ORDIN nr. 2.326 din 23 octombrie 2012

a) cerere de finanțare - documentul elaborat de către partenerul lider de proiect și transmis secretariatului tehnic comun cu scopul de a obține finanțare pentru implementarea activităților descrise conform formatului standard furnizat în ghidul solicitantului;

b) proiect - operațiune descrisă în cererea de finanțare depusă în cadrul unui apel de proiecte lansat de către Autoritatea de management, care îndeplinește criteriile impuse de Comitetul de monitorizare a Programului și care primește fonduri aferente Programului;

c) apel de proiecte - sesiune de depunere, evaluare și aprobare a unor propuneri de proiecte descrise în cadrul unor cereri de finanțare;

d) costuri comune - costuri generate de implementarea unei activități din cadrul proiectului și suportate de unul dintre parteneri în numele său și al unuia sau mai multor parteneri, în conformitate cu prevederile acordului de parteneriat încheiat între aceștia;

e) contract de finanțare - contractul încheiat între partenerul lider de proiect, ca reprezentant al tuturor partenerilor, și Autoritatea de management pentru finanțarea din fonduri europene de dezvoltare regională (FEDR) a unui proiect aprobat în cadrul Programului;

f) manualul Programului - document emis pentru fiecare apel de proiecte, care detaliază condițiile pe care autoritățile/structurile implicate în gestionarea Programului șipotențialii beneficiari trebuie să le îndeplinească pentru a participa ca parteneri în proiecte, procedura de evaluare și selecție a propunerilor de proiecte, condițiile pe care cheltuielile trebuie să le îndeplinească pentru a fi eligibile; documentul menționează și tipurile de cheltuieli aferente fiecărei linii bugetare;

g) acord de parteneriat - documentul legal semnat de toți partenerii dintr-un proiect, care detaliază responsabilitățile acestora și creează cadrul pentru gestionarea și implementarea eficientă a proiectului;

h) pachet de lucru - o subdiviziune a proiectului, care grupează un set de activități prin a căror executare se obțin rezultate specifice;

i) ghidul de control - document emis la nivelul Programului pentru a asigura o abordare unitară a controlului de prim nivel și care detaliază o serie de cerințe ce trebuie îndeplinite, atât de beneficiari, cât și de controlorii de prim nivel;

j) manualul de implementare - document emis la nivelul Programului pentru a completa manualul Programului în sensul implementării proiectelor aprobate.

(1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul proiectelor aprobate în cadrul Programului se respectă reglementările prevăzute în manualul Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare a fost aprobată, precum și legislația națională în vigoare.

(2) În cazul în care există diferențe între prevederile manualului Programului și legislația națională, se vor aplica cele mai restrictive.

(3) Cheltuielile deja finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

(1) Sunt eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, certificate și identificate.

(2) În vederea certificării conformității cu originalul, partenerii români vor prezenta controlorilor de prim nivel toate documentele originale.

(1) Pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

a) să fie în conformitate cu prevederile manualului Programului, manualului de implementare, ghidului de control, contractului de finanțare, acordului de parteneriat, cererii de finanțare aprobate, legislației naționale în vigoare, precum și cu cele ale regulamentelor comunitare;

b) să fie necesare implementării proiectului;

c) să fie direct legate de proiectul finanțat;

d) să fie efectuate, efectiv plătite și declarate de către partenerul român în cauză în perioada de implementare a proiectului, începând cu data aprobării proiectului de către Comitetul de monitorizare a Programului până la sfârșitul perioadei de implementare, conform contractului de finanțare;

e) să fie efectuate în aria eligibilă a Programului;

f) să fie în conformitate cu principiile eficienței, economiei și eficacității;

g) să fie realizate cu respectarea principiilor ajutorului de stat, egalității de șanse și protecției mediului și să respecte obligațiile referitoare la informare și publicitate.

(2) Selecția furnizorului de bunuri, servicii și lucrări trebuie să respecte legislația națională în vigoare în domeniul achizițiilor publice.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, conform prevederilor manualului Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare în cauză a fost aprobată și așa cum sunt descrise în cererea de finanțare, inclusiv contribuțiile aferente acestora aflate atât în sarcina angajatorului, cât și a angajatului, conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului angajat de către partenerul român, pentru implementarea proiectului, cu contract individual de muncă sau act administrativ de numire în funcția publică pe durată nedeterminată ori determinată, cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă de lucru.

(3) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, inclusiv al 13-lea salariu (alocat proporțional proiectului, în conformitate cu prevederile Programului și legislației naționale), sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente valabile pe toată durata de implementare a proiectului și/sau în actul administrativ de numire în funcția publică, precum și în actele de modificare a actului administrativ de numire în funcția publică și contribuțiile aferente menționate la alin. (1), cu excepția contravalorii zilelor de concediu de odihnă și de boală și a eventualelor sporuri atașate acestora.

(4) Salariul tarifar/de bază, plata sporurilor permanente și a contribuțiilor menționate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat și vor fi susținute de fișele de post, fișele de pontaj pentru timpul efectivlucrat, state de salarii, ordine de plată, extrase de cont, declarația salariatului pentru timpul lucrat în cadrul proiectului și alte documente justificative, după caz.

(5) Timpul de muncă prevăzut în contractul individual de muncă încheiat pentru proiect nu poate conduce la depășirea duratei normale a timpului de muncă, conform prevederilor legale în vigoare. Prin cumularea funcțiilor la nivelul aceluiași angajator nu se poate depăși durata normală mai sus menționată.

(6) Calculul valorii unei ore de muncă va fi făcut lunar, luând în considerare cheltuielile de personal eligibile.

(7) În cadrul aceluiași contract de muncă nu pot exista tarife orare mai mari pentru implementarea proiectului decât cele practicate pentru funcția de bază.

(8) În cazul contractelor individuale de muncă încheiate pe proiect, tarifele/ratele orare ale salariilor angajaților în proiect nu pot fi crescute arbitrar sau inopinat pe perioada de implementare a proiectului. Orice creștere trebuie reflectată în contractul individual de muncă și trebuie să aibă o bază legală (de exemplu, hotărâre a consiliului director/consiliului de administrație, decizie a directorului, act normativ etc.).

(9) Este considerată cheltuială eligibilă contravaloarea orelor suplimentare efectuate conform fișelor de prezență pentru proiect, cu respectarea legislației naționale în vigoare.

(10) Sunt eligibile cheltuielile cu salariile funcționarilor publici încadrați în instituțiile/autoritățile administrației publice dedicate implementării proiectelor, cu respectarea prevederilor legale privind incompatibilitatea și conflictul de interese, precum și a altor interdicții prevăzute de lege.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru deplasare realizate conform prevederilor manualului Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare în cauză a fost aprobată și ale cererii de finanțare aprobate, numai pentru personalul desemnat în echipa de proiect care efectuează deplasări pentru participarea la întâlniri, seminare, conferințe sau alte tipuri de evenimente ce au loc pe teritoriul Programului. Cheltuielile de deplasare efectuate pentru deplasări în afara ariei Programului pot fi eligibile dacă sunt menționate explicit și justificate în cererea de finanțare aprobată.

(2) Cheltuieli eligibile pentru deplasare includ următoarele costuri: de transport, de cazare și plată a diurnei în conformitate cu legislația în vigoare.

(3) Pentru asigurarea transportului și a cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislația națională în vigoare.

(4) Pentru deplasarea în țară și/sau în străinătate sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea și diurna numai pentru personalul care face parte din echipa de proiect, după cum urmează:

a) pentru personalul care lucrează în autoritățile și instituțiile publice, precum și cel din unitățile aflate în subordinea, în coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile vor respecta condițiile și plafoanele impuse de legislația națională aplicabilă instituțiilor publice;

b) pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele menționate la categoria anterioară, cheltuielile vor respecta plafoanele stabilite de normele interne proprii; valoarea diurnei interne/externe nu trebuie să depășească cuantumul obținut prin înmulțirea cu 2,5 a cuantumului diurnei aplicabile angajaților autorităților și instituțiilor publice.

a) să fie prevăzute și justificate în cererea de finanțare aprobată și necesare implementării proiectului;

b) să existe un contract sau acord, în conformitate cu legislația națională în vigoare, însoțit de documente pe baza cărora se pot efectua plăți;

c) plata solicitată de expertul extern este rezonabilă și determinată de gradul de complexitate a lucrării efectuate;

d) partenerii în proiect nu pot fi contractați pentru expertiză externă sau în calitate de subcontractor.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziționarea echipamentelor, conform prevederilor manualului Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare în cauză a fost aprobată, numai cu respectarea cumulativă a următoarelor condiții:

a) să fie noi și să nu fie depășite din punct de vedere tehnic și moral;

b) să fie necesare și folosite exclusiv pentru implementarea proiectului;

c) să fie menționate în cererea de finanțare aprobată;

d) prețul total de achiziție este eligibil numai în cazul în care durata normală de funcționare și/sau perioada de amortizare este mai mică sau egală cu durata proiectului.

(2) Costul echipamentelor neamortizabile va fi decontat în totalitate în perioada în care plata a fost efectuată.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind amortizarea echipamentelor folosite în scopul și în timpul implementării proiectului, cu condiția ca prețul de achiziție al acestora să nu fie declarat cheltuială eligibilă.

(2) Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile privind amortizarea echipamentelor trebuie să respecte următoarele condiții:

a) selecția furnizorilor de bunuri trebuie să se fi făcut respectând legislația națională privind achizițiile publice;

b) perioada de amortizare a bunului să fie mai mare decât durata proiectului;

c) calculul ratei de amortizare se va face cu respectarea legislației naționale în domeniu.

(1) Sunt eligibile cheltuielile efectuate în conformitate cu regulile de flexibilitate de 20% și respectiv 10%, conform prevederilor manualului Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare în cauză a fost aprobată.

(2) Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile menționate la alin. (1) trebuie să respecte următoarele condiții:

a) să fie prevăzute în cererea de finanțare aprobată;

b) să fie evidențiate clar în bugetul partenerului lider de proiect FEDR sau al partenerului FEDR, deoarece vor fi plătite direct de aceștia și vor fi responsabili de validarea lor și de asigurarea cofinanțării acestora;

c) mecanismul de administrare a acestor cheltuieli să fie detaliat în acordul de parteneriat;

d) subcontractarea va respecta legislația în domeniul achizițiilor publice din statul partenerului FEDR, însă conținutul termenilor de referință va fi agreat cu partenerul care nu este membru al Uniunii Europene;

e) cheltuielile eligibile sunt doar cele susținute de documente justificative și adresate direct partenerului de proiect FEDR;

f) dreptul de proprietate asupra rezultatelor aparține partenerului FEDR;

g) este demonstrată necesitatea realizării activităților în afara teritoriului Uniunii Europene sau a participării partenerului dintr-un stat nemembru al Uniunii Europene în implementarea proiectului și în realizarea obiectivelor sale.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind costurile comune, conform prevederilor manualului Programului aferent apelului de proiecte în cadrul căruia cererea de finanțare în cauză a fost aprobată, atât timp cât sunt clar menționate și justificate în cererea de finanțare aprobată și mecanismul de administrare al acestora este detaliat în acordul de parteneriat.

(2) Prevederile alin. (1) se aplică doar cererilor de finanțare aprobate în cadrul primelor două apeluri de proiecte, aceste costuri fiind declarate neeligibile în cadrul apelurilor de proiecte 3 și, respectiv, 4.

(1) Taxa pe valoarea adăugată este considerată eligibilă, dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislația națională;

b) este aferentă unor cheltuieli considerate eligibile.

(2) Nu este eligibilă taxa pe valoarea adăugată aferentă costurilor generale de administrație calculate pe baza unei pro rata pentru acei beneficiari care desfășoară operațiuni cu/fără drept de deducere.

a) orice cheltuială plătită înainte sau după perioada de eligibilitate a proiectului, astfel cum este ea definită în contractul de finanțare, cu excepția cheltuielilor de pregătire a proiectului;

b) dobânzile debitoare potrivit art. 7 din Regulamentul (CE) nr. 1.080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regională și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.783/2009;

c) taxa pe valoarea adăugată recuperabilă în conformitate cu art. 7 din Regulamentul (CE) nr. 1.080/2006 ;

d) cheltuielile pentru locuințe în conformitate cu prevederile art. 7 din Regulamentul (CE) nr. 1.080/2006 ;

e) amenzi, penalități financiare, cheltuieli de judecată prevăzute la art. 49 din Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr. 1.080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională;

f) cheltuieli deja finanțate din alte surse nerambursabile comunitare, internaționale sau naționale;

g) facturi neplătite parțial, precum compensații pentru daune, plăți ale garanțiilor, rabaturi etc.;

h) datorii și provizioane pentru pierderi și datorii;

i) leasing;

j) achiziția de echipamente second-hand;

k) cheltuielile cu dobânzi și depășiri de credite;

l) pierderi și comisioane de schimb valutar;

m) provizioane pentru pierderi și alte posibile viitoare răspunderi;

n) comisioane și dividende, plăți ale profiturilor;

o) achiziționarea de acțiuni;

p) contribuția în natură, precum utilizarea gratuită a unor spații, echipamente sau facilități, munca voluntarilor, în general orice contribuție fără flux financiar;

q) plăți globale;

r) activități subcontractate care cresc costurile unei operațiuni fără a aduce o valoare adăugată proporțională;

s) contracte în care plata este definită ca procentaj din costul total al unei operațiuni;

t) cheltuieli facturate unei terțe părți, care nu se află în legătură cu partenerul lider de proiect sau cu partenerul;

u) orice cheltuială legată de servicii, bunuri, lucrări, care nu sunt legate în mod direct de proiect și nu sunt aprobate în cadrul cererii de finanțare;

v) cheltuieli care nu sunt asociate cu partenerul lider de proiect sau cu partenerul;

w) cheltuieli de protocol, precum flori, cadouri, taxe de intrare, materiale decorative și altele similare, dacă nu sunt legate de proiect.