ORDIN nr. 2.488 din 23 octombrie 2013

INSTRUCȚIUNE

privind plata echipamentelor și/sau a materialelor livrate

și recepționate de către beneficiar pe șantier, în cadrul

contractelor de lucrări finanțate în Programul operațional

regional, Programul operațional sectorial Mediu și

Programul operațional sectorial Transport

I. Scop

Creșterea ritmului de implementare a lucrărilor prin asigurarea unui flux de numerar adecvat pentru antreprenori în scopul accelerării procesului de implementare a programelor operaționale cu impact direct asupra absorbției instrumentelor structurale

II. Cadru general

În conformitate cu prevederile contractuale care guvernează implementarea contractelor de lucrări finanțate prin programele operaționale, în general, se menționează faptul că echipamentele și/sau materialele necesare realizării lucrărilor se decontează la finalizarea obiectivelor pentru care sunt folosite sau în conformitate cu o schemă de plată stabilită de către părțile contractante.

În mod particular, pentru contractele care au drept condiții generale de contract (CGC) prevederile FIDIC (Federația Internațională a Inginerilor Consultanți), subclauza 14.5 (FIDIC 1999), de regulă, nu este activă, urmând ca valoarea echipamentelor și/sau a materialelor să fie, ca și în cazul anterior, decontată la finalizarea obiectivului din cadrul contractului de lucrări sau conform schemei de plată.

Aceste situații au cauzat probleme de flux de numerar pentru antreprenori, mai ales în contextul generat de criza economico-financiară manifestată pe plan global în ultimii ani.

În acest sens, în urma consultărilor cu reprezentanții autorităților de management, a fost convenită posibilitatea modificării contractelor de lucrări în scopul introducerii unei clauze contractuale de plată a echipamentelor și/sau a materialelor la recepționarea acestora pe șantier și întocmirea unei anexe cu tipurile și cantitățile de echipamente și/sau materiale relevante.

În conformitate cu prevederile subclauzei 14.5 din CGC tip FIDIC "la certificatele interimare de plată se vor adăuga [...] (i) sume suplimentare pentru echipamentele și materialele care au fost expediate pe șantier pentru a fi încorporate în lucrările permanente; și (îi) deduceri, în situația în care valoarea de contract a acestor echipamente și materiale este inclusă ca parte a lucrărilor permanente". De asemenea, "sumele suplimentare care urmează să fie confirmate vor constitui echivalentul a optzeci de procente (80%) din costul stabilit de către inginer pentru echipamente și materiale (inclusiv livrarea pe șantier), ținând cont de documentele menționate în această subclauză și de valoarea de contract pentru echipamente și materiale". În cazul contractelor cu CGC tip FIDIC s-a convenit reactivarea subclauzei 14.5 și includerea în anexa la ofertă a unei liste cu echipamente și materiale relevante.

În cazul semnării unor contracte de lucrări noi se vor avea în vedere includerea în documentația de atribuire a unei clauze contractuale de plată a echipamentelor și/sau a materialelor la recepționarea acestora pe șantier și întocmirea unei anexe cu tipurile și cantitățile de echipamente și/sau materiale relevante.

Aceste măsuri vor conduce la o îmbunătățire a fluxului de plăți către antreprenori și la creșterea, în acest fel, atât a ritmului lucrărilor pe șantier, cât și a gradului de absorbție a fondurilor europene alocate programelor operaționale.

III. Cadrul legal și contractual

- Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului CE nr. 1.260/1999 ;

- Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare;

- Ordinul ministrului mediului și pădurilor și al președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice nr. 2.266/335/2012 privind aprobarea modelelor de documentații standardizate aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție de lucrări publice pentru proiectele de "proiectare" și execuție de stație de tratare a apei/stație de epurare de ape reziduale, "execuție de rețele de canalizare și rețele de alimentare cu apă", "proiectare și execuție de stație de sortare, compostare și tratare mecano-biologică a deșeurilor", "execuție de depozit conform de deșeuri", cu completările ulterioare;

- contractele de finanțare semnate de autoritățile de management și beneficiari;

- contractele de lucrări semnate de beneficiari și antreprenori.

IV. Abordare

În vederea atingerii acestor obiective, beneficiarii finali au posibilitatea modificării contractelor de lucrări în scopul introducerii unei clauze contractuale de plată a echipamentelor și/sau a materialelor la recepționarea acestora pe șantier.

În opinia Directoratului general piață și servicii interne din cadrul Comisiei Europene (nr. de înregistrare 4.032/EOT din 17 octombrie 2013), prevederile prezentei instrucțiuni se vor aplica pentru contractele existente în condițiile în care costul creditului ce ar fi trebuit contractat de antreprenor pentru susținerea a 80% din valoarea echipamentelor și/sau materialelor care sunt plătite în avans față de prevederile inițiale ale contractului respectă cumulativ următoarele condiții:

- nu depășește limita de 15% din valoarea contractului; și

- nu depășește valoarea de 5 milioane euro.

În interpretarea Directoratului general piață și servicii interne din cadrul Comisiei Europene, orice modificare de contract care nu schimbă natura contractului și respectă cumulativ cele două plafoane menționate este considerată o modificare nesubstanțială a contractului și nu implică o nouă procedură de achiziție.

Atât pentru contractele noi, cât și în cazul modificării contractelor de lucrări existente vor fi luate în considerare următoarele aspecte:

A. În cazul contractelor de lucrări care nu au drept CGC prevederile FIDIC

1. Se va introduce o clauză contractuală referitoare la plata echipamentelor și/sau a materialelor, după cum urmează:

"Antreprenorul este îndreptățit la plata echipamentelor și/sau a materialelor, în conformitate cu lista echipamentelor și/sau a materialelor, constituită ca anexă la contract/actul adițional. Plata se va face dacă materialele/echipamentele au fost livrate pe șantier în conformitate cu cerințele contractuale și au fost recepționate de către beneficiar. Suma plătită va fi în cuantum de maximum 80% din valoarea acestora, urmând ca diferența de 20% să fie plătită după recepția la terminarea lucrărilor sau sectorului de lucrări care includ echipamentele și/sau materialele plătite.

În situația în care antreprenorul, fără justificări rezonabile, nu reușește să încorporeze în lucrările permanente echipamentele și materialele până la data-limită asumată, conform contractului/actului adițional, la care echipamentele și materialele vor fi încorporate în lucrările permanente, beneficiarul va fi îndreptățit să aplice penalizări în valoare de 0,1%/zi din valoarea de contract acceptată, până la momentul în care echipamentele și materialele respective vor fi încorporate în lucrările permanente."

2. Beneficiarul va aproba adăugarea sumelor în certificatele de plată, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

- Antreprenorul:

- a păstrat înregistrări satisfăcătoare (inclusiv notele de comandă, de consum, certificatele de calitate și garanție, buletinele de analiză, chitanțele și costurile echipamentelor și/sau a materialelor), iar aceste înregistrări sunt disponibile pentru verificare;

- a transmis beneficiarului o situație pentru costurile de achiziționare și livrare a echipamentelor și materialelor pe șantier, însoțită de documente justificative;

- a transmis beneficiarului o situație care indică datele la care echipamentele și materialele vor fi încorporate în lucrările permanente;

- echipamentele și/sau materialele respective sunt cele cuprinse în lista din anexa la contract/actul adițional și sunt în conformitate cu specificațiile tehnice din contract;

- echipamentele și/sau materialele respective au fost livrate și depozitate corespunzător pe șantier, sunt protejate împotriva oricăror pierderi, daune sau deteriorări.

- Beneficiarul:

- are obligația recepționării formale a materialelor și echipamentelor, aceasta fiind o precondiție a efectuării plății.

- Costul creditului ce ar fi trebuit contractat de antreprenor pentru susținerea a 80% din valoarea echipamentelor și/sau materialelor care sunt plătite în avans față de prevederile inițiale ale contractului respectă cumulativ următoarele condiții:

- nu depășește limita de 15% din valoarea contractului; și

- nu depășește valoarea de 5 milioane euro.

3. Modificările aduse privesc următoarele aspecte:

- plata se va face exclusiv la livrarea și depozitarea pe șantier a echipamentelor și/sau materialelor care întrunesc cerințele contractuale, la standardele de calitate cerute și în conformitate cu varianta finală a proiectului de execuție aprobat, moment în care acestea devin proprietatea beneficiarului;

- includerea, după caz, în anexa la contract a unei liste cu echipamente și/sau materiale relevante pentru contract sau va fi completată anexa la ofertă cu o listă de echipamente și/sau materiale în conformitate cu prevederile contractului și listele ca anexe ale contractului.

B. Pentru contractele de lucrări care au CGC prevederile tip FIDIC, în vederea activării subclauzei 14.5 în cadrul acelor contracte de lucrări în cazul cărora nu a fost prevăzută inițial, modificarea contractelor de lucrări se va realiza având în vedere următoarele aspecte:

1. Eliminarea subclauzei 14.5 în care se precizează în mod explicit faptul că prevederile subclauzei generale echivalente nu se aplică (dacă este cazul).

2. Modificarea subclauzei 14.5 se va face printr-o condiție specială dedicată, după cum urmează:

"Al treilea paragraf al subclauzei 14.5 se înlocuiește cu următoarele:

«Inginerul va stabili și va aproba adăugarea sumelor în certificatele interimare de plată dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

a)costul creditului ce ar fi trebuit contractat de antreprenor pentru susținerea a 80% din valoarea echipamentelor și/sau materialelor care sunt plătite în avans față de prevederile inițiale ale contractului respectă cumulativ următoarele condiții:

- nu depășește limita de 15% din valoarea contractului; și

- nu depășește valoarea de 5 milioane euro.

b)Antreprenorul:

(i) a păstrat înregistrări satisfăcătoare (inclusiv notele de comandă, chitanțele, costurile și folosirea echipamentelor și materialelor), iar aceste înregistrări sunt disponibile pentru verificare; și

(îi) a transmis o situație pentru costurile de achiziționare și livrare a echipamentelor și materialelor pe șantier, însoțită de documente justificative;

(iii) a transmis o situație care indică datele la care echipamentele și materialele vor fi încorporate în lucrările permanente;

și, de asemenea:

c)echipamentele și materialele respective:

(i) sunt cele cuprinse în lista din anexa la ofertă/actul adițional pentru plata la expedierea spre șantier; și

(îi) au fost livrate și depozitate corespunzător pe șantier, sunt protejate împotriva oricăror pierderi, daune sau deteriorări, au fost în mod formal preluate de beneficiar și sunt în conformitate cu prevederile contractului.»

În situația în care antreprenorul, fără justificări rezonabile, nu reușește să încorporeze în lucrările permanente echipamentele și materialele până la data limită asumată conform prevederilor de la lit. a) pct. (iii), beneficiarul va fi îndreptățit, conform prevederilor subclauzei 2.5, să aplice penalizări în valoare de 0,1%/zi din valoarea de contract acceptată, până la momentul în care echipamentele și materialele respective vor fi încorporate în lucrările permanente."

3. Față de prevederile subclauzei 14.5 CGC, modificările aduse privesc următoarele aspecte:

- plata se va face exclusiv la livrarea și depozitarea echipamentelor și materialelor pe șantier (moment în care, potrivit prevederilor contractului, acestea devin proprietatea beneficiarului);

- beneficiarul are obligația recepționării formale a materialelor și echipamentelor, aceasta fiind o precondiție a efectuării plății;

- se introduce, de asemenea, posibilitatea aplicării de către beneficiar a unor penalizări în situația nerespectării termenelor-limită asumate de antreprenor privind încorporarea echipamentelor și materialelor în lucrările permanente.

4. Includerea în anexa la ofertă a unei liste cu materiale și echipamente relevante pentru contractul în cauză.

--------