RO | EN

Anexa 4

-------

la normele metodologice

-----------------------

METODOLOGIA GENERALĂ DE DERULARE A MISIUNILOR DE ASIGURARE

1. Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și elaborarea documentelor, conform schemei prezentate în continuare:

*Font 7* ┌────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┬─────────┬────────────────────────────────┬────┐ │ Etape │ Proceduri │ Cod │ Documente │ │ │ │ │procedură│ │ │ ├────────────┼───────────────────┬────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │Pregătirea │Inițierea auditului│Elaborarea Ordinului de serviciu │ P-01 │Ordinul de serviciu │ │ │misiunii de │public intern ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │audit public│ │Elaborarea Declarației de │ P-02 │Declarația de independență │ │ │intern │ │independență │ │ │ │ │ │ ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │Elaborarea Notificării privind │ P-03 │Notificarea privind declanșarea │ │ │ │ │declanșarea misiunii de audit public│ │misiunii de audit public intern │ │ │ │ │intern │ │ │ │ │ ├───────────────────┴────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Ședința de deschidere │ P-04 │Minuta ședinței de deschidere │ │ │ ├───────────────────┬────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Colectarea și │Constituirea/actualizarea dosarului │ P-05 │Chestionarul de luare la │ │ │ │prelucrarea │permanent │ │cunoștință - CLC │ │ │ │informațiilor ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │Prelucrarea și documentarea │ P-06 │Studiu preliminar │ │ │ │ │informațiilor │ │ │ │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Stabilirea │Analiza riscurilor │ P-07 │Stabilirea punctajului total al │ │ │ │obiectivelor │ │ │riscurilor și ierarhizarea │ S │ │ │misiunii de audit │ │ │riscurilor │ U │ │ │public intern ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ P │ │ │ │Evaluarea inițială a controlului │ P-08 │Chestionarul de control intern │ E │ │ │ │intern și stabilirea obiectivelor │ ├────────────────────────────────┤ R │ │ │ │misiunii de audit de public intern │ │Evaluarea inițială a gradului de│ V │ │ │ │ │ │încredere în controlul intern și│ I │ │ │ │ │ │stabilirea obiectivelor │ Z │ │ │ │ │ │misiunii de audit public intern │ A │ │ ├───────────────────┴────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ R │ │ │Elaborarea Programului misiunii de audit public intern │ P-09 │Programul misiunii de audit │ E │ │ │ │ │public intern │ A │ ├────────────┼───────────────────┬────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │Intervenția │Colectarea și │Efectuarea testărilor și formularea │ P-10 │Teste │ │ │la fața │analiza probelor de│constatărilor │ ├────────────────────────────────┤ │ │locului │audit │ │ │Chestionar - listă de │ │ │ │ │ │ │verificare - CLV; foi de lucru; │P-20│ │ │ │ │ │interviuri; chestionare │ │ │ │ ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │Analiza problemelor și formularea │ P-11 │Fișă de identificare și analiză │ │ │ │ │recomandărilor │ │a problemei - FIAP │ │ │ │ ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │Analiza și raportarea │ P-12 │Formular de constatare și │ │ │ │ │iregularităților │ │raportare a iregularităților - │ │ │ │ │ │ │FCRI │ │ │ ├───────────────────┴────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Revizuirea documentelor și constituirea dosarului de │ P-13 │Nota centralizatoare a │ │ │ │audit │ │documentelor de lucru │ │ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Ședința de închidere │ P-14 │Minuta ședinței de închidere │ │ ├────────────┼───────────────────┬────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │Raportarea │Elaborarea │Elaborarea proiectului Raportului de│ P-15 │Proiectul Raportului de audit │ │ │rezultatelor│proiectului │audit public intern │ │public intern │ │ │misiunii │Raportului de audit├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │public intern │Transmiterea proiectului Raportului │ P-16 │ - │ │ │ │ │de audit public intern │ │ │ │ │ │ ├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │Reuniunea de conciliere │ P-17 │Minuta Reuniunii de conciliere │ │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │Elaborarea │Raportul de audit public intern │ P-18 │Raportul de audit public intern │ │ │ │Raportului de audit├────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │public intern │Difuzarea Raportului de audit public│ P-19 │ - │ │ │ │ │intern │ │ │ │ ├────────────┼───────────────────┴────────────────────────────────────┼─────────┼────────────────────────────────┤ │ │Urmărirea │Urmărirea recomandărilor │ P-21 │Fișă de urmărire a implementării│ │ │recomandări-│ │ │recomandărilor │ │ │lor │ │ │ │ │ └────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴────────────────────────────────┴────┘

2. Pe baza metodologiilor specifice de derulare a misiunilor de audit de regularitate, al performanței și de sistem, dezvoltate de UCAAPI prin ghiduri generale, aprobate prin ordin al ministrului finanțelor publice, Direcția audit intern va elabora metodologii/ghiduri specifice de derulare a tipurilor de misiuni specificate, cu avizul UCAAPI.

3. Modelele prezentate în prezentele norme metodologice vor fi utilizate în funcție de complexitatea și durata misiunii și pot fi completate, după caz, și cu alte informații necesare.

4. Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune, conform prezentelor norme metodologice, parcurgerea următoarelor etape:

I. Pregătirea misiunii de audit public intern.

II. Intervenția la fața locului.

III. Raportarea activității de audit public intern.

IV. Urmărirea recomandărilor.

I. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

În etapa de pregătire a misiunii de asigurare se desfășoară următoarele activități/acțiuni:

a) inițierea auditului public intern, care cuprinde: elaborarea ordinului de serviciu, a declarației de independență și a notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern;

b) pregătirea și desfășurarea ședinței de deschidere;

c) colectarea și prelucrarea informațiilor, care cuprinde: constituirea/actualizarea dosarului permanent, precum și prelucrarea și documentarea informațiilor;

d) stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern, care cuprinde: analiza riscului, respectiv, evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

e) elaborarea programului misiunii de audit public intern.

A. Inițierea auditului public intern

1. Elaborarea ordinului de serviciu

1.1. Ordinul de serviciu autorizează efectuarea misiunilor de audit public intern, inclusiv misiunile de audit public intern ad-hoc și se întocmește de către Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate sau de către persoanele desemnate, pe baza Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.

1.2. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție al echipei de audit intern acordat de către Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate. Pe baza acestuia se desfășoară misiunea de audit public intern și se informează persoanele interesate asupra următoarelor aspecte:

a) cadrul legal privind realizarea misiunii de audit public intern;

b) scopul misiunii de audit public intern și tipul acesteia;

c) obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;

d) perioada efectuării misiunii de audit public intern;

e) desemnarea supervizorului;

f) perioada supusă auditului;

g) numele și prenumele auditorilor interni desemnați să efectueze misiunea.

1.3. Procedura P-01. Ordinul de serviciu:

*Font 9* ┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐ │Șeful Direcției audit intern/ │a) Întocmește Ordinul de serviciu pe baza │ │structurii teritoriale subordonate │Planului anual de audit public intern al │ │ │Ministerului Apărării Naționale. │ │ │b) Semnează Ordinul de serviciu și atribuie un │ │ │număr de înregistrare acestuia. │ │ │c) Furnizează copii ale Ordinului de serviciu │ │ │fiecărui membru al echipei de audit intern. │ │ │d) Organizează ședințe de lucru cu echipa de │ │ │audit intern în cadrul cărora se comunică scopul│ │ │misiunii, metodologia ce se va utiliza și │ │ │rezultatele ce se așteaptă de la misiunea │ │ │respectivă. │ │ │e) Stabilește cerințele de pregătire │ │ │profesională necesare echipei de audit intern în│ │ │vederea realizării misiunii. │ │ │f) Stabilește cu echipa de audit intern │ │ │desemnată modalitatea de abordare a misiunii de │ │ │audit public intern. │ ├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤ │Auditorii interni │a) Primesc ordinul de serviciu. │ │ │b) Iau la cunoștință despre scopul, metodologia │ │ │ce se va utiliza pentru a realiza misiunea de │ │ │audit public intern și despre rezultatele │ │ │așteptate de către Șeful Direcției audit intern │ │ │sau șeful structurii teritoriale subordonate, │ │ │după caz. │ └──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘

1.4. Pentru întocmirea Ordinului de serviciu se folosește modelul următor:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE Nivelul și termenul de clasificare│ │ Structura de audit intern Exemplar unic │ │ Data __.__.____ │ │ Nr. __.__.___._ │ │ - Localitatea - │ │ │ │ ORDIN DE SERVICIU │ │ │ │ În conformitate cu prevederile art. 17 din Legea nr. 672/2002 privind │ │auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, a Normelor │ │metodologice privind exercitarea auditului public intern în Ministerul │ │Apărării Naționale, aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale │ │nr. M. ..../2014 și a Planului anual de audit public intern al Ministerului │ │Apărării Naționale, în perioada ......................... se va efectua o │ │misiune de audit public intern la ...................., cu tema ....... │ │ Perioada supusă auditării ........................ │ │ Scopul misiunii de audit public intern este ......................, │ │ Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt: │ │ a....................... │ │ b....................... │ │ ... │ │ n-1 Verificarea implementării recomandărilor cuprinse în rapoartele de │ │audit public intern, întocmite cu ocazia misiunilor executate anterior la │ │structura auditată. │ │ n Alte obiective ce vor rezulta din analiza riscurilor, atât în perioada│ │de pregătire a misiunii, cât și pe timpul executării acesteia. │ │ Menționăm că se va efectua un audit de .............. . │ │ Echipa de audit intern este formată din următorii auditori: │ │ 1. ............, auditor intern, șef echipă de audit intern, document de│ │acces la informații clasificate nivel ___, seria ___, nr. ______, │ │valabilitate ________. │ │ ... │ │ n..........., auditor intern, document de acces la informații │ │clasificate nivel ___, seria ___, nr. ______, valabilitate ________. │ │ Supervizor al misiunii de audit public intern este .................., │ │având funcția de ............ . │ │ Consilierea juridică a echipei de audit intern este asigurată de │ │către ........... │ │ Pentru întocmirea documentelor specifice misiunii de audit public │ │intern, echipa de audit intern va utiliza: │ │- __ laptop-uri cu HDD nr. ______, nivel _________; │ │- ___ medii de stocare a informațiilor cu nr. _________, nivel ________. │ │ │ │ Șeful structurii de audit intern │ │ (Gradul, prenumele, numele, semnătura și ștampila) │ │ Gradul, numele, prenumele, nr. telefon de serviciu și semnătura │ │ persoanei care a întocmit documentul │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2. Elaborarea Declarației de independență

2.1. Independența auditorilor interni desemnați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarată prin completarea documentului Declarația de independență, prevăzut mai jos.

2.2. Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate analizează situațiile de incompatibilitate, stabilește modalitățile de eliminare sau soluționare a incompatibilităților prin furnizarea de explicații adecvate în cadrul Declarației de independență.

2.3. Incompatibilitățile, reale sau posibile, apărute în timpul misiunii de audit public intern trebuie declarate imediat de către auditorii interni, iar Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate are responsabilitatea soluționării acestora.

2.4. Eliminarea sau diminuarea incompatibilităților personale ale auditorilor interni se poate realiza și prin transferarea atribuțiilor în realizarea misiunii de audit public intern între auditorii interni sau prin înlocuirea auditorilor interni.

2.5. Procedura P-02. Declarația de independență

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Completează Declarația de independență. │ │ │b) Declară orice incompatibilitate, existentă sau │ │ │posibilă. │ │ │c) Îndosariază Declarația de independență în dosarul │ │ │misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Verifică Declarația de independență. │ │audit intern/ │b) Identifică și analizează incompatibilitatea semnalată│ │structurii │de către auditori și stabilește modalitatea în care │ │teritoriale │aceasta poate fi eliminată. │ │subordonate │c) Avizează Declarația de independență cu privire la │ │ │soluționarea incompatibilităților. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

2.6. Pentru întocmirea Declarației de independență se folosește modelul următor:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE Nivelul și termenul de clasificare│ │Structura de audit intern Exemplar unic │ │ Data __.__.____ │ │ Nr. __.__.___._ │ │ - Localitatea - │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ │ │Nume și prenume: ................... │ │ │ │Misiunea de audit public intern: ................. Data: ...................│ │┌─────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┬──┬──┐│ ││Nr. │ Declararea conflictelor de interese și a incompatibilități │Da│Nu││ ││crt. │ │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 1. │Ați avut/aveți vreo relație oficială, financiară sau personală│ │ ││ ││ │cu persoane din cadrul entității/structurii auditate care ar │ │ ││ ││ │putea să vă limiteze măsura în care puteți să interveniți și │ │ ││ ││ │să constatați deficiențe de orice fel cu privire la misiunea │ │ ││ ││ │de audit public intern │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 2. │Aveți idei preconcepute față de persoane, activități, procese,│ │ ││ ││ │programe, grupuri, care au legătura cu entitatea/structura │ │ ││ ││ │auditată și care ar putea să vă influențeze în misiunea de │ │ ││ ││ │audit public intern? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 3. │Ați avut/aveți funcții sau ați fost/sunteți implicat(ă) în │ │ ││ ││ │ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entității/ │ │ ││ ││ │structurii ce va fi auditată? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 4. │Aveți responsabilități în derularea programelor și proiectelor│ │ ││ ││ │finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 5. │Ați fost implicat(ă) în elaborarea și implementarea sistemelor│ │ ││ ││ │de control ale entității/structurii ce urmează a fi auditată? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 6. │Sunteți soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea │ │ ││ ││ │inclusiv cu conducătorul entității/structurii ce va fi │ │ ││ ││ │auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 7. │Aveți vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o │ │ ││ ││ │fostă angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup, │ │ ││ ││ │organizație sau nivel guvernamental, care are legătură cu │ │ ││ ││ │entitatea/structura auditată? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 8. │Ați aprobat înainte documente, ordine de plată și alte │ │ ││ ││ │instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi │ │ ││ ││ │auditată? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 9. │Ați fost/sau sunteți implicat în ținerea evidenței contabile │ │ ││ ││ │la entitatea/structura ce va fi auditată? │ │ ││ ││ │ │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 10. │Ați avut/sau aveți vreun interes personal care influențează │ │ ││ ││ │sau pare să influențeze îndeplinirea atribuțiilor de serviciu │ │ ││ ││ │cu imparțialitate și obiectivitate față de entitatea/structura│ │ ││ ││ │auditată? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 11. │Puteți evalua eficacitatea proceselor și sistemelor în raport │ │ ││ ││ │cu cerințele specificate și conformitatea obiectivelor cu │ │ ││ ││ │politica entității? │ │ ││ │├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┤│ ││ 12. │Dacă în timpul misiunii de audit public intern apar │ │ ││ ││ │incompatibilități personale, externe sau organizaționale care │ │ ││ ││ │afectează obiectivitatea dvs. de a lucra și a elabora rapoarte│ │ ││ ││ │de audit public intern imparțiale, notificați Șeful │ │ ││ ││ │compartimentului de audit public intern? │ │ ││ │└─────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┴──┴──┘│ │ │ │ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │1. Incompatibilități personale: │ │ │ │2. Pot fi eliminate incompatibilitățile: │ │ │ │3. Dacă da, explicați cum anume: │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ Data: │ │ │ │ Auditor intern │ │(Nume, prenume și semnătură) │ │ Șeful structurii de audit intern/supervizor│ │ (Nume, prenume și semnătură) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

3. Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern

3.1. Direcția audit intern/structura teritorială subordonată notifică entitatea/structura auditată cu minimum 15 zile calendaristice înainte de data declanșării misiunii de audit public intern, prevăzută în Planul de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.

3.2. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern, prevăzută în modelul de mai jos, conține informații referitoare la scopul, obiectivele generale, durata misiunii, documentele care urmează a fi puse la dispoziție de entitatea/structura auditată, precum și informații cu privire la data ședinței de deschidere.

3.3. Notificarea se transmite entității/structurii auditate împreună cu Carta auditului public intern.

3.3.1. Carta auditului public intern se transmite structurilor din cadrul Ministerului Apărării Naționale cu ocazia realizării misiunilor ori prin postare pe website-ul instituției sau prin orice alt mijloc de comunicare ce se stabilește în funcție de dotările existente.

3.4. Entitatea auditată va prezenta Șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate documentul prin care se aprobă solicitarea de amânare/decalare a misiunii de audit public intern.

3.5. Procedura P-03. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Întocmesc, în două exemplare, notificarea către │ │ │entitatea/structura auditată, inclusiv pentru │ │ │structurile atrase în misiunea de audit public intern. │ │ │b) Pregătesc un exemplar al Cartei auditului public │ │ │intern. │ │ │c) Atribuie un număr de înregistrare notificării. │ │ │d) Transmit notificarea entității/structurii auditate, │ │ │însoțită de Carta auditului public intern. │ │ │e) Îndosariază un exemplar al notificării în dosarul │ │ │misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Verifică corectitudinea și suficiența informațiilor │ │audit intern/ │cuprinse în notificare. │ │structurii │b) Semnează notificarea. │ │teritoriale │ │ │subordonate │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

3.6. Pentru întocmirea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern se folosește modelul următor:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE Nivelul și termenul de clasificare│ │Structura de audit intern Exemplarul nr. ____ │ │ Data __.__.____ │ │ Nr. __.__.___._ │ │ - Localitatea - │ │ │ │ ȘEFULUI/COMANDANTULUI ____(STRUCTURII AUDITATE)_____ │ │ │ │ În conformitate cu Planul de audit public intern al Ministerului Apărării│ │Naționale pe anul ......., urmează ca în perioada ....................... să│ │efectuăm o misiune de audit public intern cu tema ..........................│ │ Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea │ │responsabilităților asumate de către conducerea entității auditate și │ │personalul de execuție cu privire la organizarea și realizarea activităților│ │și îndeplinirea obligațiilor în mod eficient și eficace. │ │ Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern vor fi: │ │ a ........................ │ │ b ........................ │ │ .... │ │ n-1 Verificarea implementării recomandărilor cuprinse în rapoartele de │ │audit public intern, întocmite cu ocazia misiunilor executate anterior la │ │structura auditată. │ │ n Alte obiective ce vor rezulta din analiza riscurilor, atât în perioada │ │de pregătire a misiunii, cât și pe timpul executării acesteia. │ │ Vă propun și vă rog să fiți de acord ca ședința de deschidere să se │ │desfășoare în data de ___ având ca scop discutarea următoarelor aspecte ale │ │misiunii: │ │ a) prezentarea auditorilor interni; │ │ b) prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii de │ │audit public intern; │ │ c) scopul misiunii de audit public intern; │ │ d) modalitatea de desfășurare a misiunii de audit public intern, │ │persoanele de contact; │ │ e) alte aspecte. │ │ Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne │ │puneți la dispoziție în format hârtie și/sau electronic, după caz, │ │documentația necesară privind: planificarea, organizarea și controlul │ │activităților manageriale, legile și reglementările aplicabile, organigrama │ │entității, Regulamentul de organizare și funcționare/atribuțiile entității, │ │fișele posturilor, procedurile operaționale de lucru, rapoartele de │ │activitate, următoarele situații prezentate în anexă. │ │ Carta auditului public intern se găsește postată pe ......... │ │ Pentru eventualele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-l│ │contactați pe domnul ................ șeful echipei de audit intern, la │ │telefon ........., e-mail .......... │ │ │ │ Șeful structurii de audit intern/supervizor │ │ (Nume, prenume și semnătură) │ │ │ │ Gradul, numele, prenumele, nr. telefon de serviciu și │ │ semnătura persoanei care a întocmit documentul │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

B. Ședința de deschidere

1. Ședința de deschidere a misiunii de audit public intern se derulează la unitatea auditată, cu participarea auditorilor interni și a personalului entității/structurii auditate și are rolul de a permite realizarea de discuții cu privire la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale și modalitățile de lucru în vederea realizării misiunii de audit public intern, precum și pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii de audit public intern.

2. Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

a) prezentarea auditorilor interni/a supervizorului, după caz;

b) prezentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;

c) comunicarea termenelor de desfășurare a misiunii de audit public intern;

d) stabilirea persoanelor responsabile din partea structurii auditate în vederea desfășurării misiunii de audit public intern;

e) prezentarea Cartei auditului public intern;

f) asigurarea condițiilor de lucru necesare derulării misiunii de audit public intern.

3. Minuta ședinței de deschidere, prevăzută în modelul de mai jos, cuprinde, în prima parte, informații generale referitoare la organizarea ședinței și la participanți, iar în partea a doua stenograma discuțiilor purtate.

4. Procedura P-04. Ședința de deschidere

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Stabilesc data Ședinței de deschidere. │ │ │b) Contactează telefonic entitatea/structura auditată │ │ │pentru a stabili data întâlnirii. │ │ │c) Stabilesc ordinea de zi a ședinței de deschidere. │ │ │d) Participă la ședința de deschidere. │ │ │e) Întocmesc Minuta ședinței de deschidere. │ │ │f) Consemnează în cadrul minutei toate aspectele │ │ │dezbătute. │ │ │g) Îndosariază Minuta ședinței de deschidere în dosarul │ │ │misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │Participă la ședința de deschidere, după caz. │ │audit intern/șeful │ │ │structurii │ │ │teritoriale │ │ │subordonate/ │ │ │supervizorul │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Conducătorul │a) Participă la ședința de deschidere. │ │entității/ │b) Stabilește persoanele din cadrul entității/ │ │structurii auditate│structurii auditate care vor participa la ședința de │ │ │deschidere. │ │ │c) Asigură participarea persoanelor desemnate. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

5. Pentru întocmirea Minutei ședinței de deschidere se folosește modelul următor:

C. Colectarea și prelucrarea informațiilor

1. Constituirea/actualizarea dosarului permanent

1.1. Dosarul permanent se întocmește, în format tipărit și/sau electronic, pentru fiecare entitate/structură, sistem sau program auditabil, reprezintă o sursă de informații generale cu privire la aceasta și permite o înțelegere mai bună a activităților auditate; acesta cuprinde, după caz:

a) strategii interne;

b) reguli, regulamente și legi aplicabile;

c) proceduri de lucru;

d) materiale despre entitatea/structura auditată;

e) informații financiare;

f) rapoarte de audit public intern anterioare și/sau externe;

g) informații privind posturile cheie/fluxurile de operați;

h) alte documente specifice domeniului auditabil.

1.2. În această procedură auditorii interni solicită și colectează informații cu caracter general despre entitatea/structura auditată cu scopul de a cunoaște domeniul auditabil și particularitățile acestuia. Informațiile colectate trebuie să fie pertinente și utile pentru atingerea următoarelor scopuri:

a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;

b) cunoașterea organizării entității/structurii auditate, a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei și a modalităților de desfășurare a activităților;

c) identificarea punctelor cheie ale funcționării entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și a punctelor slabe;

d) identificarea și evaluarea riscurilor semnificative;

e) identificarea informațiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selecționării tehnicilor de investigare adecvate.

1.3. Dosarul permanent se actualizează anual, pentru a oferi auditorilor interni informații disponibile și utile în realizarea activităților specifice, cu datele și informațiile puse la dispoziție de structurile auditate la solicitarea Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate.

1.4. În cadrul procedurii de colectare a informațiilor se elaborează Chestionarul de luare la cunoștință, prevăzut în modelul de mai jos, care conține întrebări prin al căror răspuns auditorii interni pot cunoaște contextul socio-economic de organizare și funcționare a entității/structurii auditate.

1.5. Procedura P-05. Constituirea/actualizarea dosarului permanent

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Se familiarizează cu activitatea entității/structurii│ │ │auditate. │ │ │b) Concep și elaborează Chestionarul de luare la │ │ │cunoștință utilizat în obținerea informațiilor. │ │ │c) Identifică strategiile, legile și regulamentele │ │ │aplicabile entității/structurii auditate. │ │ │d) Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, │ │ │fișele posturilor, proceduri scrise ale entității/ │ │ │structurii auditate. │ │ │e) Identifică personalul responsabil, posturile cheie, │ │ │fluxul operațiilor. │ │ │f) Identifică informațiile financiare, registrul │ │ │riscurilor și circuitul documentelor. │ │ │g) Obțin rapoartele de control/rapoartele de audit │ │ │public intern anterioare. │ │ │h) Obțin orice alte documente și informații specifice │ │ │domeniului auditabil. │ │ │i) Identifică și analizează factorii susceptibili de a │ │ │împiedica desfășurarea misiunii de audit public intern. │ │ │j) Constituie/actualizează dosarul permanent și-l │ │ │opisează. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

1.6. Pentru întocmirea Chestionarului de luare la cunoștință se folosește modelul următor:

2. Prelucrarea și documentarea informațiilor

2.1. Prelucrarea informațiilor presupune gruparea și sistematizarea informațiilor în vederea identificării activităților/acțiunilor auditabile și realizarea analizei de risc, precum și identificarea preliminară a aspectelor pozitive și a abaterilor de la cadrul de reglementare.

2.2. Activitatea de prelucrare a informațiilor constă în:

a) analiza entității/structurii auditate și activității sale;

b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;

c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

d) analiza rezultatelor controalelor precedente;

e) analiza informațiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

2.3. Prelucrarea și documentarea informațiilor se finalizează prin elaborarea documentului Studiu preliminar.

2.4. Scopul Studiului preliminar este de a asigura obținerea de informații suficiente și adecvate despre domeniul auditabil și va conține informații cel puțin cu privire la:

a) caracterizarea generală a entității/structurii auditate;

b) strategia și politicile în domeniul auditabil;

c) analiza domeniului auditabil;

d) obiectivele entității/structurii auditate;

e) analiza structurii și pregătirii personalului;

f) asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților domeniului auditabil;

g) asigurarea și disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităților auditabile;

h) alte informații specifice domeniului auditabil;

i) concluzii.

2.5. Conținutul și gradul de detaliere al documentului Studiu preliminar se adaptează de auditorii interni, în funcție de timpul avut la dispoziție având în vedere durata misiunii și de specificul structurii sau activității auditate.

2.6. Procedura P-06. Prelucrarea și documentarea informațiilor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Realizează analiza generală a entității/structurii │ │ │auditate raportat la tema misiunii de audit public │ │ │intern. │ │ │b) Evaluează strategia și politicile aplicabile │ │ │domeniului auditabil în legătură cu tema misiunii de │ │ │audit public intern. │ │ │c) Analizează și evaluează domeniul auditabil. │ │ │d) Evaluează obiectivele entității/structurii auditate │ │ │în legătură cu tema misiunii de audit public intern. │ │ │e) Analizează structura și pregătirea personalului │ │ │raportat la tema misiunii de audit public intern. │ │ │f) Evaluează politicile de dezvoltare specifice │ │ │domeniului auditabil. │ │ │g) Examinează modul de constituire și utilizare a │ │ │resurselor financiare necesare desfășurării │ │ │activităților în cadrul domeniului auditabil. │ │ │h) Evaluează constatările, recomandările și măsurile din│ │ │rapoartele de audit public intern anterioare, actele de │ │ │control, rapoartele de audit extern sau alte documente │ │ │specifice. │ │ │i) Analizează și examinează alte date și informații │ │ │specifice domeniului auditabil. │ │ │j) Stabilește concluziile analizei preliminare. │ │ │k) Elaborează și documentează Studiul preliminar. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Analizează documentația elaborată de auditori interni│ │audit intern/șeful │și se pronunță asupra suficienței și adecvării acesteia.│ │structurii │b) Analizează și revizuiește Studiul preliminar. │ │teritoriale │c) Supervizează Studiul preliminar. │ │subordonate/ │ │ │supervizorul │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

2.7. Pentru întocmirea Studiului preliminar se folosește modelul următor:

D. Stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern

1. Analiza riscului

1.1. Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune, situație sau comportament care dacă se produce are un impact nefavorabil asupra capacității entității auditate de a-și realiza obiectivele.

1.2. Categorii de riscuri:

a) riscuri de organizare: lipsa responsabilităților, insuficienta organizare a resurselor umane, documentație insuficientă, neactualizată etc.;

b) riscuri operaționale: neînregistrarea în evidențele contabile, arhivarea necorespunzătoare a documentelor justificative, lipsa controalelor operațiilor cu risc ridicat etc.;

c) riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar etc.;

d) riscuri generate de schimbări: legislative, structurale, manageriale etc.

1.3. Componentele riscului sunt:

a) probabilitatea de apariție, reprezintă o măsură a posibilității de apariție a riscului determinată apreciativ sau prin cuantificare;

b) impactul riscului, reprezintă efectele/consecințele asupra entității în cazul manifestării riscului.

1.4. Analiza riscurilor are drept scop identificarea riscurilor din entitatea/structura auditată asociate domeniului auditabil și evaluarea acestora, aprecierea controlului intern și selectarea obiectivelor misiunii de audit public intern.

1.5. Procesul de identificare și evaluare a riscurilor are în vedere și riscurile depistate în misiunile de audit public intern anterioare.

1.6. În procesul de identificare și analiză a riscurilor auditorii interni utilizează dosarul permanent sau alte documente ale entității/structurii auditate, inclusiv registrul riscurilor.

1.7. Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariție a acestora și de gravitatea consecințelor, adică de impactul riscului și utilizează drept instrumente criteriile privind aprecierea riscurilor.

1.8. Criteriile privind aprecierea riscurilor sunt:

a) aprecierea probabilității - element calitativ, care se realizează prin evaluarea posibilității de apariție a riscurilor, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității și se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri astfel: probabilitate mică, probabilitate medie și probabilitate mare. Pentru aprecierea probabilității, auditorii interni vor avea în vedere drept criterii următoarele: stabilitatea cadrului normativ, complexitatea și periodicitatea operațiilor, calitatea personalului, precum și incidența manifestării în trecut a riscului, conform tabelului următor. În funcție de specificul entității auditate/domeniului auditat, echipa de audit intern poate stabili alte criterii adecvate pentru aprecierea probabilității;

┌─────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │PROBABILITATE│ CRITERII │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ MICĂ │a) Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, │ │ (1) │este în vigoare de peste 3 ani și nu a cunoscut modificări │ │ │semnificative. │ │ │b) Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea │ │ │auditată/desfășurate în domeniul auditat, au un nivel redus │ │ │de complexitate. │ │ │c) Personalul entității auditate sau care are atribuții │ │ │privind domeniul auditat are experiență de cel puțin 5 ani. │ │ │d) Nivelul ridicat de încadrare cu personal al entității │ │ │auditate/domeniului auditat. │ │ │e) Riscul analizat nu s-a manifestat anterior în entitatea │ │ │auditată/domeniul auditat. │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ MEDIE │a) Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, │ │ (2) │este relativ nou sau a cunoscut unele modificări. │ │ │b) Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea │ │ │auditată/desfășurate în domeniul auditat, au un nivel mediu │ │ │de complexitate. │ │ │c) Personalul entității auditate sau care are atribuții │ │ │privind domeniul auditat are experiență sub 3 ani. │ │ │d) Nivel mediu de încadrare cu personal al entității │ │ │auditate/domeniului auditat. │ │ │e) Riscul s-a manifestat rar în trecut în entitatea │ │ │auditată/domeniul auditat. │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ MARE │a) Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, │ │ (3) │este nou sau a cunoscut numeroase modificări. │ │ │b) Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea │ │ │auditată/desfășurate în domeniul auditat, au un nivel ridicat │ │ │de complexitate. │ │ │c) Personalul entității auditate sau care are atribuții │ │ │privind domeniul auditat are experiență sub 1 an. │ │ │d) Nivel scăzut de încadrare cu personal al entității │ │ │auditate/domeniului auditat. │ │ │e) Riscul s-a manifestat des în trecut în entitatea auditată/ │ │ │domeniul auditat. │ └─────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘

b) aprecierea impactului - element cantitativ, care se realizează prin evaluarea efectelor riscului în cazul în care acesta s-ar produce, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității și se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri, astfel: impact scăzut, impact moderat și impact ridicat. Pentru aprecierea impactului auditorii interni vor avea în vedere drept criterii următoarele: pierderi de active, costuri de funcționare, întreruperea activităților, imaginea entității etc. În funcție de specificul entității auditate/domeniului auditat, echipa de audit intern poate stabili alte criterii adecvate pentru aprecierea impactului.

┌─────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ IMPACT │ CRITERII │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ SCĂZUT │a) Nu există pierderi de active. │ │ (1) │b) Afectarea imaginii entității este redusă. │ │ │c) Costurile de funcționare nu sunt afectate. │ │ │d) Calitatea serviciilor furnizate nu este afectată. │ │ │e) Nu există întreruperi în activitate etc. │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ MODERAT │a) Pierderile de active sunt reduse. │ │ (2) │b) Afectarea imaginii entității este moderată. │ │ │c) Creșterea costurilor de funcționare este moderată. │ │ │d) Calitatea serviciilor furnizate este afectată în mică │ │ │măsură. │ │ │e) Există mici întreruperi în activitate. │ ├─────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ RIDICAT │a) Pierderi semnificative de active. │ │ (3) │b) Imaginea entității este afectată în mod semnificativ. │ │ │c) Costuri ridicate de funcționare. │ │ │d) Calitatea serviciilor furnizate este afectată semnificativ.│ │ │e) Întreruperi semnificative în activitate. │ └─────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘

1.9. Procedura de analiză a riscurilor cuprinde:

a) identificarea activităților/acțiunilor și a riscurilor asociate;

b) stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor;

c) stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor.

1.10. Identificarea activităților/acțiunilor și a riscurilor asociate presupune parcurgerea următoarelor etape:

a) detalierea pentru fiecare obiectiv general al misiunii de audit public intern a activităților sau acțiunilor, după caz, descriind procesul de la inițierea activității până la înregistrarea ei;

b) definirea riscurilor pentru fiecare activitate/acțiune în parte.

1.11. Stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor - sunt reprezentate de impactul și probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scală cu trei niveluri, astfel:

a) aprecierea probabilității care se realizează pe baza analizei și evaluării factorilor de incidență stabiliți;

b) aprecierea impactului care se realizează pe baza analizei și evaluării factorilor de risc stabiliți.

↑ │ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ Mare(3) │ │ 3 │ │ 6 │ │ 9 │ │ └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ │ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ Medie(2)│ │ 2 │ │ 4 │ │ 6 │ │ ├─────────┤ ├─────────┤ ├─────────┤ Mică(1) │ │ 1 │ │ 2 │ │ 3 │ │ └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ ├───────────────────────────────────────────────────→Impact │ Scăzut(1) Moderat(2) Ridicat(3) │

1.12. Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor, prevăzută în tabelul următor, presupune:

a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitatea și impactul riscului, obținut pe baza formulei:

PT= P x I , unde: PT = punctajul total al riscului P = probabilitate I = impact

b) ierarhizarea riscurilor - se realizează pe baza punctajelor totale obținute din evaluarea riscului, iar activitățile/acțiunile auditabile se împart în activități/acțiuni cu risc mic, mediu și mare, astfel:

- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;

- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;

- pentru PT = 6 sau 9, riscul este ridicat.

1.13. Procedura P-07. Analiza riscurilor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Stabilesc activitățile/acțiunile auditabile și │ │ │riscurile asociate acestora în funcție de prelucrarea și│ │ │documentarea informațiilor conținute de dosarul │ │ │permanent, precum și a informațiilor conținute în │ │ │Studiul preliminar. │ │ │b) Stabilesc cerințele minimale pentru fiecare │ │ │activitate/acțiune de realizat din punct de vedere al │ │ │controalelor specifice. │ │ │c) Identifică riscurile asociate activităților/ │ │ │acțiunilor auditabile. │ │ │d) Stabilesc factori de incidență privind aprecierea │ │ │probabilității de apariție a riscurilor și factori de │ │ │apreciere a impactului riscurilor. │ │ │e) Stabilesc nivelul probabilității de manifestare a │ │ │riscului și nivelul impactului riscului. │ │ │f) Stabilesc punctajul total al riscului. │ │ │g) Ierarhizează riscurile în funcție de punctajele │ │ │obținute. │ │ │h) Elaborează documentul Analiza riscurilor. │ │ │i) Efectuează eventualele modificări stabilite în │ │ │ședința de lucru. │ │ │j) Îndosariază documentele elaborate în cadrul │ │ │procedurii de analiză a riscului în dosarul misiunii │ │ │de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Analizează și evaluează activitățile și acțiunile │ │audit intern/șeful │auditabile stabilite și riscurile asociate acestora │ │structurii │b) Analizează și evaluează punctajul total calculat al │ │teritoriale │riscului. │ │subordonate/ │c) Analizează și evaluează ierarhizarea riscurilor. │ │supervizorul │d) Organizează o ședința de lucru cu echipa de audit │ │ │intern pentru analiza opiniilor cu privire la analiza │ │ │riscurilor. │ │ │e) Supervizează documentul Analiza riscurilor. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

1.14. Pentru întocmirea documentului Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor se folosește modelul următor:

2. Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern.

2.1. Evaluarea inițială a controlului intern se realizează pe baza Chestionarului de control intern, precum și a documentelor existente la Dosarul permanent și are rolul de a identifica existența principalelor instrumente de control/verificare pentru fiecare activitate/acțiune auditabilă.

2.2. Chestionarul de control intern permite, prin intermediul întrebărilor formulate și răspunsurilor primite, identificarea principalelor activități de control intern instituite de management și aprecierea funcționalități acestora.

2.3. Evaluarea inițială a controlului intern presupune parcurgerea următoarelor etape:

a) determinarea modalităților de funcționare a fiecărei activități/acțiuni identificate;

b) identificarea principalelor controale interne existente, pe baza Chestionarului de control intern și a documentelor colectate;

c) stabilirea, în conformitate cu legislația aplicabilă și raționamentul auditorului intern a principalelor instrumente de control/verificare așteptate/minimale pentru fiecare activitate/acțiune și risc identificate;

d) stabilirea gradului de conformitate a controlului intern.

2.4. Pentru întocmirea Chestionarului de control intern se folosește modelul următor:

2.5. Evaluarea inițială a controlului intern are în vedere riscurile asociate activităților/acțiunilor auditabile și presupune identificarea și analiza controalelor interne implementate de entitate pentru gestionarea acestor riscuri. Scopul evaluării inițiale este de a descoperi zonele în care există semnale că nu au fost stabilite instrumente de control pentru gestionarea riscurilor sau că acestea nu funcționează/funcționează neadecvat. Aceasta prezintă sintetic rezultatul evaluării inițiale a controlului intern pentru fiecare activitate/acțiune auditabilă. Pentru evaluarea inițială a controlului intern se utilizează o scală, pe trei niveluri astfel: control intern conform, control intern parțial conform și control intern neconform.

┌─────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ CONTROL │ CRITERII │ │ INTERN │ │ ├─────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │CONFORM │a) Sistemul de control intern/managerial este implementat în │ │ │conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor │ │ │publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În │ │ │urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a │ │ │obținut calificativul conform la nivelul entității sau la nivelul │ │ │structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării sistemului │ │ │de control intern/managerial toate standardele aplicabile au fost │ │ │declarate ca fiind implementate; evaluările efectuate de alte │ │ │structuri asupra sistemului de control intern/managerial nu au │ │ │indicat disfuncții; sunt elaborate proceduri adecvate, care pot │ │ │preveni materializarea riscurilor. │ │ │b) Conducerea entității cunoaște cadrul de reglementare a │ │ │sistemului de control intern/managerial. │ │ │c) Conducerea și personalul au o atitudine pozitivă față de │ │ │controlul intern/managerial, existând preocuparea de a anticipa │ │ │și înlătura problemele semnalate. │ │ │d) Controlul intern/managerial este integrat în activitățile │ │ │curente ale entității/structurii auditate și nu reprezintă o │ │ │activitate distinctă sau care se desfășoară în paralel cu acestea.│ │ │e) Procesul de management al riscului din entitate asigură │ │ │identificarea riscurilor, evaluarea lor, stabilirea măsurilor de │ │ │gestionare a riscurilor și monitorizarea eficacității acestora. │ │ │f) Conducerea primește sistematic raportări privind desfășurarea │ │ │activităților și gradul de îndeplinire a obiectivelor și dispune │ │ │măsuri corective în cazul abaterilor de la obiective etc. │ ├─────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │PARȚIAL │a) Sistemul de control intern/managerial este parțial implementat │ │CONFORM │în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor │ │ │publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În │ │ │urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a │ │ │obținut calificativul parțial conform la nivelul entității sau la │ │ │nivelul structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării │ │ │sistemului de control intern/managerial au fost declarate ca fiind│ │ │implementate între 13 și 24 de standarde; evaluările efectuate de │ │ │alte structuri asupra sistemului de control intern/managerial au │ │ │indicat disfuncții dar nu majore; procedurile nu sunt suficiente │ │ │pentru prevenirea materializării riscurilor. │ │ │b) Conducerea și personalul au o atitudine subiectivă față de │ │ │controlul intern/managerial, înlăturând problemele semnalate doar │ │ │de către anumite echipe de audit intern sau control. │ │ │c) Controlul intern/managerial este parțial integrat în │ │ │activitățile curente ale entității/structurii auditate. │ │ │d) Procesul de management al riscului din entitate asigură │ │ │identificarea unor riscuri, evaluarea lor, dar măsurile de │ │ │gestionare a riscurilor nu sunt întotdeauna adecvate și eficace. │ │ │e) Conducerea primește anumite raportări privind desfășurarea │ │ │activităților, dar nu urmărește gradul de îndeplinire a │ │ │obiectivelor etc. │ ├─────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │NECONFORM│a) Sistemul de control intern/managerial nu este implementat în │ │ │conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor │ │ │publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În │ │ │urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a │ │ │obținut calificativul neconform la nivelul entității sau la │ │ │nivelul structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării │ │ │sistemului de control intern/managerial au fost declarate ca fiind│ │ │implementate sub 13 standarde; evaluările efectuate de alte │ │ │structuri asupra sistemului de control intern/managerial au │ │ │indicat disfuncții semnificative; procedurile lipsesc, sunt puțin │ │ │utilizate sau sunt implementate necorespunzător. │ │ │b) Conducerea entității nu cunoaște cadrul de reglementare a │ │ │sistemului de control intern/managerial. │ │ │c) Conducerea și personalul au o atitudine necooperantă sau │ │ │indiferentă față de controlul intern/managerial. │ │ │d) Controlul intern/managerial este perceput ca o activitate │ │ │distinctă sau care se desfășoară în paralel cu activitățile │ │ │entității. │ │ │e) Procesul de management al riscurilor din entitate nu asigură │ │ │identificarea riscurilor, nefiind stabilite măsuri adecvate de │ │ │gestionare a riscurilor. │ │ │f) Conducerea primește unele raportări privind desfășurarea │ │ │activităților și gradul de îndeplinire a obiectivelor, dar │ │ │informațiile din acestea nu sunt fiabile. Raportările nu sunt │ │ │utilizate în procesul decizional și nu sunt luate măsuri │ │ │corective în cazul abaterilor de la obiective etc. │ └─────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

În practică, în funcție de specificul entității și durata misiunii pot fi stabilite și alte criterii specifice pe baza cărora se va evalua controlul intern.

În cazul în care, ca urmare a analizei documentelor puse la dispoziție sau timpului avut la dispoziție nu se pot trage concluzii cu privire la controalele așteptate (minimale) sau la cele existente, auditorul va stabili evaluarea inițială a controlului intern pe baza chestionarului de autoevaluare al unității militare în cauză.

2.6. Rezultatul evaluării controlului intern, se concretizează prin elaborarea formularului Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor de audit, prevăzut mai jos, care cuprinde obiectivele și activitățile/acțiunile selectate, în mod obligatoriu, în vederea auditării, astfel:

a) activitățile/acțiunile cu riscurile de nivel ridicat, indiferent de rezultatul evaluării controlului intern;

b) activitățile/acțiunile cu riscurile de nivel mediu și controalele interne parțial conforme sau neconforme;

c) activitățile/acțiunile cu riscuri mici și controale interne neconforme.

2.7. În auditare pot fi cuprinse și alte activități/acțiuni cu riscuri medii sau mici în funcție de resursele de audit disponibile.

2.8. Procedura P-08. Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern:

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Stabilesc modalitățile de funcționare a fiecărei │ │ │activități/acțiuni. │ │ │b) Stabilesc controalele interne planificate pentru │ │ │fiecare activitate/acțiune. │ │ │c) Concep și elaborează Chestionarul de control intern │ │ │utilizat în identificarea controalelor interne existente│ │ │d) Obțin răspunsurile la întrebările formulate în │ │ │Chestionarul de control intern. │ │ │e) Identifică controalele interne existente pentru │ │ │fiecare acțiune/operație. │ │ │f) Realizează evaluarea inițială a controlului intern. │ │ │g) Stabilesc obiectivele misiunii de audit public intern│ │ │și în cadrul acestora activitățile/acțiunile ce vor fi │ │ │auditate și testate, în funcție de nivelul riscului și │ │ │evaluarea controlului intern. │ │ │h) Elaborează formularul privind Evaluarea inițială a │ │ │controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunilor│ │ │de audit public intern. │ │ │i) Efectuează eventualele modificări stabilite în │ │ │ședința de lucru. │ │ │j) Îndosariază documentele elaborate în cadrul │ │ │procedurii de analiză a riscului în dosarul misiunii de │ │ │audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Analizează și evaluează controalele interne așteptate│ │audit intern/șeful │identificate │ │structurii │b) Analizează și revizuiește chestionarul de control │ │teritoriale │intern elaborat │ │subordonate/ │c) Analizează și evaluează controalele interne existente│ │supervizorul │identificate. │ │ │d) Organizează o ședința de lucru cu echipa de audit │ │ │intern pentru analiza modul în care a fost evaluat │ │ │controlul intern. │ │ │e) Supervizează formularul privind Evaluarea inițială a │ │ │controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunilor│ │ │de audit public intern. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

2.9. Pentru întocmirea formularului privind Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern se folosește modelul următor:

Conținutul formularului Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern poate fi actualizat pe parcursul derulării misiunii, astfel încât, analiza diferențelor dintre principalele instrumente de control/verificare așteptate/minimale sau necesare conform normelor și raționamentului auditorilor și cele identificate, din punct de vedere al adecvării și funcționării, să faciliteze întocmirea recomandărilor de îmbunătățire cuprinse în raportul de audit public intern, evaluarea sistemului de control intern asociat domeniului auditabil, precum și emiterea unei opinii în acest sens, de către echipa de audit intern.

E. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

1. Programul misiunii de audit public intern este un document intern de lucru al Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate și prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, pentru a colecta probele de audit în baza cărora formulează concluziile și recomandările.

2. Prin Programul misiunii de audit public intern se urmărește:

a) asigurarea șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigurarea repartizării sarcinilor și planificarea activităților, pe fiecare auditor membru al echipei de audit intern.

3. Programul misiunii de audit public intern este structurat pe etapele misiunii de audit public intern și activități. În cadrul fiecărui obiectiv de audit se cuprind activitățile/acțiunile selectate în auditare și testările concrete de efectuat.

4. Procedura P-09. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Elaborează Programul misiunii de audit public intern,│ │ │având în vedere următoarele: │ │ │- etapele misiunii de audit public intern; │ │ │- activitățile derulate în cadrul fiecărei etape a │ │ │misiunii de audit public intern; │ │ │- obiectivele misiunii de audit public intern și │ │ │activitățile/acțiunile auditabile; │ │ │- numărul de ore aferente fiecărei etape/obiectiv/ │ │ │activitate/acțiune; │ │ │- auditorii interni responsabilizați pentru realizarea │ │ │fiecărei activități/acțiuni cuprinse în program; │ │ │- locul derulării fiecărei activități, inclusiv a │ │ │testărilor. │ │ │- testările ce se vor efectua pe fiecare obiectiv de │ │ │audit și activitate/acțiune selectate în auditare și │ │ │durata acestora; │ │ │- tipul verificărilor ce se efectuează în cadrul │ │ │fiecărei testări; │ │ │b) Îndosariază Programul misiunii de audit public intern│ │ │în dosarul misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Supervizorul │a) Analizează Programul misiunii de audit public intern.│ │ │b) Organizează o întâlnire pentru analiza Programului │ │ │misiunii de audit public intern. │ │ │c) Revizuiește, după caz, activitățile, tipul testării, │ │ │durata, persoanele repartizate cuprinse în Programul │ │ │misiunii de audit public intern. │ │ │d) Supervizează Programul misiunii de audit public │ │ │intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │Aprobă Programul misiunii de audit public intern. │ │audit intern/ │ │ │structurii │ │ │teritoriale │ │ │subordonate │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

5. Pentru întocmirea Programului misiunii de audit public intern se folosește modelul următor:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌─────────────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐│ ││MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE│ PREGĂTIREA MISIUNII │Nivelul și termenul de││ ││Structura de audit intern │ DE AUDIT PUBLIC │ clasificare ││ ││ Data __.__.____ │ INTERN │Exemplar nr. __.__ ││ ││ Nr. __.__.___._ ├─────────────────────┤ ││ ││ - Localitatea - │ Elaborarea │ ││ ││ │Programului misiunii │ ││ ││ │ de audit public │ ││ ││ │ intern │ ││ │├─────────────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤│ ││Domeniul/activitatea auditată: .............. ││ ││Denumirea misiunii: ......................... ││ ││Document redactat de: ....................... ││ ││Supervizat: ................................. ││ │├───────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────┤│ ││ │ APROB ││ ││ │ ȘEFUL STRUCTURII DE AUDIT INTERN ││ ││ │(Gradul, numele, prenumele, semnătura și ștampila)││ └┴───────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────┴┘ PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌───────────┬────────────────┬────────┬──────────┬──────┬─────────┬───────┐ │ ││ OBIECTIVE │ Activități/ │ Tipul │Descrierea│Durata│Auditorii│Locul │ │ ││ │ acțiuni │testării│ testării │(ore) │interni │desfă- │ │ ││ │ │ │ │ │ │șurării│ │ │├───────────┴────────────────┴────────┴──────────┴──────┴─────────┴───────┤ │ ││Misiunea de audit public intern │ │ │├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ ││I. Pregătirea misiunii de audit public intern │ │ │├───────────┬────────────────┬────────┬──────────┬──────┬─────────┬───────┤ │ ││ │1. Întocmirea și│ │ │ │ │ │ │ ││ │aprobarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Ordinului de │ │ │ │ │ │ │ ││ │serviciu │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │2. Întocmirea și│ │ │ │ │ │ │ ││ │validarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Declarațiilor de│ │ │ │ │ │ │ ││ │independență │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │3. Pregătirea și│ │ │ │ │ │ │ ││ │transmiterea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Notificării │ │ │ │ │ │ │ ││ │privind declan- │ │ │ │ │ │ │ ││ │șarea misiunii │ │ │ │ │ │ │ ││ │de audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │4. Deschiderea │ │ │ │ │ │ │ ││ │misiunii de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │5. Constituirea │ │ │ │ │ │ │ ││ │și actualizarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │dosarului │ │ │ │ │ │ │ ││ │permanent │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │6. Prelucrarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │și documentarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │informațiilor │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │7. Evaluarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │riscurilor │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │8. Evaluarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │controlului │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │9. Elaborarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Programului │ │ │ │ │ │ │ ││ │misiunii de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┴────────────────┴────────┴──────────┴──────┴─────────┴───────┤ │ ││II. Intervenția la fața locului │ │ │├───────────┬────────────────┬────────┬──────────┬──────┬─────────┬───────┤ │ ││Obiectiv 1 │1. Activitatea │ │ │ │ │ │ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │1.1. Acțiunea/ │ │ │ │ │ │ │ ││ │riscurile ......│ │ │ │ │ │ │ ││ │(dacă este │ │ │ │ │ │ │ ││ │cazul) │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │n. Activitatea │ │ │ │ │ │ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │n.1. Acțiunea/ │ │ │ │ │ │ │ ││ │riscurile ......│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││.......... │................│ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││Obiectiv n │1. Activitatea │ │ │ │ │ │ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │1.1. Acțiunea/ │ │ │ │ │ │ │ ││ │riscurile ......│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │n. Activitatea │ │ │ │ │ │ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │n.1. Acțiunea/ │ │ │ │ │ │ │ ││ │riscurile ......│ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │................│ │ │ │ │ │ │ │├───────────┼────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Revizuirea │ │ │ │ │ │ │ ││ │documentelor și │ │ │ │ │ │ │ ││ │constituirea │ │ │ │ │ │ │ ││ │dosarelor de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit intern │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Ședința de │ │ │ │ │ │ │ ││ │închidere │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┴────────────────┴────────┴──────────┴──────┴─────────┴───────┤ │ ││III. Raportarea misiunii de audit public intern │ │ │├───────────┬────────────────┬────────┬──────────┬──────┬─────────┬───────┤ │ ││ │Elaborarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Proiectului │ │ │ │ │ │ │ ││ │raportului de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Transmiterea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Proiectului │ │ │ │ │ │ │ ││ │raportului de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Reuniunea de │ │ │ │ │ │ │ ││ │conciliere │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Elaborarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Raportului de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ ││ ├────────────────┼────────┼──────────┼──────┼─────────┼───────┤ │ ││ │Difuzarea │ │ │ │ │ │ │ ││ │Raportului de │ │ │ │ │ │ │ ││ │audit public │ │ │ │ │ │ │ ││ │intern │ │ │ │ │ │ │ │├───────────┴────────────────┴────────┴──────────┴──────┴─────────┴───────┤ │ ││IV. Urmărirea recomandărilor │ │ │├───────────┬────────────────┬────────┬──────────┬──────┬─────────┬───────┤ │ ││ │Elaborarea Fișei│ │ │ │ │ │ │ ││ │de urmărire a │ │ │ │ │ │ │ ││ │implementării │ │ │ │ │ │ │ ││ │recomandărilor │ │ │ │ │ │ │ │└───────────┴────────────────┴────────┴──────────┴──────┴─────────┴───────┘ │ │ │ │ Auditori interni, Supervizor, │ │ (Nume, prenume și semnătură) (Nume, prenume și semnătură) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

II. INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI

În etapa de intervenție la fața locului se desfășoară următoarele activități/acțiuni:

a) colectarea și analiza probelor de audit, care cuprind: tehnici utilizate pentru colectarea, interpretarea și analiza probelor de audit, precum și instrumente de audit public intern;

b) efectuarea testărilor și formularea constatărilor;

c) analiza problemelor și formularea recomandărilor;

d) analiza și raportarea iregularităților;

e) revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit public intern;

f) pregătirea și desfășurarea ședinței de închidere.

A. Colectarea și analiza probelor de audit

1. Tehnici utilizate pentru colectarea, interpretarea și analiza probelor de audit

1.1. Tehnici utilizate pentru colectarea probelor de audit:

a) verificarea - asigură validarea, confirmarea și acuratețea înregistrărilor, documentelor și declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne;

b) observarea fizică - examinarea înregistrărilor, documentelor și a activelor prin observarea la fața locului sau inventarieri prin sondaj;

c) intervievarea - constă în solicitarea unor informații privind domeniul auditabil de la persoanele implicate/auditate/interesate;

d) chestionarea - constă în elaborarea unui set de întrebări, conform unei metodologii adecvate, cu ajutorul cărora se urmărește obținerea unor puncte de vedere și opinii cu privire la domeniul auditabil;

e) analiza - constă în descompunerea unei activități în elemente componente, examinând fiecare element în parte;

f) confirmări externe - obținerea de dovezi externe ale existenței, proprietății sau evaluării directe de la terțe persoane pe baza unei cereri scrise;

g) investigarea - căutarea de informații de la persoane în măsură să le dețină din interiorul sau din exteriorul organizației;

h) eșantionarea - constă în selecția și examinarea unei porțiuni reprezentative din populație în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga populație, bazate pe constatările obținute din eșantion;

i) testarea - orice activitate care oferă auditorului intern dovezi suficiente pentru a susține o opinie.

1.1.1. Principalele tehnici de verificare sunt:

a) confirmarea: solicitarea informației din două sau mai multe surse independente în scopul validării acesteia;

b) examinarea - constă în obținerea informațiilor din texte sau alte surse materiale în vederea detectării erorilor sau a iregularităților;

c) calculul: efectuarea unor calcule independente pentru a verifica corectitudinea operațiilor;

d) comparația: confirmă identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

e) punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

f) urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat; scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate;

g) garantarea: verificarea realității tranzacțiilor înregistrate, prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative.

1.2. Tehnicile utilizate pentru interpretarea probelor de audit sunt:

a) examinarea documentară - constă în analiza unor operațiuni, înregistrări, procedee sau fenomene economice pe baza documentelor justificative care le reflectă cu scopul de a stabili realitatea, legalitatea și eficiența acestora;

b) observarea - reprezintă o tehnică de comparare a proceselor formale (oficiale) și a liniilor directoare de aplicare a acestora cu rezultatele obținute în realitate;

c) analiza cronologică - se focalizează pe determinarea succesiunii evenimentelor sau acțiunilor și constă în reconstrucția cauzelor evenimentelor sau fenomenelor prin extragerea și analiza constatărilor din documentele sursă de informații.

1.3. Tehnici utilizate pentru analiza probelor de audit sunt:

a) diagnosticul - constă în cercetarea și analiza realității obiective, reperarea disfuncționalităților și potențialului de dezvoltare a activității entității/structurii auditate, identificarea cauzelor și a măsurilor de redresare, precum și în identificarea variabilelor cheie ale dezvoltării și a măsurilor de ameliorare și/sau de creștere a performanțelor;

b) evaluarea - reprezintă o cercetare științifică care aplică proceduri de colectare și analiză a informațiilor privind conținutul, structura și rezultatele programelor și activităților.

1.4. Instrumentele de audit public intern sunt:

a) chestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează în scris auditorii interni persoanelor auditate;

b) interviul - instrument de analiză pentru identificarea problemelor, soluțiilor sau evaluarea implementării, este utilizat pentru a obține o imagine de ansamblu asupra domeniului auditabil, precum și pentru a obține o primă listă a problemelor ce urmează a fi analizate;

c) tabloul de prezentare a circuitului auditului (Pista de audit) permite: stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților referitoare la acestea; stabilirea modului de arhivare a documentației justificative complete; reconstituirea operațiunilor de la inițiere până la finalizarea lor și invers.

1.4.1. Tipurile de chestionare sunt următoarele:

a) chestionarul de luare la cunoștință - cuprinde întrebări referitoare la contextul socioeconomic, organizarea internă, funcționarea entității/structurii auditate;

b) chestionarul de control intern - ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a funcționării controalelor interne, disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestora; este utilizat pentru revizia controalelor interne;

c) chestionarul - listă de verificare - este utilizat pentru stabilirea și evaluarea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Documentul cuprinde un set de întrebări standard pentru fiecare obiectiv de audit și activitate/acțiune auditabilă privind responsabilitățile, mijloacele financiare, tehnice și de informare, precum și resursele umane existente.

1.4.1.1. Pentru întocmirea Chestionarului - listă de verificare se folosește modelul următor:

B. Efectuarea testărilor și formularea constatărilor

1. Colectarea probelor de audit se realizează în urma testărilor efectuate, în concordanță cu Programul misiunii de audit public intern aprobat, de șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate.

2. Activitățile derulate contribuie la obținerea constatărilor de audit public intern și justificarea lor cu probe de audit.

3. Testele se întocmesc pe obiectivele și activitățile/acțiunile auditabile stabilite în Programul misiunii de audit public intern.

4. Testul cuprinde următoarele: obiectivul testului, modalitatea de eșantionare, inclusiv eșantionul ales și modul de selectare din totalul populației, descrierea testării, constatări și concluzii.

5. Documentul elaborat se semnează de către auditorii interni și de către supervizor.

6. Procedura P-10. Efectuarea testărilor și formularea constatărilor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Stabilesc, pentru fiecare testare, tehnicile de audit│ │ │ce urmează a fi utilizate. │ │ │b) Stabilesc Pista de audit prin identificarea │ │ │fluxurilor de informații, a atribuțiilor și │ │ │responsabilităților. │ │ │c) Utilizează tehnicile și instrumentele specifice │ │ │misiunii de audit public intern. │ │ │d) Formulează obiectivul testării. │ │ │e) Stabilesc metoda de eșantionare și determină │ │ │eșantionul care va fi testat. │ │ │f) Stabilesc și descriu tipul testărilor ce se vor │ │ │efectua. │ │ │g) Formulează constatările și concluziile de audit │ │ │public intern în funcție de prelucrarea informațiilor │ │ │obținute în urma aplicării tehnicilor și instrumentelor │ │ │specifice de audit public intern și a probelor de audit │ │ │colectate. │ │ │h) Elaborează chestionare, liste de control, foi de │ │ │lucru, interviuri. │ │ │i) Elaborează testele în conformitate cu Programul │ │ │misiunii de audit public intern. │ │ │j) Colectează probe de audit pentru toate testările și │ │ │constatările efectuate. │ │ │k) Apreciază dacă probele de audit obținute sunt │ │ │suficiente, relevante, competente și utile. │ │ │l) Etichetează, numerotează și îndosariază testele în │ │ │dosarul misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Avizează acuratețea tehnicilor de audit stabilite │ │audit intern/ │pentru fiecare testare. │ │Supervizorul │b) Analizează și avizează chestionarele, listele de │ │ │control, foile de lucru, elaborate de auditorii interni.│ │ │c) Confirmă fluxul de informații, atribuțiile și │ │ │responsabilitățile menționate în Pista de audit. │ │ │d) Analizează și avizează utilizarea adecvată a │ │ │instrumentelor și documentelor de lucru în vederea │ │ │realizării unei auditări obiective. │ │ │e) Analizează și avizează testele elaborate de │ │ │auditorii interni. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

7. Pentru întocmirea Testelor se pot folosi modelele următoare:

Model nr. 1 - Test ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌─────────────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐│ ││MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE│ INTERVENȚIA LA FAȚA │Nivelul și termenul de││ ││Structura de audit intern │ LOCULUI │ clasificare ││ ││ Data __.__.____ │ │Exemplarul nr. __.__ ││ ││ Nr. __.__.___._ ├─────────────────────┤ ││ ││ - Localitatea - │Colectarea și analiza│ ││ ││ │ probelor de audit │ ││ │├─────────────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤│ ││Domeniul/activitatea auditată: .............. ││ ││Denumirea misiunii: ......................... ││ ││Document redactat de: ....................... ││ ││Supervizat: ................................. ││ │└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│ │ TEST │ │┌───────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────┐│ ││Obiectivul misiunii│ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Obiectivul testului│ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Modalitate de │ ││ ││eșantionare │ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Descrierea testului│ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Constatări │ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Concluzii │ ││ │└───────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────┘│ │ │ │ Auditori interni, Supervizor, │ │ (Nume, prenume și semnătură) (Nume, prenume și semnătură) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Model nr. 2 - Test ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌─────────────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐│ ││MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE│ INTERVENȚIA LA FAȚA │Nivelul și termenul de││ ││Structura de audit intern │ LOCULUI │ clasificare ││ ││ Data __.__.____ │ │Exemplarul nr. __.__ ││ ││ Nr. __.__.___._ ├─────────────────────┤ ││ ││ - Localitatea - │Colectarea și analiza│ ││ ││ │ probelor de audit │ ││ │├─────────────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤│ ││Domeniul/activitatea auditată: .............. ││ ││Denumirea misiunii: ......................... ││ ││Document redactat de: ....................... ││ ││Supervizat: ................................. ││ │└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│ │ TEST │ │┌───────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────┐│ ││Obiectivul misiunii│ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Obiectivul testului│ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Modalitate de │ ││ ││eșantionare │ ││ │├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤│ ││Descrierea testului│ ││ │└───────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────┘│ │┌────┬───────────┬─────────────┬────────────────┬─────────────┬────────────┐│ ││ │ │ Respectat │ │ │ ││ ││ │ ├──┬──┬───────┤ │ │ ││ ││Nr. │Elemente de│Da│Nu│Nu este│ Constatare(Ct)/│ Recomandare │Referințe în││ ││crt.│ verificat │ │ │ cazul │ Comentariu(Co) │ │dosarele de ││ ││ │ │ │ │ │ │ │lucru ││ │├────┼───────────┼──┼──┼───────┼────────────────┼─────────────┼────────────┤│ ││1 │ │ │ │ │ │ │ ││ │├────┼───────────┼──┼──┼───────┼────────────────┼─────────────┼────────────┤│ ││2 │ │ │ │ │ │ │ ││ │├────┼───────────┼──┼──┼───────┼────────────────┼─────────────┼────────────┤│ ││... │ │ │ │ │ │ │ ││ │├────┼───────────┼──┼──┼───────┼────────────────┼─────────────┼────────────┤│ ││n │ │ │ │ │ │ │ ││ │├────┴───────────┼──┴──┴───────┴────────────────┴─────────────┴────────────┤│ ││Concluzii │ ││ │└────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘│ │ │ │ Auditori interni, Supervizor, │ │ (Nume, prenume și semnătură) (Nume, prenume și semnătură) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C. Analiza problemelor și formularea recomandărilor

1. Fișa de identificare și analiză a problemei se întocmește, de regulă, pentru fiecare disfuncție constatată.

2. Documentul cuprinde următoarele rubrici: problema, constatările, cauzele, consecințele, precum și recomandările formulate de auditorii interni.

3. Fișa de identificare și analiză a problemei se întocmește de auditorii interni, se discută și se supervizează de către supervizor.

4. Constatările și recomandările formulate de auditorii interni în cadrul acestor documente sunt discutate pe timpul intervenției la fața locului cu reprezentanții entității/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoștință fișele de identificare și analiză a problemelor.

5. În cazurile în care reprezentanții entității/structurii auditate refuză semnarea pentru luare la cunoștință a fișelor de identificare și analiză a problemelor, auditorii interni înregistrează aceste documente la Compartimentul Documente Clasificate al structurii de audit. Documentele se transmit structurii auditate și se continuă procedura.

6. Procedura P-11. Analiza problemelor și formularea recomandărilor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Prelucrează testele realizate. │ │ │b) Analizează problemele identificate. │ │ │c) Enunță consecințele și implicațiile problemelor │ │ │identificate. │ │ │d) Stabilesc cauzele problemelor identificate. │ │ │e) Formulează recomandări pentru eliminarea cauzelor │ │ │problemelor identificate. │ │ │f) Elaborează fișele de identificare și analiză a │ │ │problemelor. │ │ │g) Indică proba de audit pentru fiecare constatare. │ │ │h) Numerotează și îndosariază fișele de identificare și │ │ │analiză a problemelor în dosarul misiunii de audit │ │ │public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Analizează și verifică documentele și informațiile │ │audit intern/Șeful │care au stat la baza întocmirii fișelor de identificare │ │structurii │și analiză a problemelor. │ │teritoriale │b) Verifică suficiența probelor de audit care susțin │ │subordonate/ │constatarea formulată în cadrul Fișei de identificare și│ │Supervizorul │analiză a problemei. │ │ │c) Supervizează fișele de identificare și analiză a │ │ │problemelor. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Reprezentantul │Semnează fișele de identificare și analiză a │ │entității/ │problemelor, pentru luarea la cunoștință. │ │structurii auditate│ │ │ │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

7. Pentru întocmirea Fișei de identificare și analiză a problemei se folosește modelul următor:

D. Analiza și raportarea iregularităților

1. Formularul de constatare și raportare a iregularităților se întocmește în cazul în care auditorii interni constată existența sau posibilitatea producerii unor iregularități.

2. Stabilirea unei disfuncții ca fiind iregularitate sau a unui posibil prejudiciu ca fiind semnificativ se face de către auditorul intern, strict pe baza raționamentului profesional, în funcție de durata sau alte limitări ale misiunii, gravitatea consecințelor, urgența dispunerii măsurilor de corectare/recuperare a pagubei.

3. Formularul de constatare și raportare a iregularităților cuprinde următoarele rubrici: problema, constatarea, actele normative încălcate, consecința, recomandările și eventualele anexe sau probe de audit.

4. După completare și supervizare, auditorii interni transmit formularul șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate, care informează în termen de 3 zile conducătorul entității publice, care a aprobat misiunea de audit public intern și structura de control abilitată, care au obligația de a continua verificările și de a stabili măsurile ce se impun.

5. Procedura P-12. Analiza și raportarea iregularităților

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Identifică iregularitatea. │ │ │b) Stabilesc actele normative încălcate. │ │ │c) Stabilesc consecințele cu privire la iregularitățile │ │ │identificate. │ │ │d) Formulează eventuale recomandări pentru eliminarea │ │ │iregularității. │ │ │e) Identifică probele de audit care susțin constatările │ │ │cu privire la iregularitățile identificate. │ │ │f) Elaborează Formularul de constatare și raportare a │ │ │iregularităților, îl semnează și îl transmite, imediat, │ │ │șefului structurii de audit intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Supervizorul │a) Analizează și evaluează iregularitatea identificată │ │ │și constatarea formulată. │ │ │b) Apreciază suficiența probelor de audit care susțin │ │ │constatarea formulată. │ │ │c) Supervizează Formularul de constatare și raportare a │ │ │iregularităților. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful │a) Analizează și verifică probele de audit care au stat │ │structurii │la baza elaborării Formularului de constatare și │ │teritoriale │raportare a iregularităților. │ │subordonate │b) Informează imediat șeful Direcției audit intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Analizează și verifică probele de audit care au stat │ │audit intern │la baza elaborării Formularului de constatare și │ │ │raportare a iregularităților. │ │ │b) Informează, în termen de 3 zile, ministrul apărării │ │ │naționale și structura de control abilitată. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

6. Pentru întocmirea Formularului de constatare și raportare a iregularităților se folosește modelul următor:

E. Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor de audit public intern

1. Revizuirea documentelor se efectuează de către auditorii interni pentru a se asigura că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sunt pregătite în mod corespunzător și adecvat.

2. Auditorii interni, prin revizuirea documentelor, se asigură că dovezile colectate pentru susținerea constatărilor sunt suficiente, concludente și relevante.

3. Procedura P-13. Revizuirea documentelor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Numerotează corespunzător documentele procedurale, │ │ │documentele de lucru și lucrările elaborate pe parcursul│ │ │derulării misiunii. │ │ │b) Completează documentele procedurale, documentele de │ │ │lucru și lucrările elaborate acolo unde se consideră că │ │ │sunt insuficiente. │ │ │c) Se asigură că pentru fiecare constatare există probe │ │ │de audit și acestea sunt suficiente, concludente și │ │ │relevante. │ │ │d) Indexează, prin atribuirea de litere și cifre, │ │ │fiecare document justificativ aferent constatărilor │ │ │auditului. │ │ │e) Întocmesc, dacă este cazul, Nota centralizatoare a │ │ │documentelor de lucru. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │Verifică și avizează Nota centralizatoare a documentelor│ │audit intern/Șeful │de lucru. │ │structurii │ │ │teritoriale │ │ │subordonate/ │ │ │Supervizorul │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

4. Pentru întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru se folosește modelul următor:

5. Dosarele de audit public intern, prin informațiile conținute, asigură legătura între obiectivele de audit, intervenția la fața locului și Raportul de audit public intern. Acestea stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

6. Structura dosarelor de audit public intern este următoarea:

a. Dosarul misiunii de audit public intern, care cuprinde următoarele secțiuni:

a.1. Secțiunea A - Raportul de audit public intern și anexele acestuia:

- Ordinul de serviciu;

- Declarația de independență;

- Proiectul raportului de audit public intern și Raportul de audit public intern;

- Sinteza raportului de audit public intern;

- Testele efectuate;

- Studiul preliminar;

- Fișele de identificare și analiza a problemelor (FIAP);

- Formularele de constatare a iregularităților (FCRI);

- Programul de audit public intern.

a.2. Secțiunea B - Administrativă:

- Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;

- Minuta ședinței de deschidere;

- Minuta ședinței de închidere;

- Minuta reuniunii de conciliere;

- Corespondență cu entitatea/structura auditată etc.

a.3. Secțiunea C - Analiza riscului:

- documentația privind analiza riscului.

a.4. Secțiunea D - Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern:

- revizuirea Proiectului raportului de audit public intern;

- răspunsurile auditorilor interni la revizuirea Proiectului raportului de audit public intern;

- documentația privind supervizarea.

b. Dosarele de lucru - cuprind copii xerox ale documentelor justificative, care confirmă și sprijină constatările și concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit public intern. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit. Totodată se va întocmi un opis care va cuprinde următoarele rubrici: nr. crt., conținutul sumar al documentului/nr. înregistrare, nr. file, nivelul de clasificare, fila din dosar, observații;

7. Dosarele misiunii de audit public intern sunt proprietatea entității publice și sunt confidențiale, fiind arhivate în concordanță cu reglementările legale în vigoare. Termenul de păstrare în arhivă este de 10 ani de la data finalizării misiunii de audit public intern.

F. Pregătirea și desfășurarea ședinței de închidere

1. Ședința de închidere a misiunii de audit public intern are scopul de a prezenta constatările, concluziile și recomandările preliminare ale auditorilor interni, rezultate în urma efectuării testărilor.

2. În cadrul ședinței de închidere auditorii interni prezintă structurii auditate constatările, recomandările și concluziile preliminare.

3. Rezultatele ședinței se consemnează în Minuta ședinței de închidere.

4. Procedura P-14. Ședința de închidere

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Planifică ședința de închidere. │ │ │b) Prezintă constatările, concluziile și recomandările │ │ │misiunii de audit public intern. │ │ │c) Întocmesc Minuta ședinței de închidere. │ │ │d) Transmit Minuta ședinței de închidere structurii │ │ │auditate pentru semnare. │ │ │e) Îndosariază Minuta ședinței de închidere în dosarul │ │ │misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Participă la desfășurarea ședinței de închidere, │ │audit intern/Șeful │după caz. │ │structurii │b) Susține și argumentează constatările, concluziile și │ │teritoriale │recomandările formulate de auditorii interni. │ │subordonate/ │ │ │Supervizorul │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Conducătorul │a) Participă la desfășurarea ședinței de închidere. │ │entității/ │b) Prezintă opiniile în privința constatărilor, │ │structurii auditate│concluziilor și recomandărilor auditorilor interni. │ │ │c) Confirmă restituirea tuturor documentelor puse la │ │ │dispoziția auditorilor interni pe timpul derulării │ │ │misiunii de audit public intern. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

5. Pentru întocmirea Minutei ședinței de închidere se folosește modelul următor:

III. RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

În etapa de raportare a rezultatelor misiunii de audit public intern se desfășoară următoarele activități/acțiuni:

a) elaborarea Proiectului raportului de audit public intern;

b) transmiterea Proiectului raportului de audit public intern;

c) pregătirea și desfășurarea reuniunii de conciliere, după caz;

d) elaborarea Raportului de audit public intern;

e) difuzarea Raportului de audit public intern;

f) supervizarea misiunii de audit public intern.

A. Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern

1. La elaborarea Proiectului raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerințe:

a) constatările aparțin domeniului și obiectivelor misiunii de audit public intern și sunt susținute prin probe de audit corespunzătoare;

b) recomandările sunt în concordanță cu constatările și determină reducerea riscurilor cu care se confruntă entitatea/structura auditată;

c) constatările, concluziile și recomandările cuprinse în Proiectul raportului de audit public intern au la bază fișele de identificare și analiză a problemelor și formularele de constatare și raportare a iregularităților elaborate sau alte probe de audit obținute de către auditorii interni.

2. În redactarea Proiectului raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:

a) prezentarea constatărilor într-o manieră pertinentă și incontestabilă;

b) evitarea utilizării expresiilor imprecise, a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj simplu și uzual și a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea redactării jignitoare și tendențioase;

e) prezentarea succintă a constatărilor pozitive și prezentarea detaliată și fundamentată a constatărilor negative;

f) ierarhizarea constatărilor în funcție de importanță;

g) evidențierea progreselor constatate de la ultima misiune de audit.

3. Proiectul raportului de audit public intern, întocmit în 2 exemplare, exprimă opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate și pe probele de audit colectate.

4. Procedura P-15. Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Elaborează Proiectul raportului de audit public │ │ │intern cu respectarea cerințelor și criteriilor cuprinse│ │ │în structura-standard a acestuia. │ │ │b) Prezintă constatările cu caracter negativ pe baza │ │ │fișelor de identificare și analiză a problemelor și │ │ │formularelor de constatare și raportare a │ │ │iregularităților. │ │ │c) Prezintă la modul general constatările cu caracter │ │ │pozitiv. │ │ │d) Identifică și prezintă cauzele și consecințele │ │ │constatărilor negative. │ │ │e) Formulează recomandări pentru disfuncțiile │ │ │constatate. │ │ │f) Face aprecieri cu privire la conformitatea │ │ │activității auditate pe baza rezultatului │ │ │încadrării obiectivelor în nivele de apreciere. │ │ │g) Efectuează modificările solicitate de supervizor/ │ │ │șeful structurii de audit intern. │ │ │h) Semnează Proiectul raportului de audit public │ │ │intern pe fiecare pagină și atribuie număr de │ │ │înregistrare acestuia, la Compartimentul Documente │ │ │Clasificate al structurii de audit intern. │ │ │i) Transmite șefului structurii de audit intern │ │ │Proiectul raportului de audit public intern, însoțit │ │ │de documentația justificativă. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful structurii de│a) Analizează Proiectul raportului de audit public │ │audit intern/ │intern. │ │Supervizorul │b) Supervizorul transmite Proiectul raportului de audit │ │ │public intern Compartimentului juridic/consilierului │ │ │juridic din cadrul structurii de audit intern în │ │ │vederea revizuirii/avizării acestuia din punct de vedere│ │ │juridic. │ │ │c) Stabilește revizuirile necesare a fi efectuate în │ │ │cadrul Proiectului raportului de audit public intern. │ │ │d) Supervizează Proiectul raportului de audit public │ │ │intern. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

5. Proiectul raportului de audit public intern respectă următoarea structură-standard minimală:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ a) Pagina de gardă │ │ Prezintă instituția, tema misiunii, locația realizării misiunii. │ │ b) Introducere │ │ Se prezintă date de identificare a misiunii de audit public intern, │ │respectiv baza legală de realizare a misiunii, ordinul de serviciu, echipa │ │de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, │ │precum și tipul, scopul și obiectivele misiunii, sfera de cuprindere a │ │misiunii; perioada supusă auditării, metodologia utilizată în realizarea │ │misiunii și dacă examinările se fac în totalitate sau prin sondaj. │ │ În cadrul metodologiei de desfășurare a misiunii de audit public intern │ │se oferă, succint, explicații privind metodele, tehnicile și instrumentele │ │de colectare și analiză a datelor și informațiilor, precum și a probelor și │ │dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă, pe scurt, documentele, │ │materialele examinate și materialele întocmite în cursul derulării misiunii.│ │ c) Constatările și recomandările auditului intern │ │ Sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficiențelor și │ │permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt │ │prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv în ordinea stabilită în Evaluarea │ │inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea │ │obiectivelor misiunii de audit public intern. Constatările cu caracter │ │pozitiv sunt prezentate distinct de constatările cu caracter negativ. │ │Constatările negative sunt însoțite de cauze, consecințe și recomandări. │ │ Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile și realiste │ │și au un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul │ │previzibil asupra entității/structurii auditate. │ │ d) Concluzii │ │ Concluziile sunt formulate pe obiectivele de audit stabilite pe baza │ │constatărilor efectuate. │ │ Auditorii interni își exprimă opinia cu privire la activitățile auditate.│ │ e) Anexe (dacă este cazul) │ │ În cadrul anexelor sunt prezentate informații care susțin constatările │ │și concluziile auditorilor interni. │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6. Echipa de audit intern exprimă, în cadrul Proiectului raportului de audit public intern, o opinie/un calificativ cu privire la entitatea auditată/domeniul auditat.

7. Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern are la bază informațiile cuprinse în fișele de identificare și analiză a problemelor și în formularele de constatare și raportare a iregularităților, precum și probele de audit colectate pe care se bazează.

8. Rapoartele utilizează diagrame, scheme, tabele și grafice care ajută la înțelegerea constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate, note de relații, situații, documente și orice alte materiale probante sau justificative.

9. La întocmirea Proiectului raportului de audit public intern se respectă regulile de redactare a documentelor, prevăzute în normele privind protecția informațiilor clasificate din Ministerul Apărării Naționale.

B. Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern

1. Proiectul raportului de audit public intern transmis structurii auditate trebuie să fie complet, să cuprindă relatarea constatărilor, cauzelor, consecințelor, recomandărilor, concluziilor și a opiniei formulate de auditorii interni.

2. Proiectul raportului de audit public intern se semnează pe fiecare pagină de auditorii interni și pe ultima pagină de către supervizor/șeful structurii de audit intern și se transmite structurii auditate.

3. Structura auditată analizează Proiectul raportului de audit public intern, iar în cazul existenței unor neclarități sau a unor argumente suplimentare, poate transmite, în maximum 15 zile calendaristice de la primirea proiectului de raport, punctele sale de vedere, însoțite de documentația de susținere și de Proiectul raportului de audit public intern. În caz contrar sau după depășirea termenului de 15 zile calendaristice, se consideră că Raportul de audit public intern este însușit în totalitate de către structura auditată.

4. În situația primirii unor puncte de vedere de la entitatea/structura auditată, auditorii interni le verifică și analizează în funcție de argumentele și documentația de susținere, datele și informațiile cuprinse în Proiectul raportului de audit public intern și de probele de audit care stau la baza susținerii acestora; în funcție de punctele de vedere acceptate de auditorii interni, Proiectul raportului de audit public intern poate fi revizuit.

5. Procedura P-16. Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Întocmesc adresa de transmitere a Proiectului │ │ │raportului de audit public intern către entitatea/ │ │ │structura auditată și celelalte structuri funcționale │ │ │implicate în misiunea de audit. │ │ │b) Analizează eventualele puncte de vedere ale │ │ │entității/structurii auditate la Proiectul raportului │ │ │de audit public intern. │ │ │c) Își exprimă opinia cu privire la observațiile │ │ │formulate de entitatea/structura auditată și efectuează │ │ │eventualele revizuiri ale Proiectului raportului de │ │ │audit public intern. │ │ │d) Discută, dacă este cazul, pregătirea unei reuniuni de│ │ │conciliere cu șeful structurii de audit intern. │ │ │e) Îndosariază Proiectul raportului de audit public │ │ │intern la dosarul misiunii. │ │ │f) Îndosariază punctul de vedere al entității/structurii│ │ │auditate, dacă este cazul. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Semnează adresa de transmitere a Proiectului │ │audit intern/Șeful │raportului de audit public intern către entitatea/ │ │structurii │structura auditată. │ │teritoriale │b) Analizează observațiile entității/structurii auditate│ │subordonate/ │c) Își exprimă acordul asupra justificărilor formulate │ │Supervizorul │de auditorul intern la observațiile entității/structurii│ │ │auditate. │ │ │d) Discută cu auditorii interni, dacă este cazul, pentru│ │ │pregătirea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/ │ │ │structura auditată. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Entitatea/structura│a) Analizează și semnează Proiectul raportului de audit │ │auditată │public intern, după care remite un exemplar structurii │ │ │de audit. │ │ │b) Dacă este cazul, formulează și transmite eventuale │ │ │puncte de vedere la Proiectul raportului de audit public│ │ │intern însoțite de documentația de susținere, în termen │ │ │de 15 zile calendaristice de la primirea acestuia și │ │ │indică în mod expres dacă solicită sau nu conciliere. În│ │ │cazul în care solicită conciliere, entitatea auditată va│ │ │indica, în mod distinct, fiecare paragraf/enunț asupra │ │ │căruia au puncte de vedere diferite, vor argumenta │ │ │punctele de vedere, le vor susține cu probe de audit │ │ │(documente etc.) și vor formula, după caz, propuneri de │ │ │modificare/completare. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

6. În cazul în care decide întocmirea punctelor de vedere la Proiectul raportului de audit public intern, structura auditată folosește modelul minimal următor:

*Font 9* ┌────┬────────────────────────┬──────────────┬───────────┬─────────┬─────────┬────┐ │Nr. │Pag., paragraf, rând din│Enunțul/textul│Punctele de│Argumente│Propuneri│Obs.│ │crt.│Proiectul raportului de │ aflat în │ vedere │ │ │ │ │ │ audit public intern │ discuție │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────────┼──────────────┼───────────┼─────────┼─────────┼────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ └────┴────────────────────────┴──────────────┴───────────┴─────────┴─────────┴────┘

C. Reuniunea de conciliere

1. În termen de 10 zile calendaristice de la primirea punctelor de vedere, structura de audit intern organizează reuniunea de conciliere cu entitatea auditată, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile, în vederea acceptării recomandărilor formulate. Dacă nu există puncte de vedere, nu se organizează reuniune de conciliere.

2. Procedura P-17. Reuniunea de conciliere

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Pregătesc reuniunea de conciliere în termen de 10 │ │ │zile calendaristice de la primirea solicitării formulate│ │ │de entitatea/structura auditată. │ │ │b) Informează entitatea/structura auditată asupra │ │ │locului și datei reuniunii de conciliere. │ │ │c) Participă la Reuniunea de conciliere. │ │ │d) Prezintă punctul de vedere cu privire la eventualele │ │ │observații formulate de entitatea/structura auditată, │ │ │susținut de probe de audit. │ │ │e) Întocmesc Minuta reuniunii de conciliere și atribuie │ │ │un număr de înregistrare. │ │ │f) Îndosariază Minuta reuniunii de conciliere în dosarul│ │ │misiunii de audit public intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Supervizorul/Șeful │a) Participă la Reuniunea de conciliere. │ │Direcției audit │b) Își exprimă opinia cu privire la observațiile │ │intern/șeful │formulate de entitatea/structura auditată. │ │structurii │c) Hotărăște, de comun acord cu auditorii interni, │ │teritoriale │asupra formei finale a constatărilor, concluziilor și │ │subordonate │recomandărilor. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Reprezentanții │a) Participă la Reuniunea de conciliere. În acest sens, │ │entității/ │entitatea auditată transmite o adresă privind │ │structurii auditate│participanții la reuniunea de conciliere. În cazul în │ │ │care șeful/comandantul entității/structurii auditate nu │ │ │participă la conciliere, acesta va preciza, în mod clar,│ │ │în adresa menționată, faptul că mandatează/deleagă │ │ │persoanele participante pentru a decide cu privire la │ │ │rezultatele concilierii. │ │ │b) Formulează eventualele observații cu privire la │ │ │punctele de vedere aflate în divergență și le susțin cu │ │ │probe de audit. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

3. Pentru întocmirea Minutei reuniunii de conciliere se folosește modelul următor:

D. Elaborarea Raportului de audit public intern

1. Raportul de audit public intern se definitivează prin includerea modificărilor discutate și convenite în cadrul Reuniunii de conciliere, inclusiv a celor neînsușite. Șeful Direcției audit intern informează ministrul apărării naționale despre recomandările care nu au fost însușite în cadrul reuniunii de conciliere de către responsabilii structurii auditate; informarea este însoțită de documentația de susținere, inclusiv punctele de vedere aflate în divergență susținute cu probe de audit.

2. În cazul în care entitatea/structura auditată nu solicită conciliere și nu formulează puncte de vedere în termen la Proiectul raportului de audit public intern, acesta devine Raport de audit public intern.

3. Raportul de audit public intern conține opinia auditorilor interni și trebuie însoțit de Sinteza principalelor constatări și recomandări.

4. Auditorii interni sunt responsabili pentru asigurarea calității Raportului de audit public intern.

5. Procedura P-18. Raportul de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Elaborează Raportul de audit public intern ținând │ │ │cont de Proiectul raportului de audit public intern și │ │ │de rezultatele reuniunii de conciliere, dacă este cazul.│ │ │b) Transmit Raportul de audit public intern │ │ │supervizorului/șefului structurii de audit intern. │ │ │c) Efectuează eventualele modificări sau completări │ │ │propuse de supervizor/șeful structurii de audit intern. │ │ │d) Semnează Raportul de audit public intern pe fiecare │ │ │pagină. │ │ │e) Întocmesc Sinteza principalelor constatări și │ │ │recomandări. │ │ │f) Atribuie număr de înregistrare Raportului de audit │ │ │public intern și Sintezei principalelor constatări și │ │ │recomandări, la Compartimentul Documente Clasificate al │ │ │structurii de audit intern. │ │ │g) Solicită entității/structurii auditate elaborarea │ │ │Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor │ │ │formulate. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Supervizorul │a) Verifică conținutul Raportului de audit public │ │ │intern și face eventuale propuneri de revizuire. │ │ │b) Semnează pe ultima pagină Raportul de audit public │ │ │intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Verifică forma finală a Raportului de audit public │ │audit intern/Șeful │intern. │ │structurii │b) Propune spre avizare Raportul de audit public intern.│ │teritoriale │ │ │subordonate │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │Informează ministrul apărării naționale despre │ │audit intern │recomandările care nu au fost însușite în cadrul │ │ │reuniunii de conciliere de către responsabilii │ │ │structurii auditate; informarea este însoțită de │ │ │documentația de susținere, inclusiv punctele de vedere │ │ │aflate în divergență susținute cu probe de audit. │ │ │intern. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

6. Sinteza principalelor constatări și recomandări respectă următoarea structură-standard minimală:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ a) Introducere │ │ Se prezintă, foarte succint, date de identificare a misiunii de audit │ │public intern, respectiv baza legală de realizare a misiunii, ordinul de │ │serviciu, echipa de audit intern, entitatea/structura auditată, durata │ │acțiunii de auditare, obiectivele misiunii. │ │ b) Constatările și recomandările auditului public intern │ │ Sunt prezentate principalele constatări și recomandări ale misiunii │ │de audit public intern. │ │ c) Concluzii │ │ Sunt prezentate principalele concluzii, precum și opinia auditorilor │ │interni cu privire la activitățile auditate. │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

E. Difuzarea Raportului de audit public intern

1. Raportul de audit public intern finalizat va fi transmis șefului/comandantului structurii auditate pentru implementarea recomandărilor.

2. Pentru avizarea rapoartelor de audit intern finalizate, șeful Direcției audit intern înaintează, periodic, ministrului apărării naționale, o sinteză cuprinzând constatările, concluziile și recomandările formulate.

3. Recomandările neînsușite de ministrul apărării naționale, însoțite de documentația relevantă, vor fi transmise la UCAAPI trimestrial, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.

4. Procedura P-19. Difuzarea Raportului de audit public intern

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Pregătesc Raportul de audit public intern, în vederea│ │ │transmiterii acestuia către structura auditată. │ │ │b) Întocmesc adresa de transmitere a Raportului de audit│ │ │public intern. │ │ │c) Transmit Raportul de audit public intern, la cerere, │ │ │și către alte structuri/organisme, numai cu aprobarea │ │ │ministrului apărării naționale. │ │ │d) Îndosariază Raportul de audit public intern la │ │ │secțiunea corespunzătoare din dosarele de audit public │ │ │intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │Semnează adresa de transmitere a Raportului de audit │ │audit intern/Șeful │public intern către entitatea/structura auditată. │ │structurii │ │ │teritoriale │ │ │subordonate │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful Direcției │a) Înaintează ministrului apărării naționale, │ │audit intern │periodic, o sinteză cuprinzând constatările, concluziile│ │ │și recomandările formulate, pentru avizarea rapoartelor │ │ │de audit public intern finalizate. │ │ │b) Informează UCAAPI, în termenele legale, despre │ │ │recomandările care nu au fost însușite, însoțite de │ │ │documentația de susținere. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Ministrul apărării │Analizează și avizează rapoartele de audit public intern│ │naționale │pe baza sintezei constatărilor, concluziilor și │ │ │recomandărilor formulate. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

F. Supervizarea misiunii de audit public intern

1. Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern.

2. Calitatea de supervizor în cadrul unei misiuni de audit public intern revine șefului Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate sau prin desemnarea, de către acesta, a unui auditor intern.

3. În cazul nominalizării unui auditor intern ca supervizor al misiunii de audit public intern se va urmări ca acesta să aibă pregătirea profesională adecvată și competența necesară în vederea realizării acestei activități.

4. Scopul acțiunii de supervizare este de a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.

5. Supervizarea, în cazul în care șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate este implicat în misiunea de audit public intern, se asigură de un auditor intern desemnat de acesta.

6. Eventualele neclarități între supervizor și auditorii interni sunt soluționate de șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate.

7. Procedura P-20. Supervizarea

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │Prezintă supervizorului toate documentele elaborate │ │ │conform procedurilor de audit, precum și probele de │ │ │audit colectate în timpul misiunii de audit public │ │ │intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Supervizorul │a) Verifică documentele elaborate și prezentate de │ │ │auditorii interni în toate fazele de derulare a misiunii│ │ │de audit public intern. │ │ │b) Supervizează toate documentele verificate, activitate│ │ │care se realizează prin formalizare pe fiecare document │ │ │verificat. │ │ │c) Verifică executarea corectă a Programului de audit │ │ │public intern. │ │ │d) Verifică consistența și suficiența probelor și │ │ │dovezilor de audit pentru fiecare constatare de audit │ │ │efectuată. │ │ │e) Verifică dacă redactarea Raportului de audit public │ │ │intern este exactă, clară și concisă. │ │ │f) Întocmește Nota de supervizare a documentelor, în │ │ │cazurile în care supervizorul formulează observații cu │ │ │privire la activitățile sau documentele supervizate pe │ │ │timpul derulării misiunii de audit public intern sau │ │ │poate utiliza alte documente care probează supervizarea.│ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

8. Pentru întocmirea Notei de supervizare a documentelor se folosește modelul următor:

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

1. Obiectivul urmăririi recomandărilor este atât asigurarea că recomandările prezentate în Raportul de audit public intern se implementează întocmai la termenele stabilite și în mod eficace, cât și evaluarea consecințelor în cazul neaplicării acestora.

2. Structura auditată trebuie să informeze structurile de audit intern asupra modului de implementare a recomandărilor la termenele prevăzute în Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor.

3. Procesul de urmărire a recomandărilor constă în evaluarea caracterului adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern.

4. Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.

5. În cadrul următoarei misiuni de audit de regularitate sau al performanței, planificate la entitatea auditată, este obligatorie verificarea implementării recomandărilor formulate în misiunile de audit public intern anterioare.

6. În Programul misiunii de audit public intern se alocă fond de timp pentru această activitate, iar în Ordinul de serviciu se stabilește un obiectiv de audit distinct, care să vizeze modul de implementare a recomandărilor de către structura auditată.

7. Toate recomandările formulate în misiunile anterioare și neimplementate la termen sau implementate parțial, vor fi menționate distinct în Fișa de urmărire a implementării recomandărilor elaborată pentru misiunea curentă.

8. Gradul de implementare a recomandărilor de către structura auditată poate servi ca bază pentru evaluarea inițială a sistemului de control intern/managerial, precum și pentru emiterea opiniei generale în cadrul Raportului de audit public intern, întocmit în misiunea curentă.

1. Responsabilitatea structurii auditate

1.1. Responsabilitatea structurii auditate în implementarea recomandărilor constă în:

a) elaborarea Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor;

b) stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

c) implementarea recomandărilor;

d) comunicarea periodică a stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor;

e) evaluarea rezultatelor obținute.

1.2. Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor se transmite de entitatea auditată structurii de audit intern care a realizat misiunea.

1.3. Pe parcursul implementării recomandărilor entitatea/structura auditată transmite periodic informări asupra stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor și despre situațiile de nerespectare a termenelor de implementare.

1.4. Pentru întocmirea Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor structurile auditate vor utiliza modelul următor:

*Font 8* ┌────┬────────────┬────────────┬───────────┬──────────────────┬───────────────────────────┬──────┬────┐ │Nr. │Problema/ │Recomandarea│Responsabil│Activități/Acțiuni│ Rezultate așteptate │Termen│Obs.│ │crt.│Constatarea │ │ │planificate pentru│(ținte, documente, decizii)│ │ │ │ │(în sinteză)│ │ │ implementare │ │ │ │ ├────┼────────────┼────────────┼───────────┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────┼────┤ ├────┼────────────┼────────────┼───────────┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────┼────┤ └────┴────────────┴────────────┴───────────┴──────────────────┴───────────────────────────┴──────┴────┘

1.5. Pentru raportarea Stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor se folosește modelul următor:

*Font 7* ┌────┬───────────┬────────┬─────────────┬───────────┬───────────┬───────────────────────┬────────────────────┬───────────┬──────┬────┐ │Nr. │Problema/ │Recoman-│ Stadiul │Activități/│Rezultate │Motivul neimplementării│Măsuri suplimentare │Responsabil│Termen│Obs.│ │crt.│Constatarea│darea │implementării│Acțiuni │obținute și│sau implementării │dispuse de entitatea│ │ │ │ │ │(în │ │ │realizate │evaluarea │parțiale a │auditată pentru │ │ │ │ │ │sinteză) │ │ │ │acestora │recomandărilor │implementare │ │ │ │ ├────┼───────────┼────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼───────────────────────┼────────────────────┼───────────┼──────┼────┤ ├────┼───────────┼────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼───────────────────────┼────────────────────┼───────────┼──────┼────┤ └────┴───────────┴────────┴─────────────┴───────────┴───────────┴───────────────────────┴────────────────────┴───────────┴──────┴────┘

2. Responsabilitatea Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate

2.1. Auditorii interni care au realizat misiunea de audit public intern analizează și evaluează Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor și propun, dacă este cazul, eventuale modificări.

2.2. Evaluarea stadiului de implementare a recomandărilor și caracterul adecvat al acțiunilor întreprinse se urmăresc de către șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate în funcție de informările primite de la entitățile/structurile auditate. Acțiunile implementate necorespunzător sunt identificate de auditul public intern care propune structurii auditate eventuale modificări ale Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor.

2.3. Șeful structurii teritoriale subordonate analizează periodic rezultatele implementării recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată și informează șeful Direcției audit intern despre progresele înregistrate.

2.4. Șeful Direcției audit intern analizează periodic rezultatele implementării, progresele înregistrate în implementarea recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată și raportează, anual, către UCAAPI, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

2.5. Direcția audit intern comunică, semestrial, ministrului apărării naționale/UCAAPI recomandările neimplementate la termenul stabilit.

2.6. Procedura P-21. Urmărirea recomandărilor

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐ │Auditorii interni │a) Întocmesc Fișa de urmărire a implementării │ │ │recomandărilor. │ │ │b) Primesc, analizează și eventual propun revizuiri la │ │ │Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor. │ │ │c) Verifică implementarea recomandărilor la termenele │ │ │stabilite. │ │ │d) Verifică progresele înregistrate în implementarea │ │ │recomandărilor. │ │ │e) Actualizează Fișa de urmărire a implementării │ │ │recomandărilor corespunzător informărilor entității/ │ │ │structurii auditate sau verificărilor efectuate. │ │ │f) Îndosariază Fișa de urmărire a implementării │ │ │recomandărilor în dosarul misiunii de audit public │ │ │intern. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Entitatea/structura│a) Analizează recomandările formulate în Raportul de │ │auditată │audit public intern. │ │ │b) Elaborează Planul de acțiune pentru implementarea │ │ │recomandărilor, conform modelului prevăzut la pct. 1.4. │ │ │c) Transmite Planul de acțiune pentru implementarea │ │ │recomandărilor către structura de audit intern, în │ │ │termen de 15 zile calendaristice de la primirea │ │ │Raportului de audit public intern. │ │ │d) Efectuează eventuale modificării ale Planului de │ │ │acțiune pentru implementarea recomandărilor în funcție │ │ │de propunerile formulate de auditorii interni. │ │ │e) Implementează acțiunile/activitățile cuprinse în │ │ │Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor │ │ │cu respectarea termenelor prevăzute. │ │ │f) Elaborează, periodic, informări cu privire la stadiul│ │ │implementării recomandărilor, conform modelului │ │ │prevăzut la pct. 1.5. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Șeful structurii de│a) Analizează propunerile de modificare a Planului de │ │audit intern │acțiune pentru implementarea recomandărilor formulate │ │ │de auditorii interni. │ │ │b) Informează, ierarhic, ministrul apărării naționale cu│ │ │privire la recomandările neimplementate la termen. │ │ │c) Verifică progresele înregistrate în implementarea │ │ │recomandărilor pe baza informărilor transmise de │ │ │structurile auditate sau pe baza informațiilor cuprinse │ │ │în rapoartele de audit public intern privind urmărirea │ │ │recomandărilor. │ │ │d) După implementarea recomandărilor evaluează valoarea │ │ │adăugată de auditul public intern și cuprinde aceste │ │ │informații în raportările periodice. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤ │Ministrul apărării │Dispune măsuri, în cazul neimplementării la termen a │ │naționale │recomandărilor formulate de auditorii interni. │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

2.7. Pentru întocmirea Fișei de urmărire a implementării recomandărilor se folosește modelul următor:

3. Metodologia de desfășurare a misiunii de verificare a implementării recomandărilor

3.1. Pentru a evalua caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern, șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.

3.2. În cazul recomandărilor care vizează riscuri/disfuncții semnificative, cu posibil impact asupra îndeplinirii obiectivelor/misiunii entității auditate, în măsura în care fondul de timp alocat misiunilor de audit public intern permite, se vor organiza misiuni de verificare a implementării recomandărilor.

3.3. În Planul multianual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale și Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale se va aloca fond de timp pentru verificarea implementării recomandărilor.

3.4. Desfășurarea misiunilor de verificare a implementării recomandărilor presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și elaborarea documentelor, conform schemei prezentate în continuare:

3.5. Documentele elaborate pentru desfășurarea misiunii de verificare a implementării recomandărilor se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune aceasta, conform modelelor prevăzute în metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare.

Source: legislatie.just.ro (Official Gazette). The text shown is the current consolidated form (in Romanian).

Anexa 4

Cookies