorizare se iau prin votul majorității calificate (două treimi din numărul membrilor prezenți).

(1) Președintele conduce activitatea Comitetului de monitorizare astfel:

a) convoacă reuniunile Comitetului de monitorizare și conduce dezbaterile;

b) propune agenda și stabilește lista invitaților la reuniunile Comitetului de monitorizare;

c) reprezintă Comitetul de monitorizare în relațiile cu terții.

(2) În cazul în care nu poate participa la o reuniune, președintele deleagă atribuțiile sale conducătorului direcției generale în cadrul căreia funcționează UNC.

(1) Membrii Comitetului de monitorizare au următoarele atribuții:

a) participă la reuniunile Comitetului de monitorizare și la procesul de adoptare a deciziilor;

b) prezintă punctul de vedere al instituției/organizației/organismului reprezentate/reprezentat în Comitetul de monitorizare;

c) aduc în discuție aspecte relevante legate de implementarea Acordului-cadru;

d) urmăresc ducerea la îndeplinire a deciziilor Comitetului de monitorizare.

(2) Regulile de conduită aplicabile membrilor Comitetului de monitorizare, precum și invitaților și observatorilor sunt prevăzute la anexa nr. 2.

(3) Participanții la reuniunile Comitetului de monitorizare care au calitatea de invitați și observatori au atribuțiile menționate la alin. (1) lit. b)-d).

(4) Înlocuirea membrilor (titulari și supleanți) se face de către conducătorul instituției/organizației reprezentate în Comitetul de monitorizare, prin notificare transmisă Secretariatului permanent. În mod excepțional, în cazuri justificate, este permisă înlocuirea membrilor (titulari și supleanți) la reuniunile Comitetului de monitorizare cu persoane împuternicite prin mandat.

(5) Calitatea de membru titular sau supleant încetează când persoana nominalizată în Comitetul de monitorizare se află în una dintre următoarele situații:

a) își încetează activitatea la autoritatea publică, instituția sau organismul pe care o/îl reprezintă;

b) Comitetul de monitorizare a recomandat revocarea calității de membru pentru încălcarea regulilor de conduită sau pentru absențe nemotivate. În acest caz, Secretariatul permanent va notifica instituția vizată și va solicita o nouă nominalizare.

(6) Membrii Comitetului de monitorizare nu sunt remunerați pentru activitatea desfășurată în cadrul acestuia.

(1) Convocarea reuniunilor și transmiterea invitațiilor și agendei preliminare către membri și invitați se realizează de Secretariatul permanent, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înaintea datei reuniunii.

(2) Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adresează Secretariatului permanent în termen de două zile lucrătoare de la data transmiterii acesteia. Agenda finală împreună cu documentele-suport se transmit membrilor și observatorilor cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.

(3) Convocarea reuniunilor Comitetului de monitorizare se face întotdeauna în scris, invitațiile fiind transmise prin fax sau e-mail.

(4) La începutul fiecărei reuniuni se adoptă agenda, se discută și se aprobă minuta precedentei reuniuni a/ale Comitetului de monitorizare.

(5) Reuniunile Comitetului de monitorizare nu au caracter public.

(6) Deciziile adoptate în cadrul reuniunii Comitetului de monitorizare sunt rezumate într-un document denumit Sinteza deciziilor. Acest document se elaborează de către Secretariatul permanent și se transmite tuturor membrilor Comitetului de monitorizare, precum și altor responsabili pentru îndeplinirea deciziilor, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data reuniunii. Ulterior, acest document se anexează la minuta reuniunii.

(7) Minuta reuniunii, întocmită de Secretariatul permanent, se transmite membrilor Comitetului de monitorizare și celorlalți participanți la reuniunea Comitetului de monitorizare, în termen de 20 de zile lucrătoare de la data reuniunii.

(8) Observațiile asupra minutei pot fi trimise Secretariatului permanent în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la transmiterea acesteia. Observațiile sunt consemnate în anexă la minută și sunt avute în vedere de Secretariatul permanent la întocmirea textului final al minutei. Documentul final și anexele sunt transmise membrilor și celorlalți participanți la reuniunea Comitetului de monitorizare, cel mai târziu în 30 de zile lucrătoare de la data reuniunii.

(1) Activitatea Comitetului de monitorizare este asistată de Secretariatul permanent, asigurat de UNC și coordonat de președintele Comitetului de monitorizare.

(2) Secretariatul permanent funcționează pe baza unei proceduri interne și are următoarele atribuții principale:

a) asigură pregătirea logistică și transmiterea invitațiilor de participare la reuniunea Comitetului de monitorizare;

b) primește și, după caz, întocmește și integrează documentele-suport relevante desfășurării reuniunilor Comitetului de monitorizare și asigură transmiterea acestora către membri;

c) monitorizează implementarea deciziilor Comitetului de monitorizare și asigură schimbul de informații referitor la acestea dintre părțile implicate;

d) primește și asigură soluționarea corespondenței legate de activitatea Comitetului de monitorizare;

e) asigură păstrarea și arhivarea, în format electronic și pe suport hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile Comitetului de monitorizare;

f) asigură publicarea pe site-ul www.swiss-contribution.ro a informațiilor privitoare la activitatea Comitetului de monitorizare.

(3) Orice solicitare de informații cu privire la activitatea Comitetului de monitorizare se adresează Secretariatului permanent fie pe cale electronică, fie pe suport hârtie.