HOTĂRÂRE nr. 4 din 17 martie 2010

a) controlul de fond;

b) controlul tematic.

(1) În realizarea atribuțiilor, Comisia poate aplica următoarele metode de efectuare a controlului:

a) controlul anunțat, care reprezintă controlul desfășurat cu anunțarea, în prealabil, a entității controlate;

b) controlul inopinat, care reprezintă controlul desfășurat fără anunțarea, în prealabil, a entității controlate;

c) controlul încrucișat, care reprezintă controlul documentelor și operațiunilor unei entități în corelație cu documentele deținute de o altă entitate. Controlul încrucișat poate fi și inopinat.

(2) Metodele de control se aplică în funcție de scopul, obiectivele și complexitatea activității desfășurate.

(3) Controlul poate fi efectuat prin sondaj, prin selectarea operațiunilor și a documentelor ce urmează a fi verificate.

(4) Selectarea operațiunilor și a documentelor ce urmează a fi verificate se face de către persoanele împuternicite să efectueze controlul, în funcție de ponderea și relevanța acestora în activitatea entității controlate.

(1) Comisia poate efectua controlul fie la sediul său, fie la sediul entității.

(2) Comisia decide asupra tipului de control căruia entitatea îi va fi supusă.

(1) La stabilirea perioadei de timp ce urmează a face obiectul unui nou control de fond se va avea în vedere perioada anterior controlată, astfel încât să se asigure continuitate în verificarea activității desfășurate de entitate.

(2) În situația în care, ulterior efectuării unui control, Comisia intră în posesia unor date și informații suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau parțial, a perioadei controlate.

(1) Activitatea de control se organizează și se desfășoară în baza unui plan anual al controlului de fond și, dacă se consideră necesar, a unor planuri trimestriale și/sau lunare ale controlului tematic, aprobate de Comisie.

(2) Comisia decide cu privire la entitățile ce urmează a fi supuse controlului.

(3) În afara controlului planificat, Comisia poate efectua control în scopul soluționării unor plângeri sau sesizări sau ori de câte ori consideră că este necesar. Controlul efectuat în scopul soluționării unor plângeri ori sesizări are prioritate față de cel planificat.

(4) În cazul controlului efectuat în scopul soluționării unor plângeri ori sesizări, pot fi verificate și alte aspecte care se constată că fiind încălcări ale legislației în vigoare în sistemul de pensii private.

(1) Controlul se declanșează în baza deciziei emise de către Comisie.

(2) Decizia prevăzută la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) denumirea instituției;

b) temeiul legal al emiterii deciziei;

c) tipul controlului;

d) numele, prenumele și funcția persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

e) denumirea și adresa entității supuse controlului;

f) data declanșării controlului;

g) operațiunile, documentele și perioadele ce urmează a fi supuse controlului, după caz;

h) semnătura președintelui Comisiei;

i) ștampila Comisiei.

(3) În cazul controlului desfășurat la sediul Comisiei, în decizie se menționează data și ora la care reprezentanții entității se prezintă în vederea efectuării controlului.

(4) Decizia prin care se declanșează controlul de fond este însoțită de tematica aferentă.

(5) În cazul controlului la sediul entității, numărul și data deciziei sunt înscrise de către persoanele împuternicite cu efectuarea controlului în registrul unic de control al entității.

(1) În cazul controlului anunțat, entitatea este notificată, printr-o adresă transmisă, după caz, prin poștă și prin fax, e-mail, cu cel puțin 7 zile lucrătoare înainte de data declanșării controlului.

(2) În cazul unui control inopinat, Comisia nu notifică entitatea cu privire la declanșarea controlului.

(1) La cererea temeinic justificată a entității, Comisia analizează motivele, apreciază și apoi poate dispune amânarea controlului, comunicând entității data reprogramării controlului.

(2) Entitatea supusă controlului poate solicita amânarea acestuia o singură dată, pentru motive justificate și pentru cel mult 5 zile lucrătoare.

(3) Solicitarea de către entitate de amânare a controlului se face în scris, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea adresei prin care se notifică acțiunea de control, și trebuie să conțină: denumirea entității, adresa sediului, invocarea adresei Comisiei prin care controlul este notificat, motivele pentru care se solicită amânarea controlului, eventualele justificări pentru susținerea motivelor invocate și data până la care se solicită amânarea.

(4) Comisia comunică prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitării de amânare și data la care se reprogramează controlul, după caz.

(5) În cazul unui control inopinat, entitatea nu are dreptul de a solicita amânarea acestuia.

(1) Comisia poate suspenda controlul, notificând entitatea cu privire la data de la care se suspendă derularea acțiunilor și, ulterior, cu privire la data la care este reluat controlul.

(2) Controlul la sediul entității poate fi suspendat când este îndeplinită una dintre următoarele condiții și numai dacă neîndeplinirea acesteia împiedică finalizarea controlului:

a) necesitatea efectuării unuia sau mai multor controale încrucișate;

b) necesitatea obținerii unui punct de vedere sau a unor informații suplimentare de la alte instituții și autorități, în special de reglementare și supraveghere a piețelor financiare din România și din alte state, precum și de la instituțiile de colectare și evidență a contribuțiilor de asigurări sociale;

c) necesitatea efectuării unei expertize;

d) necesitatea efectuării unor cercetări pe care Comisia le consideră relevante în vederea identificării și stabilirii realității unor activități, operațiuni, tranzacții etc.;

e) solicitarea suspendării de către entitate ca urmare a apariției unei situații obiective care împiedică desfășurarea controlului la sediul entității. Entitatea solicită Comisiei suspendarea controlului, în scris, temeinic justificat și doar o singură dată pe parcursul desfășurării controlului.

(3) În situația prevăzută la alin. (2) lit. e), Comisia comunică prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitării de suspendare, precum și data până la care se suspendă controlul și data la care acesta se reia.

(1) Documentele aferente controlului sunt predate persoanelor împuternicite să efectueze controlul în baza unui proces-verbal.

(2) În procesul-verbal se menționează:

a) numele, prenumele și funcția persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

b) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate;

c) denumirea entității controlate;

d) toate documentele/situațiile întocmite la solicitarea persoanelor împuternicite, copiile de pe toate documentele și fișierele ridicate cu ocazia controlului, ștampilate și semnate de reprezentantul legal al entității pentru conformitate cu originalul, după caz, cu semnătură electronică extinsă;

e) toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității controlate și de personalul acesteia și asumate de către reprezentantul legal;

f) mențiunea că toate documentele în original puse la dispoziția persoanelor împuternicite să efectueze controlul au fost restituite;

g) alte documente, date și informații pe care persoanele împuternicite să efectueze controlul le consideră relevante.

(3) Procesul-verbal se întocmește în două exemplare, unul pentru persoanele împuternicite de Comisie să efectueze controlul și celălalt pentru reprezentantul legal al entității, și se semnează de ambele părți.

(4) Ambele exemplare ale procesului-verbal se înregistrează în registrul de intrări-ieșiri al entității controlate, după caz, în registrul Comisiei, cu același număr și aceeași dată.

(5) În cazul în care reprezentantul legal al entității refuză semnarea procesului-verbal, acest fapt se consemnează în procesul-verbal care se înregistrează în registrul de intrări-ieșiri al entității controlate, după caz, în registrul Comisiei.

(6) În cazul refuzului reprezentantului legal al entității de a semna procesul-verbal cu ocazia controlului la sediul Comisiei, acesta se transmite entității printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire, data primirii de către aceasta constituind data comunicării.

(7) Numărul și data procesului-verbal aferent controlului desfășurat la sediul entității sunt înscrise de către persoanele împuternicite în registrul unic de control al acesteia.

(1) La finalizarea controlului, persoanele împuternicite să efectueze controlul întocmesc raportul privind controlul efectuat.

(2) În raport se consemnează, fără a se limita la acestea, următoarele elemente:

a) data și locul încheierii raportului;

b) perioada în care s-a desfășurat controlul;

c) numele, prenumele și calitatea celor care îl încheie;

d) decizia Comisiei în baza căreia a fost declanșat controlul;

e) datele de identificare a entității controlate și reprezentantul legal al acesteia;

f) descrierea pe scurt a momentelor acțiunii, în conformitate cu tematica aferentă;

g) procesul-verbal prevăzut la art. 15;

h) descrierea documentelor sau a obiectelor care au fost verificate;

i) constatări privind respectarea sau nerespectarea prevederilor legale, precum și orice aspecte relevante.

(3) Raportul privind controlul efectuat se transmite entității prin unul dintre mijloacele prevăzute la art. 12 alin. (1).

(4) Entitatea controlată are dreptul de a formula obiecțiuni la raportul de control, sub semnătura reprezentantului legal.

(5) Entitatea controlată are obligația de a formula obiecțiile la raportul de control în scris și de a le transmite în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.

(1) Pe baza raportului privind controlul și a observațiilor la acesta, prin decizie, Comisia poate aplica sancțiuni potrivit legislației și/sau dispune măsuri în scopul prevenirii sau remedierii oricăror situații care prejudiciază interesele participanților și beneficiarilor la fondurile de pensii private.

(2) Entitatea controlată poate formula plângere prealabilă împotriva deciziei Comisiei prin care sunt aplicate sancțiuni sau dispuse măsuri, în conformitate cu dispozițiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.

a) să aibă acces în spațiile în care entitatea își desfășoară activitatea, precum și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;

b) să efectueze verificări în prezența reprezentantului legal al entității sau a persoanei desemnate să le însoțească în orice sediu și incintă în care entitatea își desfășoară activitatea, inclusiv în sediile societăților cărora le-au fost externalizate activități specifice sistemului de pensii private;

c) să solicite prezența la sediul Comisiei a reprezentantului legal al entității și a altor persoane cu competențe în vederea furnizării de informații și de note explicative scrise, precum și a prezentării de documente, înscrisuri, registre și evidențe contabile;

d) să solicite și să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice informații, documente, fișiere, înscrisuri, registre și evidențe contabile care pot avea legătură cu activitatea entității, inclusiv cu activitățile externalizate de aceasta, după caz, precum și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;

e) să ridice orice documente/situații întocmite și copii ale oricărui document, fișier, înscris, registru și înregistrare contabilă;

f) să solicite verbal sau în scris toate informațiile și explicațiile referitoare la acțiunile și operațiunile desfășurate de entitatea supusă controlului;

g) să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entității, tuturor angajaților acesteia, precum și reprezentantului oricărei alte societăți căreia i-au fost externalizate activități specifice sistemului de pensii private;

h) să stabilească și să prezinte Comisiei concluziile, sancțiunile și măsurile ce se consideră necesar a fi dispuse;

i) să verifice modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse de Comisie ca urmare a controlului efectuat.

a) să se identifice prezentând entității controlate actul de identitate;

b) să prezinte entității controlate decizia de efectuare a controlului;

c) să cunoască și să aplice corect prevederile legislației în vigoare în sistemul de pensii private;

d) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute cu ocazia controlului;

e) să efectueze controlul în așa fel încât să afecteze cât mai puțin activitatea curentă a entității supuse controlului;

f) să utilizeze eficient timpul alocat controlului;

g) să respecte programul de lucru al entității. Controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității, cu acordul scris al entității;

h) să propună măsuri acolo unde se constată încălcarea legislației aplicabile în sistemul de pensii private, măsuri care au rolul de a remedia și înlătura deficiențele constatate, precum și de a sancționa.

a) să fie notificată asupra declanșării controlului, cu excepția situației în care controlul are caracter inopinat;

b) să solicite amânarea controlului;

c) să solicite suspendarea controlului;

d) să beneficieze de asistență de specialitate sau juridică pe durata controlului;

e) să beneficieze, din partea persoanelor împuternicite să efectueze controlul, de un tratament just și echitabil;

f) să fie prima căreia i se solicită furnizarea de informații, documente, date și explicații pentru clarificarea și justificarea activităților și operațiunilor întreprinse;

g) să fie informată cu privire la rezultatele controlului efectuat;

h) să formuleze obiecțiuni la raportul privind controlul efectuat;

i) să conteste măsurile și sancțiunile dispuse prin actele Comisiei.

a) să permită accesul persoanelor împuternicite să efectueze controlul în spațiile în care se desfășoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată, precum și în spațiile unde se află documentele aferente activității și sistemele informatice utilizate;

b) să răspundă, prin reprezentanții săi legali, la solicitarea Comisiei de a se prezenta la data și locul stabilite pentru efectuarea controlului;

c) să permită și să asigure efectuarea în bune condiții a controlului și să acorde sprijinul necesar desfășurării acestuia;

d) să pună la dispoziția persoanelor împuternicite să efectueze controlul toate documentele, informațiile, fișierele, înscrisurile, registrele și evidențele contabile aferente activității pe care o desfășoară, ca urmare a solicitării persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

e) să pună la dispoziția persoanelor împuternicite să efectueze controlul documentele în original, copiile certificate ale acestora, precum și traducerea lor în limba română, după caz;

f) să colaboreze pe întreaga perioadă de desfășurare a controlului în vederea determinării stărilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute și a tuturor documentelor doveditoare;

g) să formuleze în scris obiecții la raportul de control, sub semnătura reprezentantului legal;

h) să pună la dispoziția persoanelor împuternicite să efectueze controlul date și informații complete și conforme cu realitatea.

a) împiedicarea ori sustragerea de la efectuarea controlului, prin interzicerea accesului persoanelor împuternicite să efectueze controlul sau prin neprezentarea documentelor și a actelor solicitate;

b) refuzul nejustificat sau obstrucționarea sub orice formă a accesului persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

c) nerespectarea celorlalte obligații prevăzute în prezenta normă.