NORMA nr. 9 din 14 aprilie 2009

(1) Prezenta normă se aplică administratorilor de fonduri de pensii private, în nume propriu și pentru fondurile de pensii private pe care le administrează, precum și agenților de marketing autorizați/avizați în sistemul pensiilor private, denumiți în continuare administratori și, respectiv, agenți de marketing.

(2) Administratorii/agenții de marketing sunt obligați ca în desfășurarea activității lor să adopte măsuri adecvate de prevenire a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism și, în acest scop, pe bază de risc, aplică măsuri-standard, măsuri simplificate sau măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei.

(1) Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută în Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 656/2002, în Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism, semnificația prevăzută la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 204/2006, precum și la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 411/2004.

(2) De asemenea, în înțelesul prezentei norme, în cazul în care administratorii/agenții de marketing acționează în numele unui fond de pensii, și nu în nume propriu, prin client se înțelege participantul la acel fond de pensii.

(1) Comisia este în drept să verifice politicile și procedurile elaborate în aplicarea art. 3.

(2) Comisia este îndreptățită să solicite modificarea politicilor și a procedurilor emise de administratori/agenți de marketing persoane juridice în situația în care acestea nu reflectă prevederile prezentei norme și ale legislației în vigoare.

(1) Politicile și procedurile de cunoaștere a clientelei elaborate de fiecare administrator/agent de marketing persoană juridică trebuie să corespundă naturii, volumului, complexității și întinderii activității acestora și să fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienți pentru care acesta prestează servicii.

(2) În scopul prevăzut la alin. (1), politicile și procedurile de cunoaștere a clientelei trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:

a) proceduri de identificare și de monitorizare permanentă a clienților pentru încadrarea acestora în categoria de clientelă corespunzătoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientelă în alta;

b) conținutul măsurilor-standard, măsurilor simplificate și al măsurilor suplimentare de cunoaștere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientelă și de produse ori tranzacții supuse acestor măsuri;

c) proceduri de monitorizare permanentă a operațiunilor derulate de clienți, în scopul detectării tranzacțiilor neobișnuite și a tranzacțiilor suspecte;

d) modalități de abordare a tranzacțiilor și a clienților în și/sau din jurisdicțiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoaștere a clientelei și de păstrare a evidențelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevăzute în Legea nr. 656/2002, și în Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, în cazul în care aplicarea acestora nu este supravegheată de o manieră echivalentă celei reglementate prin legislația precizată;

e) modalități de întocmire și păstrare a evidențelor corespunzătoare, precum și stabilirea accesului la acestea;

f) proceduri de verificare a modului de implementare a politicilor și procedurilor elaborate și de evaluare a eficienței acestora;

g) standardele pentru angajare și programe de pregătire a personalului în domeniul cunoașterii clientelei;

h) procedurile de raportare internă și procedurile de raportare către autoritățile competente.

(1) Actul intern prevăzut la art. 6 va fi depus în copie direct la sediul Comisiei și al Oficiului sau prin intermediul serviciilor poștale, cu confirmare de primire, în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii.

(2) Numele, funcția ocupată și responsabilitățile stabilite pentru persoanele menționate la art. 6 vor fi comunicate Comisiei și Oficiului în termen de 30 de zile calendaristice de la data intrării în vigoare a prezentei norme.

(3) Orice schimbare sau înlocuire a angajaților menționați la art. 6 va fi notificată Comisiei și Oficiului în termen de 15 zile calendaristice de la data respectivei modificări.

(4) Persoanele desemnate conform art. 6 răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea Legii nr. 656/2002 și a prezentei norme. În îndeplinirea sarcinilor stabilite, aceste persoane vor avea acces direct și permanent la toate evidențele întocmite de administratori/agenți de marketing în conformitate cu prevederile prezentei norme și cu celelalte prevederi legale incidente.

(1) Administratorii/agenții de marketing persoane juridice trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

(2) Administratorii/agenții de marketing persoane juridice vor comunică tuturor angajaților politicile și procedurile de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

(1) În aplicarea dispozițiilor art. 9 alin. (1) lit. b)-d) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agenții de marketing au obligația de a aplica măsurile-standard de cunoaștere a clientelei.

(2) Administratorii/agenții de marketing au obligația de a revizui măsurile-standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra acestuia în cursul desfășurării operațiunilor.

(1) Măsurile-standard de cunoaștere a clienților persoane fizice au în vedere obținerea cel puțin a următoarelor informații:

a) numele și prenumele;

b) data și locul nașterii;

c) codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul și, dacă este cazul, reședința;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poștă electronică, după caz;

f) naționalitatea;

g) ocupația și, după caz, denumirea angajatorului ori natura activității proprii;

h) funcția publică importantă deținută, dacă este cazul.

(2) Verificarea identității clientului se realizează pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obținut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului.

(1) Administratorii/agenții de marketing vor aplica măsurile simplificate de cunoaștere a clientelei în cazul actelor de aderare la fondurile de pensii, precum și în alte cazuri și condiții care prezintă risc scăzut în privința spălării banilor și a finanțării actelor de terorism, prevăzute de lege sau de reglementările emise în aplicarea legii.

(2) În cazul clienților care au calitatea de participanți repartizați aleatoriu la un fond de pensii administrat privat se vor aplica măsuri simplificate de cunoaștere a clientelei, pe baza referințelor de identitate transmise de către instituția de evidență.

(3) Măsurile simplificate de cunoaștere a clientelei trebuie să includă obținerea de suficiente informații despre clienți, după caz, referințe de identitate, care să asigure administratorilor/ agenților de marketing legitimitatea încadrării clienților în categoria de clientelă cu grad scăzut de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului conform legislației, monitorizarea operațiunilor acestora pentru detectarea tranzacțiilor suspecte și stabilirea unei proceduri care să permită actualizarea și adecvarea informațiilor deținute despre clienți, astfel încât administratorii/agenții de marketing să se asigure că aceștia se mențin în respectiva categorie de clientelă.

(1) Administratorii/agenții de marketing sunt obligați să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaștere a clientelei, pe bază de risc, măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei în toate situațiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism.

(2) Administratorii/agenții de marketing aplică măsurile suplimentare de cunoaștere a clientelei și în alte cazuri decât cele prevăzute la art. 12^1 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, care, prin natura lor, prezintă un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism.

a) țara de origine a clientului;

b) funcția publică sau funcția importantă deținută;

c) tipul de activitate desfășurată de către client;

d) sursa fondurilor clientului;

e) alți indicatori de risc.

(1) În aplicarea dispozițiilor art. 13 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agenții de marketing persoane juridice au obligația de a păstra cel puțin copii ale documentelor de identitate ale clienților sau referințe de identitate în cazul procedurii de repartizare aleatorie a participanților.

(2) Administratorii/agenții de marketing persoane juridice sunt obligați să aibă proceduri interne și să dispună de sisteme care să le permită transmiterea promptă, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea Comisiei și/sau a organelor de urmărire penală, a informațiilor privind identitatea și natura relației pentru clienții specificați în solicitare cu care sunt în relații de afaceri sau cu care au avut o relație de afaceri în ultimii 5 ani anteriori solicitării, informații ce trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la efectuarea fiecărei operațiuni, într-o formă corespunzătoare.

(1) Administratorii/agenții de marketing trebuie să identifice tranzacțiile sau tipurile de tranzacții suspecte efectuate în numele clienților lor.

(2) În cazul în care administratorii/agenții de marketing au suspiciuni că o operațiune care urmează a fi efectuată are ca scop spălarea banilor sau finanțarea actelor de terorism, aceștia vor transmite de îndată Oficiului și Comisiei rapoarte de tranzacții suspecte.

(3) Administratorii/agenții de marketing au obligația de a nu transmite, în afara condițiilor prevăzute de lege, informațiile deținute în legătură cu spălarea banilor și finanțarea actelor de terorism și de a nu avertiza clienții implicați sau alte terțe persoane despre faptul că o raportare privind o tranzacție suspectă sau informații aferente acesteia au fost/vor fi înaintate Comisiei și Oficiului.

(1) Administratorii/agenții de marketing persoane juridice care funcționează la data intrării în vigoare a prezentei norme vor transmite Comisiei politicile și procedurile de cunoaștere a clientelei prevăzute la cap. II, în termen de cel mult 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei norme.

(2) Administratorii/agenții de marketing persoane juridice au obligația să notifice Comisiei în situația în care aceștia aduc modificări procedurilor și politicilor interne de cunoaștere a clientelei, în termen de 10 zile de la data respectivei modificări.