Anexa nr. 7 — la normele metodologice

RoAid își va centra abordarea privind cooperarea pentru dezvoltare și asistență umanitară pe rezultate. Un rezultat al dezvoltării îl constituie rezultatul final, schimbări ale performanței instituționale sau ale comportamentului unor indivizi sau grupuri, schimbări care intervin între realizarea outputurilor și atingerea scopului sau impactul (intenționat sau neintenționat, pozitiv sau negativ) al unei intervenții pentru dezvoltare. Inputurile, activitățile și procesele reprezintă niște mijloace prin care se pot obține aceste rezultate. În calitatea sa de coordonator național al cooperării românești pentru dezvoltare, RoAId va comunica importanța reflecției în termeni de rezultate - prin comparație cu contribuții sau activități - la nivelul tuturor instituțiilor implicate în gestionarea cooperării pentru dezvoltare românești.

Înțelegerea fundamentată a condițiilor locale, a dinamicii pentru dezvoltare și a proceselor globale este esențială în scopul proiectării de intervenții de cooperare pentru dezvoltare orientate către rezultate. Fiecare intervenție se bazează pe un lanț al rezultatelor sau pe un cadru al rezultatelor (logframe). Cadrul rezultatelor se construiește pe o teorie a schimbării care explică logica de la baza unei intervenții. Experiența ne-a dovedit că legăturile slăbite și/sau insuficiente cu teoria schimbării pot submina succesul intervențiilor de cooperare pentru dezvoltare.

Cadrul sau matricea rezultatelor (logframe) explică modul în care trebuie obținute rezultatele, inclusiv prin relațiile cauzale, ipotezele și riscurile identificate. Această matrice reflectă gândirea strategică a unei întregi organizații sau a unui proiect și este alcătuită din cinci nivele: impact, rezultatul final (outcome), rezultate imediate (outputs), activități și contribuții (inputs).

Exemplu: Mai mulți copii au acces la educație preșcolară timpurie (= produsul finit/output) deoarece au fost renovate grădinițele (= activitate, contribuție/input). Copiii vor fi mai bine pregătiți pentru școala primară (= rezultat/outcome), ceea ce, la rândul său, va întări resursele umane (= impact).

Există două elemente suplimentare esențiale pentru lanțul rezultatelor: ipotezele și sursele de verificare. Ipotezele sunt, de obicei, în afara controlului proiectului. Ipoteza se referă la înțelegerea că ceva se va dezvolta într-un anumit mod sau că o persoană se va comporta într-un anumit mod. Reprezintă înțelegerea care stă la baza logicii lanțului de rezultate. De exemplu, în cadrul unui proiect de educație, ipoteza ar putea fi aceea că furnizarea prânzului la școală ar putea stimula părinții să își trimită copiii la școală. Ipoteza s-ar putea să fie adevărată sau nu. Sursele de verificare sunt vitale pentru a stabili modul în care progresează proiectul cu privire la rezultatele intenționate. De aceea trebuie să se furnizeze informații cu privire la datele care trebuie colectate, metodologia aplicabilă, precum și raportarea (inclusiv sarcinile și frecvența).

Exemplu privind lanțul rezultatelor

Contribuții/InputsActivitățiRezultate imediate/ OutputsRezultatele proiectului/ OutcomesImpactIpotezeIpotezeIpotezeIpotezeIpotezeSurse de verificareSurse de verificareSurse de verificareSurse de verificareSurse de verificare

Lanțul rezultatelor este fundamental pentru monitorizarea schimbărilor. Dacă ceva nu este măsurat, adesea nu poate fi monitorizat și evaluat. De aceea RoAid va identifica un set de indicatori cu ajutorul cărora dezvoltarea țării partenere se poate monitoriza la nivelul macro. Indicatorul este „unitatea de măsură“ care ne informează dacă implementarea intervenției este reușită. Indicatorii pot să măsoare succesul la multe nivele (de exemplu, rezultat imediat/output, rezultat al proiectului/outcome, impact). Se includ aici și indicatorii rezultatelor proiectului/outcomes de la nivelul înalt din țara parteneră (de exemplu, nivelul ocupării forței de muncă, indicatorii dezvoltării umane), precum și indicatorii rezultatelor imediate/outputs (de exemplu, numărul de gospodării în care există acces la apă potabilă, numărul de persoane formate).

Pentru a exista indicatori este necesar să existe un termen de referință/baseline și o țintă. Termenul de referință este reprezentat de datele care măsoară condițiile specifice dinainte de începerea proiectului sau la scurtă vreme după ce începe implementarea. Acest termen de referință/baseline va fi folosit drept punct de plecare pentru compararea progresului proiectului din cursul duratei de viață a proiectului. Ținta menționează o valoare individuală la care ar trebui să ajungă un indicator până la o dată concretă din viitor. RoAid va stabili, de asemenea, indicatorii de la nivelele scăzute pentru proiecte și programe drept puncte suplimentare de referință pentru a orienta implementarea intervențiilor.

România va folosi feedbackul primit de la parteneri, precum și cunoștințele generate pe baza monitorizării și a evaluărilor continue pentru a-și informa factorii de decizie și elaborarea politicilor în scopul creșterii relevanței, eficacității și eficienței generale ale programelor și proiectelor de cooperare pentru dezvoltare.

Învățarea constantă și dialogul deschis reprezintă, de asemenea, cerințele preliminare pentru a ne asigura că și România, și țara parteneră se pot responsabiliza una pe cealaltă (responsabilizare reciprocă). Procedând astfel, RoAid va pune accent special pe implicarea actorilor interesați în implementarea proiectelor.

În calitate de nou donator, la acest moment, România are fonduri și capacități limitate. Cu toate acestea, România a reușit să își creeze niște modalități inovatoare, flexibile și rapide de cooperare pentru dezvoltare, care sunt apreciate de statele partenere (de exemplu, Fondul de mobilitate). RoAid își va păstra acest mod de operare și de învățare continuă, va experimenta noi inițiative, le va dezvolta pe cele care dau rezultate și le va abandona pe cele care nu conduc la rezultate pozitive.

RoAid susține în totalitate principiul responsabilizării statului beneficiar. Consolidând angajamentele internaționale cu privire la cooperarea pentru dezvoltare, obiectivul fundamental strategic al României este acela de a contribui la eradicarea sărăciei extreme prin promovarea securității și a prosperității prin intermediul parteneriatelor eficiente cu țările în curs de dezvoltare, susținând propriile obiective de dezvoltare ale țărilor partenere. Aceasta înseamnă că și planurile, și rezultatele de dezvoltare îi aparțin țării partenere. Partenerii în dezvoltare nu pot decât să susțină aceste procese care nu le aparțin. Prin urmare, RoAid va respecta principiul responsabilizării statului beneficiar cu privire la rezultate.

RoAid recunoaște că dezvoltarea este un proces acumulativ și nonlinear. Iată de ce România dorește să susțină statele partenere în atenuarea factorilor care le afectează negativ dezvoltarea și în consolidarea acelor factori care stimulează dezvoltarea în contextul specific al fiecărei țări.

În plus, România și-a declarat și sprijinul pentru eforturile convenite la nivel internațional în scopul îmbunătățirii eficacității cooperării pentru dezvoltare. Acestea includ Declarația de la Paris privind Eficacitatea Ajutorului (2005), Agenda pentru Acțiune de la Accra (2008), Documentul convenit la Busan (2011), precum și diferitele angajamente de la nivelul Uniunii

Europene (UE). România mai susține, de asemenea, și activitatea Parteneriatului global pentru cooperarea pentru dezvoltare eficace. În acest scop, RoAid va căuta să evite suprapunerile, să stimuleze armonizarea politicilor și acțiunilor cu ceilalți parteneri și să folosească sistemele naționale din țările partenere cât mai mult cu putință. RoAid se angajează să folosească managementul adaptabil bazat pe rezultate și își va intensifica eforturile în acest sens. În plus, RoAid își va gestiona portofoliul de cooperare pentru dezvoltare pe baza principiului incluziunii, asigurându-se că există angajamentul în acest sens al actorilor interesați.

Identificarea, implementarea și evaluarea proiectelor bilaterale necesită niște resurse umane și de timp considerabile. Iată și motivul pentru care RoAid va favoriza implementarea unui număr limitat de proiecte, axându-se pe o calitate înaltă, decât să își împartă capacitățile într-un număr mare de proiecte și să submineze calitatea acestora.

În acest sens este utilă o abordare strategică privind portofoliul de proiecte. Proiectele-pilot reprezintă o altă abordare utilă, de exemplu, implementarea de inițiative noi, adesea la o scală limitată, având drept obiective testarea unei inițiative și dobândirea de experiență.

Proiectele de cooperare pentru dezvoltare se realizează în conformitate cu sectoarele și statele prioritare din documentele strategice de planificare, și anume Programul strategic multianual al României privind cooperarea pentru dezvoltare și asistență umanitară (Programul strategic) și Planul anual de cooperare internațională pentru dezvoltare și asistență umanitară (Planul anual).

Programul strategic stabilește direcția pe termen mediu a politicii de cooperare pentru dezvoltare a României. Planul anual, care este redactat în colaborare cu Consiliul Consultativ și aprobat de Guvern, elaborează obiectivele anuale ale politicii de cooperare pentru dezvoltare și ajutor umanitar.

Planul anual, prin urmare, furnizează baza pentru identificarea și selecția proiectelor pentru respectivul an financiar.

Propunerile de proiecte pot fi primite din partea diferiților beneficiari. Toate acestea vor avea drept rezultat o propunere inițială de proiect.

În cadrul unei propuneri de proiect, RoAid poate solicita documente adiționale, precum:

Această etapă a stadiului de implementare se referă la activitățile care vor fi întreprinse pentru a îndeplini obiectivele conform proiectului.

Monitorizarea identifică succesele sau eșecurile reale sau potențiale cât mai devreme cu putință și facilitează ajustarea la timp a operațiunilor. Datele de monitorizare vor furniza echipei de proiect informații pentru a evalua dacă proiectele merg în direcția dorită, de exemplu, se îndreaptă către realizarea obiectivelor stabilite.

Cadrul de rezultate/Logframe susține echipa de proiect să rămână concentrată pe realizările așteptate ale proiectului sau programului. Oferă orientare cu privire la ce rezultate trebuie măsurate și folosite pentru a da socoteală pentru țintele, termenii de referință/baseline și mijloacele de verificare utile. Printre instrumentele utile pentru monitorizare și reflecție se includ:

Echipa de proiect va trebui să fie în stare să evalueze într-un mod critic, onest și reflexiv ipotezele utilizate în cadrul proiectului și al activităților. Trebuie calculat în cadrul documentului de proiect și al planului de activitate și un interval de timp suficient pentru a reflecta cu privire la următoarele: „Suntem pe drumul cel bun? Ce funcționează? Ce nu funcționează? Ce am învățat, ce oprim, ce modificăm?“.

Elaborarea unui plan de monitorizare

Planul de monitorizare se folosește pentru a planifica sistematic colectarea datelor pentru evaluarea și demonstrarea progresului făcut în obținerea rezultatelor așteptate. Va fi redactat în stadiul de planificare al fiecărui program/proiect și însoțește cadrul rezultatelor. Descrie cine va face colectarea datelor, cine va prelucra și transmite informațiile relevante și în ce moment (de exemplu, responsabilități, frecvență, metodă). Planul de monitorizare încorporează elemente ale cadrului rezultatelor/logframe, de exemplu, face referire la situația de la inițierea proiectului (termenul de referință/baseline) și la elementele din cadrul rezultatelor (în special la indicatori). În plus, și foarte important, sprijină monitorizarea factorilor externi și a efectelor acestora asupra proiectului.

Exemplul de plan de monitorizare

După ce s-au colectat datele de monitorizare și s-a reflectat pe baza lor, echipa de proiect va lua măsuri în funcție de informațiile și de perspectivele obținute. Una dintre opțiuni poate fi ajustarea activităților pentru un progres mai bun și mai accelerat (de exemplu, să se includă actori interesați suplimentari, să se sporească viteza/scadă viteza de implementare, să se schimbe locul). Adaptarea mai poate însemna și renunțarea la activitățile care nu merg în direcția potrivită și care nu ajung la rezultatele dorite. Managementul adaptabil reprezintă nucleul managementului bazat pe rezultate.

Personalul RoAid este încurajat să se susțină reciproc, să își împărtășească experiențele pentru a stimula învățarea la nivel de organizație și pentru a facilita relațiile de colaborare dintre parteneri la nivelul tuturor stadiilor din etapa de implementare.

Comitetul de coordonare poate fi un mecanism util de supraveghere a progresului proiectului, care îi poate ghida cursul, în general, și care poate stimula implicarea unei comunități mai cuprinzătoare de factori interesați. Acesta poate fi instituit pentru orice proiect, însă, din pricina volumului de muncă suplimentar implicat de managementul activităților unui comitet de coordonare, RoAid va stabili în fiecare caz dacă este necesară crearea sa. Se recomandă instituirea comitetului în situațiile în care contribuția României depășește suma de 1 milion lei și/sau proiectul are o durată de viață mai mare de 2 ani.

Comitetul de coordonare va fi alcătuit din reprezentanții RoAid și ai echipei de implementare; mai pot fi invitați și alți actori interesați în funcție de caz. Acesta se va reuni obligatoriu la începutul și către sfârșitul proiectului, precum și ad-hoc ori de câte ori este necesar.

RoAid caută să păstreze cerințele de raportare la un nivel minim, care să fie compatibil cu asigurarea supravegherii corespunzătoare a progresului și cu păstrarea evidențelor financiare ale proiectelor și programelor susținute de RoAid. RoAid le va solicita beneficiarilor să furnizeze rapoarte intermediare și rapoarte finale concentrate pe rezultate. Conform uzanțelor generale, RoAid poate accepta rapoartele în formatul furnizat de beneficiar.

Cerințele de raportare pot diferi în funcție de durata proiectului și numărul de tranșe la plată.

Cerințele generale de raportare în funcție de nivelul grantului RoAid

Tipul de raportPlata într-o singură tranșă și durata proiectului sub 6 luniPlata în 2 sau mai multe tranșe și durata proiectului peste 6 luniRaport intermediar (narativ și financiar)OpționalObligatoriu (poate fi trimestrial, semestrial sau anual)Raport final (narativ și financiar)ObligatoriuObligatoriu

Evaluările nu sunt un scop în sine. Evaluările furnizează puncte de plecare pentru elaborarea de politici, pentru proiectele viitoare și pentru perioada restantă a proiectului (în situația în care proiectul evaluat continuă).

RoAid va răspunde concluziilor și recomandărilor evaluării printr-un document care va detalia acțiunile de urmat sau nu ca reacție la acestea.

Prin recomandările cu privire la modalitățile de îmbunătățire a intervențiilor ulterioare pentru dezvoltare, evaluările contribuie la evoluția continuă și la creșterea calității cooperării pentru dezvoltare furnizate de RoAid.

Pentru a fi utile, rapoartele de evaluare trebuie să fie prezentate într-un format clar și accesibil, pentru a fi distribuite tuturor actorilor interesați. Abordarea sistematică și planul de diseminare a raportului, a recomandărilor și concluziilor acestuia, precum și a principalelor sale lecții învățate ar trebui să facă parte din procesul de planificare al unei evaluări.

Evaluările vor fi puse la dispoziția publicului, în funcție de tematică, la aprecierea RoAid. Se vor posta pe pagina de internet oficială www.roaid.ro. Dacă este necesar, diseminarea poate include și alte formate, cum ar fi atelierele și sesiunile de informare oficiale, distribuirea țintită a rapoartelor, comunicatele de presă și articolele de știri pentru paginile de internet oficiale și pentru canalele de socializare.

Tabelul de mai jos oferă un rezumat al sarcinilor cu privire la evaluări:

Comunicarea bazată pe rezultate demonstrează eficacitatea unei intervenții pentru dezvoltare pe baza unui limbaj clar și concis. Furnizează o perspectivă echilibrată cu privire la rezultatele obținute și la provocările întâmpinate, cum ar fi ipotezele greșite, ineficiențele și rezultatele potențial slabe dintrun anumit domeniu. Arată și cum RoAid pune în practică managementul bazat pe rezultate și îmbrățișează o mentalitate bazată pe învățare la toate nivelurile.

Următoarele etape sunt utile în redactarea comunicării bazate pe rezultate:^1