Capitolul XIII — Serviciul Cabinet

a) Compartimentul cabinet;

b) Compartimentul cereri și registratură;

c) Compartiment arhivă;

d) Compartimentul relații publice și mass-media.

a) asigură secretariatul Comisiei de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în conformitate cu prevederile legale în vigoare, îndeplinind atribuțiile stabilite prin act de decizie internă;

b) primește corespondența externă adresată directorului general și directorilor generali adjuncți și o prezintă acestora, după înregistrare, în vederea repartizării, spre competentă soluționare, structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor;

c) primește de la structurile din Administrația Națională a Penitenciarelor corespondența întocmită de acestea, pentru a fi expediată, precum și alte documente interne, în vederea aprobării de către directorul general și directorii generali adjuncți;

d) organizează ședințele Consiliului de Conducere al Administrației Naționale a Penitenciarelor și întocmește documentele aferente;

e) organizează și participă la audiențele acordate de către directorul general și directorii generali adjuncți, notând în registrul de audiențe problemele semnalate de petenți;

f) asigură organizarea în condiții optime a activităților de protocol la cabinetul directorului general și directorilor generali adjuncți;

g) organizează activitatea de elaborare a Deciziei de zi pe unitate, în format electronic, pe baza proiectelor de decizie întocmite și avizate la nivelul structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor și o înaintează spre aprobare conducerii instituției;

h) întocmește ordinele de serviciu în vederea efectuării misiunilor dispuse de conducerea instituției/a decontării cheltuielilor de transport referitoare la concediul de odihnă;

i) întocmește proiecte de acte normative sau decizii interne care privesc domeniul propriu de activitate, colaborând cu celelalte structuri din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate;

j) întocmește materiale de sinteză referitoare la activitatea sistemului administrației penitenciare, în baza rezoluției directorului general/directorilor generali adjuncți ai Administrației Naționale a Penitenciarelor, în colaborare cu celelalte structuri din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate;

k) contribuie la elaborarea programului de activitate al Administrației Naționale a Penitenciarelor, pe baza propunerilor înaintate de structurile din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate;

l) participă la organizarea unor evenimente, precum seminarii, simpozioane, conferințe, mese rotunde, întâlniri de lucru, în colaborare cu celelalte structuri din Administrația Națională a Penitenciarelor și asigură activitățile de protocol necesare;

m) asigură soluționarea și transmiterea lucrărilor repartizate, prin rezoluție, de către directorul general și directorii generali adjuncți;

n) ține evidența nominală a tuturor tipurilor de mișcări zilnice ale personalului din cadrul Serviciului Cabinet și ale directorului general și directorii generali adjuncți.

a) asigură circuitul documentelor la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, prin organizarea eficientă a primirii, înregistrării, repartizării spre soluționare și expedierii acestora;

b) primește, înregistrează și se îngrijește de rezolvarea petițiilor, prin repartizarea acestora spre soluționare structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor în funcție de obiectul acestora/rezoluția conducerii instituției și expediază răspunsurile către petiționari, în conformitate cu Ordonanța Guvernului nr. 27/2002 privind activitatea de soluționare a petițiilor;

c) soluționează petițiile adresate conducerii instituției care intră în competența sa;

d) asigură activitatea de relații cu publicul, la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor și îndrumă și sprijină la nivelul sistemului administrației penitenciare această activitate;

e) îndrumă și sprijină activitatea structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor și a unităților subordonate în legătură cu implementarea procedurii unitare de lucru specifice, referitoare la evidența documentelor, prin intermediul aplicației informatizate, în conformitate cu procedurile de lucru în vigoare;

f) coordonează, îndrumă și sprijină activitatea de secretariat derulată la nivelul compartimentelor secretariat din unitățile subordonate.

a) întocmește, completează și modifică, la propunerea structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor și a unităților subordonate, Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și a unităților subordonate, precum și Instrucțiunile ministrului justiției privind procedurile de prelucrare arhivistică a fondului Administrației Naționale a Penitenciarelor;

b) coordonează, îndrumă și sprijină activitatea structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate privind respectarea prevederilor legale în domeniul arhivistic;

c) pregătește dosarele pentru arhivare, întocmește inventarele Serviciului Cabinet, în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și cu Instrucțiunile ministrului justiției privind procedurile de prelucrare arhivistică a fondului Administrației Naționale a Penitenciarelor și le predă spre păstrare depozitului de arhivă al instituției;

d) verifică dacă dosarele și inventarele, înaintate de structurile din Administrația Națională a Penitenciarelor spre arhivare, sunt întocmite în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și cu Instrucțiunile ministrului justiției privind procedurile de prelucrare arhivistică a fondului Administrației Naționale a Penitenciarelor;

e) înregistrează și ține evidența ordinelor și instrucțiunilor ministrului justiției și a deciziilor și instrucțiunilor directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor și ia măsuri de distribuire a acestora către structurile din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, conform solicitărilor structurilor de specialitate care le-au întocmit;

f) asigură necesarul de sigilii, cu sau fără stema României, structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, în vederea desfășurării activității în conformitate cu prevederile legale și ține evidența centralizată a acestora;

g) coordonează și acordă sprijin de specialitate unităților subordonate privind aplicarea și respectarea prevederilor legale referitoare la confecționarea, folosirea, evidența și păstrarea sigiliilor cu sau fără stema României.

a) elaborează strategia în domeniile comunicării și relațiilor publice, stabilește modalitățile de implementare a acesteia și răspunde de asigurarea caracterului coerent și unic al mesajului public al Administrației Naționale a Penitenciarelor;

b) asigură relația cu mass-media și stabilește legături și contacte cu reprezentanții mass-media;

c) elaborează revista presei;

d) semnalează directorului general și direcțiilor implicate din Administrația Națională a Penitenciarelor problematica acută din sistemul penitenciar abordată de mass-media;

e) participă la acțiunile Administrației Naționale a Penitenciarelor care au potențial mediatic;

f) furnizează reprezentanților media date și informații specifice activității Administrației Naționale a Penitenciarelor;

g) elaborează și difuzează materiale atât pentru mass-media, cât și pentru public;

h) asigură participarea reprezentanților mass-media la activitățile cu impact mediatic organizate la nivelul Administrația Națională a Penitenciarelor;

i) elaborează și actualizează materialele pentru pagina web a Administrației Naționale a Penitenciarelor;

j) asigură aplicarea Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, la nivelul Administrația Națională a Penitenciarelor;

k) gestionează crizele mediatice care vizează imaginea Administrației Naționale a Penitenciarelor;

l) întocmește și actualizează periodic, cu sprijinul purtătorilor de cuvânt din penitenciare, baza de date a Administrației Naționale a Penitenciarelor cu operatorii mass-media pe plan național;

m) organizează periodic conferințe de presă, informări și evenimente cu potențial mediatic și organizează, în colaborare cu direcțiile și serviciile interesate, seminarii, simpozioane și conferințe;

n) coordonează, îndrumă și controlează activitatea purtătorilor de cuvânt din unitățile penitenciare subordonate Administrației Naționale a Penitenciarelor;

o) stabilește legături și contacte cu reprezentanții organizațiilor neguvernamentale care vizează activitatea sistemului penitenciar;

p) stabilește prioritățile și contribuie la accesarea de fonduri pentru proiecte de imagine care să contribuie la îmbunătățirea imaginii sistemului penitenciar;

q) colaborează cu compartimentele similare din celelalte autorități publice.