ORDIN nr. 712 din 28 februarie 2023

a) completează cererea prin care se solicită prestarea serviciilor de cadastru și/sau publicitate imobiliară, în conformitate cu regulamentul în vigoare privind înscrierea în evidențele de cadastru și carte funciară;

b) va înregistra cererea, va introduce datele și va încărca documentele aferente online; și/sau

c) va depune documentația la oficiul teritorial prestator al serviciului, în vederea înregistrării acesteia, pe baza unei cereri semnate;

d) asigură securitatea și confidențialitatea datelor/documentelor gestionate.

a) introduce documentele primite spre înregistrare conform procedurilor aprobate, instruirilor și instrucțiunilor efectuate de către personalul specializat, comunicate în scris;

b) dacă la introducerea documentelor primite spre înregistrare constată modificări ale statutului notarilor publici față de datele încărcate în aplicația informatică, încunoștințează delegatul notarului public în vederea actualizării bazei de date. Astfel, cererea se va înregistra numai după actualizarea bazei de date;

c) verifică corectitudinea datelor înscrise, respectiv înregistrarea completă și exactă a informațiilor cuprinse în documentele justificative de încasare, în cerere și în oricare alte documente ce fac obiectul acesteia, după caz;

d) verifică încadrarea și concordanța dintre serviciile solicitate în cerere, conform ordinului privind aprobarea tarifelor pentru serviciile furnizate de A.N.C.P.I. și instituțiile subordonate;

e) asigură securitatea și confidențialitatea datelor/documentelor introduse.

a) se autentifică în aplicația informatică prin nume de utilizator și parolă, repartizată de către A.N.C.P.I., sau certificat digital;

b) înregistrează cererea, introduce datele și încarcă toate documentele aferente conform procedurilor aprobate, instruirilor și instrucțiunilor;

c) verifică corectitudinea datelor înscrise, respectiv înregistrarea completă și exactă a informațiilor cuprinse în documentele justificative de încasare, în cerere și în oricare alte documente ce fac obiectul acesteia, după caz;

d) verifică încadrarea și concordanța dintre serviciile solicitate în cerere, conform ordinului privind aprobarea tarifelor pentru serviciile furnizate de A.N.C.P.I. și instituțiile subordonate;

e) după soluționarea cererii, va descărca din aplicația informatică documentele aferente soluției cererii.

a) având în vedere reglementările în vigoare, notarii publici încasează pentru serviciile ce urmează a fi prestate de către oficiile teritoriale tarifele stabilite prin acte normative. Aceste tarife pot fi încasate de către notarul public astfel:

b) notarul public va depune documentația la oficiul teritorial prestator al serviciului, în vederea procesării acesteia, pe baza unei cereri semnate, și/sau va înregistra cererea, va introduce datele și va încărca toate documentele aferente în aplicația informatică, în format electronic;

c) tariful pentru cererile care au ca obiect imobile situate pe raza teritorială a aceluiași oficiu de cadastru și publicitate imobiliară (OCPI) se poate achita fie printr-un document de încasare distinct, anexat fiecărei cereri, fie printr-un singur document de încasare, care se anexează în original uneia dintre cereri. Pentru celelalte cereri se anexează copia documentului de plată și se face mențiune cu privire la numărul dosarului la care s-a depus documentul în original. Pentru cererile privind actele juridice care au ca obiect mai multe bunuri imobile ce sunt situate pe raza teritorială a mai multor OCPI-uri, tariful se poate achita printr-un singur document de încasare numai pentru imobilele situate în aria teritorială a aceluiași OCPI;

d) orice suplimentare de tarif se efectuează prin intermediul aceluiași birou notarial, distinct, prin întocmirea unei note de completare;

e) documentele de încasare în numerar emise de către birourile notariale în cursul unei luni sau copia documentelor de plată care atestă viramentul în contul biroului notarial prin mijloacele descrise la lit. a) vor putea fi utilizate pentru înregistrarea cererii până cel târziu la finele zilei de 5 a lunii următoare celei în care au fost emise;

f) notarul public poate solicita cu titlu gratuit oficiului teritorial aflat în aria de competență a acestuia chitanțiere pe format tipizat cu datele de identificare ale Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară;

g) forma și conținutul minimal ale documentelor justificative de încasare sunt reglementate de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile;

h) la finele lunii se înregistrează în contabilitate centralizatorul rapoartelor generate din aplicația informatică al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă, prevăzut în anexa nr. 1, anexă care va fi avizată de către:

i) după obținerea acestor vize, centralizatorul rapoartelor se înregistrează în contabilitatea oficiului teritorial de către persoana responsabilizată în acest sens prin fișa postului;

j) monografia contabilă pentru înregistrarea în contabilitatea oficiilor teritoriale a încasării obligației de plată a clientului de către biroul notarial, pe baza centralizatorului rapoartelor, se stabilește prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.;

k) în vederea înregistrării documentațiilor, notarul public poate completa cererea utilizând aplicația informatică;

l) în cazul utilizării aplicației informatice pentru înregistrarea și validarea cererii se vor completa toate câmpurile conform instrucțiunilor și manualului de utilizare a aplicației informatice;

m) accesul notarilor publici la platforma informatică se face pe bază de parolă statică sau certificat digital. Responsabilitatea acțiunilor realizate în sistemul informatic, a corectitudinii datelor introduse și a efectelor juridice produse de acestea, precum și asigurarea confidențialității elementelor de acces în sistem aparțin exclusiv utilizatorului;

n) actualizarea sistemului informatic în timp real cu informațiile privitoare la modificarea formei de organizare a birourilor notariale, la schimbările de statut și ale datelor de contact ale acestora revine Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară, în baza datelor transmise de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Actualizarea se va face de către personalul desemnat din cadrul A.N.C.P.I. - Direcția informatică, pe baza unei solicitări din partea Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România;

o) la finele zilei de 5 a fiecărei luni, A.N.C.P.I. are obligația generării, prin intermediul sistemului informatic, a raportului-tip, prevăzut în anexa nr. 2, întocmit în format Excel. Anexa nr. 2 se transmite prin e-mail atât birourilor notariale care au încasat tarife de cadastru și/sau publicitate imobiliară, cât și oficiilor teritoriale prestatoare;

p) sistemul informatic va folosi pentru distribuția automată a anexei nr. 2 exclusiv, atât adresele de e-mail disponibile în baza de date, asociate biroului notarial respectiv, pe de o parte, cât și adresele de e-mail utilizate de birourile/serviciile economice din cadrul oficiilor teritoriale, pe de altă parte;

q) notarii publici și oficiile teritoriale prestatoare au obligația verificării reciproce a concordanței datelor cuprinse în anexa nr. 2, conform evidenței deținute de către fiecare parte, și regularizării eventualelor neconformități sau neconcordanțe. Confirmarea datelor din anexa nr. 2 de către biroul notarial se face prin adresă înregistrată în registrul de corespondență, întocmită conform anexei nr. 7, care se transmite oficiului prestator până la data de 10 a fiecărei luni;

r) în situația în care există neconcordanțe, etapa de regularizare a sumelor se efectuează de către oficiile teritoriale cu birourile notariale care au încasat sume corespunzătoare serviciilor prestate de către acestea, folosind orice mijloc de comunicare agreat de cele două părți, prin confruntarea și constatarea amiabilă a înscrisurilor din documentele deținute de către acestea;

s) etapa de regularizare se finalizează printr-o notă de regularizare (anexa nr. 3), semnată de către părți, în care se consemnează acordul sau dezacordul privind sumele aflate în discuție;

t) în eventualitatea în care biroul notarial nu transmite confirmarea prevăzută la lit. q), oficiile teritoriale vor lua în considerare exclusiv evidența înregistrată în sistemul informatic, iar obligația de plată înscrisă în anexa nr. 2 se consideră a fi acceptată tacit;

u) diferențele constatate și consemnate în anexa nr. 3 de către oficiile teritoriale care au efectuat etapa de regularizare se comunică oficiilor teritoriale prestatoare, în vederea înregistrării în contabilitate;

v) monografia contabilă pentru înregistrarea regularizărilor se stabilește prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.;

w) persistența dezacordului nu exonerează achitarea creanțelor fiscale de către notarul public în termenul prevăzut de actele normative în vigoare, conform evidențelor deținute de către acesta;

x) în eventualitatea în care obligațiile de plată stabilite în urma procedurii de recuperare a debitelor sunt mai mari decât cele achitate de către notarul public, acesta are obligația achitării diferenței de debit la care se adaugă și accesoriile calculate și datorate corespunzător sumei nevirate. În cazul în care notarul public a achitat sume în plus față de obligația de plată, acestea se recuperează în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

y) tarifele încasate de către notarii publici se achită de către aceștia prin virament pe baza instrumentelor de plată utilizate în sistemul bancar, inclusiv mijloace electronice de plată, mandat poștal sau orice alte modalități de virament prevăzute de lege, cu excepția notarilor publici care înregistrează creanțe fiscale, pentru care se va aplica procedura de la pct. 3;

z) sumele cuprinse în anexa nr. 2 se achită integral, într-o singură tranșă, până la data de 25 a lunii următoare încasării, prin virament bancar în contul corespunzător deschis pe numele Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară, CIF: 9051601, afișat pe site-ul A.N.C.P.I. Instrumentul bancar care atestă efectuarea viramentului va conține obligatoriu codul de identificare fiscală (CIF) al biroului notarial, în vederea identificării provenienței sumelor virate;

aa) adresele de e-mail ale birourilor/serviciilor economice din cadrul oficiilor teritoriale se regăsesc în anexa nr. 5;

bb) în situația în care termenele prevăzute în etapele privind derularea metodologiei corespund unor zile nelucrătoare sau de sărbătoare legală, acestea se vor prelungi până la finele primei zile lucrătoare;

cc) răspunderea pentru achitarea contravalorii serviciilor prestate de către notarul public revine biroului individual sau societății profesionale sub identitatea căruia/căreia se regăsește, după caz;

dd) oficiile teritoriale vor verifica stingerea obligației de plată a birourilor notariale prin compararea sumelor regăsite în extrasele de cont zilnice ale A.N.C.P.I. cu detalierea instrumentului bancar (anexa nr. 4);

ee) după transmiterea anexei nr. 4 de către birourile notariale, oficiile teritoriale au obligația transpunerii acesteia la adresa comunicată de A.N.C.P.I.;

ff) A.N.C.P.I. are obligația de a posta zilnic în intranet extrasele de cont zilnice primite de la Activitatea de Trezorerie și Contabilitate Publică a Municipiului București;

gg) oficiile teritoriale vor înregistra în contabilitatea proprie stingerea obligației de plată conform monografiei contabile stabilite prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.;

hh) în cazul neachitării până la data scadentă a contravalorii sumei prevăzute în anexa nr. 2, Biroul/Serviciul economic va comunica Serviciului/Biroului juridic, resurse umane, secretariat și petiții, până cel mai târziu în data de 10 a lunii următoare, situația birourilor notariale care înregistrează creanțe fiscale, pe fiecare birou notarial, care va cuprinde:

ii) în termen de 5 zile lucrătoare de la comunicarea de către Biroul/Serviciul economic a birourilor notariale debitoare, Serviciul/Biroul juridic, resurse umane, secretariat și petiții din cadrul oficiului teritorial va iniția toate demersurile legale ce se impun privind recuperarea creanțelor și va întocmi un document-tip, intitulat „Înștiințare“, conform anexei nr. 6, pe care îl comunică atât biroului notarial identificat cu debite, cât și camerei notarilor publici în care acesta funcționează;

jj) neachitarea tarifelor de publicitate imobiliară în termenul stabilit de actele normative în vigoare atrage după sine restricționarea accesului la aplicația informatică până la achitarea integrală a creanțelor fiscale;

kk) în perioada în care se instituie stare de urgență sau se declară stare de alertă, în condițiile legii, nu se suspendă aplicarea prevederilor lit. jj);

ll) oficiile teritoriale vor înregistra în contabilitatea proprie debitul restant provenit din depășirea termenului de virare, conform monografiei contabile stabilite prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.;

mm) oficiile teritoriale vor înregistra în contabilitatea proprie creanțele fiscale conform monografiei contabile stabilite prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.;

nn) stingerea obligației de plată a accesoriilor în contabilitatea proprie a oficiilor teritoriale se efectuează conform monografiei contabile stabilite prin procedură operațională internă a A.N.C.P.I.

a) restricționarea accesului la aplicația informatică până la achitarea integrală a creanțelor fiscale;

b) cererea semnată, împreună cu documentația aferentă, se va depune doar fizic, la oficiul teritorial prestator al serviciului, în vederea înregistrării acesteia;

c) plata serviciilor solicitate se va face doar în contul sau la casieria oficiului prestator.