privind implementarea Sistemului informatic de management electronic al documentelor în Ministerul Administrației și Internelor
Având în vedere dinamica organizatorică și instituțională la nivelul Ministerului Administrației și Internelor,
ținând cont de dezideratul diminuării timpilor de reacție și de luare a deciziilor la nivel managerial, de necesitatea asigurării caracterului unitar al integrării și standardizării circuitului documentelor în format electronic, elaborate sau gestionate de structurile ce intră în compunerea aparatului central ori de cele aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administrației și Internelor, precum și de obiectivul descentralizării activității și asigurării calității și eficienței serviciilor publice,
în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Administrației și Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările și completările ulterioare,
ministrul administrației și internelor emite următorul ordin:
Implementarea și dezvoltarea Sistemului informatic de management electronic al documentelor
(1) În Ministerul Administrației și Internelor, denumit în continuare MAI, la nivelul aparatului central al MAI și al structurilor și instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI, se implementează Sistemul informatic de management electronic al documentelor în MAI, denumit în continuare SIMED.
(2) Dezvoltarea SIMED se realizează de către Direcția generală pentru comunicații și tehnologia informației din cadrul MAI.
(3) Coordonarea activităților care privesc managementul electronic al documentelor se asigură de către Secretariatul general din cadrul MAI.
(1) Prin SIMED se asigură gestiunea electronică a documentelor, pe întreg circuitul parcurs de acestea de la intrarea în sistem și până la arhivare, semnarea electronică a documentelor, precum și conectarea și autentificarea utilizatorilor.
(2) Semnarea electronică a documentelor în SIMED se realizează în baza unor certificate digitale, stocate pe dispozitive criptografice de tip smartcard/token USB.
(1) SIMED se accesează printr-o aplicație orientată web, disponibilă prin intermediul paginii de intranet a aparatului central al MAI.
(2) Accesul la SIMED al utilizatorilor și administratorilor de structură se realizează după înregistrarea în sistem și este limitat strict la rolul pe care aceștia îl îndeplinesc în cadrul fluxurilor de lucru sau al sistemului.
(1) Conectarea și autentificarea la SIMED se realizează prin introducerea datelor cerute de câmpurile specifice afișate de aplicația orientată web sau prin intermediul dispozitivelor criptografice deținute.
(2) Autentificarea în SIMED a persoanelor care au drept de semnătură electronică se realizează exclusiv cu ajutorul certificatelor digitale, prin intermediul dispozitivelor criptografice.
(3) Condițiile tehnice și de securitate privind accesul la SIMED se stabilesc prin dispoziție a secretarului general al MAI.
Administratorul de structură
(1) La nivelul fiecărei structuri a aparatului central și al structurilor și instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI se desemnează, prin dispoziție a conducătorului respectivei structuri/instituții, un administrator de structură, care este responsabil de:
a) elaborarea șabloanelor de activitate pentru fluxurile de lucru;
b) crearea și administrarea fluxurilor de lucru pentru documentele gestionate de structura/instituția în cauză;
c) cooperarea cu ceilalți administratori de structură pentru crearea și administrarea fluxurilor de lucru ce implică documente gestionate de mai multe structuri care utilizează SIMED;
d) administrarea utilizatorilor din structura/instituția în cauză și crearea rolurilor pentru aceștia;
e) realizarea altor activități pe care le presupune administrarea SIMED, potrivit competențelor.
(2) Fluxurile de lucru corespunzătoare documentelor adresate conducerii MAI se definesc de administratorul de structură din cadrul Secretariatului general sau în cooperare cu acesta.
(3) Crearea rolurilor se realizează în conformitate cu atribuțiile prevăzute în fișa postului fiecărui utilizator.
(4) Atribuțiile administratorului de structură se înscriu în fișa postului personalului desemnat.
Introducerea datelor în SIMED
(1) Introducerea datelor în SIMED se realizează de utilizatori, potrivit:
a) competențelor asociate activităților de secretariat, stabilite de reglementările în vigoare, și
b) rolului în cadrul sistemului, definit pentru fiecare dintre aceștia.
(2) Documentele tipărite pe suport hârtie, transmise către MAI de colaboratorii externi, se introduc în SIMED de utilizatorii care realizează, potrivit competențelor, activități de secretariat.
(3) La introducerea în SIMED, documentelor li se alocă un număr de înregistrare, potrivit reglementărilor în vigoare referitoare la evidența acestora și, după caz, protecția informațiilor clasificate.
(4) În SIMED se pot introduce doar documente ale căror clasă și nivel de secretizare corespund acreditării rețelei prin intermediul căreia este implementată aplicația orientată web.
(5) Pentru introducerea în SIMED a documentelor prevăzute la alin. (2), se utilizează unități de tip scanner, fax sau alte echipamente de calcul cu destinație similară.
Registrul unic de evidență
(1) În cadrul SIMED se utilizează un registru unic de evidență, care asigură înregistrarea și evidența tuturor documentelor elaborate în cadrul MAI sau remise către acesta de diferiți colaboratori externi.
(2) Disponibilitatea conținutului registrului unic de evidență se asigură prin proiectarea, dezvoltarea și realizarea unei proceduri corespunzătoare de back-up.
(1) Arhivarea documentelor se efectuează potrivit prevederilor legale în vigoare.
(2) În cadrul SIMED, arhivarea se realizează prin stocarea documentelor pe suport extern și pe server, în funcție de politica stabilită de administratorul de structură, sub îndrumarea Secretariatului general, a structurilor de secretariat sau a persoanelor desemnate, cu atribuții pe această linie.
Utilizarea dispozitivelor criptografice
Dispozitivele criptografice se eliberează prin grija Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației, în conformitate cu prevederile normelor privind utilizarea certificatelor digitale în MAI.
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul administrației și internelor,
București, 13 aprilie 2011.