ORDIN nr. 1.445 din 5 iunie 2013

INSTRUCȚIUNE

privind posibilitatea prelungirii

contractelor de asistență tehnică pentru

supervizarea lucrărilor în cadrul proiectelor majore finanțate

în cadrul programelor operaționale 2007-2013

1. Cadrul general

Implementarea proiectelor trebuie să conducă la finalizarea cu succes a contractelor de lucrări din punctul de vedere al calității și al costurilor și în perioada de eligibilitate a cheltuielilor, în conformitate cu decizia de finanțare și cu respectarea condițiilor din contractul de finanțare.

În cadrul acestor proiecte sunt de regulă, în medie, 10 contracte de lucrări, putându-se ajunge la peste 20 de contracte, situate în diverse locații în aria de acoperire a proiectului,

În conformitate cu caietul de sarcini, experții din cadrul contractului de supervizare vor răspunde până la finalizarea proiectului în principal de:

● urmărirea realizării lucrărilor din punct de vedere tehnic, pe tot parcursul execuției acestora, și admiterea la plată numai a lucrărilor corespunzătoare din punct de vedere tehnic, cantitativ și calitativ;

● verificarea și propunerea spre revizuire, în vederea aprobării, a proiectelor tehnice și a detaliilor de execuție ale contractorului, în cazul contractelor de proiectare și execuție;

● emiterea certificatului de recepție la terminarea lucrărilor și a certificatului de recepție finală;

● emiterea raportului final de supervizare, condiție obligatorie pentru închiderea proiectului și eligibilitatea cheltuielilor.

Pentru a se asigura de calitatea serviciilor de supervizare, în documentația de atribuire autoritățile contractante au solicitat o garanție de bună execuție de 10% din partea firmei desemnate câștigătoare și o asigurare de risc profesional cu valori de aproximativ 5 milioane de euro, care vor putea fi utilizate în cazul în care obiectivele realizate în cadrul proiectelor (stații de tratare apă, epurare apă uzată, stații de pompare, reabilitare infrastructură rutieră/feroviară etc.) nu vor atinge parametrii de funcționare sau vor avea alte deficiențe care vor trebui remediate.

Finalizarea unui contract de supervizare, ca urmare a atingerii termenului prevăzut în contract sau ca urmare a depășirii valorii de semnare a contractului, fără a se putea emite raportul final de supervizare (aferent tuturor contractelor de lucrări din cadrul proiectului) în conformitate cu prevederile contractului de finanțare, duce la pierderea garanției de bună execuție și a asigurării de risc profesional a prestatorului care a verificat proiectele și a urmărit realizarea lucrărilor. În această situație, în cazul în care vor apărea deficiențe la punerea în funcțiune a obiectivelor de investiții după încetarea contractului de supervizare, costul remedierii acestora va trebui suportat de autoritatea contractantă.

2. Achiziții publice

Pentru a se evita astfel de situații se pot prelungi contractele de supervizare prin aplicarea unei proceduri de negociere fără publicarea unui anunț de participare în conformitate cu prevederile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, respectiv atunci când este necesară achiziționarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiționale, care nu au fost incluse în contractul inițial, dar care datorită unor circumstanțe imprevizibile au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză și numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiții:

● atribuirea să fie făcută contractantului inițial;

● lucrările sau serviciile suplimentare/adiționale să nu poată fi, din punct de vedere tehnic și economic, separate de contractul inițial fără apariția unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deși separabile de contractul inițial, să fie strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia;

● valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite și a actelor adiționale care vor fi încheiate pentru lucrări și/sau servicii suplimentare ori adiționale să nu depășească limita permisă de regulile de achiziții publice aplicabile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, respectiv 20% din valoarea contractului inițial pentru contractele care nu se încadrează în categoria contractelor sectoriale ce sunt reglementate prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, cap. VIII;

Serviciile suplimentare de supervizare se încadrează în categoria serviciilor suplimentare/adiționale (complementare) inseparabile din punct de vedere tehnic și economic de contractul inițial (în condițiile necesității obiective de a asigura expertiza și responsabilitatea acestuia până la finalizarea proiectelor).

Extinderea perioadei de execuție a lucrărilor peste data inițială de finalizare este încadrabilă la categoria evenimentelor neprevăzute (circumstanțe imprevizibile).

Suplimentarea bugetului contractelor de supervizare în scopul asigurării unor resurse proporționale în raport cu cantitatea de lucrări supervizate poate fi acceptată, în condițiile în care serviciile suplimentare de supervizare sunt încadrabile în categoria serviciilor complementare inseparabile din punct de vedere tehnic și economic de contractul inițial, iar beneficiarul poate proba faptul că dimensionarea corespunzătoare a echipelor de supervizare de pe șantier nu putea fi în mod rezonabil prevăzută la momentul atribuirii contractului inițial.

3. Eligibilitate

Încadrarea în prevederile relevante ale procedurilor de achiziții publice, respectiv negocierea fără publicarea unui anunț de participare în conformitate cu prevederile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 reprezintă o precondiție a eligibilității sumelor suplimentare asociate modificărilor de contracte.

Din perspectiva asigurării unui management de contract eficient, în situațiile în care execuția lucrărilor se prelungește peste termenul asumat inițial, se recomandă extinderea contractelor de supervizare până la limita permisă de regulile aplicabile de achiziții publice.

Eligibilitatea sumelor aferente extinderii serviciilor de supervizare survenite ca urmare a prelungirii perioadei de execuție a lucrărilor va fi stabilită în funcție de circumstanțele care au generat nefinalizarea la timp a lucrărilor, după cum urmează:

I. În situațiile în care extinderea perioadei de execuție a lucrărilor se datorează unor cauze ce presupun, de asemenea, eligibilitatea extinderii perioadei sau a sumelor suplimentare rezultate ca urmare a evenimentelor neprevăzute/ circumstanțelor imprevizibile acceptate, costurile aferente prelungirii contractelor de supervizare sunt eligibile.

Cu privire la condiția referitoare la "circumstanțele imprevizibile", această cerință trebuie interpretată într-o manieră obiectivă, luând în considerare ceea ce o autoritate contractantă diligentă nu ar fi putut să prevadă la data achiziției contactului, cum ar fi:

În aceste cazuri, costurile necesare extinderii serviciilor de supervizare sunt eligibile.

II. În situațiile în care extinderea perioadei de execuție a lucrărilor se datorează unor cauze atribuite beneficiarului sau unor situații ce presupun neeligibilitatea costurilor suplimentare rezultate în cadrul contractului de lucrări, suma aferentă creșterii bugetului contractului de supervizare este neeligibilă.

În cazul în care supervizarea pentru mai multe contracte de lucrări a căror implementare este decalată ca urmare a întârzierilor apărute în faza de licitație, mai puțin situația descrisă la punctul I.b), suplimentarea bugetului contractului de supervizare va fi considerată, de asemenea, neeligibilă (întârzierile în procesul de licitare/contractare care se datorează autorității contractante).

III. În cazul în care extinderea perioadei de execuție a lucrărilor este datorată antreprenorului, costurile suplimentare aferente contractului de supervizare vor fi considerate neeligibile, beneficiarul având în schimb obligația de a le compensa prin penalitățile de întârziere pe care este îndreptățit să le aplice constructorului.

4. Abordarea modificărilor de contracte din perspectiva unui management de proiect eficient

Modificarea unui contract aflat în curs de implementare reprezintă o măsură excepțională a cărei aplicare trebuie precedată de o analiză riguroasă a circumstanțelor care impun această soluție ca necesară și oportună. În acest sens, autoritatea contractantă trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:

- încadrarea în prevederile regulilor de achiziții publice aplicabile (avându-se în vedere inclusiv clarificările aduse mai sus);

- necesitatea și oportunitatea modificării contractelor, în relație cu scopul central reprezentat de atingerea obiectivelor deciziilor de finanțare/contractelor de finanțare cu minimum de costuri și cu maximizarea gradului de utilizare a asistenței comunitare;

- determinarea eligibilității sumelor suplimentare în raport cu criteriile definite în prezenta instrucțiune.

--------