Articolul I
Normele privind principiile de organizare a unui sistem de control intern și management al riscurilor, precum și organizarea și desfășurarea activității de audit intern la asigurători/reasigurători, aprobate prin Ordinul președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 18/2009, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 621 din 16 septembrie 2009, cu modificările și completările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:
1. La articolul 1, după punctul 13 se introduce un nou punct, punctul 13^1, cu următorul cuprins:
"13^1. externalizare în lanț - operațiune prin care furnizorul de servicii subcontractează către alți furnizori serviciile sau unele componente ale serviciilor ori activităților prestate asigurătorului/reasigurătorului;".
2. La articolul 40, litera c) se modifică și va avea următorul cuprins:
"c) responsabilul cu funcția de audit intern este numit de conducerea administrativă. El trebuie să aibă competența profesională pentru a realiza această activitate, conform reglementărilor Camerei Auditorilor Financiari din România. Atribuțiile persoanei responsabile cu funcția de audit intern trebuie clar definite, iar responsabilitatea și modalitatea de raportare către conducerea administrativă trebuie precizate în fișa postului. Responsabilul cu funcția de audit intern este împuternicit cu autoritatea necesară pentru a garanta independența sa;".
3. Articolele 53 și 54 se modifică și vor avea următorul cuprins:
"Art. 53. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii trebuie să dispună de politici și proceduri scrise privind administrarea activităților externalizate.
(2) Externalizarea unor activități nu trebuie să afecteze desfășurarea activității asigurătorului/reasigurătorului și nici supravegherea prudențială exercitată de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor.
(3) Conducerea asigurătorului/reasigurătorului rămâne răspunzătoare pentru toată activitatea societății, inclusiv pentru activitățile externalizate.
(4) Asigurătorul/Reasigurătorul trebuie să dispună permanent de un sistem alternativ adecvat de competențe care să permită evaluarea calității serviciilor executate de furnizorii de servicii și reluarea în orice moment a controlului direct asupra activităților externalizate, în cazul rezilierii contractelor cu furnizorii de servicii.
(5) Procedurile privind administrarea activităților externalizate vor include cel puțin următoarele informații: a) hotărârea organului competent privind aprobarea externalizării unor activități;
b) descrierea activităților, prezentarea riscurilor care derivă din externalizare;
c) procedura de selectare și evaluare a furnizorilor care preiau activitățile de la asigurători/reasigurători, cu privire la: poziția acestora pe piața în care își desfășoară activitatea, reputația, experiența în colaborarea cu sectorul asigurărilor, calitatea serviciilor prestate, organizarea activității și controlul intern, existența unui personal competent, existența unui plan alternativ de redresare a activității, asigurarea confidențialității informației, jurisdicția aplicabilă;
d) procedura de monitorizare și evaluare a modului în care furnizorii de servicii desfășoară activitățile externalizate;
e) elaborarea de planuri alternative și estimarea costurilor și a resurselor necesare în caz de încetare a prestării serviciilor de către furnizorul extern.
Art. 54. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii nu pot externaliza fără notificarea prealabilă a Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor următoarele activități: activitatea de investiții, în ceea ce privește plasarea și gestionarea activelor admise să acopere rezervele tehnice brute, administrarea bazelor de date și a sistemelor informatice, administrarea portofoliului de asigurări, generare de rapoarte sau date statistice privind informațiile electronice asociate contractelor de asigurare, activitatea de constatare și lichidare a daunelor, altele decât cele prevăzute la art. 55 lit. d).
(2) În temeiul prezentelor norme, nu se consideră externalizare contractarea unor servicii de consultanță fără a externaliza într-un mod continuu respectiva activitate sau respectivul serviciu.
(3) În cazul în care externalizarea are loc către o societate dintr-un stat terț, este necesară aprobarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor pentru semnarea contractului de externalizare.
(4) Notificarea va fi efectuată cu cel puțin 60 de zile anterior datei la care se intenționează încheierea contractului de externalizare, astfel încât Comisia de Supraveghere a Asigurărilor să poată evalua în ce măsură sunt respectate cerințele de natură prudențială și, dacă este cazul, să poată dispune măsurile necesare.
(5) Notificarea va fi însoțită de următoarele documente și informații:
a) hotărârea organului competent privind aprobarea externalizării activităților respective;
b) o descriere a activităților externalizate;
c) fundamentarea oportunității externalizării activităților în cauză, inclusiv din perspectiva riscurilor implicate de externalizare;
d) o prezentare a furnizorului extern, care să cuprindă cel puțin informații privind: denumirea și sfera de activitate, piața de operare și poziția de piață a acestuia, jurisdicția aplicabilă, acționariatul și, dacă este cazul, indicarea apartenenței furnizorului extern la grupul din care face parte asigurătorul și precizarea includerii sau nu a acestuia în supravegherea consolidată la nivel de grup;
e) proiectul contractului de externalizare.
(6) În cazul externalizării unei activități, Comisia de Supraveghere a Asigurărilor poate impune anumite condiții ținând seama de factori cum ar fi: volumul și natura activității care se intenționează a fi externalizată, durata contractului, conflictele de interese ce ar putea fi generate de externalizare, poate impune anumite condiții pentru a fi cuprinse în contractul de externalizare sau se poate opune motivat operațiunii de externalizare.
(7) Comisia de Supraveghere a Asigurărilor are dreptul de a se adresa în scris direct furnizorului de servicii referitor la activitatea desfășurată pentru societățile de asigurare.
(8) Ulterior externalizării unei activități, asigurătorii vor comunică Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor următoarele:
a) intenția de schimbare a furnizorului extern către care a fost externalizată activitatea, cu motivarea acestei schimbări, caz în care se aplică în mod corespunzător prevederile alin. (3);
b) intenția de reintegrare în cadrul asigurătorului a activităților supuse externalizării;
c) informații privind evoluția activității furnizorului extern și/sau capacitatea acestuia de a-și îndeplini obligațiile față de asigurător, eventuale măsuri adoptate de asigurător în aceste cazuri, inclusiv schimbarea furnizorului de servicii.
(9) În cazul prevăzut la alin. (8) lit. a), notificarea va fi efectuată cu 30 de zile anterior datei la care se intenționează încheierea noului contract de externalizare, astfel încât Comisia de Supraveghere a Asigurărilor să poată efectua evaluarea noilor circumstanțe și, dacă este cazul, să poată dispune măsurile necesare.
(10) Contractele de externalizare trebuie să fie încheiate în formă scrisă și să cuprindă în mod clar responsabilitățile fiecărei părți:
a) asigurarea respectării de către furnizorul de servicii a prevederilor legislației în vigoare și a normelor emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor;
b) asigurarea furnizării de către societatea prestatoare de servicii a tuturor datelor solicitate de asigurător/reasigurător și de către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor privind desfășurarea activității externalizate;
c) stabilirea obligației furnizorului de servicii de a nu subcontracta servicii fără acordul prealabil scris al asigurătorului;
d) existența prevederii referitoare la obligația furnizorului extern de a permite accesul complet la datele/informațiile sale referitoare la activitatea externalizată organelor competente ale asigurătorului în vederea verificării, auditării și inspectării activității externalizate;
e) stabilirea obligației furnizorului de a permite accesul complet la datele sale în legătură cu serviciile externalizate, funcției de audit intern din cadrul asigurătorului/reasigurătorului, respectiv de a permite, fără restricții, inspectarea și auditarea respectivelor date de către auditorul financiar al asigurătorului/reasigurătorului, precum și accesul reprezentanților Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor pentru efectuarea în orice moment a inspecțiilor la fața locului;
f) prevederi cu privire la obligația furnizorului extern de a asigura securitatea/confidențialitatea datelor asigurătorului/ reasigurătorului, existența angajamentului acestui furnizor, precum și a măsurilor aplicabile în cazul nerespectării angajamentului;
g) prevederi că furnizorul deține planuri de intervenție adecvate pentru a face față situațiilor de urgență sau întreruperilor de activitate și testează periodic sistemele de stocare și arhivare a datelor."
4. După articolul 54 se introduce un nou articol, articolul 54^1, cu următorul cuprins:
"Art. 54^1. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii trebuie să ia în considerare riscurile asociate unei externalizări în lanț.
(2) Asigurătorii/Reasigurătorii pot consimți la o externalizare în lanț doar dacă subcontractorul își asumă aceleași obligații ca și cele stabilite în sarcina furnizorului extern principal, inclusiv obligațiile în relație cu Comisia de Supraveghere a Asigurărilor.
(3) Subcontractarea este permisă doar cu acordul prealabil al asigurătorilor/reasigurătorilor și în aceleași condiții ca externalizarea către furnizorul extern principal.
(4) Asigurătorii/Reasigurătorii trebuie să ia măsurile corespunzătoare cu privire la riscurile decurgând din neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a activităților subcontractate, care are un impact semnificativ asupra capacității furnizorului extern principal de a-și respecta obligațiile asumate prin contract."
5. Articolele 55 și 56 se modifică și vor avea următorul cuprins:
"Art. 55. - Asigurătorii/Reasigurătorii nu pot externaliza următoarele activități:
a) activitatea de audit intern;
b) organizarea și conducerea contabilității proprii, respectiv contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune adaptate la specificul activității de asigurare/reasigurare;
c) organizarea și desfășurarea activității juridice curente, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 514/2003 privind organizarea și exercitarea profesiei de consilier juridic, cu completările ulterioare;
d) activitatea de constatare și lichidare a daunelor, pentru asigurarea obligatorie de răspundere civilă pentru prejudicii produse prin accidente de vehicule RCA, pe teritoriul României, dacă nu se prevede altfel prin alte norme aplicabile emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor.
Art. 56. - (1) Pentru investirea fondurilor proprii sau atrase prin activitatea desfășurată asigurătorul/reasigurătorul poate utiliza serviciile unui furnizor de servicii autorizat să desfășoare activitate de investiții, prevăzând în contract un nivel de protecție ridicat. Pentru externalizarea acestei activități este necesară notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, în conformitate cu prevederile prezentelor norme.
(2) Conducerea asigurătorului va desemna o persoană din cadrul societății care va monitoriza evoluția portofoliului de tranzacționare externalizat, conformitatea cu cerințele privind dispersia activelor și alte limite dispuse de legislația în domeniul asigurărilor și va informa cel puțin trimestrial conducerea executivă asupra acestei evoluții."
6. Articolele 60^1-60^3 se modifică și vor avea următorul cuprins:
"Art. 60^1. - (1) Asigurătorii trebuie să întocmească anual un raport privind programul de reasigurare utilizat pentru riscurile cedate în exercițiul financiar precedent, pe care trebuie să îl transmită Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor.
(2) Raportul trebuie să fie asumat de conducerea asigurătorului, reprezentată de consiliul de administrație/ supraveghere sau de directorat, care este deplin răspunzătoare de eficiența programului de reasigurare utilizat în perioada de referință a raportului.
(3) Raportul trebuie să prezinte informații referitoare la următoarele aspecte:
a) strategia aprobată de conducere în exercițiul financiar precedent și explicații cu privire la adecvarea programului de reasigurare în funcție de profilul de risc al asigurătorului, descrierea procedurilor menite să asigure prudența alegerii programului de reasigurare, evitarea concentrării riscurilor cedate pe o singură piață și unui singur reasigurător;
b) criteriile calitative și cantitative care au stat la baza selectării formelor de reasigurare și la adoptarea programului de reasigurare;
c) criteriile de selectare a reasigurătorilor, piața de operare, jurisdicția aplicabilă, indicarea apartenenței reasigurătorilor la grupul din care face parte asigurătorul, analizarea riscului de credit al acestora;
d) descrierea detaliată a programului de reasigurare cu referire la riscurile cedate, la acumularea răspunderilor asumate prin contractele de asigurare pentru fiecare clasă de asigurare, la nivelul reținerii proprii, pe total activitate și pe fiecare clasă de asigurare, a sumelor cedate în reasigurare, descrierea modului de înregistrare în evidențele tehnice și contabile a polițelor acoperite de reasigurare și de gestionare a acestora, descrierea decontărilor realizate cu reasigurătorii conform contractelor încheiate, procedurile de monitorizare a daunelor apărute și de recuperare a sumelor care sunt în sarcina reasigurătorilor;
e) menționarea departamentelor și a persoanelor care monitorizează și răspund de îndeplinirea prevederilor contractelor de reasigurare, descrierea procedurilor de evaluare periodică a performanțelor acestora și măsurile luate de conducerea societății în funcție de rezultatele evaluării;
f) descrierea rezultatelor testelor de stres sau a scenariilor derulate de societate pentru evaluarea riscurilor rezultate din contractele de reasigurare;
g) precizarea (dacă este cazul) a valorii sumelor derulate prin alte forme de acoperire a riscurilor care nu sunt aferente reasigurărilor tradiționale;
h) descrierea riscurilor de catastrofe naturale subscrise, a capacității contractului de reasigurare distinct pe fiecare clasă de asigurare, a calculului daunei maxime posibile și a modului în care a fost constituită, menținută și eventual eliberată rezerva de catastrofă pe fiecare clasă de asigurare;
i) rezultatele analizei comparative a programelor de reasigurare derulate în anul de referință al raportului și în anul anterior acestuia;
j) descrierea strategiei de reasigurare pentru anul în curs și a motivelor care au condus la menținerea unei strategii similare din anul anterior sau la o eventuală modificare a acesteia.
Art. 60^2. - (1) În urma analizării raportului de reasigurare, Comisia de Supraveghere a Asigurărilor evaluează în ce măsură sunt respectate cerințele de natură prudențială, adecvarea programului de reasigurare la profilul de risc al asigurătorului, evitarea concentrării riscurilor, transferarea efectivă a riscurilor etc.
(2) În cazul în care Comisia de Supraveghere a Asigurărilor constată că strategia de reasigurare și programul utilizat nu corespund cerințelor de natură prudențială prevăzute de legislația în vigoare, poate dispune măsurile necesare modificării acestei strategii, urmând ca asigurătorul să implementeze modificările în exercițiul financiar următor celui în care transmite raportul menționat la art. 60^1 alin. (1).
Art. 60^3. - (1) Raportul menționat la art. 60^1 alin. (1) trebuie transmis la sediul Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor în termen de 120 de zile de la încheierea exercițiului financiar, primul raport fiind emis pentru anul 2011.
(2) Prevederile art. 60^1, 60^2 și art. 60^3 alin. (1) se aplică și reasigurătorilor pentru programul de retrocesiune."