Regulamentul de organizare și funcționare a Direcției secretariat general și protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285 din 21 mai 2013, cu modificările și completările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:
1. La articolul 9 alineatul (3), litera aa) se abrogă.
2. Articolul 10 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 10. - Conducerea Direcției secretariat general și protocol este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncți."
3. Articolul 13 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 13. - Directorii adjuncți se subordonează nemijlocit directorului Direcției secretariat general și protocol și răspund de organizarea, planificarea, desfășurarea, controlul, sprijinirea și îndrumarea întregii activități a structurilor pentru care au delegare de competențe și îndeplinesc atribuțiile prevăzute în fișa postului, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 4 și 4a."
4. Anexa nr. 2 se modifică și se înlocuiește cu anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul ordin.
5. În anexa nr. 3, la litera A punctul 4, literele a) și c) se modifică și vor avea următorul cuprins:
"a) ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Afacerilor Interne și are în subordine directorii adjuncți, șefii de serviciu și șeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne;
........................................................................
c) de control: coordonarea și controlul directorilor adjuncți, șefilor de serviciu din subordine și șefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne pentru: implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate, deținute și gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, și de Direcția secretariat general și protocol, pe de ală parte; înregistrarea, evidența și manipularea corespondenței la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției; organizarea, administrarea și prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activității personalului din direcție și, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne;"
6. În anexa nr. 3, la litera A, punctul 5 se modifică și va avea următorul cuprins:
"5. Definirea sumară a atribuțiilor postului:
Elaborează concepția privind optimizarea activităților specifice direcției; planifică, organizează, conduce și controlează activitățile desfășurate de directorii adjuncți, de șefii de serviciu din subordine și de șeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; asigură organizarea și desfășurarea acțiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispozițiilor; gestionează petițiile adresate conducerii ministerului."
7. În anexa nr. 3, la litera D paragraful "Sarcini și îndatoriri", litera o) se modifică și va avea următorul cuprins:
"o) controlează modul de desfășurare a activităților profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul și metodele de muncă ale directorilor adjuncți, șefilor de serviciu și șefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne;"
8. În anexa nr. 3, la litera D paragraful "Sarcini și îndatoriri", după litera aaa) se introduc opt noi litere, literele bbb) - iii), cu următorul cuprins:
"bbb) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne și aplică măsurile de prevenire și control al riscurilor la corupție;
ccc) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operațiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poștale;
ddd) asigură folosirea rațională și prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare;
eee) organizează și asigură procesul de muncă în direcție în conformitate cu obligațiile angajatorului prevăzute de legislația privind securitatea și sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente și îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;
fff) își desfășoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
ggg) își însușește și respectă prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora;
hhh) comunică imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea și sănătatea lucrătorilor, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție;
iii) aduce la cunoștința șefului ierarhic locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană."
9. În anexa nr. 3a, la litera A punctul 7 subpunctul 7.1, literele a) și c) se modifică și vor avea următorul cuprins:
- subordonat față de: secretarul general;
- superior pentru: directorii adjuncți, șefii de serviciu și șeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne;
........................................................................
c) relații de control: coordonarea și controlul directorilor adjuncți, șefilor de serviciu din subordine și șefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne pentru: implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate, deținute și gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, și de Direcția secretariat general și protocol, pe de altă parte; înregistrarea, evidența și manipularea corespondenței la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției; organizarea, administrarea și prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activității personalului din direcție și, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne;"
10. În anexa nr. 3a, la litera D paragraful "Sarcini și îndatoriri", după litera eee) se introduc opt noi litere, literele fff) - mmm), cu următorul cuprins:
"fff) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne și aplică măsurile de prevenire și control al riscurilor la corupție;
ggg) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operațiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poștale;
hhh) asigură folosirea rațională și prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare;
iii) organizează și asigură procesul de muncă în direcție în conformitate cu obligațiile angajatorului prevăzute de legislația privind securitatea și sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente și îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;
jjj) își desfășoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
kkk) își însușește și respectă prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora;
lll) comunică imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea și sănătatea lucrătorilor, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție;
mmm) aduce la cunoștința șefului ierarhic locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană."
11. În anexa nr. 4, la litera D paragraful "Sarcini și îndatoriri", după litera ii) se introduc opt noi litere, literele jj) - qq), cu următorul cuprins:
"jj) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne și aplică măsurile de prevenire și control al riscurilor la corupție;
kk) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operațiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poștale;
ll) asigură folosirea rațională și prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare;
mm) organizează și asigură procesul de muncă în direcție în conformitate cu obligațiile angajatorului prevăzute de legislația privind securitatea și sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente și îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;
nn) își desfășoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
oo) își însușește și respectă prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora;
pp) comunică imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea și sănătatea lucrătorilor, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție;
qq) aduce la cunoștința șefului ierarhic locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană."
12. După anexa nr. 4 se introduce o nouă anexă, anexa nr. 4a, având cuprinsul prevăzut în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul ordin.
Anexa 2
(Anexa nr. 4a la regulament)
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Direcția secretariat general și protocol
A. Identificarea postului
1. Compartimentul: Direcția secretariat general și protocol/conducerea
2. Denumirea postului: director adjunct
3. Poziția postului în statul de organizare: 2a
a) ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului și direct secretarului general și are în subordine serviciile dispuse de către directorul Direcției secretariat general și protocol prin procedura delegării de competențe;
b) funcționale: cu unități ale aparatului central sau cu instituții și structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competențe;
c) de control: control de specialitate asupra activității personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe și, la nevoie, a altor structuri din componența ministerului;
d) de cooperare: cu șefii unităților aparatului central, ai inspectoratelor generale și ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;
e) de colaborare: cu directorii generali adjuncți, directorii adjuncți din structurile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii și ale altor instituții;
f) de reprezentare: reprezintă direcția în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorități sau instituții publice din țară și din străinătate pe baza delegației de reprezentare.
5. Definirea sumară a atribuțiilor postului:
Planifică, organizează, conduce și controlează activitățile desfășurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competențe, elaborează concepția privind optimizarea activităților la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competențe.
1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofițer de poliție
2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puțin comisar-șef
3.1. de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licență - ciclul I Bologna;
3.2. de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competență a Ministerului Afacerilor Interne;
3.3. cunoștințe în domeniile: management general, administrație publică, legislație, birotică:
3.4. limbi străine: cel puțin o limbă străină de circulație internațională la nivel mediu.
4.1. vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani;
4.2. vechime în specialitate: cel puțin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;
4.3. vechime în funcții de conducere: cel puțin 4 ani vechime în funcții de conducere în unități ale Ministerului Afacerilor Interne;
4.4. perioada pentru acomodarea la cerințele postului: 6 luni.
5. Aptitudini și abilități necesare: bun organizator și conducător, să cunoască și să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide și de a menține un climat socioprofesional optim, cunoștințe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză și sinteză, spirit de observație, simț organizatoric, prestanță, tact, discreție și discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor.
6. Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situațiilor problemă, motivarea și antrenarea personalului în rezolvarea activităților specifice, sociabilitate, inițiativă, responsabilitate, conduită morală ireproșabilă la serviciu și în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe), obiectivitate, spirit critic.
7. Parametri privind starea sănătății somatice: apt pentru funcții de conducere.
8. Trăsături psihice și de personalitate: apt pentru funcții de conducere.
C. Condiții specifice de muncă
3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorități sau instituții publice din țară și din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate.
4. Condiții deosebite de muncă:
● activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activități intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenție și opțiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanță pentru activitatea personalului direcției, a instituției și pentru securitatea națională;
● schimbări frecvente și imprevizibile de program, cu implicații neuropsihice semnificative;
● ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgența lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
● nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate și inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă;
● necesitatea asigurării confidențialității unui număr semnificativ de lucrări;
● expunere la radiații electromagnetice, stres.
5. Riscuri implicate de post:
● afecțiuni ale coloanei vertebrale;
● ulcer și afecțiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres;
● afecțiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului;
● surmenaj, oboseală psihică.
6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale.
Se încadrează în locuri de muncă și activități cu condiții speciale de muncă.
D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor și responsabilităților postului
a) îndeplinește atribuțiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea direcției;
b) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcției;
c) coordonează activitățile de elaborare și urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate și managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competențe;
d) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competențe;
e) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat și ale secretarului general, după caz, conform dispoziției directorului;
f) răspunde de conținutul și forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competențe;
g) monitorizează și urmărește realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;
h) întocmește, din dispoziția directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;
i) întocmește fișele de evaluare a activității profesionale desfășurate de șefii serviciilor pentru care are delegare de competențe;
j) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;
k) face propuneri privind concepția de organizare și desfășurare a activității serviciilor pentru care are delegare de competențe;
l) răspunde de organizarea și desfășurarea activității de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe;
m) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile pentru care are delegare de competențe;
n) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne, desfășurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competențe, pe domeniile specifice de activitate;
o) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe și întocmirea fișelor de autoevaluare;
p) coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate;
q) urmărește realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;
r) asigură buna desfășurare a activităților de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de dialog social și pentru alte comisii, conform dispozițiilor;
s) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne și aplică măsurile de prevenire și control al riscurilor la corupție;
ș) asigură aplicarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal în cadrul direcției;
t) răspunde de coordonarea, monitorizarea și îndrumarea metodologică a Sistemului de control intern/managerial la nivelul direcției;
ț) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operațiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poștale;
u) asigură folosirea rațională și prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare;
v) organizează și asigură procesul de muncă în direcție în conformitate cu obligațiile angajatorului prevăzute de legislația privind securitatea și sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente și îmbolnăvire profesională a personalului din subordine;
w) își desfășoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
x) își însușește și respectă prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora;
y) comunică imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea și sănătatea lucrătorilor, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție;
z) aduce la cunoștința șefului ierarhic locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
● de planificare: planificarea activității serviciilor pentru care are delegare de competențe
● de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor
● de lucru cu publicul: -
● de luare a deciziilor: decizii privind desfășurarea în bune condiții a activității serviciilor pentru care are delegare de competențe
● accesul la informații: secret de stat, nivelul "strict secret"
E. Standarde de performanță asociate postului
1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate și elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuțiilor, sarcinilor și responsabilităților care revin postului pe care îl ocupă.
2. Indicatori calitativi: acuratețea lucrărilor, conținutul și forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete.
3. Costuri: asigură planificarea, organizarea și desfășurarea activităților cu respectarea și încadrarea strictă în limitele resurselor materiale și financiare aprobate în acest scop.
4. Timp: îndeplinește atribuțiile, sarcinile și responsabilitățile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situația o impune, în afara acestuia.
5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale aflate la dispoziție.
6. Mod de realizare: individual și prin colectivele pe care le coordonează.
.............................
Data .........................
Direcția secretariat general și protocol,
........................................
Data .........................
Direcția secretariat general și protocol,
........................................
Data .........................