Capitolul III — Atribuțiile Direcției secretariat general și protocol

(1) Direcția secretariat general și protocol are următoarele obiective generale:

a) asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;

b) organizează activitatea de relații cu publicul la nivelul conducerii ministerului;

c) realizează fluxul de informare-documentare, în domeniile de activitate specifice instituției, necesar conducerii ministerului și specialiștilor;

d) gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;

e) organizează activitatea de protocol la nivelul conducerii ministerului;

f) stabilește concepția de organizare și desfășurare a activităților în unitățile aparatului central și în instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea și soluționarea petițiilor, păstrarea și evidența arhivei proprii neclasificate, activitatea de protocol.

(2) Direcția secretariat general și protocol are următoarele atribuții principale:

a) asigură primirea, înregistrarea, evidența, trierea și circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului;

b) gestionează și monitorizează îndeplinirea dispozițiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezoluțiilor;

c) asigură multiplicarea materialelor conform dispozițiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

d) execută activitățile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului și Comisia de dialog social;

e) asigură organizarea grupurilor de lucru și a ședințelor desfășurate la nivelul conducerii ministerului;

f) asigură primirea, evidența, trierea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului;

g) asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petițiile adresate ministrului afacerilor interne, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general și secretarilor generali adjuncți;

h) organizează activitatea de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel;

i) consiliază cetățenii care se adresează conducerii ministerului;

j) gestionează toate apelurile telefonice primite prin "Linia telefonică deschisă" a ministerului și "Linia telefonică antidiscriminare";

k) organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituției;

l) realizează mape documentare și studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului și asigură difuzarea acestora către structurile interesate;

m) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

n) gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

o) asigură organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;

p) asigură organizarea și desfășurarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului;

q) asigură relațiile conducerii ministerului cu misiunile diplomatice acreditate în România;

r) asigură demersurile necesare confecționării, prelungirii și eliberării pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

s) gestionează și actualizează baza de date și evidența pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

ș) asigură implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și la nivelul direcției;

t) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu;

ț) desfășoară activități specifice pentru asigurarea securității și sănătății în muncă la nivelul conducerii ministerului și la nivelul direcției;

u) desfășoară activități specifice pentru apărarea împotriva incendiilor la nivelul direcției;

v) execută activități de îndrumare, sprijin și control, pe liniile specifice de muncă, în unitățile din aparatul central al ministerului, în instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului;

w) gestionează și asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Direcției secretariat general și protocol sunt:

a) proiecte de ordine și instrucțiuni ale ministrului afacerilor interne, pe liniile de muncă date în competență;

b) concepții și metodologii de organizare și desfășurare a activităților din domeniile secretariat, relații cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic, protocol - periodic și conform dispozițiilor;

c) ordinul de zi pe minister;

d) documente de deplasare pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului;

e) documentele pentru desfășurarea ședințelor Colegiului ministerului și ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activităților Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar și la nevoie;

f) documentele pentru desfășurarea ședințelor Comisiei de dialog social (ordine de zi, tematică etc.);

g) corespondența cu unitățile din aparatul central al ministerului, cu instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte instituții, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

h) informări privind activitatea de primire, evidență, examinare și soluționare a petițiilor adresate conducerii unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum și de primire în audiență a cetățenilor/personalului ministerului, la acest nivel;

i) buletine de informare și documentare - bimestrial;

j) sinteze documentare - trimestrial;

k) informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar;

l) nomenclatorul arhivistic al documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului;

m) memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr. 189/2001 privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii și asimilații acestora din administrația publică;

n) note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului;

o) informări săptămânale privind activitățile de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

p) note-raport pentru aprobarea activităților de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

q) note-raport pentru aprobarea activităților de depunere de coroane;

r) liste de protocol;

s) planurile principalelor activități ale structurilor din componență - anual și trimestrial;

ș) fișele de sarcini pentru fiecare structură din componență în parte - lunar;

t) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare structură din componență în parte și pentru întreaga direcție;

ț) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin și control desfășurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competență specifice fiecărui serviciu în parte;

u) rapoarte privind activitatea desfășurată la nivelul direcției și al structurilor din componență - semestrial și anual;

v) analizele și standardele ocupaționale pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul direcției;

w) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităților specifice;

x) cerințe de securitate specifice sistemelor informatice și de comunicații, denumite în continuare SIC;

y) proceduri operaționale de securitate ale SIC;

z) manualul de management al calității, conform actelor normative interne;

aa) abrogată;

bb) planul anual de prevenire a corupției la nivelul Direcției secretariat general și protocol;

cc) raportări semestriale și anuale cu privire la activitățile desfășurate la nivelul Direcției secretariat general și protocol, în vederea prevenirii faptelor de corupție;

dd) planul propriu anual al Direcției secretariat general și protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;

ee) planul de alarmare a personalului Direcției secretariat general și protocol;

ff) planul Direcției secretariat general și protocol de protecție și intervenție, în situații de urgență, pentru efectivele, bunurile și documentele dispuse în imobilul situat în Piața Revoluției;

gg) planul Direcției secretariat general și protocol de evacuare, în situații de urgență, a efectivelor, bunurilor și documentelor dispuse în imobilul situat în Piața Revoluției;

hh) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul Direcției secretariat general și protocol;

ii) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă pentru conducerea ministerului și pentru personalul Direcției secretariat general și protocol;

jj) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Direcția secretariat general și protocol.