Articolul 1
Se aprobă Norma nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.
pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private
În baza Notei de fundamentare înregistrate la Direcția reglementare și autorizare din cadrul Autorității de Supraveghere Financiară - sectorul sistemului de pensii private cu numărul C-464 bis din 21 iunie 2013 privind proiectul Normei privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private,
în urma deliberărilor din cadrul ședinței Consiliului din data de 3 iulie 2013,
având în vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) și ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare,
în temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c) și art. 6 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, precum și al prevederilor art. 24 lit. o) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005 privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările și completările ulterioare,
Consiliul Autorității de Supraveghere Financiară adoptă următoarea hotărâre:
Se aprobă Norma nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.
Prezenta hotărâre și norma menționată la art. 1 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
La data intrării în vigoare a normei prevăzute la art. 1 se abrogă Hotărârea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 3/2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activității de arhivă la administratorii de fonduri de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 67 din 29 ianuarie 2008, precum și orice alte dispoziții contrare.
Președintele Autorității de
Supraveghere Financiară,
Dan Radu Rușanu
București, 3 iulie 2013.
Nr. 3.
NORMA Nr. 1/2013
privind organizarea activității de arhivă a
administratorilor de fonduri de pensii private
Având în vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) și ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare,
în temeiul prevederilor art. 24 lit. o) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005 privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările și completările ulterioare,
în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c) și art. 6 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,
Consiliul Autorității de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.
Prezenta normă reglementează organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, în sensul stabilit de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, și de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Administratorii de fonduri de pensii private răspund de înregistrarea, evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor pe care le creează sau le dețin, în condițiile stabilite de prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, și/sau ale Legii nr. 135/2007, precum și ale prezentei norme.
Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, respectiv la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, precum și în legislația specifică privind activitatea de arhivă.
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a desemna personalul însărcinat cu activitatea de arhivă și/sau de a înființa compartimente de arhivă, în funcție de complexitatea și de cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.
(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, competența acestuia și/sau structura compartimentului de arhivă se stabilesc de către conducerea administratorului, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare.
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația să organizeze depozitul de arhivă și să obțină avizul din partea Arhivelor Naționale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile.
Conducerea administratorului de fonduri de pensii private numește o comisie de selecționare, care analizează anual sau ori de câte ori este nevoie fiecare unitate arhivistică, stabilindu-i valoarea practică sau istorică, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile.
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societății, care este aprobat de către Arhivele Naționale sau de structurile teritoriale competente ale acestora, după caz.
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a asigura gruparea documentelor în unități arhivistice, în conformitate cu problematica și cu termenele de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
(2) Predarea documentelor grupate în unități arhivistice către personalul însărcinat cu activitatea de arhivă/compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare și procese-verbale de predare-primire.
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a înregistra documentele intrate, ieșite sau întocmite pentru uz intern în cadrul societății.
(2) Înregistrarea documentelor se face într-un registru de intrare-ieșire, cronologic, în ordinea primirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a întocmi Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice pentru a asigura evidența dosarelor depuse la arhivă, respectiv a documentelor scoase din arhivă.
(2) În cazul în care un administrator de fonduri de pensii private intenționează să scoată dosare din evidența arhivei, în vederea selecționării, transferului către un alt administrator, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat, operațiunea se efectuează cu avizul Arhivelor Naționale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora și cu notificarea Autorității de Supraveghere Financiară, denumită în continuare Autoritatea.
La solicitarea participanților, beneficiarilor sau reprezentanților legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care să le ateste calitatea, administratorii de fonduri de pensii private sunt obligați să elibereze certificate, extrase și copii ale documentelor pe care le creează sau le dețin, dacă acestea se referă la drepturi care îi privesc pe solicitanți.
Administratorii de fonduri de pensii private depun spre păstrare la Arhivele Naționale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale acestora documentele organizate în unități arhivistice cu termene de păstrare permanente, în conformitate cu legislația specifică privind activitatea de arhivă.
(1) Administratorii de fonduri de pensii private trebuie să notifice Autorității următoarele:
a) avizarea depozitului de arhivă și a personalului însărcinat cu activitatea de arhivă/compartimentului de arhivă, după obținerea avizului din partea Arhivelor Naționale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora;
b) aprobarea Nomenclatorului arhivistic al societății de către Arhivele Naționale sau de către structurile teritoriale competente ale acestora, după caz;
c) depunerea documentelor organizate în unități arhivistice cu termene de păstrare permanentă la Arhivele Naționale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale acestora;
d) scoaterea dosarelor din evidența arhivei, în situațiile prezentate la art. 10 alin. (2);
e) contractarea unui furnizor de servicii arhivistice, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare;
f) contractarea unui furnizor de servicii de arhivare electronică, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.
(2) Notificarea prevăzută la alin. (1) se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data obținerii avizului/aprobării din partea Arhivelor Naționale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora.
(3) Notificarea prevăzută la alin. (1) trebuie să conțină în anexă copii ale documentelor primite de la Arhivele Naționale sau, după caz, de la structurile teritoriale competente ale acestora și/sau copii ale contractelor întocmite cu furnizorii de servicii arhivistice și/sau de arhivare electronică.
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligați să comunice, în scris, în termen de 30 de zile calendaristice, Arhivelor Naționale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale acestora documentele care atestă înființarea, reorganizarea, fuziunea și preluarea sau desființarea acestora, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, precum și măsurile dispuse în vederea organizării activității de arhivă a documentelor create sau deținute de aceștia.
Administratorii de fonduri de pensii private informează Autoritatea, de îndată, cu privire la modificările sau evenimentele neprevăzute apărute în desfășurarea activității de arhivă și de păstrare a documentelor, care pot afecta integritatea acesteia.
Încălcarea prevederilor prezentei norme se sancționează conform dispozițiilor art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g) și alin. (2) din Legea nr. 411/2004, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 120 alin. (1) și ale art. 121 alin. (1) lit. k) și alin. (2) din Legea nr. 204/2006, cu modificările și completările ulterioare.
La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă Hotărârea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 3/2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activității de arhivă la administratorii de fonduri de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 67 din 29 ianuarie 2008, precum și orice alte dispoziții contrare.
-------
Sursă: legislatie.just.ro (Monitorul Oficial). Textul afișat este forma consolidată curentă.
Folosim cookie-uri pentru analiza traficului. Vezi Politica de confidențialitate pentru detalii.