ORDIN nr. 1.294 din 14 aprilie 2010

a) cerere de finanțare - documentul elaborat de către solicitant cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise, conform formatului standard furnizat în Ghidul solicitantului;

b) proiect - operațiunea descrisă în cererea de finanțare depusă în cadrul unui apel pentru propuneri de proiecte lansat de către Autoritatea comună de management, care îndeplinește criteriile impuse de către Comitetul comun de monitorizare a programului și primește fonduri aferente programului;

c) contract de finanțare - contractul încheiat între beneficiar, ca reprezentant al tuturor partenerilor în cadrul unui proiect, și Autoritatea comună de management pentru finanțarea din fonduri ENPI a unui proiect aprobat în cadrul programului;

d) Ghidul solicitantului - documentul aprobat de Comitetul comun de monitorizare, care are ca scop furnizarea de informații necesare potențialilor solicitanți de finanțare în cadrul programului, în vederea elaborării cererilor de finanțare, precum și de informații privind procesul de selecție și contractare a proiectelor;

e) beneficiar - persoana juridică, publică sau privată, din oricare dintre statele participante la program, care semnează un contract de finanțare nerambursabilă din fonduri ENPI cu Autoritatea comună de management și își asumă pe deplin față de aceasta responsabilitatea legală privind gestionarea financiară și implementarea proiectului;

f) partener - persoana juridică, publică sau privată, din oricare dintre statele participante la program, care participă alături de beneficiar la inițierea și implementarea proiectului;

g) beneficiar final - persoana juridică, publică sau privată, din oricare dintre statele participante la program, care va beneficia de rezultatul proiectului pe termen lung la nivelul societății sau al sectorului respectiv;

h) asociat - persoana juridică, publică sau privată, care joacă un rol important în implementarea proiectului, dar care nu îndeplinește condițiile de eligibilitate prevăzute de Ghidul solicitantului și, ca urmare, nu poate beneficia de fonduri din finanțarea acestuia, cu excepția costurilor de călătorie și diurnă;

i) acord de parteneriat - documentul legal semnat de beneficiar împreună cu toți partenerii dintr-un proiect, care detaliază drepturile și responsabilitățile acestora și creează cadrul pentru gestionarea și implementarea eficientă a proiectului.

(1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul proiectelor aprobate în cadrul programului se respectă reglementările prevăzute în legislația națională și comunitară în vigoare, precum și în Ghidul solicitantului.

(2) Cheltuielile deja finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

(1) Sunt eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului/partenerului, certificate și identificate.

(2) În vederea certificării conformității cu originalul, beneficiarii/partenerii români vor prezenta controlorilor de prim nivel toate documentele originale.

(1) Pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:

a) efectuate, plătite, certificate și declarate de către beneficiar/partener în perioada de implementare a proiectului, conform contractului de finanțare;

b) prevăzute în bugetul proiectului, anexă la contractul de finanțare;

c) necesare pentru implementarea proiectului;

d) identificabile și verificabile, înregistrate în contabilitatea beneficiarului/partenerilor în conformitate cu legislația națională și procedura aplicată;

e) rezonabile, justificate și în conformitate cu principiile managementului financiar eficient;

f) efectuate în aria eligibilă a programului.

(2) Prin excepție, sunt eligibile și următoarele cheltuieli:

a) cheltuielile pentru raportul final și evaluarea proiectului, indiferent de data plății efective, cu respectarea perioadei de execuție a programului, precum și cheltuielile generate de procedurile de achiziție derulate conform dispozițiilor anexei IV la contractul de finanțare, inclusiv cele demarate înainte de data începerii implementării proiectului, cu condiția încheierii contractelor și a plății efective în cursul perioadei de implementare și realizării procedurilor conform dispozițiilor anexei IV la contractul de finanțare;

b) cheltuielile ocazionate de deplasarea la sediul organismelor implicate în gestionarea programului, precum și cheltuielile ocazionate de deplasări în afara ariei programului, dacă sunt menționate explicit și justificate în contractul de finanțare.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, conform contractului de finanțare, inclusiv contribuțiile aferente acestora plătite de către angajat și angajator conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului angajat al beneficiarului sau partenerului, cu contract individual de muncă sau act administrativ de numire în funcția publică, pe durată nedeterminată sau determinată, cu fracțiune de normă ori cu normă întreagă de lucru, implicat în implementarea proiectului, cu respectarea prevederilor legale privind incompatibilitatea. Plafoanele salariilor angajaților în proiect nu trebuie să depășească nivelul practicat pentru funcția respectivă în organizația beneficiară sau parteneră, după caz.

(3) Prin excepție de la prevederile alin. (2), salariul va fi cel practicat în domeniu pentru funcții similare, când funcția respectivă nu figura anterior în statul de funcții al persoanei juridice.

(4) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente valabile pe toată durata de implementare a proiectului și/sau în actul administrativ de numire în funcția publică, precum și în actele de modificare a actului administrativ de numire în funcția publică și contribuțiile aferente menționate la alin. (1).

(5) Salariul tarifar/de bază, sporurile permanente, orele suplimentare, concediile de odihnă și medicale, precum și contribuțiile menționate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat pentru implementarea activităților din cadrul proiectului, conform prevederilor legislației naționale în vigoare, și vor fi susținute de fișele de post, fișele de pontaj, din care să rezulte timpul de lucru total și timpul alocat implementării activităților din cadrul proiectului, statele de salarii, ordinele de plată, extrasele de cont, declarația salariatului pentru timpul lucrat în cadrul proiectului și alte documente justificative, după caz.

(6) Cheltuielile de personal prevăzute la alin. (1) se decontează conform contractului de muncă/actului administrativ de numire și/sau proporțional cu procentul prevăzut în fișa postului/fișa de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, aferent atribuțiilor specifice gestionării proiectului.

(7) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata maximă legală a timpului de muncă, conform prevederilor legislației naționale în vigoare.

(8) În situația în care beneficiarul/partenerul nu dispune de personalul calificat pentru a executa sarcini din proiect, pot fi contractați experți externi, cu încadrarea cheltuielilor în linia bugetară corespunzătoare expertizei externe și serviciilor.

(1) Sunt considerate eligibile:

a) cheltuielile pentru deplasarea în țară și în străinătate pentru personalul beneficiarului/partenerului implicat în proiect care efectuează deplasări în scopul implementării proiectului, pentru participarea la întâlniri, seminare, conferințe, alte evenimente specifice proiectului, în aria de eligibilitate a programului, sau la sediul organismelor implicate în gestionarea programului;

b) cheltuielile de deplasare efectuate pentru deplasări în afara ariei programului, dacă sunt menționate explicit și justificate în contractul de finanțare și sunt efectuate pentru implementarea proiectului;

c) cheltuielile pentru deplasarea personalului asociaților și al beneficiarilor finali.

(2) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru deplasare includ următoarele costuri: de transport, de cazare și de diurnă, în conformitate cu legislația în vigoare, precum și asigurare medicală și vize.

(3) Pentru asigurarea transportului și cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislația națională în vigoare.

(4) Pentru personalul care lucrează în autoritățile și instituțiile publice, precum și din unitățile aflate în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile menționate la alin. (3) vor respecta condițiile și plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice.

(5) Pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele prevăzute la alin. (4), cheltuielile menționate la alin. (3) vor respecta plafoanele stabilite de normele interne proprii și nu vor depăși plafoanele de la data semnării contractului publicate de Comisia Europeană la adresa web: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/ per_diems/index_en.htm

(6) Cheltuielile de transport, cazare și diurnă pentru experții externi vor fi încadrate în linia bugetară corespunzătoare expertizei externe și serviciilor.

(7) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu trebuie să mai fie incluse în altă linie bugetară.

(1) Următoarele categorii de cheltuieli aferente lucrărilor de investiții sunt eligibile numai pentru proiectele realizate în cadrul priorităților 1 "Către o economie mai competitivă a zonei de frontieră" și 2 "Mediul și pregătirea pentru situații de urgență", astfel:

a) cheltuieli pentru obținerea terenului și a clădirilor;

b) cheltuieli pentru pregătirea amplasamentului;

c) cheltuieli pentru asigurarea utilităților necesare obiectivului;

d) cheltuieli cu studiile de teren;

e) cheltuieli pentru obținerea de avize, acorduri, autorizații;

f) cheltuieli de proiectare și inginerie;

g) cheltuieli pentru investiția de bază;

h) cheltuieli pentru refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor.

(2) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. a) le includ pe cele efectuate pentru cumpărarea/închirierea de terenuri, cumpărarea/închirierea de clădiri, plata concesiunii (redevenței) pe durata realizării lucrărilor și, după caz, schimbarea regimului juridic al terenului și/sau al clădirilor, scoaterea temporară sau definitivă din circuitul agricol a terenului, cheltuieli notariale.

(3) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. b) le includ pe cele ocazionate de orice lucrări care au ca scop pregătirea amplasamentului pentru derularea proiectului - dezasamblări, defrișări, curățarea locației, evacuări ale materialelor rezultate, devieri ale rețelelor de utilități din amplasament, drenaje, epuismente, devieri de cursuri de apă, lucrări pentru amenajarea spațiilor pentru muncitori și echipamente, garduri de protecție, dezafectări locale de căi de comunicație sau construcție, realizarea de căi de acces, întreruperi temporare ori devieri ale căilor de transport, marcaje de trafic pentru zonele în care se execută lucrări etc.

(4) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. c) au în vedere asigurarea cu utilitățile necesare funcționării obiectivului de investiții, precum: alimentare cu apă, canalizare, alimentare cu gaze naturale, agent termic, energie electrică, telecomunicații, drumuri de acces, salubrizare, instalații de încălzire, ventilare, climatizare, P.S.I., rețele de comunicații electronice și alte tipuri de instalații impuse de destinația obiectivului investiției, precum și cheltuielile aferente racordării la rețelele de utilități.

(5) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. d) includ cheltuielile pentru studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice și de stabilitate ale terenului pe care se amplasează obiectivul de investiție.

(6) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. e) sunt ocazionate de:

a) obținerea/prelungirea valabilității certificatului de urbanism;

b) obținerea/prelungirea valabilității autorizației de construire/desființare;

c) obținerea avizelor și acordurilor pentru racorduri și branșamente la rețele publice de apă, canalizare, gaze, termoficare, energie electrică, telefonie etc.;

d) obținerea certificatului de nomenclatură stradală și adresă;

e) întocmirea documentației, obținerea numărului cadastral provizoriu și înregistrarea terenului în cartea funciară;

f) obținerea acordului de mediu;

g) obținerea avizului P.S.I.;

h) alte avize, acorduri și autorizații necesare proiectului.

(7) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. f) sunt ocazionate de:

a) elaborarea tuturor fazelor de proiectare - studiu de prefezabilitate, studiu de fezabilitate, proiect tehnic și detalii de execuție, pentru verificarea tehnică a proiectării și pentru elaborarea certificatului de performanță energetică a clădirii, precum și pentru elaborarea documentațiilor necesare obținerii acordurilor, avizelor și autorizațiilor aferente obiectivului de investiție, respectiv documentații care stau la baza emiterii avizelor și acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentații urbanistice, studii de impact, studii/expertize de amplasament, studii de trafic, cu condiția ca acestea să se refere la investiția de bază;

b) expertizarea tehnică pentru lucrările de intervenții la construcții existente sau pentru continuarea lucrărilor la obiective începute și neterminate, cu condiția ca aceste clădiri să facă parte integrantă și inseparabilă din rezultatul operațiunii;

c) efectuarea auditului energetic pentru lucrările de creștere a performanței energetice a clădirilor ca urmare a modernizărilor/reabilitărilor;

d) asistența tehnică din partea proiectantului pe perioada de execuție a lucrărilor, în cazul în care aceasta nu intră în tarifarea proiectului;

e) plata diriginților de șantier, desemnați de autoritatea contractantă, autorizați conform prevederilor legale pentru verificarea execuției lucrărilor de construcții și instalații:

(8) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. g) includ cheltuielile pentru:

a) construcții și utilități precum: construcție, consolidare, reabilitare, modernizare de clădiri, drumuri, căi ferate, poduri, puncte de trecere a frontierei; acestea pot include drumuri de acces, parcări amenajate, garduri, marcaje și semnale luminoase de trafic, sisteme de alimentare cu apă și canalizare, sisteme de purificare a apei, colectarea apelor uzate, sisteme de drenare a apei, dragări de canale navigabile, îndiguiri, platforme, poduri pietonale, facilități pentru accesul persoanelor cu dizabilități, lucrări de realizare și modernizare a depozitelor pentru deșeuri și neutralizarea deșeurilor toxice;

b) lucrări pentru îmbunătățirea controlului asupra inundațiilor prin terasamente și pentru protejarea malurilor apelor curgătoare împotriva eroziunii, prevenirea efectelor secetei, restaurarea zonelor umede, gestionarea albiilor râurilor, alte cheltuieli privind managementul apelor, reabilitarea ariilor poluate, amenajări în scopul protecției mediului, incluzând reciclare, conservare, regenerare și restaurare, realizarea de construcții noi sau refacerea/renovarea celor existente efectuate în scopul reducerii poluării, lucrărilor de combatere a eroziunii solului și alunecărilor de teren.

(9) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. h) includ sumele aferente pentru plantare de copaci, reamenajare spații verzi, reintroducerea în circuitul agricol a suprafețelor scoase temporar din uz.

(10) În mod excepțional, cheltuielile prevăzute la alin. (1) lit. a) sunt eligibile în limita a 10% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile numai în cazul în care sunt necesare pentru implementarea directă a proiectului, iar dreptul de proprietate este transferat beneficiarilor finali și/sau partenerilor locali cel mai târziu la finalul proiectului.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziționarea și închirierea echipamentelor și bunurilor, numai cu respectarea următoarelor condiții:

a) echipamentele achiziționate/închiriate să nu fie depășite din punct de vedere tehnic și moral;

b) să fie necesare și folosite exclusiv pentru implementarea proiectului;

c) să îndeplinească condițiile cerute prin proiect;

d) să corespundă prețurilor practicate în mod uzual pe piață;

e) să respecte principiul eficienței economice, energetice și al impactului negativ redus asupra mediul înconjurător, precum și prevederile legale în vigoare în domeniul achizițiilor publice.

(2) Următoarele categorii de cheltuieli privind achiziționarea echipamentelor și bunurilor sunt considerate eligibile:

a) cheltuieli pentru achiziționarea de computere, laptopuri, mobilier de birou, precum și alte bunuri care, conform legii, intră în categoria mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar, precum: mobilier, dotări P.S.I., dotări privind protecția muncii etc.;

b) cheltuielile pentru achiziționarea de echipamente speciale necesare implementării proiectului: echipamente pentru managementul deșeurilor, echipamente pentru intervenții comune în cazuri de urgență, echipamente pentru cercetare necesare pentru desfășurarea activităților proiectului, echipamente de măsură specifice, echipamente de laborator, utilaje și echipamente tehnologice, echipamente pentru monitorizarea, armonizarea și pentru managementul comun al traficului transfrontalier, echipamente pentru persoanele cu dizabilități, sisteme de alertă în cazul condițiilor meteorologice nefavorabile, panouri de informare și semnalizatoare electronice bilingve sau multilingve, vehicule de intervenție speciale pentru gestionarea traficului, precum și a celor incluse în instalațiile funcționale etc.;

c) cheltuielile pentru asamblarea și montajul utilajelor tehnologice și al utilajelor incluse în instalațiile funcționale, inclusiv rețelele aferente necesare funcționării acestora;

d) cheltuielile pentru achiziționarea utilajelor și echipamentelor care nu necesită montaj, precum și a echipamentelor de transport tehnologic;

e) cheltuielile aferente achiziționării sau închirierii de vehicule; în cazul închirierii în scopul asigurării deplasării participanților la evenimentele organizate în cadrul proiectului, capacitatea vehiculelor se justifică prin lista persoanelor invitate să participe la eveniment;

f) cheltuieli pentru achiziționarea de piese de schimb, componente, echipamente pentru mașini, unelte și utilaje;

g) cheltuielile pentru serviciile de întreținere și reparații echipamente și autoturisme;

h) cheltuielile cu achiziționarea activelor necorporale: drepturi referitoare la brevete, licențe, know-how sau cunoștințe tehnice nebrevetate.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile directe cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului.

(2) În categoria cheltuielilor directe cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului sunt incluse costurile pentru: chiria locației unde se desfășoară activitățile proiectului, închiriată special în acest scop, asigurarea utilităților precum apă curentă, canalizare, salubritate, energie electrică și termică, gaze naturale, corespunzătoare suprafeței utilizate pentru activitățile proiectului, precum și cheltuieli pentru consumabile și birotică, multiplicare și fotocopiere, servicii poștale și de curierat, telefon, fax, internet, necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Cheltuielile directe se justifică prin contracte și facturi sau alte documente cu valoare contabilă echivalentă.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru expertiză și servicii externe, cu respectarea următoarelor condiții cumulative:

a) costurile cu expertiza externă sunt rezonabile și determinate de gradul de complexitate al lucrărilor efectuate;

b) partenerii în proiect nu pot fi furnizori de servicii în contractele de servicii de expertiză externă.

(2) Categoriile de cheltuieli eligibile privind expertiza externă și serviciile sunt următoarele:

a) cheltuieli pentru expertiză profesională pentru elaborarea de studii și cercetări, servicii de consultanță la elaborarea studiilor de piață, studiilor de evaluare, consultanță juridică etc.;

b) cheltuieli pentru experți în managementul proiectului, asistenți, manageri financiari etc., în cazul în care beneficiarul/partenerul nu dispune de personalul calificat să îndeplinească activitățile sale din proiect sau activitățile realizate în comun în cadrul proiectului așa cum sunt prevăzute în contractul de finanțare;

c) cheltuieli pentru organizarea de evenimente și festivaluri culturale, evenimente media comune, târguri și expoziții, sesiuni de pregătire profesională și activități educaționale și sociale, schimburi de experiență și bune practici, seminarii, ateliere de lucru, crearea de rețele de comunicare între comunități și grupuri profesionale, tabere ecologice, realizarea de campanii de informare și conștientizare, inclusiv întărirea identității regionale, monitorizarea sănătății publice;

d) cheltuielile privind informarea și publicitatea pentru proiect, în care se includ: cheltuielile pentru panouri publicitare, afișe, broșuri, pliante, reclame media, alte materiale promoționale, campanii media, evenimente de informare, conferințe de presă, conform Manualului de identitate vizuală a programului și prevederilor acordului încheiat între parteneri și beneficiar, respectiv ale contractului încheiat între beneficiar și autoritatea comună de management;

e) cheltuielile pentru organizarea procedurilor de achiziție, care includ cheltuielile aferente asistenței/consultanței juridice, în scopul elaborării documentației de atribuire și/sau aplicării procedurii de atribuire a contractelor de achiziție publică, publicarea anunțurilor de intenție, de participare și de atribuire a contractelor, corespondență prin poștă, fax, în legătură cu procedurile de achiziție publică;

f) cheltuieli pentru servicii de traducere și interpretariat, inclusiv traducerea documentelor elaborate, în concordanță cu obiectivele proiectului supus finanțării;

g) cheltuieli pentru servicii IT amp; C, mentenanță și reparații ale echipamentelor IT, actualizare și dezvoltare a aplicațiilor IT, inclusiv soluții de securitate a acestora;

h) cheltuieli pentru instruirea specializată a personalului operativ pentru utilizarea echipamentelor tehnologice, dacă nu este inclusă în prețul de achiziție al echipamentelor;

i) cheltuieli pentru transportul de materiale, mobilier și echipamente, dacă nu este inclus în prețul achiziției;

j) cheltuieli pentru elaborarea de studii de impact asupra mediului, proiecte-pilot, strategii, planuri comune și alte materiale necesare realizării obiectului proiectului;

k) cheltuieli privind crearea și facilitarea accesului întreprinzătorilor la informații, baze de date și infrastructura mediului de afaceri;

l) cheltuieli pentru servicii de amenajare a spațiilor aferente centrelor de informare, pregătire și instruire profesională, a celor destinate târgurilor și expozițiilor;

m) cheltuieli pentru servicii de amenajare a spațiilor destinate activităților aferente managementului proiectului;

n) cheltuieli privind serviciile de consultanță pentru proiectele de investiții din cadrul priorităților 1 și 2, altele decât cele prevăzute la art. 9 alin. (1) lit. f).

(3) Cheltuielile legate de organizarea de evenimente în cadrul proiectului, precum servicii de catering, închirierea sălilor pentru evenimente și a echipamentelor necesare derulării acestora, tipărirea materialelor pentru eveniment, se justifică pe baza documentelor de plată și a listelor de invitați la eveniment.

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislația națională;

b) este aferentă unor cheltuieli considerate eligibile.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile diverse și neprevăzute, în limita a maximum 5% din cheltuielile eligibile ale proiectului, dacă sunt justificate prin documente corespunzătoare și dacă îndeplinesc condițiile de eligibilitate corespunzătoare categoriei din care fac parte, în condițiile prezentului ordin.

(2) Cheltuielile stipulate la alin. (1) pot fi efectuate numai cu aprobarea prealabilă a autorității comune de management.

(1) Un procent fix care nu depășește 7% din totalul costurilor direct eligibile ale proiectului poate fi solicitat ca și cheltuieli indirecte pentru a acoperi cheltuielile administrative suportate de către beneficiar pentru implementarea proiectului.

(2) Cheltuielile indirecte pot fi pentru energie termică, electrică, apă, canalizare, salubritate, gaze naturale, pază, telefon, fax, servicii poștale, curierat rapid și internet, consumabile și rechizite, chirii sau alte cheltuieli administrative relevante în implementarea proiectului și care pot fi repartizate proiectului.

(3) Suma forfetară alocată pentru costuri indirecte nu trebuie să fie justificată prin documente contabile.