Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, modificat prin Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1.046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1.296/2013, (UE) nr. 1.301/2013, (UE) nr. 1.303/2013, (UE) nr. 1.304/2013, (UE) nr. 1.309/2013, (UE) nr. 1.316/2013, (UE) nr. 223/2014,(UE) nr. 283/2014 și a Deciziei nr. 541/2014/UE și de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 și completat prin Regulamentul (UE) 2020/559 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 aprilie 2020 de modificare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 în ceea ce privește introducerea unor măsuri specifice pentru abordarea epidemiei de COVID-19,
luând în considerare Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2014) 9.102 final din 28 noiembrie 2014 de aprobare a programului operațional de asistență alimentară și materială de bază în vederea acordării de sprijin prin Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane din România, Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2015) 7.016 final din 16 octombrie 2015, Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2017) 1.086 din 20 februarie 2017, Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2020) 347 final din 21 ianuarie 2020, de modificare a Deciziei de punere în aplicare a C (2014) 9.102 de aprobare a Programului operațional de asistență alimentară și asistență materială de bază pentru sprijin din Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane în România CCI 2014RO05FMOP001, Legea nr. 350/2001 privind amenajarea teritoriului și urbanismul, cu modificările și completările ulterioare, care vizează categorii de persoane afectate în mare măsură de riscul de sărăcie extremă, devenind astfel o categorie socială extrem de vulnerabilă pentru răspândirea virusului COVID-19,
având în vedere necesitatea imediată de a crea și consolida mecanisme de implementare a procedurilor privind distribuția pachetelor de alimente și produse de igienă, respectarea acestor reguli prin asigurarea unui control eficient al distribuirii pachetelor de alimente și produse de igienă, se impune adoptarea de măsuri de reglementare cu caracter imediat.
În scopul asigurării existenței unor mecanisme și competențe eficace de asigurare a respectării procedurilor, se relevă necesitatea de a eficentiza modalitatea de distribuție a pachetelor cu produse alimentare și a produselor de igienă către persoanele defavorizate, prin sublinierea mai clară a rolurilor pe care le au instituția prefectului și unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale. În acest demers se impune adoptarea unor măsuri imediate, urgente, care nu pot fi amânate.
Luând în considerare respectarea graficului de implementare și rambursare de către Comisia Europeană a contractelor de finanțare, precum și graficul privind distribuția pachetelor de alimente și produse de igienă, se impune introducerea de urgență a unei categorii de populație vulnerabilă în contextul crizei generate de COVID-19, și anume persoanele care locuiesc în așezările informale.
Având în vedere că elementele sus-menționate vizează interesul public și strategic, sunt o prioritate a Programului de guvernare și constituie o situație de urgență și extraordinară, a cărei reglementare nu poate fi amânată, se impune adoptarea de măsuri imediate pe calea ordonanței de urgență.
În temeiul art. 115 alin. (4) din Constituția României, republicată,
Guvernul României adoptă prezenta ordonanță de urgență.
Prezenta ordonanță de urgență stabilește unele măsuri necesare în vederea implementării Fondului de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, precum și cadrul legal privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate de beneficiari în cadrul următoarelor operațiuni:
a) distribuirea de ajutoare alimentare - lipsa alimentelor de bază;
b) distribuirea produselor de igienă;
c) asistența tehnică.
În înțelesul prezentei ordonanțe de urgență, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:
a) POAD - Programul operațional Ajutorarea persoanelor defavorizate, finanțat din Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, aprobat prin Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2015) 7.016 din octombrie 2015, Decizia de punere în aplicare a Comisiei C (2017) 1.086 din 20 februarie 2017, Decizia C (2020) 347 din ianuarie 2020 de modificare a Deciziei de punere în aplicare a C (2014) 9.102 de aprobare a Programului operațional de asistență alimentară și asistență materială de bază pentru sprijin din Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane în România CCI 2014RO05FMOP001;
b) persoane dependente - persoanele cu handicap grav și accentuat, adulți și copii, care nu beneficiază de îngrijire în servicii sociale în regim rezidențial, publice sau private;
c) destinatar final - persoanele care beneficiază de ajutoare alimentare și asistență materială de bază în cadrul POAD, astfel cum sunt acestea definite la art. 2 pct. 10 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, cu modificările și completările ulterioare, și în conformitate cu legislația națională;
d) asistență materială de bază - asistența constând în produse de igienă distribuite gratuit persoanelor prevăzute la art. 3 alin. (1);
e) ajutoare alimentare - alimente de bază constând în pachete cu alimente distribuite gratuit persoanelor prevăzute la art. 3 alin. (1);
f) beneficiar - Ministerul Fondurilor Europene - prin structura de specialitate, responsabil de inițierea și implementarea operațiunilor prevăzute la art. 1 lit. a) și b), pe de o parte, și autorități cu responsabilități în gestionarea, controlul și implementarea POAD, în ceea ce privește implementarea operațiunilor prevăzute la art. 1 lit. c), pe de altă parte;
g) așezări informale - așezările definite conform anexei nr. 2 la Legea nr. 350/2001 privind amenajarea teritoriului și urbanismul, cu modificările și completările ulterioare.
h) organizație parteneră -– instituția prefectului și unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale.
(la 16-10-2020, Articolul 2 a fost completat de Punctul 1, Articolul II din ORDONANȚA DE URGENȚĂ nr. 174 din 14 octombrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 954 din 16 octombrie 2020 )
(1) Categoriile de persoane cele mai defavorizate care beneficiază de ajutoare alimentare, în caz de deprivare alimentară constând în lipsa alimentelor de bază, și/sau asistență materială de bază, în caz de precaritate materială constând în lipsa produselor de igienă, acordate în cadrul POAD, și care au calitatea de destinatari finali sunt:
a) membrii familiilor și persoanele singure cărora le este stabilit, prin dispoziție scrisă a primarului, dreptul la un venit minim garantat acordat în baza Legii nr. 416/2001 privind venitul minim garantat, cu modificările și completările ulterioare;
(la 18-03-2021, Litera a) din Alineatul (1) , Articolul 3 a fost modificată de ARTICOLUL UNIC din LEGEA nr. 28 din 15 martie 2021, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 258 din 15 martie 2021 )
b) membrii familiilor beneficiare de alocație pentru susținerea familiei acordată în baza Legii nr. 277/2010 privind alocația pentru susținerea familiei, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
(la 18-03-2021, Litera b) din Alineatul (1) , Articolul 3 a fost modificată de ARTICOLUL UNIC din LEGEA nr. 28 din 15 martie 2021, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 258 din 15 martie 2021 )
c) persoanele/familiile aflate temporar în situații critice de viață, respectiv victime ale calamităților, persoane dependente, definite conform prezentei ordonanțe de urgență, și în alte situații asemănătoare stabilite prin anchetele sociale și care se află în situații deosebite de vulnerabilitate, precum și persoanele care locuiesc în așezările informale.
(2) Situația temporară de vulnerabilitate se justifică de către autoritățile publice cu atribuții în domeniul asistenței sociale.
(3) Acordarea de sprijin categoriilor de persoane prevăzute la alin. (1) lit. c) se realizează numai în cazul în care există stocuri de alimente și produse de igienă după epuizarea distribuirii către categoriile prevăzute la alin. (1) lit. a) și b). Apartenența persoanelor care locuiesc în așezările informale se stabilește prin ordin al prefectului județului, respectiv al municipiului București pe raza căruia este situată așezarea informală, pe baza listelor comunicate de primar.
(4) Persoanele care se încadrează în mai multe categorii dintre cele prevăzute la alin. (1) beneficiază de pachetele cu alimente și produsele de igienă aferente unei singure categorii din care fac parte la data acordării ajutoarelor alimentare și/sau asistenței materiale de bază.
(5) Familiile și persoanele singure cărora le este stabilit prin dispoziție scrisă a primarului dreptul la un venit minim garantat, precum și persoanele din cadrul familiilor beneficiare de alocație pentru susținerea familiei, care la data distribuirii ajutoarelor alimentare nu figurează pe listele inițiale prevăzute la art. 4 alin. (3) lit. a), sunt adăugate de către primar pe respectivele liste.
(6) Persoanele care aparțin categoriilor prevăzute la alin. (1) și care la data distribuirii ajutoarelor alimentare și/sau a materialelor de bază se află în perioada de satisfacere a stagiului militar, execută pedepse privative de libertate, au domiciliul sau reședința în străinătate, beneficiază de servicii sociale în regim rezidențial, publice sau private, nu au dreptul de a primi ajutoare alimentare distribuite în cadrul POAD.
(1) Pachetele de alimente și produsele de igienă se ridică personal de către destinatarii finali prevăzuți la art. 3 alin. (1) de la centrele de distribuire, stabilite de prefect prin ordin, la propunerea reprezentantului legal al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale, pentru fiecare unitate/subdiviziune administrativ-teritorială în parte, în a cărei rază teritorială își au domiciliul, pe baza actului de identitate, sau se livrează la domiciliu, prin mijloacele stabilite de către prefect.
(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), pentru persoanele nedeplasabile, la sesizarea unui membru al familiei sau a unei terțe persoane, prefectul sau reprezentantul acestuia asigură livrarea ajutoarelor la domiciliu sau la locuința declarată, cu sprijinul autorităților locale sau/și al organizațiilor neguvernamentale.
(3) Distribuirea ajutoarelor alimentare sub formă de pachete de alimente, precum și a produselor de igienă se face către beneficiarii finali de către prefect sau reprezentantul acestuia, conform unui calendar de distribuție, aprobat prin ordin al prefectului, pe baza:
a) listelor inițiale, care sunt elaborate și asumate de către primar sau de către reprezentantul acestuia. Listele inițiale se completează operativ, dacă este cazul, de către primar sau de către reprezentantul acestuia, prin introducerea persoanelor eligibile, respectiv eliminarea persoanelor neeligibile la data distribuirii;
b) listelor suplimentare întocmite și asumate de către primar sau de către reprezentantul acestuia pentru distribuirea eventualelor stocuri rămase după distribuirea pe baza listelor inițiale. În listele suplimentare sunt incluse doar persoane aflate temporar în situații critice de viață, respectiv victime ale calamităților și care se află în situații deosebite de vulnerabilitate, dovedite în baza anchetei sociale. De asemenea, persoanele dependente cu handicap grav sau accentuat, precum și cele care locuiesc în așezările informale sunt incluse pe listele suplimentare în baza certificatului de încadrare în grad de handicap și a ordinului prefectului județului, respectiv al municipiului București pe raza căruia este situată așezarea informală, pe baza listei comunicate de către reprezentantul legal al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale.
(4) Ridicarea personală a ajutoarelor alimentare distribuite sub formă de pachete de alimente, precum și a produselor de igienă se face în baza prezentării actului de identitate valabil, verificării identității persoanei pe listă și a semnării de primire a pachetului de alimente, precum și a produselor de igienă de către destinatarii finali.
(5) Documentele justificative care dovedesc încadrarea în una dintre categoriile de persoane prevăzute la art. 3 alin. (1) sunt, după caz:
a) pentru familiile și persoanele singure beneficiare de venit minim garantat acordat în baza Legii nr. 416/2001, cu modificările și completările ulterioare - borderoul centralizator semnat de primar, cuprinzând toți titularii aflați în plată;
b) pentru persoanele beneficiare de alocație pentru susținerea familiei acordată în baza Legii nr. 277/2010, republicată, cu modificările și completările ulterioare - borderoul centralizator semnat de primar, cuprinzând toți titularii aflați în plată, precum și membrii de familie ai acestora, numărul și data dispoziției primarului privind stabilirea dreptului;
c) pentru persoanele/familiile aflate temporar în situații critice de viață, respectiv victime ale calamităților, persoane dependente și alte situații asemănătoare și care se află în situații deosebite de vulnerabilitate - ancheta socială întocmită de autoritățile publice cu atribuții în domeniul asistenței sociale sau pe baza unui referat de anchetă socială întocmit de autoritățile publice cu atribuții în domeniul asistenței sociale la solicitarea persoanei sau sesizarea unui terț. Pentru persoanele cu handicap grav sau accentuat, certificatul de încadrare în grad de handicap eliberat de Comisia pentru protecția copilului sau, după caz, certificatul de încadrare în grad de handicap eliberat de Comisia de evaluare a persoanelor adulte cu handicap sau, după caz, decizia de încadrare în grad de handicap eliberată de Comisia superioară de evaluare a persoanelor adulte cu handicap. Pentru persoanele care locuiesc în așezările informale, ordin al prefectului județului, respectiv al municipiului București pe raza căruia este situată așezarea informală, pe baza listei comunicate de către reprezentantul legal al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale.
(6) Distribuirea ajutoarelor alimentare și a produselor de igienă către persoanele înscrise pe listele inițiale prevăzute la alin. (3) lit. a) se face în ordinea prezentării destinatarilor finali la centrele de distribuire stabilite prin ordin al prefectului la nivelul fiecărei unități/subdiviziuni administrativ-teritoriale în termen de maximum 45 de zile calendaristice de la ultima recepție de ajutoare alimentare sau produse de igienă. Pentru evitarea aglomerării centrelor de distribuire și limitarea timpului de așteptare pentru destinatarii finali, prefectul poate identifica și alte metode de distribuire ce se comunică destinatarilor finali, cu prezentarea unei dovezi de predare a pachetului.
(7) Distribuirea ajutoarelor alimentare și a produselor de igienă către persoanele înscrise pe listele suplimentare prevăzute la alin. (3) lit. b) se face în termen de 15 zile calendaristice începând cu ziua lucrătoare următoare celei de finalizare a distribuirii pe listele inițiale.
(8) Documentele prevăzute la alin. (5) vor fi păstrate și arhivate în original la sediile unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale, centralizate la nivelul instituțiilor prefectului, și vor fi puse la dispoziția instituțiilor abilitate cu verificarea acestora.
(9) Distribuirea ajutoarelor alimentare și a produselor de igienă se face de către persoanele desemnate prin ordin al prefectului.
În cazul în care, după distribuirea ajutoarelor alimentare și a produselor de igienă către persoanele înscrise pe listele inițiale și pe listele suplimentare prevăzute la art. 4 alin. (3), prefectul constată existența unor stocuri nedistribuite de ajutoare alimentare și produse de igienă la nivelul unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale, poate proceda la distribuirea acestora, cu respectarea următoarelor etape succesive:
a) redistribuire între unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale având stoc excedentar și cele cu solicitări eligibile neacoperite pe lista inițială și pe lista suplimentară din cadrul aceluiași județ, cu acordul și coordonarea prefectului;
b) redistribuire între unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale având stoc excedentar și cele cu solicitări eligibile neacoperite pe lista inițială și pe lista suplimentară din județe diferite, cu acordul și coordonarea prefecților județelor care fac compensarea.
(1) În conformitate cu prevederile art. 31 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare, și ale art. 4 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 52/2018 privind organizarea și funcționarea Ministerului Fondurilor Europene, cu modificările ulterioare, Ministerul Fondurilor Europene este desemnat ca Autoritate de management pentru POAD și are calitatea de beneficiar pentru operațiunile: deprivare alimentară și precaritate materială de bază și de autoritate contractantă în sensul prevăzut de Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Autoritatea de Audit din cadrul Curții de Conturi este desemnată ca autoritate de audit pentru POAD.
(3) Autoritatea de certificare și plată din cadrul Ministerului Finanțelor Publice este desemnată ca autoritate de certificare și ca organism responsabil cu primirea fondurilor de la Comisia Europeană pentru POAD.
Regulile generale de eligibilitate, precum și tipurile de cheltuieli eligibile sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Atribuțiile instituțiilor publice centrale și locale cu responsabilități în aplicarea și derularea POAD sunt prevăzute în anexa nr. 2.
La data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, Hotărârea Guvernului nr. 784/2018 pentru stabilirea unor măsuri necesare în vederea implementării Programului operațional Ajutorarea persoanelor defavorizate - POAD, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 851 din 8 octombrie 2018, se abrogă.
Raporturile juridice născute anterior intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență în baza prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 784/2018 pentru stabilirea unor măsuri necesare în vederea implementării Programului operațional Ajutorarea persoanelor defavorizate - POAD rămân supuse legislației în vigoare la data încheierii lor.
Anexele nr. 1 și 2 fac parte integrantă din prezenta ordonanță de urgență.
PRIM-MINISTRU LUDOVIC ORBAN Contrasemnează: Ministrul fondurilor europene, Ioan Marcel Boloș Ministrul afacerilor interne, Marcel Ion Vela Ministrul lucrărilor publice, dezvoltării și administrației, Ion Ștefan p. Ministrul muncii și protecției sociale, Ion Alin Dan Ignat, secretar de stat Ministrul finanțelor publice, Vasile-Florin Cîțu Ministrul afacerilor externe, Bogdan Lucian Aurescu
București, 21 mai 2020.
Nr. 84.
REGULI GENERALE de eligibilitate și tipuri de cheltuieli eligibile
Regulile generale de eligibilitate sunt următoarele:
1. Pentru a fi eligibilă, orice cheltuială trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
a) să fie angajată de către beneficiar și plătită de acesta în condițiile legii între 1 decembrie 2013 și 31 decembrie 2023, cu respectarea perioadei de implementare stabilite de către autoritatea de management prin contractul/decizia/ordinul de finanțare, în conformitate cu art. 22 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
b) să fie însoțită de facturi emise în conformitate cu prevederile legislației naționale sau ale statului în care acestea au fost emise ori de alte documente contabile pe baza cărora se înregistrează obligația de plată și de documente justificative privind efectuarea plății și realitatea cheltuielii efectuate, pe baza cărora cheltuielile să poată fi verificate/controlate/auditate, cu respectarea prevederilor art. 41 alin. (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare; cu excepția formelor de sprijin prevăzute la art. 25 alin. (1) lit. b), c) și d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
c) să fie în conformitate cu prevederile POAD;
d) să fie în conformitate cu contractul/decizia/ordinul de finanțare, încheiat/încheiată între autoritatea de management și beneficiar;
e) să fie rezonabilă și necesară realizării operațiunii;
f) să respecte prevederile legislației Uniunii Europene și naționale aplicabile;
g) să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului, ținându-se cont de prevederile din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
2. Cheltuielile efectuate în cadrul operațiunilor sunt eligibile, în conformitate cu prevederile art. 26 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
3. Cheltuielile realizate în cadrul operațiunilor care au fost încheiate în mod fizic sau implementate integral înainte de depunerea de către beneficiar a cererii de finanțare în cadrul POAD nu sunt eligibile, indiferent dacă toate plățile aferente au fost efectuate de către beneficiar, în conformitate cu prevederile art. 22 alin. (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
În cadrul operațiunilor aferente determinate de lipsa alimentelor de bază și precaritatea materială de bază din POAD sunt eligibile următoarele cheltuieli:
a) costurile achiziționării de alimente de bază și/sau asistență materială de bază;
b) în cazul în care beneficiarul achiziționează alimente sau asistență materială de bază și le furnizează unităților/ subdiviziunilor administrativ-teritoriale, costurile transportării alimentelor și/sau ale materialelor de bază la depozitele unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale și costurile de depozitare la o rată fixă de 1% din costurile prevăzute la lit. a) sau, în cazuri justificate în mod corespunzător, costurile angajate și plătite;
c) costurile administrative, de transport și de depozitare suportate de instituțiile prefectului, la o rată fixă de 5% din costurile prevăzute la lit. a) sau 5% din valoarea produselor alimentare livrate, în conformitate cu prevederile art. 26 alin. (2) lit. c) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
În cadrul asistenței tehnice sunt eligibile următoarele cheltuieli:
În condițiile respectării unui plafon de 5% din sumele alocate din fond, prin POAD se pot finanța cheltuieli privind pregătirea, gestionarea, monitorizarea, asistența tehnică, auditul, informarea, măsurile de control și evaluare:
a) cheltuieli pentru întărirea capacității administrative a diferitelor autorități cu responsabilități în gestionarea, controlul și implementarea POAD:
1. cheltuieli de personal pentru personalul angajat în structura care asigură gestionarea POAD și pentru personalul din cadrul beneficiarului de la nivelul Ministerului Fondurilor Europene, conform legislației în vigoare;
2. cheltuieli pentru îmbunătățirea calificării, organizarea întâlnirilor, conferințelor, cursurilor, călătoriilor de studiu pentru personalul implicat în implementarea și gestionarea POAD;
3. cheltuieli de deplasare și cazare pentru personalul angajat în structura care asigură gestionarea, controlul și auditul programului și pentru personalul angajat în cadrul instituției beneficiarului și al organizațiilor partenere, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 714/2018 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului, cu evitarea dublei finanțări.
(la 16-10-2020, Punctul 3. din Litera a) , Articolul 3 , Anexa nr. 1 a fost modificat de Punctul 2, Articolul II din ORDONANȚA DE URGENȚĂ nr. 174 din 14 octombrie 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 954 din 16 octombrie 2020 )
4. cheltuieli cu achiziția de echipamente IT și de birotică, materiale consumabile și accesorii pentru structura care asigură gestionarea POAD, pentru direcțiile-suport și pentru beneficiarul de la nivelul Ministerului Fondurilor Europene;
5. cheltuieli de operare a echipamentelor, achiziția de licențe și softuri, ca și servicii ITC pentru implementarea eficientă a POAD pentru structura care asigură gestionarea POAD și pentru unitățile/subdiviziunile de implementare a proiectelor;
6. cheltuieli cu dezvoltarea și mentenanța sistemului IT care sprijină operarea POAD pentru structura care asigură gestionarea POAD și pentru unitățile/subdiviziunile de implementare a proiectelor;
7. cheltuieli cu realizarea de proceduri de lucru pentru implementarea POAD;
8. chirii ale sediilor pentru structura care asigură gestionarea POAD și pentru beneficiarul de la nivelul Ministerului Fondurilor Europene, conform legislației în vigoare;
9. costuri indirecte pentru structura care asigură gestionarea POAD și pentru beneficiarul de la nivelul Ministerului Fondurilor Europene, conform legislației în vigoare;
b) cheltuieli pentru vizibilitate, informare și comunicare:
1. cheltuieli pentru organizarea de campanii de informare realizate de autoritatea de management;
2. cheltuieli pentru implementarea de activități de informare și promovare;
c) cheltuieli pentru controlul și auditul operațiunilor:
1. cheltuieli de sprijinire a activității de control la nivelul autorității de management;
2. cheltuieli de sprijinire a verificării la fața locului;
3. cheltuieli de sprijinire a verificării de calitate a produselor oferite;
4. cheltuieli cu auditul POAD;
d) cheltuieli pentru evaluarea POAD:
1. cheltuieli cu pregătirea de analize, studii, raportări, evaluări;
2. costuri financiare ale procesului de evaluare.
Următoarele costuri nu sunt eligibile pentru a beneficia de sprijin din POAD:
a) dobânzile aferente datoriilor;
b) furnizarea de infrastructură;
c) costurile bunurilor folosite anterior;
d) taxa pe valoarea adăugată, cu excepția cazului în care aceasta nu se poate recupera în temeiul legislației naționale privind TVA-ul.
ATRIBUȚIILE instituțiilor publice centrale și locale cu responsabilități în aplicarea și derularea Programului operațional Ajutorarea persoanelor defavorizate - POAD
A. Instituții cu rol în sistemul de management și control al POAD
1. Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de autoritate de management:
a) gestionează POAD în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;
b) pune la dispoziția beneficiarului informații relevante pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin;
c) instituie un sistem de înregistrare și stocare în format electronic a datelor referitoare la fiecare operațiune care sunt necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit;
d) se asigură că datele înregistrate în sistemul electronic sunt colectate, înregistrate și stocate în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
e) elaborează și, după consultarea cu părțile interesate relevante, transmite Comisiei Europene rapoartele anuale și finale de implementare;
f) elaborează și aplică proceduri și/sau criterii de selectare adecvate care sunt nediscriminatorii și transparente, conform POAD aprobat;
g) asigură faptul că operațiunea selectată:
1. intră în domeniul de aplicare al fondului și al POAD;
2. îndeplinește criteriile stabilite în POAD și la art. 22, 23 și 26 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, cu modificările și completările ulterioare;
3. ia în considerare, după caz, principiile stabilite la art. 5 alin. (11), (12), (13) și (14) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
h) întreprinde toate măsurile pentru ca beneficiarului să i se ofere un document care stabilește condițiile acordării sprijinului pentru fiecare operațiune, inclusiv cerințele specifice privind produsele sau serviciile care urmează a fi furnizate în cadrul operațiunii, planul de finanțare și termenul îndeplinirii;
i) se asigură că beneficiarul are capacitatea administrativă, financiară și operațională pentru a îndeplini condițiile prevăzute la lit. g), înainte de aprobarea operațiunii;
j) se asigură că, în cazul în care operațiunea a început înainte de data de depunere a unei cereri de finanțare către autoritatea de management, legislația aplicabilă relevantă pentru operațiune a fost respectată;
k) determină tipul de asistență care poate face obiectul cheltuielii aferente unei operațiuni;
l) verifică dacă produsele cofinanțate au fost livrate și dacă serviciile cofinanțate au fost prestate, precum și faptul că beneficiarul a plătit cheltuielile declarate și că acestea sunt în conformitate cu legislația aplicabilă, cu POAD și cu condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiunea respectivă;
m) efectuează următoarele tipuri de verificări:
1. verificări administrative referitoare la fiecare cerere de rambursare depusă de beneficiar;
2. verificări la fața locului ale operațiunilor. Verificările la fața locului ale operațiunilor individuale pot fi efectuate prin eșantionare. Pentru proiectele în care are calitatea de beneficiar, autoritatea de management implementează modalități de verificare care asigură separarea adecvată a funcțiilor;
n) se asigură că beneficiarul implicat în implementarea operațiunilor rambursate pe baza costurilor eligibile suportate în mod real are fie un sistem de contabilitate separată, fie o codificare contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile referitoare la o operațiune;
o) instituie măsuri eficace și proporționale de prevenire, detectare, corectare și monitorizare a neregulilor și a fraudelor, luând în considerare riscurile identificate;
p) stabilește proceduri pentru a se asigura că sunt păstrate toate documentele privind cheltuielile și auditurile necesare pentru a se asigura o pistă de audit adecvată;
q) întocmește declarația de gestiune și rezumatul anual prevăzute la art. 32 alin. (4) lit. e) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
r) se asigură că toate documentele justificative privind cheltuielile sprijinite din fond pentru operațiunile pentru care cheltuielile totale eligibile se ridică la mai puțin de 1.000.000 euro sunt puse la dispoziția Comisiei Europene și a Curții de Conturi Europene, la cerere, timp de 3 ani începând cu data de 31 decembrie a anului ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operațiunii respective. În cazul altor operațiuni decât cele menționate anterior, toate documentele justificative sunt puse la dispoziție pe o perioadă de 2 ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile finale aferente operațiunii încheiate;
s) primește de la beneficiar, până la data de 12 aprilie a anului următor celui de raportare, un raport anual și centralizează la nivel de țară datele privind realizarea POAD, în vederea întocmirii și transmiterii Raportului anual de implementare a POAD către Comisia Europeană până la data de 30 iunie a anului următor celui de raportare, conform art. 13 alin. (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
ș) publică un rezumat al conținutului fiecărui raport anual de implementare, precum și al celui final;
t) asigură funcționarea sistemului de gestiune și control, în vederea asigurării respectării principiului bunei gestiuni financiare, și se asigură că acest sistem funcționează în mod eficient pentru prevenirea, detectarea, corectarea, monitorizarea și raportarea neregulilor și fraudelor, prin următoarele acțiuni:
1. evaluează riscurile antifraudă;
2. stabilește măsuri antifraudă și elaborează planuri de combatere a fraudelor;
3. desfășoară activități de conștientizare a personalului cu privire la riscul de fraudă;
4. asigură mecanisme de prevenire a fraudelor;
5. asigură mecanisme de detectare a fraudelor;
6. sesizează autorităților și organelor judiciare competente indiciile de fraudă și tentativa de fraudă, conform dispozițiilor legale incidente;
7. implementează măsuri corective privind fraudele;
8. realizează analize privind suspiciunile de fraudă;
9. în cazul unei nereguli sistemice, extinde investigațiile la toate operațiunile care ar putea fi afectate;
10. previne, detectează, corectează neregulile și recuperează sumele plătite necuvenit, împreună cu orice dobânzi aferente plăților întârziate;
11. raportează Comisiei Europene cazurile de suspiciune de fraudă și cazurile de nereguli care afectează o contribuție din fond a cărei valoare depășește 10.000 euro și care au făcut obiectul unei constatări primare administrative sau judiciare, cu excepția neregulilor care intră sub incidența art. 30 alin. (2) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare, și o informează în mod periodic cu privire la evoluția semnificativă a procedurilor administrative și juridice corespunzătoare;
ț) coordonează, monitorizează și evaluează modul de implementare a POAD și ia măsuri de creștere a eficienței derulării, inclusiv prin emiterea de instrucțiuni ale ministrului fondurilor europene;
u) primește și analizează propunerile de îmbunătățire a implementării POAD și ia măsuri în consecință;
v) stabilește formatul-cadru al tuturor documentelor necesare pentru implementarea POAD;
x) informează Comisia Europeană în termen de 3 luni în legătură cu măsurile corective luate în urma primirii de la aceasta a unor observații cu privire la implementarea POAD;
y) în perioada de derulare a POAD, poate evalua eficacitatea și eficiența acestuia. În acest sens va efectua un studiu structurat privind destinatarii finali în 2022, în conformitate cu modelul adoptat de Comisia Europeană;
z) elaborează și publică pe site-ul propriu, în format Excel, o listă de proiecte, contracte sau acțiuni sprijinite prin intermediul POAD, actualizată cel puțin la fiecare 12 luni, care include minimum următoarele informații: numele și adresa beneficiarului, cuantumul alocat beneficiarului din fondurile Uniunii Europene (UE), tipul de acțiune materială vizat;
aa) sub rezerva disponibilității fondurilor din prefinanțare și din plățile intermediare, rambursează beneficiarului valoarea totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către acesta, cel târziu în termen de 90 de zile de la data depunerii cererii de plată de către beneficiar;
bb) elaborează proceduri pentru gestionarea POAD, în vederea asigurării îndeplinirii atribuțiilor ce îi revin;
cc) stabilește operațiunile eligibile din cadrul POAD gestionat prin elaborarea de documente programatice, de implementare, respectiv ghiduri, decizii, ordine;
dd) asigură monitorizarea implementării POAD gestionat;
ee) participă la reuniunile anuale cu Comisia Europeană pentru examinarea progresului implementării POAD gestionat, în conformitate cu prevederile regulamentelor UE;
ff) furnizează, în limita competențelor, informațiile necesare celorlalte structuri din cadrul Ministerului Fondurilor Europene, autorității de certificare și autorității de audit pentru îndeplinirea de către aceste instituții a atribuțiilor;
gg) asigură prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor, cu excepția situației prevăzute de art. 20 alin. (2) lit. d) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, precum și recuperarea sumelor plătite necuvenit, corespunzător prevederilor cap. IV din respectiva ordonanță de urgență;
hh) asigură monitorizarea neregulilor corespunzător prevederilor art. 37 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;
ii) transmite autorității de certificare informațiile prevăzute la art. 25 alin. (2) lit. g) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 875/2011, cu modificările și completările ulterioare;
jj) transmite Comisiei Europene prin Sistemul informatic antifraudă - AFIS-IMS rapoartele cazurilor de nereguli constatate la nivelul POAD pe care îl gestionează, elaborate conform prevederilor art. 3 din Regulamentul delegat (UE) 2015/1.972 al Comisiei din 8 iulie 2015 de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului cu dispoziții specifice privind raportarea neregulilor legate de Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane și art. 2 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/1.976 al Comisiei din 8 iulie 2015 de stabilire a frecvenței și a formatului de raportare a neregulilor privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
kk) aplică corecțiile financiare la nivel de POAD, operațiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale;
ll) transmite autorității de certificare raportări anuale privind sumele retrase din cererile de plată transmise către Comisia Europeană în scopul îndeplinirii atribuțiilor sale;
mm) elaborează și actualizează, ca urmare a modificărilor, cu sprijinul celorlalte structuri implicate, descrierea sistemului de management și control pentru POAD, potrivit anexei I la Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/341 al Comisiei din 20 februarie 2015 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește modelele pentru transmiterea anumitor informații către Comisie;
nn) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în Sistemul unic de management al informației - SMIS/SMIS 2014+, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor aferente activității sale;
oo) elaborează și încheie contracte de finanțare/decizii de finanțare cu beneficiarul proiectelor aprobate, prin care se asigură de respectarea condițiilor specifice referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu regulamentele UE aplicabile și cu legislația națională în vigoare;
pp) elaborează documentele aferente programării bugetare a surselor reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din FEAD pentru prefinanțare, cofinanțare și finanțare a cheltuielilor neeligibile;
qq) verifică îndeplinirea condițiilor pentru plata prefinanțării către beneficiari, autorizează și efectuează plata acesteia, după caz, și, ulterior, asigură recuperarea prefinanțării;
rr) autorizează cheltuielile declarate de către beneficiar, efectuează, după caz, plățile către beneficiar, în urma verificărilor efectuate în conformitate cu prevederile art. 32 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare, și elaborează și transmite autorității de certificare declarații de cheltuieli;
ss) elaborează și transmite autorității de certificare din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și structurii cu rol de coordonator din cadrul Ministerului Fondurilor Europene previziuni privind sumele ce urmează să fie incluse în declarații de cheltuieli aferente POAD, pentru exercițiul financiar în curs și, după caz, pentru exercițiul financiar următor;
șș) transmite Comisiei Europene previziunile cererilor de plată aferente perioadei de programare 2014-2020 pentru exercițiul financiar în curs și pentru cel următor, după aprobarea prin memorandum a acestora de către Guvern;
tt) asigură închiderea POAD pentru perioada de programare 2014-2020, conform cerințelor regulamentelor Uniunii Europene, ghidurilor Expert Group on European Structural Investment Fund - EGESIF aplicabile și legislației naționale;
țț) asigură îndeplinirea obligațiilor ce revin autorităților cu competențe în gestionarea fondurilor europene, potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, în ceea ce privește recomandările formulate de organismele de audit europene și naționale.
2. Ministerul Finanțelor Publice, prin Direcția generală Autoritatea de certificare și plată, în calitate de autoritate de certificare pentru POAD:
a) întocmește și transmite către Comisia Europeană cererile de plată și certifică faptul că acestea rezultă din sisteme de contabilitate fiabile, că sunt bazate pe documente justificative verificabile și că au fost supuse unor verificări efectuate de autoritatea de management;
b) întocmește conturile prevăzute la art. 63 alin. (5) lit. (a) și (b) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1.046;
c) certifică integralitatea, exactitatea și veridicitatea conturilor, a faptului că cheltuielile înscrise în aceste conturi respectă legislația aplicabilă și că ele au fost angajate pentru operațiunile selectate în vederea finanțării în conformitate cu criteriile aplicabile POAD și cu dreptul aplicabil;
d) asigură un sistem în care se înregistrează și se stochează, în format electronic, evidențele contabile pentru fiecare operațiune și care conține toate datele necesare pentru întocmirea cererilor de plată și a conturilor, inclusiv înregistrări ale sumelor recuperabile, ale sumelor recuperate și ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parțiale a contribuției pentru o operațiune sau pentru un program operațional;
e) se asigură că pentru întocmirea și depunerea cererilor de plată a primit informații adecvate din partea autorității de management privind procedurile și verificările efectuate cu privire la cheltuieli;
f) ia în considerare, la momentul întocmirii și depunerii cererilor de plată, rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit;
g) păstrează în format electronic evidențele contabile privind cheltuielile declarate Comisiei Europene și contribuția publică corespunzătoare plătită către beneficiari;
h) păstrează evidențele contabile ale sumelor recuperabile și ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parțiale a contribuției pentru o operațiune. Sumele recuperate se varsă la bugetul Uniunii înainte de încheierea POAD, prin deducerea acestora din următoarea declarație de cheltuieli;
i) asigură deschiderea și gestionarea contului/conturilor necesar/necesare primirii de la Comisia Europeană a prefinanțării, plăților intermediare și finale aferente POAD pentru care autoritatea de management se află în România;
j) efectuează transferul sumelor din FEAD specifice perioadei de programare 2014-2020 către unitatea de plată a autorității de management;
k) asigură aplicarea corecțiilor financiare la nivel de POAD, operațiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale;
l) contribuie la elaborarea și actualizarea descrierii sistemului de management și control pentru POAD, pentru care a fost desemnat autoritate de certificare, conform competențelor;
m) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS/SMIS 2014+, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor aferente activității sale;
n) furnizează, în limita competențelor, informațiile necesare Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de coordonator, respectiv Autorității de Audit, pentru îndeplinirea de către acestea a atribuțiilor lor;
o) furnizează autorității de management, conform competențelor, informațiile necesare îndeplinirii atribuției prevăzute la art. 59 alin. (5) din Regulamentul nr. 966/2012.
3. Autoritatea de Audit
Autoritatea de Audit din cadrul Curții de Conturi a României, în calitate de Autoritate de Audit pentru POAD, îndeplinește atribuțiile prevăzute de Legea nr. 94/1992 privind organizarea și funcționarea Curții de Conturi, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și atribuțiile prevăzute de art. 34 și art. 35 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
B. Instituții implicate în implementarea POAD
1. Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de beneficiar:
a) asigură inițierea și implementarea operațiunilor de achiziționare și distribuire a alimentelor și produselor de igienă prin:
1. fundamentarea prețului estimat al bunurilor/produselor care urmează a fi achiziționate;
2. organizarea și derularea procedurilor de achiziție publică pentru selectarea operatorilor economici în vederea furnizării/distribuirii produselor, conform prevederilor legale;
3. încheierea și implementarea contractelor cu operatorii economici selectați;
4. plata cheltuielilor declarate de operatorii economici și verificate de beneficiar, conform contractelor încheiate cu Ministerul Fondurilor Europene;
5. decontarea cheltuielilor efectuate de instituția prefectului pe bază de documente justificative, în legătură cu costurile administrative, transport și depozitare pentru derularea POAD, în conformitate cu art. 26 alin. (2) lit. c) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare;
b) asigură o procedură pentru fundamentarea numărului de persoane aparținând destinatarului final eligibil;
c) stabilește, în baza numărului de persoane destinatari finali, cantitatea totală, la nivelul întregii țări, de bunuri/produse pentru care va fi organizată procedura de atribuire, precum și cantitatea ce va fi alocată fiecărui județ și fiecărei unități/subdiviziuni administrativ-teritoriale prin contractele de furnizare;
d) asigură, prin personalul propriu și, după caz, împreună cu reprezentanții unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale și ai instituțiilor prefectului, verificarea fizică, prin sondaj, respectiv administrativă și la fața locului a distribuirii produselor în toate etapele de punere în aplicare a proiectelor și pe toată durata acestora, la toate nivelurile lanțului de distribuire, inclusiv la nivel local;
e) se asigură că au fost efectuate acțiuni de informare și comunicare către destinatarul final, publicul larg și mass-media privind rolul și contribuția Uniunii Europene, a instituțiilor implicate în derularea POAD. Verifică existența la punctele de distribuire a produselor a cel puțin unui afiș, expus vizibil, cu o dimensiune minimă A3, cuprinzând informații despre POAD, Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, sprijinul financiar al Uniunii Europene, emblema Uniunii Europene, fără a stigmatiza destinatarii finali;
f) realizează o scurtă descriere a operațiunii pe site-ul propriu, inclusiv scopul și rezultatele sale, evidențiind sprijinul financiar din partea Uniunii;
g) comunică operativ instituțiilor prefectului evoluția calendarului procedurilor de achiziție publică și încheiere a contractelor de furnizare;
h) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS/SMIS 2014+, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor aferente activității sale;
i) transmite către Autoritatea de management, până la data de 12 aprilie a anului următor celui de raportare, un raport anual privind realizarea POAD;
j) se asigură că legislația din domeniul sanitar-veterinar și pentru siguranța alimentelor este respectată în cazul alimentelor cu destinația de ajutoare alimentare, pe tot lanțul de producție și distribuire a acestora, și analizează reclamațiile privind siguranța și calitatea alimentelor distribuite, în conformitate cu protocolul încheiat cu Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor, denumită în continuare ANSVSA;
k) asigură verificarea eligibilității, realității și regularitatea cheltuielilor efectuate de către prestatori, înainte de a le solicita spre decontare Autorității de management.
2. Prefectul și instituția prefectului
Prefectul numește prin ordin Grupul de lucru pentru derularea POAD, din care pot face parte alături de reprezentanți ai instituției prefectului și ai ANSVSA, prin direcțiile sanitar-veterinare și pentru siguranța alimentelor județene, respectiv a municipiului București, și reprezentanți ai consiliului județean, prin direcțiile generale de asistență socială și protecția copilului, ai altor servicii publice deconcencentrate, organizate la nivelul județului, precum și ai altor instituții publice și organizații fără scop lucrativ interesate, în domeniul social, potrivit domeniului de competență specific fiecărei instituții pe care o reprezintă.
Grupul de lucru pentru derularea POAD funcționează sub conducerea prefectului sau a unui subprefect desemnat de către acesta și are următoarele atribuții:
a) comunică, în termen de maximum 60 de zile, la solicitarea Ministerului Fondurilor Europene, anterior demarării procedurii de achiziție publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de destinatari finali din categoriile prevăzute la art. 3 alin. (1), pe localități și total județ, adresa depozitului unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare și produsele de igienă, persoana de contact la depozit și persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepție, precum și tabelul centralizator, în baza datelor primite de la unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale potrivit pct. 4 lit. a);
b) solicită autorităților competente date necesare în derularea POAD, în principal numărul de destinatari finali pe categorii eligibile și localități necesar a fi comunicat la Ministerul Fondurilor Europene în vederea fundamentării necesarului de ajutoare alimentare și/sau materiale de bază pe țară, județe și localități;
c) comunică unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale datele de livrare și cantitățile din graficul de livrări primit de la Ministerul Fondurilor Europene și informează unitățile/ subdiviziunile administrativ-teritoriale cu privire la eventualele modificări ale acestora, convenite cu furnizorul, pe care le transmite Ministerului Fondurilor Europene în prealabil;
d) informează săptămânal Ministerul Fondurilor Europene pe durata livrărilor, în ultima zi lucrătoare a săptămânii în curs, prin poșta electronică, cu privire la cantitățile de ajutoare recepționate de unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale, menționând localitatea, cantitatea și numărul de proces-verbal;
e) se sesizează din oficiu sau la primirea de reclamații și declanșează controale pe aspectele sesizate sau reclamate;
f) în baza rapoartelor de control, prevăzute la lit. e), sesizează beneficiarul pentru recuperarea eventualelor prejudicii constatate, datorate lipsurilor în gestiune, distribuirii neconforme către persoane neeligibile, deteriorării cutiilor cu ajutoare, degradării calității ajutoarelor prin depozitare necorespunzătoare, sustragerilor favorizate de neasigurarea unor condiții corespunzătoare de pază, alte aspecte sesizate sau reclamate;
g) coordonează acțiunile de redistribuire a eventualelor stocuri, rămase după distribuirea pe lista inițială și pe listele suplimentare prevăzute la art. 4 alin. (3), între unitățile/ subdiviziunile administrativ-teritoriale din județ și între județe;
h) trimite beneficiarului, până la data de 1 martie a anului următor celui de raportare, un raport anual privind implementarea POAD la nivelul județului, precum și alte date și informări despre derularea POAD la nivelul județului, solicitate de Ministerul Fondurilor Europene. Raportul anual va cuprinde o scurtă prezentare a derulării POAD la nivelul județului, probleme în desfășurare, propuneri pentru îmbunătățirea derulării viitoare a POAD, sinteza măsurilor auxiliare realizate în județ;
i) instituția prefectului colaborează cu ANSVSA în soluționarea reclamațiilor privind siguranța și calitatea alimentelor distribuite prin POAD;
j) alte atribuții stabilite prin instrucțiuni ale ministrului fondurilor europene;
k) primește cantitățile și datele de livrare pe județ și pe fiecare unitate/subdiviziune administrativ-teritorială de la Ministerul Fondurilor Europene, conform graficului de livrare transmis de furnizor, păstrează legătura operativă cu furnizorul privind livrările la datele respective. Poate solicita modificarea cantităților și datelor de livrare comunicate, de comun acord cu furnizorul și cu informarea Ministerului Fondurilor Europene și a unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale, păstrând cantitatea totală alocată județului pentru fiecare tranșă de livrări;
l) recepționează integral cantitățile de ajutoare alimentare și de igienă alocate prin contractele de furnizare, la datele din graficul de livrări, pe baza proceselor-verbale de recepție cantitativă și calitativă încheiate la data livrării, sub monitorizarea Ministerului Fondurilor Europene;
m) păstrează două originale din cele 3 exemplare originale ale procesului-verbal, din care unul pentru arhiva proprie și unul pentru beneficiar, respectiv pentru Ministerul Fondurilor Europene, pe care îl transmite la solicitarea acestuia. Păstrează, de asemenea, un exemplar al tabelului centralizator cu livrările recepționate în cadrul unei tranșe, conform contractului de livrare;
n) comunică, cel mai târziu a doua zi, Ministerului Fondurilor Europene cantitatea recepționată în cursul unei zile, împreună cu numărul de proces-verbal de recepție;
o) asigură distribuirea pe listele inițiale și pe listele suplimentare, având în vedere respectarea eligibilității la data distribuirii, a cantității alocate pe localitate, comunicată de Ministerul Fondurilor Europene, și verifică dacă persoanele care se încadrează în mai multe categorii eligibile dintre cele prevăzute la art. 3 alin. (1) beneficiază de câte un singur pachet cu alimente și un singur pachet cu produse de igienă aferente unei singure categorii din care fac parte la data acordării ajutoarelor;
p) asigură capacități de depozitare corelate cu cantitățile alocate, condiții corespunzătoare de depozitare pentru păstrarea calității și integrității produselor și măsuri de siguranță contra furturilor, sustragerilor și calamităților naturale;
q) organizează ținerea de evidențe de gestiune a intrărilor, ieșirilor și stocurilor, de la prima recepție și până la consemnarea de stoc zero;
r) la finalizarea distribuirii anuale, transmite Ministerului Fondurilor Europene sinteza datelor privind derularea POAD la nivelul unităților/subdiviziunilor administrativ-teritoriale și la nivel de județ, însoțite de observații și propuneri privind derularea POAD, precum și Sinteza privind realizarea măsurilor auxiliare;
s) transmite beneficiarului, la finalizarea distribuirii, procesele-verbale de recepție însoțite de tabelele centralizatoare cu privire la pachetele recepționate, dovada realizării măsurilor auxiliare, sinteza privind derularea POAD care să cuprindă indicatorii identificați la nivel de UAT, centralizați la nivel de județ, sinteza cu privire la măsurile auxiliare, listele de distribuire, precum și documentele de redistribuire între unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale, dacă este cazul;
ș) arhivează, timp de 3 ani, începând cu data de 31 decembrie a anului ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operațiunii respective, următoarele documente:
1. procesele-verbale de recepție și tabelele centralizatoare;
2. lista de distribuire inițială și lista suplimentară, împreună cu documentele justificative anexate;
3. documentele de redistribuire între unitățile/subdiviziunile administrativ-teritoriale;
4. documentele de evidență a gestiunii;
5. Sinteza datelor privind derularea POAD la nivelul localității și Sinteza privind realizarea măsurilor auxiliare;
6. alte documente legate de derularea POAD;
t) asigură, la nivelul unităților/subdiviziunilor administrativ teritoriale, acțiunile de informare și comunicare prevăzute la art. 19 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu modificările și completările ulterioare.
3. Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor ANSVSA, prin direcțiile sanitar-veterinare și pentru siguranța alimentelor județene, respectiv a municipiului București, verifică respectarea legislației sanitar-veterinare și pentru siguranța alimentelor pentru alimentele cu destinația de ajutoare alimentare, pe tot lanțul de producție și distribuire a acestora, și reclamațiile privind siguranța și calitatea alimentelor distribuite. În vederea punerii în aplicare a acestor prevederi, Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de beneficiar, va încheia un protocol de colaborare cu ANSVSA.
4. Unitățile/Subdiviziunile administrativ-teritoriale participante la POAD (comune, orașe, municipii și sectoarele municipiului București) au următoarele obligații:
a) comunică instituției prefectului, anterior demarării procedurii de achiziție publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de destinatari finali din categoriile prevăzute la art. 3 alin. (1) din prezenta ordonanță de urgență, adresa depozitului unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare și produsele de igienă, persoana de contact la depozit și persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepție, precum și tabelul centralizator;
b) întocmesc și aprobă listele inițiale pentru destinatarii finali prevăzuți la art. 3 alin. (1) conform evidențelor proprii;
c) întocmesc și aprobă listele suplimentare, în baza anchetelor sociale desfășurate pentru identificarea persoanelor eligibile, în termenul prevăzut la art. 4 alin. (7);
d) primesc datele de livrare pe localitate de la instituția prefectului, conform graficului de livrare transmis de Ministerul Fondurilor Europene și furnizor. Pot solicita modificarea cantităților și a datelor de livrare comunicate, de comun acord cu instituția prefectului și cu informarea Ministerului Fondurilor Europene, cu păstrarea cantităților totale aferente județului, conform contractului de furnizare;
e) asigură capacități de depozitare corelate cu cantitățile alocate, condiții corespunzătoare de depozitare pentru păstrarea calității și integrității produselor și măsuri de siguranță contra furturilor, sustragerilor și calamităților naturale;
f) organizează ținerea de evidențe de gestiune a intrărilor, ieșirilor și stocurilor, de la prima recepție și până la consemnarea de stoc zero.
Sursă: legislatie.just.ro (Monitorul Oficial). Textul afișat este forma consolidată curentă.
Folosim cookie-uri pentru analiza traficului. Vezi Politica de confidențialitate pentru detalii.