(1) Deschiderea dosarului de daună și constatarea prejudiciilor vor fi efectuate după cum urmează:
a) după transmiterea cererii de către petent, astfel cum sunt definiți la art. 1 alin. (2) din Norma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 24/2014 privind procedura de soluționare a petițiilor referitoare la activitatea asigurătorilor și brokerilor de asigurare, la Fond sau la mandatarii acestuia, petentul va fi contactat în vederea deschiderii dosarului de daună;
b) declararea producerii evenimentului asigurat se face de către petent, în scris, prin completarea declarației privind evenimentul conform anexei nr. 4, în termenul stabilit prin lege și prin condițiile de asigurare, la sediul Fondului sau la punctele de constatare stabilite de conducerea Fondului ori la mandatarii desemnați de acesta, după caz;
c) în urma declarării de către petent a evenimentului asigurat din polița de asigurare facultativă/obligatorie, Fondul va deschide dosarul de daună, va efectua constatarea pagubelor și va comunica în scris părții prejudiciate documentele ce trebuie depuse pentru soluționarea pretențiilor de despăgubire;
d) pentru evenimentele asigurate produse în străinătate, declararea acestora se face în conformitate cu prevederile legii aplicabile și ale condițiilor de asigurare, parte integrantă a contractului de asigurare;
e) Fondul solicită petentului depunerea la dosarul de daună a poliței/contractului de asigurare, a documentelor care atestă producerea evenimentului asigurat, emise de autoritățile publice competente (organele de poliție, unitățile de pompieri etc.), sau alte documente din care să reiasă cauzele și împrejurările evenimentului (constat amiabil, declarații martori etc.), întinderea daunei, acte privind interesul patrimonial, documente justificative privind cuantumul despăgubirii etc.;
f) actele și documentele justificative se depun în limba română, iar în cazul în care sunt redactate într-o limbă străină, acestea se depun însoțite de traducerea autorizată conform legii;
g) constatarea daunelor se face de către Fond, direct sau prin mandatarii acestuia, împreună cu părțile interesate;
h) constatarea avariilor rezultate în urma producerii evenimentului se va efectua în conformitate cu prevederile legii și ale condițiilor de asigurare;
i) procesul-verbal de constatare a pagubelor se întocmește în două exemplare și se semnează de toate persoanele care iau parte la întocmirea acestuia, un exemplar urmând a fi înmânat petentului;
j) la cererea petentului sau a unității reparatoare, Fondul efectuează constatări suplimentare a avariilor a căror depistare nu a fost posibilă la constatarea inițială, iar rezultatele constatării sunt menționate într-un nou proces-verbal de constatare (Suplimentar) semnat de aceleași persoane care au semnat procesul-verbal inițial de constatare a pagubelor.
(2) Fondul va elibera un document de introducere în reparație a vehiculului, în cazul în care petenții înștiințează despre producerea unor pagube materiale la vehiculul asigurat, în condițiile prevăzute la art. 79 alin. (2) lit. b), art. 80 alin. (2) și la art. 80^1 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 195/2002 privind circulația pe drumurile publice, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și solicită deschiderea dosarului de daună Fondului, în condițiile art. 12 alin. (1) din Legea nr. 213/2015. Documentul de introducere în reparație a vehiculului constituie anexa nr. 5.
(4) Documentul de introducere în reparație a vehiculului este un formular care poate fi emis direct din sistemul informatic propriu ori poate fi tipărit, fiecare formular regăsindu-se în două exemplare, un exemplar original și o copie. Formularul va conține în mod obligatoriu cel puțin informațiile cuprinse în modelul prezentat în anexa nr. 5.
(6) Documentele de introducere în reparație a vehiculului se distribuie fie în format electronic, fie pe suport hârtie, numai personalului desemnat în condițiile art. 12 alin. (2) și (3) din Legea nr. 213/2015, pe bază de semnătură.
(7) Dacă documentele de introducere în reparație a vehiculului au fost completate greșit, acestea se anulează prin bararea pe diagonală și înscrierea mențiunii "anulat", păstrându-se atât originalul, cât și copia. De asemenea, și în evidențele electronice se vor face modificările care se impun în legătură cu numărul documentului și cu motivul anulării.
(8) Eliberarea documentului de introducere în reparație a vehiculului nu constituie nota tehnică finală de constatare a daunelor și nici obligație de plată. Această reglementare se precizează în conținutul tipizat al documentului. Acest document se eliberează inclusiv în cazul în care se constată daună totală și vehiculul nu se mai repară.