privind activitatea de control periodic și inopinat desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară
În conformitate cu prevederile art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, 6, precum și ale art. 21^2 alin. (8) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,
în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din cadrul ședinței din data de 18 februarie 2015,
Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament.
Prezentul regulament stabilește în baza unor reguli unitare cadrul procedural de desfășurare a activității de control de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., precum și drepturile și obligațiile părților implicate în activitatea de control, în vederea asigurării unui caracter unitar tuturor acțiunilor întreprinse cu ocazia controlului desfășurat la nivelul entităților reglementate și/sau supravegheate de către A.S.F.
În conformitate cu prevederile art. 21^2 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare O.U.G. nr. 93/2012, direcțiile de specialitate din cadrul A.S.F. desfășoară activități de control periodic și inopinat în vederea constatării modului de respectare a reglementărilor legale în vigoare de către entitățile reglementate și/sau supravegheate de către A.S.F.
(1) Termenii și expresiile utilizate în prezentul regulament au semnificația prevăzută în legislația specifică sectoarelor de supraveghere financiară.
(2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații, cu excepția celor prevăzute la alin. (2):
a) activitate de control - totalitatea acțiunilor cu caracter periodic sau inopinat efectuate în scopul verificării activității/operațiunilor desfășurate de către entitățile autorizate, reglementate și supravegheate de către A.S.F., ori determinate de apariția unor disfuncții sau sesizări în scopul verificării respectării reglementărilor legale în vigoare;
b) anchetă - metodă de desfășurare a activității de control, realizată la sediul A.S.F., care urmărește stabilirea împrejurărilor și a condițiilor în care entitățile menționate la art. 2 alin. (1) lit. a) și c) din O.U.G. nr. 93/2012 au efectuat unele operațiuni, în cazuri semnalate/identificate de încălcare a prevederilor legale specifice;
c) audiere - convocarea în baza unei decizii de audiere la sediul A.S.F. a persoanelor vizate pentru determinarea condițiilor și împrejurărilor în care a fost desfășurată o anumită activitate;
d) control inopinat - tip de control care constă în verificarea, de regulă la sediul entității, a uneia sau mai multor activități/operațiuni derulate într-o perioadă de timp determinată și a îndeplinirii de către aceasta a uneia sau mai multor obligații, conform legislației incidente sectorului de supraveghere financiară;
e) control periodic - tip de control, realizat cu o anumită ciclicitate, prin verificarea, la sediul entității, a activității/operațiunilor desfășurate pe o perioadă de timp determinată și a îndeplinirii de către aceasta a obligațiilor conform legislației incidente sectorului de supraveghere financiară;
f) control încrucișat - activitate de verificare la sediul entității sau al A.S.F. a înscrisurilor/operațiunilor unei entități în corelație cu înscrisurile/operațiunile unei alte entități; controlul încrucișat poate avea și caracter inopinat;
g) coordonatorul echipei de control - persoana care are atribuții specifice încredințate prin decizia de control semnată de președintele A.S.F.;
h) decizie de control - act administrativ adoptat la nivelul A.S.F. prin care se dispune controlul periodic sau inopinat;
i) echipă de control - persoanele desemnate prin decizie de control pentru efectuarea acțiunii de control;
j) entitate controlată - entități reglementate și/sau supravegheate de către A.S.F., prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012;
k) persoană vizată - persoana fizică și/sau juridică, direct ori indirect implicată în activitatea supusă supravegherii și controlului A.S.F.;
l) plan anual integrat de control - document aprobat de Consiliul A.S.F. prin intermediul căruia se stabilește programarea anuală a controalelor periodice;
m) proces-verbal de control - document care cuprinde totalitatea aspectelor constatate ca urmare a desfășurării controlului periodic sau inopinat;
n) sectoare de supraveghere financiară - Sectorul instrumente și investiții financiare, Sectorul asigurări-reasigurări, Sectorul sistemului de pensii private;
o) sondaj - metodă de verificare a înscrisurilor, a datelor și a operațiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activități;
p) structură de control - componentă organizatorică din cadrul A.S.F. care are atribuții privind controlul periodic și inopinat.
(1) Pentru exercitarea atribuției de control prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, în conformitate cu prerogativele stabilite prin lege, A.S.F. cooperează și face schimb de informații cu orice alte instituții, organisme și autorități din România, din state membre și din state terțe.
(2) A.S.F. poate decide ca în acțiunile de control la entitățile autorizate care desfășoară activități în alte state membre ale Uniunii Europene în baza dreptului de stabilire sau liberei circulații a serviciilor și a unor protocoale bilaterale să participe autoritățile competente din respectivele state, precum și autoritățile europene relevante pentru activitatea respectivelor entități, ESMA sau EIOPA, după caz.
(3) Consiliul A.S.F. aprobă acțiunile de control menționate la alin. (2), cu luarea în considerare a informațiilor rezultate în urma cooperării cu autoritățile competente din statele membre unde își desfășoară activitatea entitățile autorizate care vor face obiectul acțiunilor de control.
Activitatea de control este organizată procedural distinct pentru fiecare sector de supraveghere financiară, în funcție de particularitățile activităților desfășurate la nivelul acestora, și are ca rol principal prevenirea, identificarea, combaterea actelor și faptelor de încălcare a legislației și a eventualelor abateri comise în legătură cu activitățile specifice desfășurate de entitățile prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, cu aplicarea măsurilor/sancțiunilor ce se impun, după caz.
A.S.F., în exercitarea atribuțiilor sale prevăzute la art. 3 alin. (1) lit. c) și art. 21^2 alin. (2) și (3) din O.U.G. nr. 93/2012, decide asupra tipului de control ce urmează a fi efectuat, precum și asupra locului de desfășurare a verificărilor, în funcție de scopul, obiectivele și complexitatea activității investigate, în concordanță cu prevederile prezentului regulament și cu legislația specifică aplicabilă fiecărui sector de supraveghere financiară.
În aplicarea prevederilor art. 5, structurile cu atribuții de control periodic și inopinat îndeplinesc următoarele funcții:
a) funcția de control, în scopul identificării actelor și faptelor de încălcare a legislației specifice aplicabile, rezultate din activitatea desfășurată de către entitățile autorizate, reglementate și supravegheate de către A.S.F.;
b) funcția de monitorizare a adoptării măsurilor dispuse de către Consiliul A.S.F.
Structurile de control care efectuează activități de control periodic și inopinat, pentru a realiza funcțiile prevăzute la art. 7, au următoarele atribuții principale:
a) efectuează documentare care vizează entitatea ce va fi supusă controlului privind activitățile/operațiunile care au fost autorizate/supravegheate de către A.S.F.;
b) efectuează acțiuni de control la entitățile prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, inclusiv asupra persoanelor vizate;
c) verifică respectarea reglementărilor aplicabile entităților controlate/persoanelor vizate;
d) propun Consiliului A.S.F. adoptarea de măsuri și/sau sancțiuni cu privire la faptele constatate, în condițiile legii.
(1) Controlul periodic se organizează și se desfășoară în baza unui plan anual integrat de control, aprobat de către Consiliul A.S.F.
(2) Planul anual integrat de control se va întocmi în conformitate cu prevederile legale incidente în vigoare, în baza analizei riscurilor pe care le poate induce entitatea ce va fi supusă controlului, având în vedere și termenul de prescripție a contravențiilor prevăzut în legislația specifică sectoarelor de supraveghere financiară.
(1) Ciclicitatea controlului periodic se determină ținând cont de perioada anterior controlată, natura și volumul activității entității, riscul și complexitatea produselor și serviciilor oferite de către aceasta, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate în situațiile financiare anuale/rapoartele financiare și tehnice periodice sau în raportările de supraveghere prudențială.
(2) În procesul de selectare a entităților care vor fi incluse în planul de control se va ține cont și de rezultatele procesului de evaluare a entităților derulat la nivelul structurilor de supraveghere ale A.S.F.
(3) Selectarea operațiunilor și a documentelor ce urmează a fi verificate se realizează de către echipa de control, în baza tematicii de control, luând în considerare obiectivele controlului, ponderea operațiunilor, precum și relevanța în activitatea desfășurată de entitatea supusă controlului.
(4) Durata estimativă a controlului periodic și numărul specialiștilor care formează echipa de control se stabilesc ținând cont de volumul de activitate al entității supuse verificării și de complexitatea acțiunii de control.
A.S.F. poate decide reluarea verificărilor, extinderea perioadei controlate, precum și a ariei de verificare, dacă ulterior efectuării activității de control intră în posesia unor informații și date suplimentare referitoare la entitate și operațiunile controlate.
(1) În baza colaborării dintre structurile de control și cele de autorizare și supraveghere privind analizele de conformitate și cele de prudențialitate, precum și ca urmare a apariției unui/unei eveniment/informații/sesizări care denotă posibile încălcări ale legislației în vigoare și amenință îndeplinirea misiunii/obiectivelor A.S.F., se poate proceda la inițierea controlului inopinat care urmărește anumite obiective tematice strict delimitate.
(2) Controlul inopinat se hotărăște de către președintele A.S.F., care poate declanșa controlul din oficiu sau la solicitarea oricăruia dintre cei trei vicepreședinți.
Controalele desfășurate la sediul entităților pentru verificarea modului de îndeplinire a planului de măsuri stabilit prin decizie a Consiliului A.S.F., precum și controalele desfășurate ca urmare a solicitărilor entităților autorizate, reglementate și supravegheate de către A.S.F. de limitare, suspendare sau de încetare a activității sunt asimilate controlului inopinat și intră sub incidența prezentului regulament și a legislației specifice fiecărui sector de supraveghere financiară.
(1) A.S.F. poate suspenda în situații justificate un control periodic pentru o perioadă de maximum 90 de zile și va notifica entitatea cu privire la data de la care se va suspenda derularea acestuia și, ulterior, cu privire la data la care controlul va fi reluat.
(2) Suspendarea controlului se hotărăște de către președintele A.S.F. cu avizul vicepreședintelui coordonator.
(3) Notificarea privind reluarea acțiunii de control va fi comunicată entității supuse controlului cu cel puțin două zile lucrătoare înainte de data reluării acțiunii de control.
Din motive obiective care țin de A.S.F. sau de entitatea controlată, precum și ca urmare a apariției unor elemente neprevăzute care restricționează/împiedică desfășurarea activității de control, durata acțiunii de control poate fi prelungită pentru o perioadă stabilită în funcție de situația existentă.
(1) Conducătorii structurilor de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiară sunt responsabili pentru organizarea și modul de desfășurare a activităților specifice de control.
(2) În exercitarea atribuțiilor, structurile de control din cadrul A.S.F. colaborează și fac schimb de informații cu structurile de supraveghere, precum și cu toate celelalte structuri organizatorice din cadrul A.S.F., în limita competențelor.
(1) În situații justificate, pentru asigurarea unei aplicări corecte și unitare a prevederilor actelor normative emise de către A.S.F., echipa de control solicită puncte de vedere structurilor organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F., care vor fi transmise acesteia.
(2) Structurile organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F. sunt obligate să răspundă solicitărilor primite din partea echipei de control în maximum cinci zile lucrătoare.
Entitatea controlată/persoana vizată care face obiectul acțiunii de control are următoarele drepturi:
a) să fie notificată cu privire la începerea acțiunii de control, în cazul controlului periodic;
b) să beneficieze, din partea echipei de control, de un tratament just și echitabil bazat pe un dialog instituțional constructiv;
c) să fie informată cu privire la rezultatele controlului efectuat;
d) să formuleze obiecțiuni la procesul-verbal de control întocmit de echipa de control, dacă este cazul;
e) să conteste măsurile și sancțiunile dispuse prin actele emise de către A.S.F.
Pe durata desfășurării activității de control, entitatea controlată/persoana vizată are următoarele obligații:
a) să permită accesul echipei de control în spațiile în care se desfășoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată de către A.S.F., precum și în spațiile unde se află documentele aferente activității desfășurate și sistemele informatice utilizate;
b) să răspundă la solicitarea A.S.F. de a fi prezentă, respectiv reprezentată la un nivel corespunzător, la data și ora stabilite, astfel încât să asigure desfășurarea optimă a activității de control;
c) să permită și să asigure efectuarea în bune condiții a activității de control și să acorde sprijinul necesar desfășurării acesteia;
d) să pună la dispoziția echipei de control, la termenele și în forma solicitată, toate înscrisurile, informațiile, înregistrările de orice fel, inclusiv cele telefonice în legătură cu ordinele de tranzacționare primite/transmise, fișierele, registrele și evidențele contabile aferente activității pe care o desfășoară, documentele în original, copiile certificate conform cu originalul, precum și traducerea legalizată în limba română, după caz;
e) să colaboreze pe întreaga perioadă de desfășurare a activității de control în vederea determinării situațiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute și a tuturor documentelor justificative;
f) să semneze procesele-verbale: de control, de ridicare date/documente și de audiere.
În exercitarea atribuțiilor ce le revin, membrii echipei de control au următoarele drepturi:
a) să aibă acces în spațiile în care entitatea controlată își desfășoară activitatea, precum și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;
b) să efectueze verificări în prezența reprezentantului legal al entității controlate sau a unei persoanei desemnate de către acesta, care are obligația de a însoți echipa de control în orice sediu și incintă în care entitatea își desfășoară activitatea, inclusiv în sediile societăților cărora le-au fost externalizate o parte dintre activitățile specifice;
c) să solicite, în cazul audierilor, prezența la sediul A.S.F. a reprezentantului legal al entității controlate și a altor persoane/angajați, în vederea furnizării de informații și de note explicative scrise, precum și a prezentării de documente, înscrisuri, registre și evidențe contabile;
d) să solicite și să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice înscrisuri, informații, înregistrări de orice fel, inclusiv cele telefonice în legătură cu ordinele de tranzacționare primite/transmise, fișiere, registre și evidențe contabile care pot avea legătură cu activitatea entității controlate, inclusiv cu activitățile externalizate/transferate de către aceasta, după caz, precum și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;
e) să solicite copii, dacă este cazul, ale documentelor, fișierelor, înscrisurilor, registrelor și înregistrărilor contabile în formă fizică/scanate/electronic, după caz;
f) să solicite toate informațiile și explicațiile referitoare la acțiunile/operațiunile desfășurate de către entitatea supusă controlului;
g) să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entității controlate, angajaților acesteia, precum și reprezentantului legal al oricărei altei entități căreia i-au fost externalizate activități specifice.
În exercitarea atribuțiilor ce le revin, membrii echipei de control au următoarele obligații:
a) să aducă la cunoștință în scris conducătorului ierarhic existența sau apariția unui potențial conflict de interese, așa cum este definit în Codul de etică și integritate al A.S.F., prin completarea unei declarații în acest sens;
b) să se identifice prin prezentarea legitimației de serviciu și deciziei de efectuare a controlului;
c) să aplice în mod corect prevederile legislației specifice aplicabile entității controlate;
d) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute;
e) să efectueze controlul astfel încât să afecteze cât mai puțin activitatea curentă a entității controlate;
f) să respecte programul de lucru al entității controlate; controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității, cu acordul scris al reprezentantului legal al acesteia.
(1) Decizia de control periodic/inopinat reprezintă mandatul de control primit de echipa de control pentru a desfășura acțiunea de control. Documentul este întocmit de structura de control, avizat de vicepreședintele coordonator și semnat de președintele A.S.F. Decizia de control cuprinde cel puțin următoarele elemente:
a) temeiul legal al efectuării controlului;
b) tipul controlului;
c) data de început a acțiunii de control;
d) perioada supusă controlului;
e) obiectul/tematica de control;
f) denumirea și adresa entității supuse controlului;
g) componența echipei de control și coordonatorul acesteia;
h) semnătura președintelui și ștampila A.S.F.;
i) numărul și data deciziei.
(2) Echipa de control are obligația de a înregistra decizia de control în registrul de intrări-ieșiri al entității la data prezentării acesteia, precum și în registrul unic de control al entității care va fi supusă controlului.
(1) Structura de control are obligația de a notifica entitatea care va fi supusă controlului periodic printr-o adresă transmisă prin poștă cu confirmare de primire sau, după caz, prin fax, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data declanșării acțiunii de control.
(2) Notificarea transmisă entității va cuprinde anexat obiectul/tematica de control și, după caz, prima solicitare de documente.
(1) În cazul audierilor, structura de control va emite decizia de audiere semnată de vicepreședintele coordonator, în care se înscriu data și ora la care persoanele convocate se vor prezenta, obiectul audierii, precum și eventualele documente care trebuie furnizate echipei de control.
(2) Data la care se vor prezenta persoanele convocate pentru audiere nu trebuie să depășească două zile lucrătoare de la data primirii deciziei.
Echipa de control are obligația de a prezenta decizia de control conducerii entității supuse controlului sau unui reprezentant legal al acesteia.
Conducerea entității supuse controlului are obligația de a informa personalul angajat cu privire la prezența echipei de control și responsabilitatea acestuia de a răspunde în cel mai scurt timp solicitărilor echipei de control.
(1) Conducătorul structurii de control are obligația de a desemna un coordonator al echipei de control, potrivit prevederilor art. 3 alin. (2) lit. g).
(2) Coordonatorul echipei de control are atribuția de a urmări ca acțiunea de control să se desfășoare conform prevederilor legale în vigoare, membrii echipei de control fiind răspunzători de acțiunile întreprinse în timpul controlului.
(3) Pentru atingerea obiectivelor activității de control, membrii echipei de control vor utiliza tehnici și instrumente de control specifice (chestionar, sondaj, interviu, observare etc.).
În desfășurarea activității de control, echipa de control va parcurge cel puțin următoarele etape:
a) analiza preliminară (pregătirea controlului), respectiv analizarea entității ce urmează a fi controlată, efectuată în funcție de natura, amploarea și forma de manifestare a riscurilor aferente activității, precum și de complexitatea produselor și serviciilor oferite;
b) documentarea care se efectuează la sediul entității controlate, prin utilizarea tehnicilor și instrumentelor de control specifice;
c) solicitarea de informații suplimentare entității controlate, în cazul în care informațiile și probele obținute nu sunt suficiente;
d) transmiterea procesului-verbal de control entității controlate în vederea semnării și formulării de eventuale observații.
(1) Echipa de control poate solicita copii pe suport hârtie și/sau pe suport electronic, după caz, pentru documentele pe care le consideră necesare în susținerea constatărilor și concluziilor acțiunii de control.
(2) Pentru documentele pe suport hârtie, copiile solicitate vor fi semnate, iar pentru documentele pe suport electronic, acestea vor fi certificate prin declarații olografe sub semnătură privată sau sub semnătură electronică extinsă de către conducătorul sau reprezentantul legal al entității controlate.
(3) Documentele în original întocmite la solicitarea echipei de control vor fi semnate de conducătorul sau de reprezentantul legal al entității controlate.
Componența echipei de control poate fi modificată/completată în timpul derulării acțiunii de control, temporar ori pentru întreaga perioadă rămasă.
(1) Entitatea supusă controlului are obligația de a pune la dispoziția echipei de control toate datele/documentele solicitate pentru a fi ridicate în copie/format electronic de către aceasta în baza unui proces-verbal de ridicare date/documente.
(2) La solicitările de informații/explicații formulate de membrii echipei de control, orice angajat al entității controlate sau persoană care se află în relații contractuale cu aceasta este obligat(ă) să răspundă în limita competențelor.
(3) Refuzul formal, tacit sau prin omisiune de a furniza informațiile solicitate conform alin. (1), în forma și la termenele solicitate de către echipa de control, precum și împiedicarea fără drept a exercitării prerogativelor conferite de lege A.S.F. se vor consemna într-un proces-verbal care va sta la baza adoptării de măsuri în conformitate cu reglementările în vigoare.
(4) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele elemente:
a) data și locul încheierii procesului-verbal;
b) numărul deciziei de control în baza căreia a fost declanșat controlul;
c) numele, prenumele și funcția persoanelor desemnate să efectueze controlul;
d) denumirea entității controlate;
e) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;
f) referiri la toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității supuse controlului și de personalul acesteia;
g) numărul de file prezentate/ridicate în format fizic și identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic;
h) înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante;
i) mențiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziția echipei de control au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete și conforme cu originalele.
(5) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru A.S.F. și celălalt pentru entitatea supusă controlului, și se semnează de ambele părți. Cele două exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu același număr de înregistrare în registrul de intrări-ieșiri al entității supuse controlului.
(6) În cazul în care reprezentantul legal al entității sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care sa desfășurat controlul refuză semnarea, acest fapt, precum și motivele invocate se consemnează de către echipa de control în procesul-verbal de ridicare date/documente.
În cazul audierilor se va întocmi un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menționa, după caz, elemente din cadrul celor prevăzute la art. 31 alin. (4) și care va fi înregistrat la Registratura A.S.F. Prevederile art. 31 alin. (2), (3) și (6) se vor aplica în mod corespunzător și în cazul întocmirii procesului-verbal de audiere.
Pe parcursul acțiunii de control, echipa de control va purta un dialog instituțional ferm și constructiv cu entitatea controlată.
În urma desfășurării tuturor activităților aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control va întocmi un proces-verbal de control, la sediul A.S.F. sau la sediul entității controlate, care va conține într-o manieră clară și concisă cel puțin elementele prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul regulament, din care rezultă motivul de fapt și temeiul de drept pe care acestea se fundamentează.
Echipa de control va consemna în procesul-verbal de control prevăzut la art. 34, iregularitățile și disfuncționalitățile constatate, structurate după caz, atât pe elemente de conformitate, cât și pe elemente de risc.
(1) Entitatea controlată, sub semnătura reprezentantului legal, are dreptul de a formula în scris obiecțiuni cu privire la constatările consemnate în procesul-verbal de control, după cum urmează:
a) în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat;
b) în termen de maximum șapte zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic.
(2) În situații excepționale, la solicitarea temeinic motivată a entității și cu acordul vicepreședintelui coordonator din cadrul A.S.F., termenele prevăzute la alin. (1) lit. a) și b) pot fi prelungite cu o perioadă care să nu depășească durata maximă acordată inițial.
(3) Entitatea controlată are obligația de a informa persoanele care sunt responsabile cu privire la constatările echipei de control legate de activitatea acestora în vederea formulării de eventuale observații.
(1) Procesul-verbal de control întocmit în conformitate cu prevederile prezentului regulament se înregistrează la Registratura A.S.F. și în registrul unic de control al entității controlate.
(2) În cazul în care entitatea refuză semnarea și/sau înregistrarea actului de control, echipa de control va consemna mențiunea "refuză să semneze" în procesul-verbal.
Nota de constatare reprezintă un act de control bilateral și se întocmește de către echipa de control, în cazuri excepționale după cum urmează:
a) când se constată iregularități și disfuncționalități ca urmare a controlului efectuat, pentru clarificarea cărora se impune continuarea verificării la altă entitate și/sau de către alte structuri ale A.S.F. și/sau alte instituții;
b) când se impune efectuarea unor verificări încrucișate și la alte entități decât cea la care s-a inițiat controlul, în scopul instrumentării și fundamentării unor constatări;
c) când se constată la o entitate supusă controlului iregularități și disfuncționalități a căror reconstituire ulterioară nu mai este posibilă. În această situație, nota de constatare se întocmește și se semnează în momentul identificării deficiențelor respective.
(1) În nota de constatare se consemnează situația de fapt, precum și, dacă este cazul, măsurile luate operativ de entitate pentru remedierea iregularităților și disfuncționalităților identificate de către echipa de control.
(2) Nota de constatare este anexă la procesul-verbal de control, se întocmește în două exemplare, unul pentru echipa de control și unul pentru entitatea controlată, și se semnează de către echipa de control, precum și de către:
a) reprezentantul legal al entității controlate, în cazurile prevăzute la art. 38 lit. a) și b);
b) alte persoane în prezența cărora s-a efectuat constatarea, în cazul prevăzut la art. 38 lit. c).
(3) În cazul în care entitatea controlată refuză semnarea notei de constatare de către reprezentantul legal, aceasta poate fi semnată de maximum 2 martori sau, în lipsa acestora, se va consemna mențiunea "refuză să semneze".
(1) În situația în care, în urma acțiunii de control, entitatea nu a fost sancționată sau nu au fost dispuse măsuri cu privire la aceasta, finalizarea acțiunii de control este reprezentată de comunicarea prin adresă scrisă către entitatea controlată, prin care se atestă faptul că, în urma activității de control, aceasta nu a fost sancționată sau nu au fost dispuse măsuri.
(2) În situația în care, în urma acțiunii de control, au fost dispuse sancțiuni/măsuri de către Consiliul A.S.F., acțiunea de control se consideră finalizată după comunicarea măsurilor dispuse.
(3) Entitatea controlată are obligația de a transmite în termenul fixat stadiul adoptării măsurilor dispuse de către Consiliul A.S.F.
(4) În cazul netransmiterii stadiului de implementare a măsurilor dispuse, entitatea controlată este notificată de către direcția de specialitate din cadrul A.S.F. și are obligația de a se conforma în termenul stabilit de către A.S.F.
(1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activității de control, Consiliul A.S.F. poate aplica sancțiuni potrivit legislației aplicabile sectoarelor de supraveghere financiară și/sau poate dispune măsuri în scopul prevenirii unor situații similare ori remedierii deficiențelor constatate cu prilejul desfășurării controlului și poate sesiza alte instituții ale statului, potrivit competențelor acestora.
(2) Netransmiterea la termen a stadiului adoptării măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancționează în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
(3) Nerespectarea măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancționează conform prevederilor legale în vigoare.
(4) Dispunerea sancțiunilor și/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului A.S.F., prin decizie semnată de președintele A.S.F., și se comunică entității/persoanei sancționate.
Nerespectarea de către entitățile și persoanele vizate supuse activității de control a prevederilor prezentului regulament se sancționează de către A.S.F. în conformitate cu legislația în vigoare.
La aplicarea sancțiunilor sau la dispunerea măsurilor pentru o speță în cauză sau spețe identice se va ține cont de punctele de vedere exprimate anterior de către A.S.F. în condițiile existenței aceluiași cadru legal în vigoare.
(1) Măsurile sancționatoare se pot publica în Buletinul A.S.F. și/sau, după caz, în Monitorul Oficial al României.
(2) Monitorizarea aplicării sancțiunilor și/sau adoptarea măsurilor prevăzute la art. 41 alin. (1) se realizează de către structurile de specialitate din cadrul A.S.F., conform atribuțiilor din Regulamentul de organizare și funcționare al A.S.F.
Persoanele fizice sau juridice sancționate pot formula plângere împotriva deciziei prin care sunt aplicate sancțiuni ori dispuse măsuri, în conformitate cu dispozițiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.
Activitățile de control în curs de desfășurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament vor continua în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acțiunii de control.
(1) Structurile de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiară vor asigura consolidarea și specializarea procedurilor proprii și metodelor de control, în acord cu prevederile prezentului regulament și cu cele mai bune practici în domeniu.
(2) Pentru aplicarea unei politici de control unitare la nivelul celor 3 sectoare, structurile de control vor elabora cadrul de obiective urmărit în activitățile de control periodic și vor asigura schimbul de informații cu structurile de supraveghere în ceea ce privește atât abordarea bazată pe riscuri, cât și cea de conformitate.
Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării acestuia.
La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă Regulamentul Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară nr. 1/2014 privind activitatea de control desfășurată de Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 61 din 24 ianuarie 2014.
Președintele Autorității
de Supraveghere Financiară,
Mișu Negrițoiu
București, 18 februarie 2015.
Nr. 2.
PROCES-VERBAL DE CONTROL
întocmit ca urmare a acțiunii de control desfășurate la .....
A) Elemente introductive
a) decizia de control în baza căreia a fost declanșat controlul;
b) date privind entitatea supusă controlului;
c) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;
d) perioada în care s-a desfășurat controlul;
e) perioada controlată;
f) numele, prenumele și funcția persoanelor desemnate să efectueze controlul;
g) note explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității supuse controlului și de personalul acesteia.
B) Constatări și recomandări ale echipei de control, incluse pe capitole, în funcție de structura lor și în conformitate cu obiectivele tematicii de control aferente controlului, cu referire la cel puțin următoarele elemente:
a) aspecte privind administrarea și gestionarea activității desfășurate;
b) calitatea și eficiența sistemului de guvernanță corporativă;
c) aspecte privind modul de reflectare a activității desfășurate în evidențele financiar-contabile;
d) aspecte privind principalele riscuri, vulnerabilități, cerințe prudențiale și indicatori;
e) măsurile deja dispuse de către entitatea controlată pentru remedierea deficiențelor constatate;
f) iregularități și disfuncționalități constatate, structurate după caz, atât pe elemente de conformitate, cât și pe elemente de risc, cu indicarea actului normativ incident;
g) sinteze referitoare la punctul de vedere al reprezentanților legali ai entității controlate față de solicitările echipei de control, dacă este cazul.
În cazul controlului inopinat se vor prezenta în cuprinsul procesului-verbal de control doar aspectele relevante din perspectiva obiectivelor de control urmărite.
C) Alte aspecte relevante*1)
Notă ────────── *1) Vor fi consemnate acele înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante, în acțiunea de control periodic/inopinat, inclusiv anexe, acolo unde este cazul. ──────────
D) Mențiuni finale (data și locul încheierii procesului-verbal, semnături etc.)
----
Sursă: legislatie.just.ro (Monitorul Oficial). Textul afișat este forma consolidată curentă.
Folosim cookie-uri pentru analiza traficului. Vezi Politica de confidențialitate pentru detalii.