ORDIN nr. 240 din 20 februarie 2024

(1) Prin prestator extern de servicii se înțelege un operator economic care desfășoară activități de preluare a cererilor de acordare a vizelor, de transmitere a acestora către misiunile diplomatice și oficiile consulare competente pentru soluționarea cererilor, iar ulterior soluționării lor, de ridicare și înmânare către solicitanți a documentelor de călătorie și, după caz, a altor acte prezentate.

(2) Prestatorilor externi de servicii li se poate încredința îndeplinirea uneia sau mai multora dintre următoarele sarcini legate de solicitarea vizelor:

(1) În situații speciale sau când specificul local o impune, misiunile diplomatice evaluează oportunitatea cooperării în statele acreditare cu prestatori externi de servicii.

(2) Evaluarea trebuie să aibă în vedere următoarele elemente: dimensiunile statelor acreditare, volumul cererilor de vize, infrastructura locală în domeniul transporturilor, comunicațiilor informatice și expedițiilor poștale sau în regim de curierat, specificul legislației și al uzanțelor locale, precum și practica celorlalte state membre ale Uniunii Europene acreditate pe același spațiu.

(3) În urma evaluării de la alin. (2), misiunile diplomatice transmit rezultatele Centralei Ministerului Afacerilor Externe (Centrala M.A.E.). Propunerea formulată trebuie să cuprindă și obiectul cooperării cu prestatorii externi, prevăzut la art. 2 alin. (2).

(1) În cazul aprobării externalizării serviciilor în materie de solicitare a vizelor, aprobarea Centralei M.A.E. va cuprinde, cel puțin, următoarele elemente:

(2) Ulterior aprobării Centralei M.A.E. și obținerii avizelor prevăzute de legislația locală, misiunile diplomatice inițiază procedura de selecție a prestatorilor externi de servicii în vederea contractării acestora.

(1) Procedura de contractare a unui prestator extern de servicii trebuie să respecte principiile nediscriminării, tratamentului egal, recunoașterii reciproce, transparenței, proporționalității și asumării răspunderii.

(2) La selecția unui prestator extern de servicii se va evalua capacitatea tehnică și organizatorică de a asigura protecția datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, fiabilitatea și solvabilitatea acestuia, precum și faptul că nu există un conflict de interese. Evaluarea include, după caz, verificarea licențelor necesare, înscrierea la registrul comerțului, statutele și contractele bancare.

(1) În funcție de elementele din aprobarea Centralei M.A.E., Comisia transmite cereri de ofertă prestatorilor externi de servicii autorizați să își desfășoare activitatea pe teritoriul statelor acreditare. În cererile de ofertă vor fi specificate serviciile ce urmează a fi contractate, în conformitate cu art. 2 alin. (2), informații privind procedura de acordare a vizelor și taxele consulare aferente.

(2) Ofertele trebuie să cuprindă documentația care face dovada autorizării pe plan local a activității prestatorului extern de servicii, precum și dovada îndeplinirii cerințelor necesare pentru furnizarea serviciilor ce urmează a fi contractate.

(3) Ofertele trebuie să includă tariful perceput de prestatorii externi de servicii de la solicitanții de vize pentru serviciile furnizate, cu respectarea condițiilor prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(1) Termenul de depunere a ofertelor este de 30 de zile de la data transmiterii cererilor.

(2) În termen de 15 zile de la împlinirea termenului prevăzut la alin. (1) se întrunește Comisia care analizează ofertele primite și elaborează procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor, potrivit modelului stabilit în anexa nr. 2 la prezentul ordin.

(3) Ofertele depuse în termen sunt analizate în primul rând din punctul de vedere al criteriilor de calificare, cele care nu corespund urmând a fi respinse.

(4) După caz, Comisia poate solicita clarificarea unor aspecte din ofertele depuse.

(5) În cazul în care Comisia consideră că două sau mai multe oferte sunt echivalente din punctul de vedere al criteriilor de selecție, departajarea se va face în funcție de tariful perceput de prestatorul extern de servicii de la solicitanții de vize, cea mai avantajoasă ofertă fiind cea care corespunde celui mai redus tarif.

(1) Contractele de prestări servicii se încheie între misiunea diplomatică, reprezentată de șeful misiunii, și prestatorii externi de servicii.

(2) Contractele prevăzute la alin. (1) pot fi aplicabile în raporturile cu unele sau cu toate oficiile consulare de carieră din statul acreditar, după caz.

(3) Contractele trebuie să includă condițiile, procedurile, limitele și termenele în care se prestează serviciile asigurate de prestatorii externi de servicii, astfel cum au fost prevăzute în oferta din procedura de selecție.

(4) Pe lângă cele prevăzute la alin. (3), contractele trebuie să cuprindă cerințele minime prevăzute în anexa X la Regulamentul (CE) nr. 810/2009 privind instituirea unui Cod comunitar de vize.

(5) Contractele nu pot prevedea obligații de natură patrimonială între misiunile diplomatice și prestatorii externi de servicii.