(1) Corpul operatorilor va lua măsurile organizatorice care să asigure acceptarea formularelor de avize de garanție și accesul la informațiile din arhiva în cel puțin două puncte de acces pentru public în fiecare județ. Operatorul care asigura acest serviciu va pune la dispoziție publicului prezentul regulament, precum și copii de pe instrucțiunile arhivei privind modalitățile de acces public la informațiile din arhiva. Pe aceasta baza operatorul care prestează acest serviciu poate percepe onorarii pentru operarea de înscrieri, precum și pentru serviciile de căutare a informațiilor în arhiva.
(2) Operatorii vor putea accepta cererile de înscriere în arhiva a avizelor de garanție, formulate de toți solicitanții sau numai de către anumite categorii de solicitanți, potrivit strategiilor comerciale ale fiecărui operator.
(1) Operatorul va înscrie datele din formularul de aviz de garanție în sistemul de administrare a informațiilor, prin redarea fidela a conținutului formularului primit.
(2) Operatorul va putea amâna sau refuza înscrierea unui formular de aviz de garanție, atunci când constata ca acesta este incomplet ori ilizibil sau din alte motive, cum ar fi imposibilitatea sistemului de administrare a informatiei de a citi datele trimise către arhiva. În acest caz, el va comunică solicitantului, în termen de 5 zile lucrătoare, această măsură și motivele care au stat la baza adoptării ei.
(3) Înscrierea avizelor de garanție constituie o simpla activitate administrativă. Personalul operatorilor și agenții autorizați nu vor verifica corectitudinea informațiilor din avizul de garanție, concordanta dintre avizul de garanție și faptele juridice care stau la baza acestuia sau valabilitatea acestor fapte juridice.
(1) Fiecare operator își poate stabili propriile proceduri privind metodele de plată pentru serviciile prestate, precum și metodele de primire a formularelor de avize de garanție în vederea înscrierii în arhivă, cu respectarea prevederilor alin. (2).
(2) Formularul de aviz de garanție va fi prezentat operatorului sau agentului acestuia, la sediul biroului de înscriere în arhivă, de către creditor ori debitor, potrivit legii, sau de către reprezentantul său împuternicit prin procură autentică, ori va fi transmis, în condițiile stabilite de Autoritatea de Supraveghere, sub forma unui înscris în format electronic căruia i s-a încorporat, atașat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat valabil.
(3) Formularul de aviz de garanție pe suport hârtie va fi completat în dublu exemplar și semnat de solicitant. Solicitantul va certifica prin semnătură orice modificare a datelor din formularul de aviz de garanție.
(4) Un exemplar al formularului va fi înapoiat solicitantului după efectuarea înscrierii în arhivă, pe suport hârtie, vizat de operator sau agent, ori, după caz, în formă electronică, semnat cu semnătura electronică extinsă a operatorului sau agentului, cu menționarea numărului și a datei înregistrării formularului, precum și a numărului de identificare a înscrierii.