Capitolul V — Atribuțiile structurilor din Direcția secretariat general și protocol

(1) Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute și gestionate de conducerea ministerului și de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și este condusă de secretarul general al ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) elaborează și supune aprobării secretarului general normele interne privind protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

b) întocmește programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate și îl supune avizării Departamentului de informații și protecție internă, iar, după aprobare, acționează pentru aplicarea acestuia;

c) coordonează activitatea de protecție a informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

d) asigură relaționarea cu Departamentul de informații și protecție internă, în vederea coordonării activității și controlării măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecție a informațiilor clasificate și modul de respectare a acestora la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

f) consiliază și informează conducerea ministerului și personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informațiilor clasificate (vulnerabilități, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);

g) informează conducerea ministerului despre vulnerabilitățile și riscurile existente în sistemul de protecție a informațiilor clasificate și propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h) acordă sprijin reprezentanților autorizați ai instituțiilor abilitate, potrivit competențelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informații clasificate;

i) organizează activități de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului și de la cabinetele demnitarilor care au acces la informații clasificate;

j) asigură păstrarea și organizează evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

k) actualizează permanent evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

l) întocmește și actualizează listele informațiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase și niveluri de secretizare;

m) prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor și locurilor de importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate din sfera de responsabilitate și, după caz, solicită sprijinul instituțiilor abilitate;

n) efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activități de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecție a informațiilor clasificate;

o) exercită alte atribuții în domeniul protecției informațiilor clasificate, potrivit legii.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării;

b) planul tematic de pregătire a personalului pe linia protecției informațiilor clasificate pentru conducerea ministerului și personalul de la cabinetele demnitarilor, precum și temele lunare.

(1) Serviciul secretariat și tehnic administrativ are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidența și circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului și al direcției și asigurarea protecției informațiilor clasificate la nivelul direcției.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului secretariat și tehnic administrativ sunt următoarele:

a) primește, înregistrează, triază, repartizează și expediază corespondența adresată ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului;

b) verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanța dintre actele normative enumerate și conținut, în vederea promovării acestora;

c) organizează și desfășoară activități pe linie de registratură, documente clasificate și curierat;

d) asigură evidența termenelor pentru lucrările cu dispoziții rezolutive ale conducerii ministerului și monitorizează îndeplinirea acestora;

e) repartizează, anual, grupele de numere de înregistrare pentru corespondența unităților din aparatul central al ministerului;

f) ține evidența literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate și neclasificate) la nivelul conducerii ministerului și a direcției;

g) ține evidența ștampilelor și matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului și de personalul direcției și răspunde de manipularea și păstrarea lor;

h) asigură evidența corespondenței și a activităților zilnice ale secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului și contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

i) organizează, împreună cu Serviciul relații cu publicul, primirea cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la conducerea ministerului și urmărește executarea dispozițiilor date cu aceste ocazii;

j) execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispozițiilor conducerii ministerului;

k) cooperează cu ofițerul de serviciu principal pe minister pe linia activităților specifice;

l) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile din aparatul central al ministerului, pentru instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate;

m) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

a) asigură primirea, evidența, înregistrarea, introducerea în baza de date și manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;

b) întocmește documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;

c) organizează și execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului și a ședințelor conducerii ministerului, sens în care:

d) organizează și execută activitatea de secretariat tehnic a comisiei și subcomisiilor de dialog social din minister;

e) asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispozițiile conducerii ministerului;

f) asigură accesul la informațiile, datele și documentele aflate în evidență, în limitele competențelor stabilite de director și în conformitate cu reglementările în vigoare;

g) asigură prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidență a documentelor);

h) întocmește, periodic, analize cantitative și calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat și tehnic administrativ sunt:

a) metodologia privind circuitul documentelor;

b) fișe de evidență a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;

c) planul activităților trimestriale ale Colegiului ministerului;

d) ordinea de zi, tematica și notele cu sarcinile rezultate din ședințele Colegiului ministerului și din ședințele de conducere;

e) ordinea de zi, tematica, minutele și procesele-verbale ale ședințelor comisiei și subcomisiilor de dialog social;

f) note de prezentare, circulare și corespondență conform dispozițiilor conducerii ministerului;

g) documente privind organizarea, desfășurarea cursurilor de specialitate și evaluarea cursanților, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;

h) planificarea serviciului de zi pe direcție;

i) registrul cu ordine de zi pe minister;

j) registrul cu dispoziții de zi ale directorului;

k) rapoarte și documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului și efectivul direcției;

l) ordine de tragere cu armamentul;

m) documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.).

(1) Serviciul relații cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor/rapoartelor personale adresate conducerii ministerului și organizează activitatea de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului relații cu publicul:

a) primește și înregistrează petițiile cetățenilor, ale organizațiilor neguvernamentale și ale instituțiilor, din țară și străinătate, transmise la minister prin poștă, fax sau e-mail ori depuse la ghișeul "Relații cu publicul";

b) analizează problematica petițiilor și, după caz:

c) formulează și comunică răspunsuri către petenți, din dispoziția conducerii ministerului;

d) analizează periodic petițiile înregistrate și elaborează informări pentru conducerea ministerului și pentru public;

e) cooperează cu structurile centrale și teritoriale similare din cadrul ministerului, precum și cu instituțiile guvernamentale și neguvernamentale competente în materie de soluționare a petițiilor;

f) primește, verifică antiterorism, cartează și expediază unităților competente corespondența primită prin poșta civilă;

g) asigură, prin ghișeul "Relații cu publicul", datele, îndrumările și informațiile solicitate de către cetățeni din domeniul de competență al ministerului;

h) asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiții-audiențe (procedură informatică de evidență a petițiilor);

i) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audiență/ieșire la raport, organizează primirea cetățenilor în audiență și urmărește îndeplinirea dispozițiilor date cu aceste prilejuri;

j) gestionează, conform procedurilor, apelurile telefonice primite de la cetățeni prin "Linia telefonică deschisă", "Linia telefonică antidiscriminare" și prin celelalte posturi telefonice din serviciu;

k) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

a) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relațiile cu publicul în minister;

b) participă la definirea cadrului legal și procedural al activității de relații cu publicul;

c) informează cetățenii cu privire la drepturile și modalitățile de a se adresa conducerii ministerului;

d) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, pentru instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activității de relații cu publicul;

e) îi primește și îi consiliază, prin ofițerii desemnați, pe cetățenii care solicită acest lucru și monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în limitele conferite de lege ministerului;

f) sprijină și îndrumă cetățenii către structurile și instituțiile desemnate prin lege să le soluționeze cererile.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relații cu publicul sunt:

a) informarea semestrială și cea anuală privind organizarea și desfășurarea, la nivelul unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, a activității de primire și soluționare a petițiilor, precum și de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport;

b) note de prezentare și propuneri de soluționare a petițiilor adresate conducerii ministerului;

c) adrese de înaintare/reîndrumare a petițiilor a căror soluționare intră în competența altor instituții;

d) răspunsuri către petenți și instituțiile care au transmis petițiile;

e) note de clasare a petițiilor;

f) adrese de răspuns și materiale însoțitoare, pentru unitățile din aparatul central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informații despre petenți.

(1) Serviciul documentare, intranet și arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale coordonarea fluxului de informare și documentare, în domeniile de activitate specifice instituției, la nivel central și la nivelul structurilor subordonate, asigurarea traducerii corespondenței conducerii ministerului, organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului documentare, intranet și arhivă:

a) asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere și specialiștilor, pe specificul activităților structurilor centrale și principalelor componente ale ministerului, pentru cunoașterea și asimilarea datelor și informațiilor de profil inclusiv din structurile similare străine;

b) formulează propuneri privind conținutul Buletinului de informare și documentare, denumit în continuare B.I.D., și al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, și le prezintă directorului, în vederea obținerii aprobării conducerii ministerului;

c) prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. și în sintezele documentare, inclusiv cele care au fost elaborate de specialiști din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

d) asigură prelucrarea informatică a datelor, prin crearea, actualizarea și gestionarea bazelor de date specifice;

e) asigură analiza și sinteza surselor documentare interne și externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, și efectuează traducerea și prelucrarea documentară a acestora;

f) exploatează și valorifică baza documentară și biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare și informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic și operațional, deontologie profesională, coordonare și cooperare, control și inspecții etc.;

g) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

h) studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea și selecționarea publicațiilor și literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului și stabilește necesarul de abonamente anual;

i) cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale și cele asimilate, cu instituțiile de învățământ și cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităților și priorităților de informare-documentare curente și de perspectivă;

j) colaborează și efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituții publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;

k) cooperează cu serviciile din cadrul direcției și cu unitățile aparatului central, pentru stabilirea și elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referință;

l) asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă;

m) cooperează cu tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;

n) participă la organizarea și desfășurarea de congrese, conferințe, simpozioane, seminare etc., pe profil de informare-documentare, în țară și în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri și acțiuni al ministerului;

o) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării și documentării;

p) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie și impactul B.I.D. și al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.

a) tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unităților aparatului central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din inițiativă proprie;

b) asigură tehnoredactarea și forma grafică a manuscriselor, întocmește adresele de înaintare și organizează activitatea de distribuire a publicațiilor;

c) realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

d) actualizează permanent informațiile ce sunt publicate de Direcția secretariat general și protocol pe pagina de intranet a ministerului;

e) cooperează cu Direcția pentru comunicații și tehnologia informației în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului;

f) înregistrează, cataloghează și stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea și exploatarea operativă;

g) gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare și ține evidența lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.

a) asigură copierea materialelor dispuse de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

b) gestionează și asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului și consumului intern.

a) preia, în depozitele proprii, documentele neclasificate create în unitățile din aparatul central al ministerului, în condițiile și la termenele prevăzute de lege;

b) asigură aplicarea și respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce privește organizarea și funcționarea depozitelor de arhivă, evidența și conservarea documentelor, prin efectuarea activităților specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentelor de evidență, inventarierea documentelor fără evidență, selecționarea, păstrarea și conservarea documentelor;

c) întocmește și actualizează Nomenclatorul arhivistic, pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum și alte norme tehnice;

d) asigură consultanță de specialitate tuturor unităților din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;

e) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare, pentru realizarea protecției informațiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităților din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat și de serviciu, prin paza și conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât și la mobilizare sau război;

f) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului;

g) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecției antiincendiu și antiefracție a depozitului de arhivă.

a) întreprinde activități de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fișier cu temele extrase din informațiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;

b) organizează și desfășoară acțiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative și de executare efectivă a operațiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informațiilor din documente, în fața unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c) execută cercetarea documentelor deținute, în scopul rezolvării petițiilor și a cererilor persoanelor fizice și juridice referitoare la recunoașterea unor drepturi legale;

d) creează, gestionează și actualizează baza de date centralizată, cu privire la unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care dețin acte și date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informații din baza de date centralizată;

e) pune la dispoziția cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;

f) întreține și dezvoltă relații de specialitate cu Arhivele Naționale, cu alte instituții de cultură, prin participarea la activități comune, ca: sesiuni de comunicări științifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g) întreține relații cu instituții similare din țară și străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convențiilor și înțelegerilor stabilite, respectând toate prevederile dispozițiilor referitoare la relațiile cu instituțiile din străinătate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet și arhivă sunt:

a) B.I.D., bimestrial;

b) sinteze documentare, trimestrial;

c) informări documentare, bilunar;

d) studii comparative pe profiluri și linii de muncă, periodic și la cerere;

e) sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;

f) materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului;

g) Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;

h) regulamentul de organizare și funcționare a sălii de studiu;

i) regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor și de copiere efectivă a acestora;

j) referate de cercetare și răspunsuri către petenți;

k) registrele de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice;

l) procesele-verbale ale ședințelor comisiei centrale de selecționare a documentelor din minister;

m) rapoarte, referate, note, procese-verbale și modele de tipizate privind inventarierea și predarea-primirea documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării și conservării documentelor, dotări și amenajări ale spațiilor de depozitare.

(1) Serviciul protocol asigură organizarea și desfășurarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului protocol sunt următoarele:

a) întocmește listele de protocol lunare și transmite felicitări din partea conducerii ministerului, precum și răspunsurile conducerii ministerului la felicitările primite de aceasta;

b) asigură demersurile necesare confecționării și eliberării pașapoartelor diplomatice și de serviciu pentru personalul ministerului;

c) gestionează și actualizează baza de date și evidența pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

d) întocmește notele necesare în vederea confecționării și depunerii coroanelor și jerbelor cu ocazia unor evenimente oficiale;

e) întocmește adresele oficiale către structurile implicate în activitățile de ceremonial la nivelul ministrului și coordonează activitățile specifice care se impun;

f) asigură tipărirea tuturor materialelor realizate cu prilejul vizitelor oficiale în România ale delegațiilor, a cărților de vizită și felicitărilor, la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat;

g) asigură demersurile necesare pentru stabilirea graficelor de zbor cu prilejul deplasărilor conducerii ministerului în țară, conducerea și întâmpinarea delegațiilor la aeroport cu acest prilej;

h) întocmește rapoartele de atenții simbolice ulterior primirii la sediul ministerului a diplomaților străini acreditați la București, a reprezentanților unor organizații guvernamentale și neguvernamentale din țară și străinătate sau a altor cetățeni străini;

i) gestionează evidența atențiilor simbolice acordate la nivelul conducerii ministerului cu prilejul activităților de reprezentare și protocol;

j) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului.

a) asigură organizarea și coordonarea activităților privind pregătirea și realizarea vizitelor oficiale în România a delegațiilor străine la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat;

b) ține legătura cu misiunile diplomatice acreditate în România, cu structurile similare din ministerele de interne partenere sau cu alte instituții implicate în efectuarea vizitelor conducerii ministerului în străinătate sau ale unor oaspeți străini în România, ca invitați ai conducerii ministerului;

c) participă la organizarea reuniunilor și conferințelor internaționale desfășurate în România, la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat, în colaborare cu serviciile de specialitate din cadrul celorlalte direcții din aparatul central;

d) participă, prin cadrele nominalizate ale serviciului, la însoțirea delegațiilor străine la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat, urmărind buna desfășurare a programului vizitei acestora;

e) ulterior aprobării, asigură multiplicarea și transmiterea către structurile subordonate ministerului a notelor-raport de vizită în România a unor delegații străine la nivelul conducerii ministerului sau de deplasare în străinătate a membrilor conducerii, precum și redactarea și transmiterea corespondenței cu celelalte instituții implicate în desfășurarea programului delegațiilor menționate;

f) face demersuri în vederea asigurării traducerii la acțiunile din domeniul relațiilor externe ale conducerii ministerului;

g) organizează și coordonează vizitele oficiale și de lucru în străinătate ale conducerii ministerului;

h) redactează documentele necesare pentru obținerea aprobării deplasărilor în străinătate ale ministrului, secretarilor și subsecretarilor de stat, face demersuri pentru obținerea avizelor și aprobărilor necesare la Ministerul Afacerilor Externe și Guvernul României;

i) organizează, conform dispozițiilor, primirea la conducerea ministerului a diplomaților acreditați la București, a reprezentanților diferitelor organizații (internaționale, guvernamentale și neguvernamentale), a reprezentanților unor companii sau a altor cetățeni străini;

j) alături de Direcția afaceri europene și relații internaționale și de alte structuri ale ministerului cărora le-au fost delegate aceste competențe, asigură contactele și corespondența ministerului cu misiunile diplomatice acreditate la București, rezolvând solicitările pe care acestea le adresează instituției și asigurând, după caz, traducerea corespondenței menționate;

k) asigură primirea, traducerea, redactarea și prezentarea, după caz, a corespondenței primite de la serviciile de protocol ale instituțiilor similare;

l) realizează notele de primire a demnitarilor străini care și au anunțat intenția de a avea o întrevedere la conducerea ministerului;

m) redactează și asigură trimiterea, după caz, a unor corespondențe adresate de conducerea ministerului către diferite organisme sau personalități din țară;

n) realizează fișele documentare pentru obiectivele ce sunt vizitate de către conducerea ministerului sau delegațiile străine;

o) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului protocol sunt:

a) memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr. 189/2001 privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii și asimilații acestora din administrația publică;

b) note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului;

c) note de primire pentru reprezentanții misiunilor diplomatice străine la conducerea ministerului;

d) informări săptămânale privind activitățile de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

e) note-raport pentru aprobarea activităților de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

f) note-raport pentru aprobarea activităților de depunere de coroane;

g) liste de protocol.

(1) Serviciul relații consulare și cabinete are ca obiective principale organizarea și desfășurarea activității de relații consulare la nivelul conducerii ministerului și asigurarea serviciilor de specialitate la cabinetele ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului relații consulare și cabinete sunt următoarele:

a) organizează, operează și actualizează baza de date privind misiunile diplomatice străine acreditate la București, precum și oficiile consulare ale acestora în România;

b) ține legătura, pe problemele din responsabilitate, cu misiunile diplomatice acreditate în România, cu structurile similare din ministerele de interne partenere sau cu alte instituții implicate în organizarea vizitelor conducerii ministerului în străinătate ori ale unor oaspeți străini în România;

c) asigură legătura cu structurile responsabile în vederea confecționării și eliberării pașapoartelor diplomatice și de serviciu pentru personalul ministerului;

d) accesează și utilizează baza de date și evidența pașapoartelor diplomatice și de serviciu pentru personalul ministerului;

e) asigură păstrarea în condiții de siguranță a pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

f) desfășoară activități specifice în vederea obținerii vizelor necesare, pentru personalul ministerului care face deplasări în străinătate în interes de serviciu;

g) transmite către misiunile diplomatice acreditate în România fotografii de protocol realizate cu prilejul participării conducerii ministerului la manifestări oficiale interne și externe;

h) realizează albumele foto oficiale la nivel ministerial și materialele pe suport electronic;

i) ține evidența distincțiilor onorifice conferite de ministru potrivit legii;

j) ține evidența cadourilor primite cu titlu gratuit la nivelul conducerii ministerului, cu prilejul activităților de reprezentare și protocol.

a) organizează și asigură Serviciul de secretariat și protocol la cabinetele ministrului, secretarilor de stat și subsecretarilor de stat;

b) actualizează, prin personalul care deservește cabinetele, activitățile zilnice din programul secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului și contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

c) asigură fluxul de documente clasificate și neclasificate și evidența acestora la secretarul general, secretarii generali adjuncți și consilierii ministrului;

d) îndeplinește sarcini administrative la nivelul cabinetelor conducerii ministerului;

e) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relații consulare și cabinete sunt:

a) corespondența cu unitățile din aparatul central al ministerului, cu instituțiile și structurile din subordinea/ coordonarea ministerului, cu alte instituții, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

b) note verbale către misiunile diplomatice străine acreditate la București;

c) statistici, evidențe, raportări pe domeniile de activitate;

d) planurile principalelor activități ale serviciului - trimestrial și anual;

e) fișele de sarcini - lunar;

f) rapoarte privind activitatea desfășurată la nivelul serviciului - semestrial și anual.