ORDIN nr. 2.183 din 17 septembrie 2010

a) acord de parteneriat - documentul legal semnat de toți partenerii dintr-un proiect, care detaliază responsabilitățile acestora și creează cadrul pentru gestionarea și implementarea eficientă a proiectului;

b) beneficiar - persoana juridică, din oricare dintre statele participante la Program, care semnează un contract de finanțare nerambursabilă din fonduri ENPI cu Autoritatea comună de management și își asumă pe deplin față de aceasta responsabilitatea legală privind gestionarea financiară și implementarea proiectului;

c) cerere de finanțare - documentul elaborat de către solicitant cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise conform formatului standard furnizat în Ghidul solicitantului;

d) cerere de plată - documentul elaborat de către beneficiarul de proiect și transmis Secretariatului tehnic comun, cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise conform formatului standard furnizat în Ghidul solicitantului;

e) contract de finanțare - contractul încheiat între beneficiar, ca reprezentant al tuturor partenerilor, și Autoritatea comună de management pentru finanțarea din fonduri ENPI a unui proiect aprobat în cadrul Programului;

f) Ghidul solicitantului - documentul aprobat de Comitetul comun de monitorizare al Programului, care are ca scop furnizarea de informații necesare potențialilor solicitanți de finanțare, în vederea elaborării cererilor de finanțare, furnizării de informații privind procesul de selecție și contractare a proiectelor, precum și a furnizării de informații referitoare la listele indicative de activități și a categoriilor de cheltuieli eligibile aferente acestora;

g) partener - persoana juridică, publică sau privată, din oricare dintre statele participante la Program, care participă alături de beneficiar la inițierea și implementarea proiectului. Partenerii sunt în relații contractuale directe cu autoritățile naționale, statele partenere și vor încheia acorduri de parteneriat cu beneficiarul referitoare la drepturile și obligațiile care decurg din implementarea în comun a proiectului;

h) partener asociat - instituția/organizația care poate contribui profesional la implementarea proiectului sau/și oferă orice alt tip de sprijin, fără a avea acces la fondurile ENPI, cu excepția costurilor de călătorie și diurnă; asociații nu trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate impuse partenerilor și beneficiarului, dar trebuie să fie menționați în cererea de finanțare;

i) PRAG - Ghidul practic pentru procedurile de contractare ale acțiunilor externe ale Comisiei Europene;

j) proiect - operațiune descrisă în cererea de finanțare depusă în cadrul unui apel pentru propuneri de proiecte lansat de către Autoritatea comună de management, care îndeplinește criteriile impuse de către Comitetul comun de monitorizare al Programului și primește fonduri aferente Programului.

(1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul proiectelor aprobate la nivelul Programului se respectă reglementările prevăzute în legislația națională și comunitară în vigoare pentru fiecare domeniu.

(2) Cheltuielile deja finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

(1) Sunt eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului/partenerului, certificate și identificate.

(2) În vederea certificării conformității cu originalul, beneficiarii/partenerii români vor prezenta controlorilor de prim nivel toate documentele originale.

(1) Pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:

a) în conformitate cu prevederile contractului de finanțare, acordului de parteneriat și ale cererii de finanțare aprobate;

b) necesare implementării proiectului;

c) reale;

d) în legătură directă cu proiectul, necesare pentru demararea și/sau implementarea acestuia și să fie incluse în bugetul proiectului, anexă la contractul de finanțare;

e) plătite, certificate și declarate de către beneficiar/partener în perioada de implementare a proiectului, conform contractului de finanțare;

f) identificabile și verificabile, înregistrate în contabilitatea beneficiarului sau a partenerilor, în conformitate cu legislația națională și procedura aplicată;

g) efectuate cu respectarea principiilor ajutorului de stat, egalității de șanse și protecției mediului, precum și a obligațiilor referitoare la informare și publicitate.

(2) Selecția furnizorului de bunuri, servicii și lucrări trebuie să respecte legislația națională în domeniul achizițiilor publice (Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare) în cazul în care beneficiarii de proiecte sunt autorități contractante, în sensul art. 8 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, respectiv legislația comunitară (PRAG-ul) în cazul în care beneficiarii nu sunt autorități contractante, în sensul art. 8 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare.

(3) Cheltuielile efectuate înainte de semnarea contractului de finanțare nu sunt eligibile, cu excepția cheltuielilor efectuate în cazul proiectelor de investiție majoră, cu respectarea prevederilor art. 4 din Regulamentul (CE) nr. 951/2007 al Comisiei din 9 august 2007 de stabilire a normelor de aplicare a programelor de cooperare transfrontalieră finanțate în cadrul Regulamentului (CE) nr. 1.638/2006 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a dispozițiilor generale privind instituirea unui instrument european de vecinătate și de parteneriat.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, conform contractului de finanțare, inclusiv contribuțiile aferente acestora aflate atât în sarcina angajatorului, cât și a angajatului, conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului angajat de către beneficiarul/partenerul român cu contract individual de muncă sau act administrativ de numire în funcția publică, pe durată nedeterminată sau determinată, cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă de lucru, implicat în implementarea proiectului. Plafoanele salariilor angajaților în proiect nu trebuie să depășească nivelul practicat în organizația beneficiară sau parteneră respectivă pentru funcții similare.

(3) Prin excepție de la prevederile alin. (2), salariul va fi cel practicat în domeniu pentru funcții similare, când funcția respectivă nu figura anterior în statul de funcții al persoanei juridice.

(4) Personalul angajat pentru implementarea proiectului trebuie să fie format din angajați ai partenerului lider sau partenerilor din proiect, persoane juridice prezentate în cererea de finanțare.

(5) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente, valabile pe toată durata de implementare a proiectului, și/sau în actul administrativ de numire în funcția publică, precum și în actele de modificare a actului administrativ de numire în funcția publică și contribuțiile aferente menționate la alin. (1).

(6) Salariul tarifar/de bază, sporurile permanente, orele suplimentare, concediile de odihnă și medicale, precum și contribuțiile menționate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat și vor fi susținute de fișele de post, fișele de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, state de salarii, ordine de plată, extrase de cont, declarația salariatului pentru timpul lucrat în cadrul proiectului și alte documente justificative, după caz.

(7) Cheltuielile de personal prevăzute la alin. (1) se decontează conform contractului de muncă/actului administrativ de numire și/sau proporțional cu procentul prevăzut în fișa postului/fișa de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, aferent atribuțiilor specifice gestionării proiectului.

(8) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăși durata normală de lucru, conform prevederilor legislației naționale în vigoare.

(9) În situația în care beneficiarul/partenerul nu dispune de personalul calificat pentru a executa sarcini din proiect, pot fi contractați experți externi, cu încadrarea cheltuielilor în linia bugetară corespunzătoare expertizei externe și serviciilor.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru deplasare numai pentru personalul implicat în proiect, care, conform cererii de finanțare, efectuează deplasări pentru participarea la întâlniri, seminare, conferințe ce au loc pe teritoriul Programului sau la sediul organismelor implicate în gestionarea Programului. Cheltuielile de deplasare în afara ariei eligibile a Programului pot fi eligibile dacă sunt menționate explicit și justificate în cererea de finanțare aprobată.

(2) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru deplasare includ următoarele costuri: de transport, de cazare și diurna, în conformitate cu legislația în vigoare, precum și de asigurare medicală.

(3) Pentru asigurarea transportului și cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislația națională în vigoare.

(4) Pentru deplasarea în țară sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea și diurna numai pentru personalul care face parte din echipa de proiect, după cum urmează:

a) pentru personalul care lucrează în autoritățile și instituțiile publice, precum și în unitățile aflate în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile vor respecta condițiile și plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice;

b) pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele menționate la categoria anterioară, cheltuielile vor respecta plafoanele stabilite de normele interne proprii. Valoarea diurnei nu trebuie să depășească cuantumul obținut prin înmulțirea cu 2,5 a cuantumului diurnei aplicabile angajaților autorităților și instituțiilor publice.

(5) Pentru deplasarea în străinătate sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea, diurna și asigurarea medicală numai pentru personalul care face parte din echipa de proiect, după cum urmează:

a) pentru personalul care lucrează în autoritățile și instituțiile publice, precum și în unitățile aflate în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile vor respecta condițiile și plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice;

b) pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele menționate la categoria anterioară, cheltuielile pentru transport vor respecta plafoanele stabilite de normele interne proprii, iar cele pentru cazare și diurnă vor respecta plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice.

(6) Cheltuielile de transport, cazare și diurnă pentru experții externi vor fi încadrate în linia bugetară corespunzătoare expertizei externe și serviciilor.

(7) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu trebuie să mai fie incluse în altă linie bugetară.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziționarea/închirierea echipamentelor și autovehiculelor numai cu respectarea următoarelor condiții:

a) echipamentele să fie noi și să nu fie depășite din punct de vedere tehnic și moral;

b) echipamentele să fie necesare și folosite exclusiv pentru implementarea proiectului;

c) să fie menționate în cererea de finanțare aprobată;

d) să corespundă prețurilor practicate în mod uzual pe piață;

e) să respecte principiul eficienței economice, energetice și al impactului negativ redus asupra mediului înconjurător, precum și prevederile legale din domeniul achizițiilor publice.

(2) Următoarele categorii de cheltuieli pentru achiziționarea/închirierea de echipamente și autovehicule sunt considerate eligibile:

a) costuri determinate de achiziționarea/închirierea echipamentelor de birou, computere, laptopuri, mobilier de birou și alte bunuri care, conform legii, intră în categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar care sunt legate de managementul proiectului;

b) costuri cu achiziționarea/închirierea de echipamente speciale precum echipamente de laborator sau echipamente metrologice speciale, autovehicule etc.;

c) costuri pentru serviciile de întreținere și reparații echipamente, autovehicule;

d) costuri cu achiziționarea licențelor, know-how, brevete;

e) alte costuri.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de investiții determinate de achiziționarea/închirierea/concesiunea de terenuri sau imobile, construcția/reconstrucția/ extinderea/modernizarea clădirilor sau a altor obiective. În cazul achiziționării, proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali sau partenerilor locali cel târziu până la încheierea proiectului.

(2) Achiziția/închirierea/concesiunea de terenuri este eligibilă în următoarele condiții:

a) este necesară implementării proiectului;

b) costul achiziției nu depășește 10% din cheltuielile totale eligibile și nu trebuie să depășească prețul prevăzut în documentul de evaluare;

c) terenul a fost evaluat de către un expert autorizat; evaluarea nu trebuie să fie mai veche de 6 luni de la depunerea proiectului;

d) proprietarul actual sau unul dintre proprietarii anteriori nu trebuie să fi beneficiat în ultimii 5 ani de sprijin financiar din partea Comunității Europene sau a statului pentru achiziția terenului în cauză;

e) terenul să nu fie obiectul unei cereri de revendicare, al unui litigiu pe rol și să nu fie grevat de sarcini.

(3) Achiziția de clădiri este eligibilă în următoarele condiții:

a) este necesară implementării proiectului;

b) clădirea a fost evaluată de către un expert autorizat; evaluarea nu trebuie să fie mai veche de 6 luni de la depunerea proiectului;

c) prețul achiziției nu trebuie să depășească prețul stabilit în documentul de evaluare;

d) clădirea nu trebuie să fie grevată de sarcini, să constituie obiectul unui litigiu sau să formeze obiectul unui contract în derulare;

e) proprietarul actual sau unul dintre proprietarii anteriori nu trebuie să fi beneficiat în ultimii 5 ani de sprijin financiar din partea Comunității Europene sau a statului pentru achiziția clădirii în cauză.

(4) Costurile referitoare la construcția/reconstrucția/extinderea/modernizarea clădirilor și a altor obiective sunt eligibile dacă îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

a) construcția trebuie să fie conformă normativelor și reglementărilor tehnice în construcții și trebuie să dețină toate documentele, certificările și avizele necesare utilizării;

b) când beneficiarul proiectului nu este proprietarul respectivei/respectivului clădiri/teren, acesta trebuie să prezinte un contract de închiriere/concesiune sau dreptul de folosință îndelungată/comodat pentru o perioadă de cel puțin 10 ani de la depunerea proiectului.

(5) Cheltuielile de investiții pot include costuri determinate de:

a) pregătirea terenului: orice lucrări ce au ca scop pregătirea amplasamentului pentru proiect, inclusiv cheltuielile efectuate la începerea lucrărilor de pregătire a terenului ce constau în: demolări, demontare, curățarea amplasamentului, evacuarea materialelor rezultate, devierea rețelelor de țevi pentru utilități, canalizare etc.;

b) organizarea de șantier: nivelarea terenului, inclusiv cheltuielile efectuate la începerea lucrărilor, închiderea căilor de comunicare sau a construcțiilor, demolări, demontare, curățarea amplasamentului, evacuarea materialelor rezultate, conectarea la rețelele de utilități, realizarea de căi de acces, construirea sau refacerea construcțiilor existente necesare organizării de șantier, achiziționarea sau închirierea indicatoarelor rutiere specifice semnalizării șantierului, întreruperea temporară a utilităților (apă, canalizare, electricitate, gaz, termoficare), a rețelelor sau căilor de comunicații, căii ferate, traficului fluvial sau aerian, furnizarea temporară de utilități și servicii de salubrizare, asigurarea serviciului de pază, desființarea organizării de șantier;

c) reabilitarea terenului: lucrări și acțiuni destinate protejării mediului, inclusiv refacerea amplasamentului după încheierea lucrărilor, plantarea de copaci, refacerea zonelor verzi etc.

(6) Cheltuielile de investiții trebuie să respecte prioritățile și măsurile de intervenție prezentate în Ghidul solicitantului. Cheltuielile se desfășoară pe obiecte de construcție, iar delimitarea obiectelor se face de către proiectant. Cheltuielile aferente fiecărui obiect de construcție sunt estimate prin devizul pe categorii de lucrări.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile directe cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului.

(2) În categoria cheltuielilor directe cu spațiul de birouri destinat exclusiv proiectului sunt incluse costurile pentru: chiria locației unde se desfășoară activitățile proiectului special închiriate în acest scop, asigurarea utilităților precum apă curentă, canalizare, salubritate, energie electrică și termică, gaze naturale corespunzătoare suprafeței utilizate pentru activitățile proiectului, precum și cheltuieli pentru consumabile și birotică, multiplicare și fotocopiere, servicii poștale și de curierat, telefon, fax, internet, necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Cheltuielile directe se justifică prin contracte și facturi sau alte documente cu valoare contabilă.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru serviciile externe, cheltuieli în relația cu o terță parte, contractată de beneficiar sau partener pentru implementarea unei părți din activitățile din proiect, în următoarele condiții:

a) activitatea experților externi este esențială pentru implementarea proiectului;

b) onorariul experților externi este rezonabil, corespunde experienței și competențelor acestora, precum și calității serviciilor oferite;

c) serviciul nu este prestat de către beneficiar, partener sau partenerul asociat.

(2) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru serviciile externe includ următoarele costuri:

a) cheltuieli cu asigurarea managementului proiectului, în cazul în care beneficiarul nu dispune de personal calificat în acest scop;

b) cheltuieli cu elaborarea de studii, cercetări;

c) cheltuieli cu expertiza tehnică și financiară (contabilitate, experți în achiziții publice etc.), dacă aceste activități sunt legate de proiect și sunt necesare implementării acestuia;

d) cheltuieli cu organizarea de evenimente (conferințe, seminare, întâlniri, workshopuri, traininguri etc.). Aceste cheltuieli se pot defalca în funcție de tipul activității, astfel: cheltuieli cu externalizarea serviciilor de transport, cazare, traduceri, închiriere săli etc., cheltuieli de catering pentru beneficiarii evenimentelor și grupurile-țintă;

e) cheltuieli cu transportul persoanelor care fac parte din categoria grupurilor-țintă sau a beneficiarilor finali ai proiectului;

f) cheltuieli pentru informare și publicitate (pliante, reclame, materiale promoționale, pagină web, broșuri, newsletter, alte costuri legate de publicații etc.), precum și cheltuieli specifice proiectului legate de promovare, vizibilitate și publicitate;

g) cheltuieli cu alte servicii - în această categorie se includ alte tipuri de cheltuieli pentru servicii externe care sunt definite clar în cererea de finanțare, în legătură directă cu proiectul și care sunt necesare implementării proiectului.

(3) Nu sunt eligibile costurile pentru expertiza externă adusă ca aport de instituțiile partenere în proiect, precum și de persoanele care fac parte din echipa de proiect.

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislația națională;

b) este aferentă cheltuielilor eligibile.

(1) Este considerată eligibilă o rezervă pentru situații neprevăzute, în limita a maximum 5% din cheltuielile eligibile ale proiectului, dacă sunt justificate prin documente corespunzătoare și dacă îndeplinesc condițiile de eligibilitate corespunzătoare categoriei din care fac parte, în condițiile prezentului ordin.

(2) Cheltuielile stipulate la alin. (1) pot fi efectuate numai cu aprobarea prealabilă a Autorității comune de management.