Capitolul XII — Serviciul Cooperare și Programe

a) cooperarea cu administrațiile penitenciare din străinătate, cu instituții și organizații internaționale;

b) accesarea și implementarea proiectelor finanțate din fonduri externe.

a) Compartimentul Cooperare cu Instituții Externe;

b) Compartimentul Accesare Programe;

c) Compartimentul Implementare Programe.

a) inițiază, dezvoltă și menține relații de cooperare cu administrații penitenciare și instituții și organisme internaționale în scopul asigurării vizibilității sistemului penitenciar românesc pe plan internațional, identificării și diseminării exemplelor de bune practici în domeniu, participării la elaborarea normelor internaționale specifice mediului penitenciar;

b) asigură documentația și întocmește formalitățile necesare deplasării în străinătate, în interes de serviciu, a personalului sistemului penitenciar românesc;

c) inițiază, negociază și monitorizează implementarea de Protocoale/Acorduri/Declarații de cooperare între Administrația Națională a Penitenciarelor și alte administrații penitenciare și instituții și organisme internaționale, semnate, în condițiile legii, de reprezentanții legali ai acestora;

d) organizează activități de protocol instituțional cu reprezentare la nivel național, conferințe, seminarii, mese rotunde, vizite de studiu, stagii de practică, grupuri de lucru și activități în cadrul unor proiecte, pentru delegațiile străine;

e) elaborează statistici/chestionare la cererea diverselor instituții internaționale de profil, privind situația sistemului penitenciar, în colaborare cu celelalte direcții și servicii din Administrația Națională a Penitenciarelor;

f) solicită și centralizează date relevante din alte sisteme penitenciare;

g) efectuează traduceri ale unor materiale de interes major pentru sistemul penitenciar în și din limbi de circulație internațională și asigură diseminarea acestora.

a) colaborează cu direcțiile și serviciile din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor, precum și cu unitățile subordonate, pentru a identifica nevoile existente, analizează și propune soluțiile de finanțare corespunzătoare intervențiilor identificate și întreprinde toate demersurile pe care le presupune exercițiul de programare;

b) negociază, în calitate de beneficiar final, programele finanțate de Uniunea Europeană, programele dezvoltate pe linie bilaterală cu guvernele altor state care acordă asistență tehnică sau financiară, programele de asistență cu altă finanțare în vederea dezvoltării sistemului penitenciar;

c) identifică potențiali parteneri pentru dezvoltarea de noi propuneri de proiecte;

d) formulează propuneri de asistență tehnică, în colaborare cu direcțiile și serviciile din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor și cu unitățile subordonate;

e) solicită avizul consultativ Consiliului de Conducere pentru toate propunerile de proiecte ale Administrației Naționale a Penitenciarelor, inclusiv pentru cele în care unitățile subordonate au calitatea de beneficiari finali ai asistenței;

f) întocmește, cu sprijinul direcțiilor și al serviciilor din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor, documentele subsecvente aprobării fișei de proiect;

g) elaborează documentele standard de obținere a asistenței financiare specifice fiecărui finanțator;

h) colaborează cu Direcția Economico - Administrativă în privința proiectării contribuției naționale la derularea programelor și asigurării prevederilor bugetare necesare;

i) participă la evenimentele și reuniunile internaționale cu relevanță pentru obiectul de activitate al compartimentului;

j) participă la reuniuni inter-instituționale privind accesarea programelor, precum și la întâlnirile de lucru de la nivelul conducerii Administrației Naționale a Penitenciarelor, al organismelor finanțatoare sau al ministerului coordonator privind accesarea programelor.

a) implementează și monitorizează programele/proiectele finanțate de Uniunea Europeană în vederea dezvoltării sistemului penitenciar, programele dezvoltate pe linie bilaterală cu alte state care acordă asistență tehnică sau financiară, precum și orice alte programe finanțate din fonduri nerambursabile, având ca beneficiar sau partener sistemul penitenciar;

b) colaborează pe probleme de management, în cadrul fiecărui program, cu direcțiile și serviciile din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor, precum și cu unitățile subordonate care au calitatea de beneficiari finali ai asistenței respective.

a) planifică și răspund de organizarea în condiții optime a activităților aprobate în proiect și propun alocarea resurselor materiale, financiare și umane necesare;

b) elaborează și definitivează programele de achiziții corespunzătoare proiectelor cu finanțare externă nerambursabilă pe baza necesităților și priorităților impuse de activitățile specifice proiectelor și în conformitate cu prevederile contractelor de finanțare, cu respectarea reglementărilor aplicabile în domeniul achizițiilor;

c) elaborează și propun spre avizare și aprobare documentația de atribuire ori, în cazul organizării unui concurs de soluții, documentația de concurs, propun procedura de atribuire a contractelor de produse, servicii și lucrări în cadrul proiectelor și întocmesc fișele tehnice/caietele de sarcini împreună cu specialiștii din cadrul altor direcții;

d) propun componența comisiilor de evaluare în cadrul procedurilor de achiziții;

e) participă la aplicarea și finalizarea procedurilor de atribuire, urmăresc constituirea și păstrarea dosarului achiziției, înștiințează ofertanții privind rezultatele procedurilor de achiziții;

f) transmit Compartimentului achiziții din cadrul Direcției Economico - Administrative datele necesare în vederea întocmirii Programului anual al achizițiilor publice corespunzător exercițiului bugetar din anul de referință;

g) transmit Direcției Economico - Administrativă proiectele de buget aferente fiecărui proiect cu finanțare externă nerambursabilă în vederea includerii în bugetul centralizat al instituției;

h) urmăresc utilizarea bugetului proiectului conform contractului de finanțare și cu respectarea disciplinei financiare;

i) întocmesc rapoartele financiare, cererile de rambursare, evidența cheltuielilor la termenele stabilite în proiect, conform contractului de finanțare;

j) țin corect și la zi evidența contabilă și de gestiune a proiectelor în conformitate cu normele metodologice în vigoare, inclusiv cea a angajamentelor legale și bugetare;

k) întocmesc în termen raportările lunare, precum și situația financiară trimestrială și anuală a proiectelor și le înaintează Direcției Economico - Administrativă, în vederea cuprinderii acestora în situațiile financiare centralizate;

l) în vederea efectuării plăților în limita creditelor bugetare aprobate, verifică documentele justificative financiar - contabile, întocmite în conformitate cu dispozițiile legale și le înaintează Direcției Economico - Administrativă numai după ce acestea au fost lichidate și ordonanțate;

m) țin evidența extracontabilă a soldului contului de disponibilități aferente fiecărui proiect;

n) în vederea atingerii obiectivelor și rezultatelor preconizate, monitorizează din punct de vedere tehnic și financiar implementarea proiectelor, desfășurarea activităților, întocmirea documentației-suport, efectuarea în bune condiții a tuturor acțiunilor solicitate conform procedurilor aplicabile și propune reprezentantului legal măsuri corective când este cazul;

o) întocmesc documentele de raportare periodică privind stadiul implementării proiectelor, rapoartele de evaluare finală a acestora, conform procedurilor fiecărei linii de finanțare utilizate;

p) asigură legătura cu celelalte organizații partenere în cadrul proiectelor și reprezintă Administrația Națională a Penitenciarelor la reuniunile de lucru;

r) asigură participarea la întâlnirile de la nivelul conducerii instituției, legate de activitatea de implementare a proiectelor;

s) monitorizează repartizarea bunurilor achiziționate, conform destinației și scopului prevăzute în proiect;

t) colaborează cu Direcția Economico - Administrativă în privința gestionării contribuției naționale la derularea programelor;

u) participă la reuniuni inter-instituționale privind derularea programelor, precum și la întâlnirile de lucru de la nivelul conducerii Administrației Naționale a Penitenciarelor și organismelor finanțatoare sau al ministerului coordonator privind monitorizarea programelor;

v) participă la evenimentele și reuniunile internaționale cu relevanță pentru obiectul de activitate al compartimentului;

x) îndeplinesc orice alte atribuții care pot rezulta din necesitatea derulării în bune condiții a proiectelor.