În vederea conferirii Semnului onorific În Serviciul Patriei, în Administrația Națională și în unitățile penitenciare se desfășoară următoarele activități:
1. se determină numărul de funcționari publici cu statut special cu grade profesionale echivalente gradelor de ofițeri, maiștri militari și subofițeri care îndeplinesc condițiile de acordare a Semnului onorific În Serviciul Patriei, prin identificarea funcționarilor publici cu statut special care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege pentru anul în curs și anul următor, pe baza documentelor de evidență nominală:
a) până la data de 1 aprilie a fiecărui an se întocmesc, de către unitățile penitenciare, situațiile numerice pentru anul în curs și anul următor și se transmit Administrației Naționale a Penitenciarelor către structura de resurse umane;
b) după centralizarea tuturor datelor, numărul celor ce urmează a fi decorați în anul următor se comunică până la 1 mai a fiecărui an structurii financiar-contabile, în vederea estimării costurilor aferente;
c) totodată, după centralizarea tuturor datelor, numărul celor ce urmează a fi decorați se comunică Ministerului Justiției, cu respectarea termenului prevăzut la art. 4 alin. (3) din Legea nr. 573/2004 privind Semnul onorific În Serviciul Patriei pentru ofițeri și funcționari publici cu statut special, cu grade profesionale echivalente cu gradele de ofițeri, cu modificările ulterioare, și la art. 4 alin. (3) din Legea nr. 574/2004 privind Semnul onorific În Serviciul Patriei pentru maiștri militari, subofițeri și pentru funcționari publici cu statut special, cu grade profesionale echivalente cu gradele de maiștri militari și subofițeri, cu modificările ulterioare, respectiv până la data de 1 iunie a fiecărui an;
2. până la data de 15 iulie a fiecărui an se întocmesc, de către unitățile penitenciare, tabelele nominale cu propunerile pentru conferirea Semnului onorific În Serviciul Patriei, conform anexei nr. 2 la norme, și se înaintează, însoțite de fișele individuale, întocmite conform anexei nr. 4 la norme, Administrației Naționale a Penitenciarelor, unde se centralizează la nivelul structurii de resurse umane:
a) după centralizarea tuturor datelor, structura de resurse umane verifică îndeplinirea tuturor condițiilor legale privind conferirea Semnului onorific În Serviciul Patriei;
b) la finalizarea verificărilor, Administrația Națională a Penitenciarelor, prin structura de resurse umane întreprinde măsuri de înaintare, centralizat, cu respectarea termenului prevăzut la art. 4 alin. (3) din Legea nr. 573/2004, cu modificările ulterioare, și la art. 4 alin. (3) din Legea nr. 574/2004, cu modificările ulterioare, respectiv până la data de 31 august a fiecărui an, către Ministerul Justiției a tabelelor nominale cu propunerile pentru conferirea Semnului onorific În Serviciul Patriei și formulează propunerile nominale privind conferirea Semnului onorific În Serviciul Patriei, în scopul elaborării, emiterii și publicării ordinelor privind conferirea Semnului onorific În Serviciul Patriei;
3. Administrația Națională a Penitenciarelor - prin structura de resurse umane întreprinde măsuri cu privire la:
a) editarea, tipărirea și validarea atestatelor însoțitoare ale Semnului onorific În Serviciul Patriei;
b) confecționarea însemnelor, panglicilor, baretelor și cutiilor aferente Semnului onorific În Serviciul Patriei;
c) înmânarea însemnelor, panglicilor, baretelor, cutiilor și atestatelor aferente Semnului onorific În Serviciul Patriei;
4. pe baza extraselor din ordinul ministrului justiției de conferire a Semnului onorific În Serviciul Patriei, structurile de resurse umane desfășoară următoarele activități specifice:
a) înmânează, prin șefii structurilor, însemnele specifice, panglicile, baretele și cutiile aferente Semnului onorific În Serviciul Patriei, precum și atestatele însoțitoare funcționarilor publici cu statut special cărora li s-au conferit;
b) actualizează, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data primirii extraselor din ordinele ministrului justiției, datele înscrise în registrele pentru evidența atestatelor Semnului onorific În Serviciul Patriei referitoare la conferirea acestuia.