(1) Circuitul intern al documentelor presupune desfășurarea unor activități de predare/primire, triere, redactare, evidență, gestionare, multiplicare, manipulare, transport și expediere a documentelor și este de două feluri:
(2) Circuitul primar se aplică documentelor care vizează atribuții exclusive ale conducerii IGI, primite de la:
b) structurile din aparatul central al MAI sau subordonate acestuia;
c) alte instituții din subordinea MAI, care au calitatea de ordonator secundar de credite;
d) instituții din afara MAI;
e) aparatul central și structurile teritoriale ale IGI.
(3) Circuitul secundar se aplică documentelor care nu vizează atribuții exclusive ale conducerii IGI, primite de la:
a) structuri și instituții ale MAI;
b) instituții din afara MAI;
c) aparatul central și structurile teritoriale ale IGI.
(1) Corespondența pentru circuitul primar se primește de către personalul din Serviciul secretariat prin poșta militară/civilă, fax, e-mail, curierat etc., se înregistrează în registrele de tranzit, se introduce în mapa conducerii IGI, în funcție de domeniile coordonate conform fișei postului, pentru rezoluție, și se predă, pe bază de condică, conducerii IGI.
(2) Corespondența poate fi primită, în locurile în care își desfășoară activitatea structurile IGI, de către polițiști/personal contractual anume desemnați/desemnat să desfășoare activități pe linie de secretariat și se predă ulterior, pe bază de condică, către Serviciul secretariat.
(3) După rezoluționarea documentelor de către conducerea IGI, polițiștii/personalul contractual anume desemnați/desemnat din cadrul Serviciului secretariat fac/face mențiunile necesare în registrele de tranzit și le distribuie personalului cu atribuții pe linie de secretariat din cadrul Direcției migrație, Direcției azil și integrare, Direcției suport logistic, direcției management strategic, precum și structurilor subordonate nemijlocit conducerii IGI, în vederea pregătirii mapelor pentru punerea rezoluției de către directorii de direcții/șefii serviciilor/birourilor subordonate conducerii IGI.
(4) Lucrările care au rezoluția directorilor de direcții sunt înaintate pentru punerea rezoluției șefilor serviciilor/birourilor. Ulterior, persoanele cu atribuții pe linie de secretariat le înregistrează în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcții și le distribuie, pe bază de condică, persoanelor anume desemnate.
(5) Lucrările care au rezoluția șefilor de servicii/birouri subordonate conducerii IGI se înregistrează de către persoanele cu atribuții pe linie de secretariat în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou și se distribuie, pe bază de condică, polițiștilor/personalului contractual anume desemnați/desemnat.
(6) După soluționare lucrările se promovează pentru aprobare, pe cale ierarhică.
(7) După semnare/aprobare, lucrările sunt pregătite pentru expediție de către persoanele responsabile cu atribuții pe linie de secretariat și se predau pe bază de condică polițiștilor/ personalului contractual din cadrul Serviciului secretariat, în vederea expedierii.
(1) Fac excepție de la circuitul documentelor menționat anterior, cererile de viză și cererile pentru eliberarea permisului de trecere locală a frontierei în regimul micului trafic de frontieră, transmise prin Sistemul național de informații privind vizele, denumit în continuare SNIV, de către Centrul Național de Vize, denumit în continuare CNV, din cadrul Ministerului Afacerilor Externe, denumit în continuare MAE, sau de către misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României în străinătate.
(2) Cererile prevăzute la alin. (1) se înregistrează electronic în Sistemul informatic de management al străinilor, denumit în continuare SIMS, de către persoana responsabilă pentru soluționare, conform atribuțiilor înscrise în fișa postului, sunt listate pe suport letric, iar alocarea de numere se face automat din SIMS.
(3) Circuitul ulterior al acestor cereri se stabilește prin procedură specifică internă la nivelul Direcției migrație.
(1) Corespondența pentru circuitul secundar se primește de către polițiștii/personalul contractual de la Serviciul secretariat și se predă în funcție de domeniul de activitate, pe bază de condică, persoanelor responsabile cu atribuții pe linie de secretariat din cadrul direcțiilor și al celorlalte structuri direct subordonate conducerii IGI.
(2) Corespondența poate fi primită, în locurile în care își desfășoară activitatea structurile IGI, de către personalul anume desemnat să desfășoare activități pe linie de secretariat și se predă ulterior, pe bază de condică, la Serviciul secretariat.
(3) Lucrările care au rezoluția directorilor de direcții se transmit pentru punerea rezoluției șefilor serviciilor/birourilor. Ulterior, persoanele cu atribuții pe linie de secretariat înregistrează documentele în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcții și le distribuie, pe bază de condică, polițiștilor/personalului contractual anume desemnați.
(4) Lucrările care au rezoluția șefilor de servicii/birouri subordonate direct conducerii IGI se înregistrează în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou de către persoanele cu atribuții pe linie de secretariat și se distribuie, pe bază de condică, polițiștilor/personalului contractual anume desemnați.
(1) După soluționare, șefii serviciilor din cadrul direcțiilor semnează răspunsurile și le prezintă pentru semnare/aprobare, conform competențelor stabilite prin fișa postului, directorului direcției care, după caz, le prezintă conducerii IGI, personal sau prin intermediul Serviciului secretariat.
(2) Șefii structurilor direct subordonate conducerii IGI semnează răspunsurile și le prezintă pentru semnare/aprobare, conform competențelor stabilite prin fișa postului, conducerii IGI, personal sau prin intermediul Serviciului secretariat.