REGULAMENT din 2 noiembrie 2012

a) îndeplinește obligațiile de primire, analiză primară și înregistrare în Registrul neregulilor a tuturor sesizărilor de nereguli care privesc PODCA, primite direct sau prin intermediul altor instituții ale statului;

b) informează în scris conducerea direcției cu privire la necesitatea declanșării verificărilor sesizărilor acceptate și îndeplinește obligația de transmitere a acestora către structura de control abilitată pentru constatarea neregulilor și stabilirea creanțelor bugetare rezultate din nereguli;

c) primește rezultatul investigațiilor structurilor de control, documentele de constatare cu impact financiar emise de Autoritatea de audit din cadrul Curții de Conturi, actele de control emise de Departamentul pentru lupta antifraudă și rapoartele de inspecție emise de Oficiul European de Luptă Antifraudă și le înregistrează în Registrul neregulilor, în condițiile legii și ale procedurilor interne specifice;

d) îndeplinește obligațiile de înregistrare în Registrul debitorilor a actelor administrative care reprezintă titluri de creanță emise de către structurile de control, precum și recuperarea debitelor;

e) monitorizează progresele realizate în procesul de recuperare administrativă și/sau judiciară a debitelor generate de nereguli, în colaborare cu Serviciul management financiar și/sau consilierul juridic desemnat la nivelul Autorității de management pentru PODCA, denumită în continuare AMPODCA, asigurând caracterul complet și corect al înregistrărilor în Registrul neregulilor și în Registrul debitorilor;

f) în cazul constatării unor nereguli determinate de necorelarea dintre legislația națională și reglementările comunitare, inițiază procedura de recuperare, conform prevederilor legale în vigoare;

g) în cazul în care creanțele bugetare rezultate din nereguli nu pot fi recuperate prin încasare, deducere din plăți/rambursări următoare, în termenul scadent stabilit, transmite titlurile devenite executorii împreună cu dovada comunicării acestora organelor fiscale competente, care vor duce la îndeplinire măsurile asigurătorii legale și vor efectua procedura de executare silită, precum și procedura de compensare pentru recuperarea sumelor plătite necuvenit, în conformitate cu prevederile Ordonanței Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, republicată, cu modificările și completările ulterioare; prin excepție, în cazul beneficiarilor publici organizați ca autorități publice centrale, recuperarea sumelor înscrise în titlurile de creanță devenite executorii se efectuează pe baza unui referat adresat unității Trezoreriei Statului la care sunt deschise conturile de venituri bugetare ale debitorului;

h) asigură notificarea ACP din cadrul Ministerului Finanțelor Publice, conform prevederilor reglementărilor comunitare și/sau naționale și ale acordului privind managementul financiar și controlul PODCA în vigoare, asupra: suspiciunilor de nereguli și/sau posibile fraude, proceselor-verbale de constatare a neregulilor și de stabilire a creanțelor bugetare/notelor de constatare a neregulilor și de stabilire a corecțiilor financiare, contestărilor titlurilor de creanță și modului de soluționare a acestora, hotărârilor definitive și irevocabile ale instanțelor de judecată, recuperării creanțelor bugetare și, după caz, a dobânzilor aferente;

i) întocmește rapoartele de nereguli și le înaintează spre aprobare directorului direcției, în vederea transmiterii către ACP, pentru toate cazurile de nereguli care au făcut obiectul unui act de constatare primară administrativă, în termenele și cu respectarea pragurilor și excepțiilor prevăzute în regulamentele europene;

j) înregistrează rapoartele cazurilor de nereguli noi/ulterioare, constatate peste pragul de minimis stabilit de reglementările europene, în sistemul electronic de raportare AFIS - IMS (AntiFraud Information System - Irregularity Management System), conform dreptului autorizat de utilizare acordat, și colaborează cu autoritățile din sistemul național de raportare a neregulilor în vederea asigurării transmiterii rapoartelor către Oficiul European de Luptă Antifraudă;

k) întocmește și transmite către ACP declarația anuală privind sumele retrase și recuperate și privind recuperările în curs și cele care nu pot fi recuperate, conform anexei XI la Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr. 1.080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare;

l) înregistrează informațiile specifice activității proprii în SMIS - CSNR, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa;

m) efectuează reconcilieri periodice interne (cu înregistrările din contabilitatea proprie și înregistrările SMIS - CSNR) și externe (cu înregistrările din contabilitatea ACP) privind înregistrarea debitelor constatate și recuperările acestora;

n) sprijină activitatea de identificare, evaluare și prioritizare a riscurilor identificate pentru fiecare obiectiv/activitate specifică direcției și consemnează evoluția acestora în Registrul riscurilor;

o) în cazul descoperirii unor indicii privind posibile fraude, asigură comunicarea, cu celeritate, către Departamentul pentru luptă antifraudă, a neregulilor detectate și înregistrează datele și informațiile specifice în Registrul de nereguli;

p) la solicitarea Departamentului pentru luptă antifraudă, colectează și comunică informații/date privind măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control ale acestuia, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii;

q) transmite ACP rapoartele finale de audit elaborate de auditul intern/extern, precum și, trimestrial, stadiul implementării recomandărilor prevăzute în rapoartele de audit intern/extern;

r) monitorizează, centralizează și transmite Autorității de audit din cadrul Curții de Conturi a României și Direcției generale audit intern, la termenele stabilite, stadiul implementării recomandărilor din rapoartele finale de audit emise de către acestea;

s) participă la grupurile de lucru de raportare a neregulilor organizate la nivel național și la elaborarea actelor normative în domeniu, în baza dispoziției directorului;

t) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii.

a) coordonează activitățile de evaluare a PODCA și procesul de contractare a proiectelor de evaluare a PODCA;

b) elaborează, actualizează și implementează planul multianual de evaluare;

c) monitorizează îndeplinirea indicatorilor de program, inclusiv din surse externe, prelucrează informațiile referitoare la indicatorii din fiecare proiect aflat în implementare și elaborează materiale de analiză și sinteză privind stadiulimplementării PODCA;

d) colaborează cu principalele structuri implicate în evaluarea PODCA;

e) informează Comitetul de monitorizare a PODCA asupra rezultatelor evaluărilor și soluțiilor propuse pentru implementarea acestora;

f) convoacă și conduce activitățile Comitetului de coordonare pentru evaluarea PODCA;

g) organizează evaluările intermediare ale PODCA;

h) propune Comitetului de monitorizare a PODCA realizarea de evaluări ad-hoc ale PODCA, atunci când rezultatele diferă semnificativ de obiectivele prevăzute inițial;

i) participă la procesul de contractare a proiectelor de asistență tehnică care au ca obiect evaluarea programului;

j) asigură recepția calitativă a rapoartelor de evaluare a PODCA primite;

k) întocmește planuri de acțiune pentru implementarea recomandărilor privind evaluarea programului și monitorizează progresul realizat;

l) înregistrează informațiile specifice activității proprii în SMIS - CSNR și răspunde de corectitudinea și completitudinea datelor din competența sa;

m) elaborează și actualizează capitolele specifice din CSNR;

n) elaborează procedurile specifice activităților proprii și asigură pistele de audit corespunzătoare;

o) analizează și propune, după caz, eventuale modificări ale PODCA și le supune aprobării Comitetului de monitorizare a PODCA și propune, în vederea negocierii, modificări ale PODCA reprezentanților CE, în conformitate cu prevederile Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările și completările ulterioare;

p) asigură corelarea operațiunilor din cadrul PODCA cu cele din programele finanțate din instrumente structurale, sub coordonarea ACIS;

q) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

r) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

s) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naționale și comunitare în materie;

t) asigură documentarea, implementarea, controlul și îmbunătățirea activității direcției, prin proceduri scrise, care garantează o pistă de audit adecvată și gestionează istoricul edițiilor și reviziilor procedurilor aplicabile la nivelul AMPODCA;

u) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii;

v) elaborează cereri de finanțare pentru solicitarea finanțării din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, după caz, în baza dispozițiilor directorului direcției;

w) implementează proiectele finanțate din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, în baza dispozițiilor directorului direcției, și desfășoară următoarele activități: elaborează caiete de sarcini și specificații tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziții publice, derulează activitățile proiectelor, elaborează și depune cereri de rambursare și rapoarte tehnice de progres, precum și alte documente necesare activității de implementare.

a) fundamentează și elaborează planul de control pentru proiectele finanțate prin PODCA pe baza analizei de risc și îl supune aprobării conducerii direcției;

b) în baza planului de control aprobat, realizează verificări la fața locului în ceea ce privește furnizarea de produse și de servicii cofinanțate și controlează dacă toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operațiuni au fost suportate efectiv și sunt în conformitate cu regulile comunitare și naționale;

c) întocmește procesul-verbal de control la fața locului și raportul de control pentru fiecare misiune de control realizată, conform procedurilor proprii;

d) efectuează activitățile de verificare a solicitărilor de plată, în vederea prevenirii eventualelor nereguli identificate înainte de efectuarea plăților, și întocmește raportul de control sau alte documente necesare, conform prevederilor legale incidente și procedurilor proprii;

e) efectuează misiuni de control ad-hoc la nivelul beneficiarilor, dispuse de către directorul direcției, ori de câte ori acesta consideră că este necesar;

f) sesizează ofițerul de nereguli cu privire la suspiciunile de nereguli/fraudă pentru toate constatările cu implicații financiare sau posibile implicații financiare identificate în timpul verificărilor la fața locului, conform prevederilor legale incidente și procedurilor proprii;

g) realizează controale la fața locului ex-post, conform planului de control aprobat, pentru verificarea documentelor, în original, aferente proiectelor finanțate prin instrumente structurale, inventarului asupra activelor dobândite prin proiect, pe o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială a PODCA/proiectului;

h) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

i) monitorizează modul de îndeplinire de către beneficiari a măsurilor dispuse ca urmare a misiunilor de control efectuate, întocmind în acest sens analize trimestriale cu propuneri de măsuri corective, pe care le supune aprobării conducerii direcției;

j) transmite Serviciului management financiar și Unității nereguli, recuperări debite și monitorizare audit documentele rezultate din verificările la fața locului, în vederea dispunerii măsurilor ce se impun, conform prevederilor legale și procedurilor proprii;

k) asigură înregistrarea corectă și completă a titlurilor de creanță emise de către structura de control competentă și aprobate de către ordonatorul principal de credite, în SMIS - CSNR;

l) colaborează cu instituțiile și autoritățile naționale cu atribuții în domeniu, în scopul protecției intereselor financiare ale UE;

m) înregistrează rapoartele de control la fața locului în SMIS - CSNR și răspunde de corectitudinea și completitudinea datelor din competența sa;

n) elaborează procedurile specifice activităților proprii și asigură pistele de audit corespunzătoare;

o) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naționale și comunitare în materie;

p) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii.

a) înregistrează toate documentele intrate, ieșite ori întocmite pentru uz intern, cronologic, în registre de intrare-ieșire, conform prevederilor legale incidente, și asigură circuitul acestora în cadrul direcției;

b) întocmește nomenclatorul dosarelor la nivelul direcției, în baza propunerilor de proiecte de nomenclatoare întocmite de către șefii de servicii, birouri sau unități, și îl înaintează spre aprobare compartimentului de arhivă al ministerului;

c) monitorizează aplicarea nomenclatorului la nivelul direcției;

d) asigură predarea documentelor direcției, grupate în dosare, la compartimentul de arhivă al ministerului, în al doilea an de la constituire, pe baza inventarelor întocmite la nivelul fiecărei structuri;

e) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naționale și comunitare în materie;

f) asigură trasabilitatea documentelor referitoare la operațiunile finanțate prin PODCA;

g) identifică riscurile asociate obiectivelor procesului de control al documentelor și înregistrărilor și răspunde de implementarea măsurilor de reducere/eliminare a acestora, conform dispoziției directorului direcției;

h) colaborează cu întregul personal din cadrul direcției;

i) elaborează procedurile specifice activității proprii și asigură pistele de audit corespunzătoare;

j) gestionează procesul de soluționare a contestațiilor la nivelul direcției, în condițiile legii și conform procedurii interne proprii;

k) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

l) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale.

(1) Serviciul de coordonare și asistență tehnică este format din Secretariatul tehnic comitet de monitorizare și Unitatea asistență tehnică program, cu următoarele atribuții comune:

a) asigură legătura cu reprezentanții CE în cadrul procesului de analiză a performanței implementării PODCA;

b) asigură colectarea informațiilor fizice și financiare privind implementarea PODCA de la structurile direcției, în vederea elaborării rapoartelor prevăzute în regulamentele europene;

c) elaborează raportul anual de implementare, precum și raportul final de implementare a PODCA, în conformitate cu prevederile art. 67 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările și completările ulterioare, și le supune aprobării Comitetului de monitorizare a PODCA;

d) centralizează de la structurile direcției materialele elaborate privind progresul PODCA în atingerea obiectivelor specifice ale acestuia, în conformitate cu prevederile art. 65 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006, cu modificările și completările ulterioare, în vederea pregătirii reuniunilor Comitetului de monitorizare a PODCA;

e) elaborează materiale de sinteză privind activitatea direcției de gestionare a fondurilor alocate prin PODCA, pe baza informațiilor primite de la structurile direcției;

f) asigură centralizarea de la structurile direcției și transmiterea informațiilor și a punctelor de vedere solicitate de către structuri din cadrul ministerului sau de către alte instituții ori organizații, după caz;

g) asigură legătura cu instituțiile și/sau cu structurile implicate în gestionarea fondurilor structurale;

h) asigură legătura cu reprezentanții altor autorități de management și/sau organisme intermediare din țară ori din străinătate;

i) asigură gestionarea fondurilor alocate axei prioritare 3 - Asistență tehnică a PODCA;

j) elaborează cereri de finanțare pentru solicitarea finanțării din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, în colaborare cu personalul celorlalte structuri ale direcției, după caz, în baza dispozițiilor directorului direcției;

k) implementează proiectele finanțate din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, în colaborare cu personalul celorlalte structuri ale direcției, după caz, în baza dispozițiilor directorului direcției, și desfășoară următoarele activități: elaborează caiete de sarcini și specificații tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziții publice, derulează activitățile proiectelor, elaborează și depune cereri de rambursare și rapoarte tehnice de progres;

l) solicită finanțare și implementează proiecte transnaționale și proiecte de asistență tehnică cu altă sursă de finanțare decât axa prioritară 3 - Asistența tehnică a PODCA, în colaborare cu organizațiile sau cu structurile partenere din proiecte, după caz;

m) asigură legătura direcției cu structurile ministerului responsabile de gestionarea procedurilor de achiziție publică pentru care direcția are calitatea de beneficiar;

n) asigură legătura direcției cu structurile ministerului responsabile de gestiunea financiară a angajamentelor legale pentru care direcția are calitatea de beneficiar;

o) asigură legătura direcției cu operatorii economici care derulează activități în baza angajamentelor legale în cadrul proiectelor pentru care ministerul are calitatea de beneficiar;

p) asigură legătura direcției cu structurile responsabile de coordonarea activităților de asistență tehnică a programelor operaționale finanțate din fonduri structurale;

q) realizează, actualizează și implementează strategia de resurse umane a direcției;

r) gestionează, în colaborare cu Direcția generală management resurse umane, resursele umane ale direcției;

s) colaborează cu Direcția generală management operațional în cadrul activităților de planificare structurală și management organizatoric ale direcției;

t) evaluează și monitorizează procesul de formare continuă, elaborează rapoarte privind stadiul realizării măsurilor planificate pentru personalul direcției, beneficiarii și potențialii beneficiari ai PODCA și membrii Comitetului de monitorizare a PODCA;

u) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unități și asigură pistele de audit corespunzătoare;

v) asigură înregistrarea și actualizarea informațiilor în SMIS - CSNR și în SFC (System for Fund Management în the European Community 2007-2013), având responsabilități privind acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din propria competență;

w) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

x) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

y) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naționale și comunitare în materie.

(2) Personalul Secretariatului tehnic comitet de monitorizare are următoarele atribuții specifice:

a) asigură constituirea și actualizarea componenței Comitetului de monitorizare a PODCA, în conformitate cu prevederile art. 63 și 64 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările și completările ulterioare;

b) asigură organizarea reuniunilor Comitetului de monitorizare a PODCA, precum și derularea tuturor activităților ulterioare;

c) menține și actualizează evidența componenței Comitetului de monitorizare a PODCA și păstrează legătura cu membrii acestuia în perioadele dintre reuniuni;

d) gestionează procesul de consultare scrisă a membrilor Comitetului de monitorizare a PODCA.

(3) Personalul Unității asistență tehnică program are următoarele atribuții specifice:

a) asigură coordonarea operațiunilor finanțate din axa prioritară 3 -Asistență tehnică a PODCA, din alte surse de finanțare și în cadrul proiectelor transnaționale, în vederea evitării suprapunerilor;

b) raportează structurilor responsabile de coordonarea activităților de asistență tehnică a programelor operaționale finanțate din fonduri structurale stadiul implementării operațiunilor finanțate în cadrul proiectelor de asistență tehnică;

c) asigură planificarea activităților finanțate din axa prioritară și din alte surse de finanțare, prin întocmirea documentelor de planificare, precum programul de achiziții publice și orice alte documente aferente acestor activități;

d) asigură gestiunea financiară a fondurilor alocate proiectelor finanțate din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, în colaborare cu structurile de specialitate din cadrul ministerului și din cadrul direcției;

e) verifică și aprobă cererile depuse spre finanțare din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA;

f) verifică și aprobă cererile de rambursare, rapoartele tehnice de progres și rapoartele financiare depuse în cadrul proiectelor finanțate din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA;

g) asigură viza compartimentului de specialitate pentru documentele care se întocmesc în cadrul procesului de angajare, lichidare, ordonanțare și plată a cheltuielilor publice pentru proiectele finanțate în cadrul axei prioritare 3 - Asistență tehnică a PODCA;

h) în calitate de beneficiar al proiectelor finanțate în cadrul axei prioritare 3 - Asistență tehnică a PODCA, certifică realitatea și conformitatea cheltuielilor efectuate.

a) asigură elaborarea și amendarea documentului-cadru de implementare (DCI), în concordanță cu obiectivele și prioritățile stabilite prin programul operațional, și îl supune avizării Ministerului Afacerilor Europene;

b) asigură elaborarea manualelor de proceduri specifice biroului, respectiv fiecărei unități/fiecărui compartiment, și asigură pistele de audit corespunzătoare;

c) organizează lansarea cererilor de proiecte și de idei de proiecte;

d) coordonează organizarea de activități de informare și diseminare a bunelor practici;

e) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

f) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

g) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii;

h) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naționale și comunitare în materie;

i) înregistrează informațiile specifice activității proprii în SMIS - CSNR și răspunde de corectitudinea și completitudinea datelor din competența sa;

j) participă la grupurile de lucru gestionate de ACIS și diseminează rezultatele întâlnirilor tuturor celor vizați de problematică.

a) elaborează criteriile de evaluare și selecție a proiectelor pentru programul operațional aflat în gestiune și supune aprobării comitetului de monitorizare aferent criteriile de selecție;

b) realizează evaluarea preliminară a ideilor de proiect și acordă asistență potențialilor beneficiari în dezvoltarea ideii de proiect;

c) organizează procesul de evaluare a cererilor de finanțare;

d) asigură verificarea conformității administrative și a eligibilității cererilor de finanțare;

e) întocmește documentația care stă la baza emiterii deciziei privind acordarea finanțării nerambursabile și asigură îndeplinirea măsurilor dispuse;

f) elaborează contractele/ordinele de finanțare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se stabilesc drepturile și obligațiile AMPODCA și, respectiv, ale beneficiarilor, precum și condițiile specifice referitoare la implementarea proiectelor, în conformitate cu legislația națională și comunitară în vigoare;

g) răspunde de gestionarea dosarelor tuturor proiectelor depuse la AMPODCA, conform procedurilor proprii;

h) are competențe în faza de angajare și lichidare a cheltuielilor din cadrul execuției bugetare, în condițiile legii și în conformitate cu procedurile proprii;

i) analizează și evaluează stadiul implementării proiectelor, astfel cum rezultă din datele cuprinse în rapoartele de monitorizare;

j) planifică și efectuează vizitele de monitorizare în teritoriu și, după caz, verificări suplimentare privind stadiul de desfășurare a activităților stabilite prin contract și asigură corespondența cu beneficiarul, conform procedurilor proprii;

k) verifică, în cadrul proiectelor finanțate prin PODCA, respectarea reglementărilor naționale și comunitare incidente, în baza documentelor justificative aferente cererilor de rambursare depuse de către beneficiarii proiectelor finanțate prin PODCA, în ceea ce privește atingerea obiectivelor proiectelor și realizarea indicatorilor propuși;

l) asigură corespondența cu potențialii beneficiari pe întreaga durată a procesului de evaluare, contractare și monitorizare a implementării proiectelor;

m) acordă asistență potențialilor beneficiari/beneficiarilor prin asigurarea unui helpdesk pe toată perioada de derulare a PODCA;

n) urmărește îndeplinirea de către beneficiari a obligațiilor de informare și publicitate.

a) derulează toate activitățile necesare pregătirii următoarei perioade de programare;

b) elaborează materiale de analiză și sinteză atât cu privire la activitatea direcției de gestionare a fondurilor alocate prin PODCA, pe baza materialelor primite de la structurile acesteia, cât și cu privire la activitățile aferente următoarei perioade de programare, precum și alte documente de sinteză solicitate de conducerea direcției;

c) asigură legătura cu instituțiile și/sau cu structurile implicate în pregătirea următoarei perioade de programare, atât din țară, cât și din străinătate;

d) urmărește dezvoltarea parteneriatelor în procesul de programare, în conformitate cu prevederile legislației comunitare;

e) asigură participarea la comitetele tehnice și la grupurile de lucru ce vizează realizarea documentelor pentru următoarea perioadă de programare;

f) asigură elaborarea și actualizarea PODCA, în colaborare cu toate structurile din cadrul DDCA și cu toți actorii implicați;

g) asigură corelarea operațiunilor din PODCA cu operațiunile din celelalte programe finanțate din fonduri structurale, sub coordonarea ACIS, pe baza informațiilor furnizate în urma evaluărilor intermediare ale programului;

h) elaborează și negociază cu CE programul operațional pe care îl gestionează, în conformitate cu reglementările europene, analizează și propune, după caz, eventuale modificări ale PODCA și le supune aprobării comitetului de monitorizare aferent, în baza unui mandat;

i) elaborează cereri de finanțare pentru solicitarea finanțării din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, după caz, în baza dispozițiilor directorului direcției;

j) implementează proiectele finanțate din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, în baza dispozițiilor directorului direcției, și desfășoară următoarele activități: elaborează caiete de sarcini și specificații tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziții publice, derulează activitățile proiectelor, elaborează și depune cereri de rambursare și rapoarte tehnice de progres, precum și alte documente necesare activității de implementare.

a) asigură îndeplinirea atribuțiilor de informare și publicitate, în conformitate cu prevederile cap. I din Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006, cu modificările și completările ulterioare;

b) asigură comunicarea cu potențialii beneficiari/beneficiarii PODCA și cu publicul larg, prin diseminarea informațiilor relevante și îndrumarea acestora;

c) realizează și pune în aplicare planul de comunicare pentru PODCA;

d) asigură informarea cetățenilor și a mass-mediei cu privire la rolul UE în derularea PODCA și conștientizarea potențialilor beneficiari cu privire la oportunitățile generate de implementarea acestuia, în conformitate cu prevederile comunitare;

e) acordă avizul de conformitate pentru măsurile de informare și publicitate luate de beneficiari, în vederea respectării legislației comunitare și a prevederilor contractuale;

f) asigură accesul cetățenilor la informații de interes public, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

g) asigură buna funcționare a SMIS, prin coordonarea și îndrumarea personalului implicat în operarea și verificarea datelor, și colaborează în acest sens cu ACIS;

h) dezvoltă și gestionează bazele de date la nivelul AMPODCA;

i) elaborează rapoarte privind situația ideilor de proiecte și a cererilor de finanțare aflate în diferite etape de implementare în cadrul direcției;

j) asigură planificarea, dezvoltarea, întreținerea și monitorizarea unitară a sistemului IT din cadrul direcției, precum și eliminarea disfuncționalităților acestuia, în limita competențelor;

k) analizează și întocmește necesitățile de programe informatice, precum și solicitările tehnice pentru componente hardware;

l) asigură planificarea, proiectarea și implementarea sistemului de securitate a rețelei proprii;

m) asigură implementarea sistemului de baze de date (conform cerințelor de implementare) și accesul la conținutul acesteia;

n) administrează serverele proprii de rețea;

o) asigură actualizarea site-ului/portalului web al direcției;

p) reprezintă direcția din punct de vedere tehnic în relația cu structura de specialitate din cadrul ministerului, pentru achizițiile de IT;

q) asigură securitatea echipamentelor IT și a datelor prin măsuri IT specifice;

r) asigură salvarea datelor și informațiilor la nivelul direcției, prin mecanisme IT specifice;

s) elaborează cereri de finanțare pentru solicitarea finanțării din axa prioritară 3 - Asistență tehnică a PODCA, după caz, în baza dispozițiilor directorului direcției;

a) verifică respectarea reglementărilor naționale și comunitare incidente achizițiilor publice, în baza documentelor justificative aferente cererilor de rambursare depuse de către beneficiarii proiectelor finanțate prin PODCA, în conformitate cu competențele direcției în acest domeniu;

b) asigură implementarea prevederilor referitoare la cooperarea interinstituțională în baza acordului de colaborare cu Autoritatea Națională pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice și Unitatea pentru Coordonarea și Verificarea Achizițiilor Publice, în scopul implementării eficiente a proiectelor finanțate prin PODCA, precum și angajarea, utilizarea corectă și eficientă a fondurilor comunitare și evitarea aplicării corecțiilor financiare ca urmare a nerespectării legislației în domeniul achizițiilor publice de către beneficiarii proiectelor finanțate în cadrul PODCA;

c) elaborează și transmite ACP situații de sinteză cu privire la contractele de achiziții publice verificate în cadrul cererilor de rambursare cuprinse în declarațiile lunare de cheltuieli validate la nivelul PODCA;

d) verifică respectarea reglementărilor naționale în domeniu cu privire la conflictul de interese;

e) asigură păstrarea și clasarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform cerințelor naționale și comunitare;

f) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

g) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

h) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii;

i) elaborează manualele de proceduri specifice activității proprii și asigură pistele de audit corespunzătoare.

(1) Serviciul management financiar este format din Unitatea de plăți și contabilitate și Unitatea de validare, cu următoarele atribuții comune:

a) gestionează financiar-contabil operațiunile finanțate prin PODCA;

b) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unități și asigură pistele de audit corespunzătoare;

c) autorizează și efectuează plățile pentru prefinanțare și pentru rambursarea cheltuielilor eligibile/TVA efectuate de către beneficiarii proiectelor finanțate prin PODCA;

d) previne, detectează și raportează, în scris, ofițerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă;

e) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităților proprii, conform cerințelor legale;

f) are competențe în fazele de execuție bugetară: angajarea cheltuielilor prin controlul financiar preventiv propriu și Unitatea de plăți și contabilitate, lichidarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, ordonanțarea cheltuielilor prin Unitatea de plăți și contabilitate și controlul financiar preventiv propriu, plata cheltuielilor prin Unitatea de plăți și contabilitate;

g) asigură păstrarea și clasarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform cerințelor naționale și comunitare;

h) efectuează reconcilieri periodice interne și externe pentru a se asigura controlul intern al datelor și raportărilor;

i) înregistrează informațiile specifice activității proprii în SMIS - CSNR, fiind responsabil de corectitudinea și completitudinea datelor din competența sa;

j) participă la elaborarea documentației necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum și a altor rapoarte și sinteze aferente activității proprii.

(2) Personalul Unității de validare are următoarele atribuții specifice:

a) se implică în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuției bugetare, prin determinarea sumelor datorate beneficiarilor proiectelor finanțate prin PODCA, conform raportului de validare;

b) asigură recuperarea integrală a prefinanțării acordate beneficiarilor, progresiv, din cererile de rambursare depuse înainte de plată finală a proiectului;

c) verifică din punct de vedere financiar și validează cererile de rambursare depuse de către beneficiari, în vederea efectuării plăților din fonduri comunitare și a celor de la bugetul de stat;

d) asigură deducerea sumelor reprezentând debite de recuperat, stabilite prin titlurile de creanță, din cererile de rambursare depuse de către beneficiari;

e) asigură deducerea sumelor reprezentând neîndeplinirea indicatorilor de proiect/program;

f) asigură diminuarea corespunzătoare a cuantumului rambursărilor, conform corecțiilor financiare stabilite prin actele administrative ce constituie titluri de creanță;

g) asigură informarea beneficiarilor cu privire la sumele autorizate la plată.

(3) Personalul Unității de plăți și contabilitate are următoarele atribuții specifice:

a) elaborează și fundamentează estimările privind creditele de angajament și creditele bugetare pentru fonduri UE și contribuție națională;

b) asigură fundamentarea programării bugetare a sumelor necesare finanțării proiectelor, pentru sursele de finanțare reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din Fondul Social European (FSE), precum și pentru cele alocate de la bugetul de stat;

c) efectuează deschiderile de credite bugetare, în limita creditelor bugetare și potrivit destinațiilor aprobate pe capitole, subcapitole și titluri de cheltuieli;

d) elaborează și transmite ACP cereri de fonduri lunare pentru sumele aprobate ca fiind eligibile la nivelul PODCA, însoțite de prognoze ale fluxului de fonduri aferente contribuției UE;

e) elaborează și transmite ACP cereri de prefinanțare însoțite de prognoze ale fluxului de fonduri de prefinanțare de la UE, pe baza contractelor de finanțare încheiate cu beneficiarii PODCA;

f) are competențe în fazele de angajare și ordonanțare a execuției bugetare, prin care se confirmă că sumele angajate/ordonanțate se încadrează în liniile bugetare aprobate și în disponibilul existent la momentul angajării/ordonanțării;

g) are competențe în faza de plată a cheltuielilor publice, prin efectuarea plăților conform ordonanțărilor de plată;

h) gestionează sumele aferente programului operațional primite de la ACP și efectuează plățile, din fondurile UE și din cofinanțarea de la bugetul de stat, către beneficiari, în mod regulat, fără deduceri nejustificate;

i) asigură înregistrarea și raportarea operațiilor financiare într-un sistem contabil computerizat, în conformitate cu planul contabil și procedurile în vigoare, utilizând coduri pentru toate operațiile contabile aferente PODCA, pe categorii de surse de finanțare (FSE, bugetul de stat etc.);

j) se asigură că debitele constatate prin titlul de creanță și recuperate prin deducere/plată voluntară se înregistrează în conformitate cu planul contabil;

k) elaborează și transmite ACP situații financiare de sinteză, respectiv declarații lunare de cheltuieli validate la nivelul PODCA, declarații de cheltuieli pentru închideri parțiale, precum și orice alte documente necesare;

l) transmite ACP, CE și altor organisme abilitate informări financiare privind angajările bugetare și legale, validarea cheltuielilor, plata sumelor, evidența financiar-contabilă, în conformitate cu legislația în vigoare;

m) actualizează tabelul centralizator privind proiectele pentru care au fost declarate cheltuieli la CE, precum și tabelul privind monitorizarea regulii n+2/n+3.

(1) În cadrul Serviciului management financiar este acordată viza de control financiar preventiv propriu, prin care se asigură verificarea sistematică și identificarea proiectelor de operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate, regularitate și/sau, după caz, de încadrare în limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament și prin a căror efectuare s-ar prejudicia fondurile publice naționale și comunitare.

(2) Persoanele responsabile cu controlul financiar preventiv propriu acordă viză pentru proiectele de operațiuni derulate în cadrul activităților specifice ale direcției, stabilite prin reglementări interne ale ministerului.

(3) Persoanele desemnate cu controlul financiar preventiv propriu au și rolul de supraveghere a organizării, ținerii sub control, actualizării și raportării evidenței angajamentelor bugetare și legale.

(4) Persoanele desemnate cu controlul financiar preventiv propriu întocmesc și transmit rapoarte trimestriale și anuale privind activitatea de control financiar preventiv propriu către Direcția generală financiară din cadrul ministerului și alte structuri cu competențe în acest domeniu.