ORDIN nr. 1.083 din 2 martie 2010

a) contract de finanțare - contractul încheiat între partenerul lider de proiect, ca reprezentant al tuturor partenerilor, și Autoritatea de management pentru finanțarea din Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) a unui proiect aprobat în cadrul Programului ESPON 2013;

b) propunere de proiect - documentul elaborat de către Grupul transnațional de proiect și transmis Unității de coordonare a Programului ESPON 2013 cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise conform formatului standard furnizat în pachetul aplicantului;

c) proiect - operațiunea descrisă în formularul propunerii de proiect, depusă în cadrul unui apel de proiecte lansat de către Autoritatea de management, finanțat din fondurile Programului ESPON 2013 și care îndeplinește criteriile stabilite de către Comitetul de monitorizare a Programului ESPON 2013.

(1) Cheltuielile de implementare a proiectului sunt eligibile dacă sunt efectuate în perioada cuprinsă între data aprobării proiectului de către Comitetul de monitorizare și data încheierii proiectului.

(2) Fac excepție de la prevederile alin. (1) cheltuielile de pregătire a proiectului care sunt considerate eligibile dacă sunt efectuate în perioada cuprinsă între data publicării anunțului preliminar al apelului pentru proiecte și data transmiterii propunerii de proiect, pentru proiectele aprobate și pentru care s-a încheiat contractul de finanțare.

a) să fie plătite în cadrul perioadei de eligibilitate a cheltuielilor, prevăzută la art. 3;

b) să fie necesare pentru realizarea proiectului;

c) să fie efectuate în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor;

d) să fie însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea partenerului român, identificate și auditate;

e) să fie raportate corect în cadrul liniilor bugetare ale proiectului;

f) să fie realizate cu respectarea principiilor evitării dublei finanțări și ajutorului de stat, egalității de șanse și protecției mediului și să respecte obligațiile referitoare la informare și publicitate și regulile privind achizițiile publice;

g) să fie realizate în conformitate cu prevederile legislației comunitare și naționale în vigoare, precum și cu regulile stabilite la nivelul Programului ESPON 2013.

a) cheltuieli pentru pregătirea proiectului;

b) cheltuieli de personal;

c) cheltuieli administrative;

d) cheltuieli pentru transport și cazare;

e) cheltuieli pentru echipamente;

f) cheltuieli pentru expertiză externă și servicii.

(1) Pentru proiectele aprobate de către Comitetul de monitorizare sunt eligibile pentru finanțare din fondurile Programului ESPON 2013 cheltuielile pentru pregătirea proiectului.

(2) Cheltuielile pentru pregătirea proiectului sunt cheltuielile ocazionate, în principal, de următoarele categorii de activități: dezvoltarea ideii de proiect, organizarea de întâlniri cu partenerii de proiect, completarea formularului de propunere de proiect, participarea la evenimente organizate în cadrul Programului ESPON 2013 privind promovarea apelurilor, consultări individuale cu membrii Unității de coordonare a Programului ESPON 2013.

(3) Pentru a fi considerate eligibile cheltuielile pentru pregătirea proiectului trebuie să îndeplinească, pe lângă condițiile generale prevăzute la art. 4, următoarele condiții specifice:

a) să demonstreze o legătură directă cu dezvoltarea proiectului;

b) să fie raportate doar în cadrul următoarelor linii bugetare: cheltuieli de personal, cheltuieli administrative, cheltuieli pentru transport și cazare, cheltuieli pentru expertiză externă și servicii;

c) să fie detaliate în cadrul formularului de propunere de proiect și prevăzute în cadrul liniilor bugetare;

d) activitățile de pregătire a proiectului să fie desfășurate, iar cheltuielile determinate de aceste activități să fie efectuate în perioada cuprinsă între publicarea anunțului preliminar al apelului și data transmiterii propunerii de proiect;

e) să fie plătite înainte de a fi raportate în cadrul primului raport de progres al proiectului;

f) să nu depășească 5% din valoarea totală a proiectului prevăzută în contractul de finanțare.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, așa cum sunt descrise în formularul propunerii de proiect, inclusiv contribuțiile aferente acestora aflate în sarcina angajatorului, conform prevederilor legislației în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului angajat direct de către organizația partenerului român menționată în formularul propunerii de proiecte, pentru implementarea proiectului, cu contract individual de muncă încheiat pe durată nedeterminată sau determinată, cu normă întreagă sau cu timp parțial de muncă.

(3) Cheltuielile de personal se stabilesc în funcție de timpul efectiv pe care personalul angajat îl alocă desfășurării activităților de implementare a proiectului prevăzute în formularul propunerii de proiect.

(4) Plafoanele salariilor angajaților în proiect nu trebuie să depășească nivelul practicat de instituția partenerului român pentru funcții similare.

(5) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente valabile pe toată durata de implementare a proiectului și contribuțiile aferente menționate la alin. (1).

(6) Salariul tarifar/de bază, plata sporurilor permanente și a contribuțiilor menționate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat și vor fi susținute de următoarele documente justificative: fișe de post, fișe de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, state de salarii, ordine de plată, extrase de cont și alte documente justificative, după caz.

(7) Calculul valorii unei ore de muncă va fi realizat în conformitate cu prevederile Manualului Programului și ale legislației naționale în vigoare.

(8) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata normală de lucru, conform prevederilor legislației naționale în vigoare.

(9) Nu sunt eligibile cheltuielile cu orele suplimentare sau cu orice tip de concediu.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile administrative.

(2) În categoria cheltuielilor administrative sunt incluse, în principal, costurile pentru: chiria locației unde se desfășoară activitățile proiectului, asigurarea utilităților (apă, canalizare, salubritate, energie electrică și termică, gaze naturale), servicii pentru întreținerea locației proiectului (servicii de curățenie, servicii de pază și protecție, servicii pentru întreținerea echipamentelor IT etc.), consumabile și birotică, multiplicare și fotocopiere, servicii poștale și de curierat, telefon, fax, internet, precum și alte cheltuieli absolut necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Cheltuielile administrative pot fi directe și indirecte.

(4) Cheltuielile administrative directe sunt cheltuielile care pot fi identificate ca aparținând direct de proiect, pot fi evidențiate în sistemul contabil al instituției partenerului român și sunt necesare implementării proiectului.

(5) Cheltuielile administrative indirecte sunt stabilite în funcție de pro-rata aplicată la valoarea cheltuielilor reale, al cărei calcul este realizat potrivit unei metode justificate temeinic, rezonabilă și echitabilă, metodă care trebuie să rămână neschimbată pe întreaga perioadă de implementare a proiectului.

(6) Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile administrative trebuie să îndeplinească, pe lângă condițiile generale prevăzute la art. 4, următoarele condiții specifice:

a) să nu depășească 25% din valoarea totală a cheltuielilor de personal de la nivelul proiectului;

b) calculul cheltuielilor generale administrative trebuie să fie bine justificat, bazat pe documente și revizuit periodic;

c) ratele costurilor utilizate să se bazeze pe cheltuieli efectuate, care să se reflecte atât în calculul costurilor, cât și în sistemul contabil. Acestea trebuie să fie verificabile;

d) să nu fi fost deja incluse și în alte costuri sau linii bugetare ale proiectului.

(7) Cheltuielile administrative sunt calculate numai pentru personalul direct implicat în proiect, indiferent de posibilitatea legală de a declara cheltuielile cu salariile acestuia ca fiind eligibile.

(8) Sunt considerate cheltuieli administrative eligibile următoarele tipuri de cheltuieli: comisioanele pentru tranzacțiile financiare transnaționale și comisioanele bancare pentru deschiderea și administrarea contului proiectului.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru transport și cazare realizate de către personalul angajat în proiect din cadrul organizației partenerului român, cu ocazia participării la întâlniri, seminarii, conferințe care se desfășoară pe teritoriul statelor membre și statelor partenere.

(2) Deplasările trebuie să fie justificate de către activitățile proiectului și necesare pentru implementarea cu succes a proiectului.

(3) Cheltuielile de transport și cazare efectuate pentru deplasări în afara ariei de derulare a Programului sunt considerate eligibile dacă sunt necesare derulării proiectului, sunt menționate explicit și justificate în propunerea de proiect aprobată și pentru care s-a încheiat contractul de finanțare.

(4) Pentru efectuarea cheltuielilor de transport și cazare prevăzute la alin. (3) este necesară aprobarea prealabilă a Unității de coordonare a Programului ESPON 2013.

(5) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru transport și cazare includ următoarele costuri: transport, cazare și plată a diurnei în conformitate cu legislația în vigoare.

(6) Pentru asigurarea transportului și cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislația națională.

(7) Pentru deplasarea în țară sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea și diurna numai pentru personalul care face parte din echipa de proiect, cu respectarea plafoanelor stabilite de normele interne proprii. Valoarea diurnei nu trebuie să depășească cuantumul obținut prin înmulțirea cu 2,5 a cuantumului diurnei aplicabile angajaților autorităților și instituțiilor publice.

(8) Pentru deplasarea în străinătate sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea și diurna numai pentru personalul care face parte din echipa de proiect, cu respectarea plafoanelor stabilite de normele interne proprii, iar cele pentru cazare și diurnă vor respecta plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice.

(9) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu pot fi raportate în cadrul altei linii bugetare.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru echipamente.

(2) Cheltuielile pentru echipamente sunt acele cheltuieli ocazionate de amortizarea echipamentelor utilizate pentru și în perioada de implementare a proiectului. Acestea se referă în general la echipamente IT (computer, imprimantă) necesare pentru implementarea cu succes a proiectului.

(3) Amortizarea este calculată potrivit legislației naționale în vigoare.

(4) Pentru a fi considerate eligibile cheltuielile de amortizare a echipamentelor trebuie să îndeplinească, pe lângă condițiile generale prevăzute la art. 4, următoarele condiții specifice:

a) echipamentele să nu fi fost finanțate din alte surse (comunitare, naționale, regionale etc.);

b) echipamentele să nu fi fost în întregime amortizate;

c) cheltuielile de amortizare să nu fi fost deja incluse ca și costuri indirecte în altă linie bugetară.

(5) Achiziționarea de echipamente pentru realizarea activităților proiectului este permisă doar în mod excepțional, caz în care aceste cheltuieli trebuie să fie realizate în cadrul unui contract de furnizare de produse, cu respectarea legislației naționale privind achizițiile publice.

(6) Un inventar al bunurilor achiziționate, precum și documentația privind metoda de calcul și de raportare a amortizării aplicabile trebuie să fie disponibile pentru contabilitate, control și audit.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru expertiză externă și servicii, plătite de către parteneri pe baza unui contract/acord și a unor facturi/cereri de plată furnizorilor de servicii externi, care îndeplinesc sarcini specifice în cadrul proiectului, din cauza lipsei de resurse a partenerilor pentru a îndeplini ei înșiși aceste sarcini.

(2) Sunt incluse în categoria cheltuielilor pentru expertiză externă și servicii, în principal, cheltuieli pentru: coordonarea și managementul financiar extern al proiectului, control financiar independent extern (conform cu cerințele specifice de control ale țării din care este partenerul), crearea și găzduirea paginii web, elaborarea, tipărirea și expunerea de materiale promoționale, organizarea de evenimente externe, chiria pentru sala de întâlniri/conferințe/seminarii și catering, servicii de traducere, studii și cercetări, baze de date, lectori și participanți externi la întâlnirile și evenimentele organizate în cadrul proiectului, dacă valoarea adăugată a participării lor și costurile implicate pot fi demonstrate în mod clar, iar costurile trebuie plătite și suportate de către partenerii proiectului prevăzuți în cererea de finanțare aprobată și pentru care s-a încheiat contractul de finanțare.

(3) Contractarea experților și furnizorilor de servicii trebuie să fie în conformitate cu prevederile legislației naționale privind achizițiile publice.

(4) În categoria de cheltuieli pentru expertiză și servicii externe vor fi incluse și următoarele cheltuieli eligibile: cheltuielile administrative, de transport, cazare și diurnă generate de participarea experților externi în cadrul proiectului, cheltuieli privind taxele și onorariile privind activitatea de audit (taxele de consultanță legală, taxele notariale, costuri pentru experți tehnici și financiari, precum și costurile de audit și contabilitate), cu condiția ca acestea să aibă legătură directă cu proiectul finanțat și să fie necesare pentru pregătirea și implementarea proiectului sau dacă, în cazul costurilor de audit și contabilitate, sunt impuse de Autoritatea de management/Unitatea de coordonare a Programului ESPON 2013.

(1) Taxa pe valoarea adăugată este considerată eligibilă dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislația națională;

b) este aferentă unor cheltuieli considerate eligibile.

(2) Nu este eligibilă taxa pe valoarea adăugată aferentă costurilor generale administrative calculate pe baza pro-ratei pentru acei parteneri de proiect care desfășoară operațiuni cu/și fără drept de deducere.

(3) Nu sunt considerate eligibile următoarele tipuri de cheltuieli provenind din:

a) cheltuielile finanțate integral sau parțial prin alte surse de finanțare comunitare, la nivel național sau regional;

b) amenzi, penalități financiare și dispute legale;

c) pierderile cauzate de diferențele de curs valutar;

d) contribuția în natură;

e) achiziționarea echipamentelor prin leasing;

f) achiziționarea echipamentelor second-hand.