HOTĂRÂRE nr. 1.301 din 28 octombrie 2009 (*actualizată*)

REGULAMENT-CADRU

de organizare și desfășurare a concursului de proiecte de management

REGULAMENT-CADRU

de organizare și desfășurare a evaluării managementului

Model-cadru

CAIET DE OBIECTIVE

pentru concursul de proiecte de management organizat

pentru ......... (denumirea instituției) din ............

Perioada de management este de ...... ani (în intervalul de minimum 3 ani și maximum 5 ani), începând cu --/--/----

I. Obiectivele și misiunea instituției

I.1. Subordonare

În temeiul prevederilor din .............. (actul normativ privind organizarea și funcționarea autorității), ......... (denumirea instituției) din .......... funcționează în subordinea Ministerului ........./ Consiliului Județean ............/Consiliului Local ......... ca ....... (tipul instituției: instituție de spectacole sau concerte/muzeu/colecție publică/bibliotecă/așezământ cultural de drept public etc.)*1). Finanțarea .......... (denumirea instituției) se realizează din venituri proprii și/sau din subvenții/alocații acordate de la bugetul de stat/local, prin bugetul ......................................... (denumirea autorității)*2).

I.2. Obiectivele instituției

................................................................

I.3. Misiunea instituției

................................................................

II. Evoluțiile economice și socioculturale ale comunității în care instituția își desfășoară activitatea*3)

................................................................

III. Dezvoltarea specifică a instituției

................................................................

A. DATE DESPRE ACTIVITATEA, BUGETUL ȘI SPECIFICUL INSTITUȚIEI

III.1. Obiectul de activitate

Ministerul ............./Consiliul Județean ........../Consiliul Local ............, prin activitatea .......... (denumirea instituției) din ........., asigură: (realizarea și exploatarea de .....; promovarea .....; încurajarea ......; susținerea ................... etc.).

III.2. Structura existentă

III.2.1. Scurt istoric ......................................

III.2.2. Prezent ...........................................

III.3. Personalul și conducerea

(actuala configurare a personalului, respectiv a conducerii instituției)

III.3.1. Personalul

Analiza statului de funcții*4):

III.3.1.1. Scurtă descriere a posturilor din instituție pe anul ......... (anul în curs):

Total posturi*5):....., din care:

● Personal/funcții de conducere....:

(din care: .....)

● Personal/funcții de execuție .....:

(din care: ......)

III.3.1.2. Alte informații*6) privind managementul resurselor umane din instituție

III.3.2. Conducerea instituției

În prezent conducerea*7) este asigurată/are o structură ...............

Managementul*8) .......................................................

Atribuțiile*9) ........................................................

Consiliul*10) .........................................................

III.3.2.1. Evoluția criteriilor de performanță*11) ale conducerii instituției sau, după caz, ale conducerii unor/mai multor secții/filiale etc., între anii ...../......:

III.3.2.2. Alte informații despre secții/filiale etc., după caz ........

III.3.2.3. Concluzii .................................................

III.4. Bugetul

În perioada*12) de la .... la ......:

- veniturile proprii realizate din alte activități ale instituției: total - ....... lei

- veniturile realizate din prestări de servicii culturale în cadrul parteneriatelor cu alte autorități: total ....... lei;

- din subvenție: total -....... lei;

- din venituri proprii: total -....... lei.

III.5. Programele

............... (denumirea instituției) din ........ a lansat în anul*14)..... un număr de ....... programe pentru perioada ................. (o scurtă descriere a acestora).

III.6. Situația programelor

La data de ............. în .......... (denumirea instituției) din .............. se prezintă conform tabelului (orientativ) de mai jos:

III.7. Informații despre secții/filiale etc., după caz

B. REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A INSTITUȚIEI

Regulamentul de organizare și funcționare a instituției publice de cultură, aprobat prin .......... din .........., este cuprins în anexa nr. 1.

IV. Sarcini și obiective pentru management

IV.1. Sarcini

Pentru perioada .............. (durata proiectului de management), managementul va avea următoarele sarcini:

● de exemplu: realizarea ....; elaborarea ....; înființarea ....; crearea ....; coordonarea ...; reevaluarea și, după caz, .....; eficientizarea ....; clarificarea .... etc.);

● îndeplinirea tuturor obligațiilor care derivă din aprobarea proiectului de management și în conformitate cu ordinele/dispozițiile/hotărârile ordonatorului principal de credite al Ministerului ......../Consiliului Județean ............/Consiliului Local ......., respectiv cele prevăzute în legislația în vigoare și în reglementările care privesc funcționarea instituției;

● transmiterea către Ministerul ............./Consiliul Județean ......../Consiliul Local ........., conform dispozițiilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 189/2008 privind managementul instituțiilor publice de cultură, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 269/2009, denumită în continuare ordonanță de urgență, a rapoartelor de activitate și a tuturor comunicărilor necesare.

IV.2. Obiective

Pentru perioada ............ (durata proiectului de management), managementul va avea ca obiectiv principal dezvoltarea ............. (denumirea instituției) din ........, urmărind:

(i) conducerea ............................;

(ii) personalul ..........................;

(i) bugetul de venituri (subvenții/alocații, surse atrase/venituri proprii) ..............;

(ii) bugetul de cheltuieli (personal: contracte de muncă/convenții/contracte încheiate în baza legilor speciale; bunuri și servicii; cheltuieli de capital, cheltuieli de întreținere; cheltuieli pentru reparații capitale) ...........;

(i) modificarea/completarea documentelor interne de organizare și funcționare ..............;

(ii) reglementări prin acte normative .............;

V. Perioada pentru care se întocmește proiectul de management

Proiectul întocmit de candidat (autor responsabil), în baza legii române, cu respectarea prevederilor din actele normative indicate în bibliografie, este limitat la un număr*19) de ..... pagini + anexe și trebuie să conțină punctul de vedere al candidatului asupra dezvoltării și evoluției ........... (denumirea instituției) din .......... în perioada ....../..... .

În întocmirea proiectului se cere utilizarea termenilor în înțelesul definițiilor prevăzute la art. 2 din ordonanța de urgență.

În evaluarea proiectului de management se va urmări modul în care oferta candidatului răspunde la obiectivele și sarcinile formulate în baza prevederilor art. 12 alin. (1) din ordonanța de urgență, având în vedere următoarele prevederi, care reprezintă totodată și criteriile generale de analiză și notare a proiectelor de management:

Proiectul, structurat obligatoriu pe modelul de mai jos, trebuie să conțină soluții manageriale concrete, în vederea funcționării și dezvoltării instituției, pe baza sarcinilor și obiectivelor.

VI. Structura proiectului de management

A. Analiza socioculturală a mediului în care își desfășoară activitatea instituția și propuneri privind evoluția acesteia în sistemul instituțional existent:

a.1. instituții/organizații*20) care se adresează aceleiași comunități;

a.2. participarea instituției în/la programe/proiecte europene/internaționale*21);

a.3. cunoașterea*22) activității instituției în/de către comunitatea beneficiară a acestora;

a.4. acțiuni întreprinse pentru îmbunătățirea promovării/activități de PR/de strategii media;

a.5. reflectarea instituției în presa de specialitate*23);

a.6. profilul/portretul beneficiarului actual:

- analiza datelor obținute;

- estimări pentru atragerea altor categorii de beneficiari*24);

a.7. beneficiarul-țintă al activităților instituției:

- pe termen scurt;

- pe termen lung;

a.8. descrierea modului de dobândire a cunoașterii categoriilor de beneficiari (tipul informațiilor: studii, cercetări, alte surse de informare);

a.9. utilizarea spațiilor instituției*25);

a.10. propuneri de îmbunătățiri ale spațiilor: modificări, extinderi, reparații, reabilitări, după caz.

B. Analiza activității profesionale a instituției și propuneri privind îmbunătățirea acesteia:

b.1. analiza programelor/proiectelor instituției;

b.2. analiza participării la festivaluri, gale, concursuri, saloane, târguri etc. (în țară, la nivel național/internațional, în Uniunea Europeană, după caz, în alte state);

b.3. analiza misiunii actuale a instituției: ce mesaj poartă instituția, cum este percepută, factori de succes și elemente de valorizare socială, așteptări ale beneficiarilor etc.;

b.4. concluzii:

- reformularea mesajului, după caz;

- descrierea principalelor direcții pentru îndeplinirea misiunii.

C. Analiza organizării instituției și propuneri de restructurare și/sau de reorganizare, după caz:

c.1. analiza reglementărilor interne ale instituției și ale actelor normative incidente;

c.2. propuneri privind modificarea reglementărilor interne și/sau ale actelor normative incidente;

c.3. funcționarea instituțiilor delegării responsabilităților: analiza activității consiliilor de conducere*26), după caz, ale celorlalte organe colegiale, propuneri de modificare a limitelor de competențe în cadrul conducerii instituției;

c.4. analiza nivelului de perfecționare a personalului angajat - propuneri privind cursuri de perfecționare*27) pentru conducere și restul personalului.

D. Analiza situației economico-financiare a instituției:

d.1. analiza datelor de buget din caietul de obiective, după caz, completate cu informații solicitate/obținute de la instituție:

- bugetul de venituri (subvenții/alocații, surse atrase/venituri proprii);

- bugetul de cheltuieli (personal: contracte de muncă/convenții/contracte încheiate în baza legilor speciale; bunuri și servicii; cheltuieli de capital, cheltuieli de întreținere; cheltuieli pentru reparații capitale);

d.2. analiza comparativă*28) a cheltuielilor (estimate și, după caz, realizate) în perioada/perioadele indicată/indicate în caietul de obiective, după caz, completate cu informații solicitate/obținute de la instituție:

d.3. analiza gradului de acoperire din surse atrase/venituri proprii a cheltuielilor instituției:

- analiza veniturilor proprii realizate din activitatea de bază, specifică instituției, pe categorii de bilete/tarife practicate: preț întreg/preț redus/bilet profesional/bilet onorific, abonamente, cu menționarea celorlalte facilități practicate;

- analiza veniturilor proprii realizate din alte activități ale instituției;

- analiza veniturilor realizate din prestări de servicii culturale în cadrul parteneriatelor cu alte autorități publice locale;

d.4. analiza gradului de creștere a surselor atrase/veniturilor proprii în totalul veniturilor;

d.5. analiza ponderii cheltuielilor de personal din totalul cheltuielilor;

d.6. analiza ponderii cheltuielilor de capital din bugetul total;

d.7. analiza gradului de acoperire a salariilor din subvenție/alocație:

- ponderea cheltuielilor efectuate în cadrul raporturilor contractuale, altele decât contractele de muncă (drepturi de autor, drepturi conexe, contracte și convenții civile);

d.8. cheltuieli pe beneficiar, din care:

- din subvenție;

- din venituri proprii.

E. Strategia, programele și planul de acțiune pentru îndeplinirea misiunii specifice a instituției, conform sarcinilor și obiectivelor prevăzute la pct. IV:

e.1. prezentarea strategiei culturale (artistice, după caz) pentru întreaga perioadă de management;

e.2. programele propuse pentru întreaga perioadă de management, cu denumirea și, după caz, descrierea*30) fiecărui program, a scopului și țintei acestuia, exemplificări;

e.3. proiecte propuse*31) în cadrul programelor;

e.4. alte evenimente, activități*32) specifice instituției, planificate pentru perioada de management.

F. Previzionarea evoluției economico-financiare a instituției, cu menționarea resurselor financiare necesar a fi alocate de către autoritate:

f.1. previzionarea evoluției economico-financiare a instituției pentru următorii..... ani (perioada proiectului de management), corelată cu resursele financiare necesar a fi alocate din subvenția/alocația acordată instituției de către Ministerul ............./Consiliul Județean .........../Consiliul Local ......... :

● previzionarea evoluției cheltuielilor de personal ale instituției;

● previzionarea evoluției veniturilor propuse a fi atrase de către candidat, cu menționarea surselor vizate;

f.2. previzionarea evoluției costurilor, cuprinsă în anexa nr. 2, aferente proiectelor (din programele propuse), prin realizarea unei proiecții financiare privind investițiile preconizate în proiecte, cuprinsă în anexa nr. 3, pentru întreaga perioadă de management*33) (de la --/--/---- la --/--/----);

f.3. proiecția veniturilor proprii realizate din activitatea de bază, specifică instituției, pe categorii de bilete/tarife practicate, cuprinsă în anexa nr. 4.

VII. Alte precizări

Candidații, în baza unei cereri motivate, pot solicita de la ............ (denumirea instituției) informații suplimentare, necesare elaborării proiectelor de management (telefon ......, fax ....., e-mail ........). Relații suplimentare privind întocmirea proiectului de management se pot obține și de la ......... (compartimentul de specialitate) din cadrul Ministerului ............./Consiliului Județean ........../Consiliului Local .........., telefon ........, fax ......, e-mail ......., doamna/domnul ......... .

VIII. Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul caiet de obiective.

-----------------

*1) În continuare se pot oferi candidaților informații privind principalele drepturi și obligații ale instituției publice de cultură, care decurg din actele normative/legile speciale sau din alte reglementări incidente în materie.

*2) Sau alte forme de finanțare, specifice autorității/instituției publice de cultură în cauză.

*3) Scurtă descriere/prezentare a mediului economic și sociocultural în care instituția își desfășoară activitatea.

*4) Se poate face conform tabelului sau conform altor modele folosite de autoritate/instituție.

*5) Se oferă date privind funcțiile de conducere (de exemplu, șef serviciu, birou, compartiment, atelier etc.) și de execuție din instituție, cu defalcarea pe categorii de personal de specialitate, după caz.

*6) Se pot oferi, după caz, informații/constatări ale autorității privind managementul resurselor umane.

*7) Se oferă date privind linia a doua/a treia de management (directori, directori adjuncți etc.).

*8) Se oferă date privind delegarea responsabilităților existentă în instituție.

*9) Se oferă date, pe baza regulamentului de organizare și funcționare existent, privind principalele atribuții ale conducerii instituției. Se recomandă evidențierea aspectelor problematice, pentru care autoritatea așteaptă soluții din partea candidaților.

*10) Se oferă date privind existența și/sau activitatea organelor colegiale: consiliul administrativ/de administrație, după caz, consilii artistice/științifice etc.

*11) Se oferă date privind modul în care s-a efectuat conducerea instituției, evoluția principalelor criterii de evaluare a actului de conducere.

*12) Datele oferite cu privire la activitatea economico-financiară a instituției pot cuprinde, după caz, perioada managementului anterior sau o altă perioadă, chiar mai scurtă, cu condiția ca informațiile cuprinse să ofere o imagine suficient de clară candidaților în vederea elaborării propriilor propuneri pentru viitor.

*13) Spectator, vizitator, cititor etc., în funcție de specificul instituției.

*14) Se recomandă analizarea pe cât posibil a unei perioade anterioare de management sau a altei perioade, chiar mai scurtă, cu condiția ca informațiile cuprinse să ofere o imagine suficient de clară candidaților în vederea elaborării propriilor propuneri pentru viitor.

*15) Rândurile din coloana (2) se vor multiplica în funcție de numărul programelor existente în perioada analizată.

*16) Coloana (3) se completează cu date centralizate din devizele estimative aprobate pentru proiecte. Numărul de rânduri se va completa, după caz, în funcție de numărul de proiecte realizate în cadrul fiecărui program.

*17) Coloana (4) se completează cu date centralizate din devizele finale/realizate pentru proiecte. Numărul de rânduri se va completa, după caz, în funcție de numărul de proiecte realizate în cadrul fiecărui program.

*18) În situația în care managementul precedent nu stabilise limite valorice pentru investiția în proiecte, raportarea se poate realiza prin aprecierea comparativă a costurilor realizate pe proiecte de aceeași dimensiune financiară/dimensiune financiară apropiată.

*19) La întocmirea caietului de sarcini, autoritatea poate să impună o anumită limitare pentru candidați în privința elaborării răspunsurilor în cadrul fiecărui criteriu/subcriteriu.

*20) Prezentare succintă.

*21) Lista programelor/proiectelor și o scurtă descriere a lor.

*22) Lista acestor acțiuni.

*23) Nu se vor atașa comunicate de presă, știri sau anunțuri, ci doar articole (cronici, recenzii, reportaje, anchete etc.).

*24) Comparativ cu ultimul raport.

*25) Cele destinate publicului: de primire, de prezentare, de producție, administrative, alte spații folosite de instituție.

*26) Numărul întrunirilor, data acestora.

*27) Lista cuprinzând propuneri pe funcții de execuție și/sau de conducere, cu menționarea duratei și tipului cursului de perfecționare/formare profesională.

*28) Tabelul trebuie să ofere o imagine a investițiilor făcute în proiecte (mici/medii/mari). În cazul mai multor proiecte de același tip, se recomandă și menționarea separată, în coloanele (5) și (6), a investiției planificate și realizate pe fiecare proiect.

*29) În funcție de specificul fiecărei instituții, coloana (4) "Denumirea proiectului" va conține, după caz, titlul producției artistice (spectacolelor, concertelor, altor reprezentații), expozițiilor, prezentărilor publice, cercetărilor, activităților specifice din biblioteci (restaurare, lectură publică, împrumut) etc.

*30) Pentru o mai bună înțelegere autoritatea poate recomanda prin intermediul caietului de obiective ca fiecare program să poarte elemente de identificare distinctă (denumire), să aibă o descriere clară, inteligibilă, scop și public-țintă definit/identificabil.

*31) În funcție de specificul fiecărei instituții, la acest punct (e.3), la formularea solicitării privind prezentarea proiectelor, autoritatea va avea în vedere următoarele:

- în cazul instituțiilor de spectacole sau concerte etc., se vor solicita detalii concrete (autor, titlu, creatori etc.) privind proiectele/producțiile artistice (spectacole, concerte) pentru cel mult un an;

- în cazul așezămintelor culturale, în cadrul programelor legate de producerea și exploatarea, găzduirea unor producții artistice, se vor solicita detalii concrete pentru cel mult un an, pentru proiecte în cadrul programelor de formare/educative, expoziționale etc. pentru cel mult .....ani;

- în cazul muzeelor/colecțiilor publice, detalii concrete privind proiectele expoziționale, de prezentări publice, de cercetare etc. se vor solicita pentru cel mult .... ani;

- în cazul bibliotecilor, detalii concrete privind proiectele/activitățile specifice din biblioteci (restaurare, lectură publică, împrumut etc.) se vor solicita pentru cel mult .... ani;

- în cazul altor tipuri de instituții publice de cultură, detalii concrete, în funcție de specificul și specificitatea instituției în cauză, se vor solicita pentru o perioadă de cel mult ......... ani.

*32) Programe, după caz, proiecte, acțiuni, evenimente etc. ocazionale, care prin natura lor nu fac parte din activitatea curentă a instituției, dar prin care managerul apreciază că va putea facilita realizarea sarcinilor și obiectivelor manageriale.

*33) Din perspectiva autorității, previzionarea cheltuielilor aferente programelor/proiectelor reprezintă o informație extrem de utilă care va sta la baza negocierii clauzelor contractului de management și a programului minimal anual.

- model-cadru -

RAPORT DE ACTIVITATE

Prezentul raport de activitate a fost elaborat pentru evaluarea managementului de către Ministerul ............/ Consiliul Județean ........./Consiliul Local ........., denumit în continuare autoritatea, pentru ............. (denumirea instituției/instituțiilor respective), aflată/aflate în subordinea sa, în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 189/2008 privind managementul instituțiilor publice de cultură, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 269/2009, denumită în continuare ordonanță de urgență, precum și cu cele ale Regulamentului de evaluare.

Analiza și notarea raportului de activitate*1) și a interviului se fac în baza următoarelor criterii*2) de evaluare*3):

1. evoluția instituției în raport cu mediul în care își desfășoară activitatea și în raport cu sistemul instituțional existent;

2. îmbunătățirea activității instituției;

3. organizarea/sistemul organizațional al instituției;

4. situația economico-financiară a instituției;

5. strategia, programele și implementarea planului de acțiune pentru îndeplinirea misiunii specifice instituției, conform sarcinilor și obiectivelor formulate de autoritate;

6. evoluția economico-financiară a instituției, pentru următoarea perioadă de management, cu menționarea resurselor financiare necesare de alocat de către autoritate.

În conformitate cu prevederile contractului de management, datele și informațiile din prezentul raport sunt aferente perioadei: de la ...... la ....., reprezentând ...... (prima, a doua evaluare etc. sau evaluarea finală, după caz).

Structura raportului de activitate

- model-cadru recomandat*1) -

CONTRACT DE MANAGEMENT

-----------

*1) În conformitate cu prevederile art. 3 alin. (2) din ordonanța de urgență, managementul instituțiilor publice de cultură poate fi asigurat și de o persoană juridică de drept privat, situație în care modelul-cadru al contractului de management va fi adaptat în mod corespunzător.

Încheiat în temeiul Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 189/2008 privind managementul instituțiilor publice de cultură, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 269/2009, denumită în continuare ordonanța de urgență.

I. Părțile contractului