Anexa 11

la regulament

În cuprinsul Regulamentului, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

1. administrarea arhivelor - ansamblul activităților care privesc constituirea, evidența, prelucrarea, păstrarea, conservarea și punerea în folosire a arhivelor.

Administrarea poate fi:

(i) administrare fizică - ansamblul activităților care se referă la constituirea, evidența, prelucrarea, păstrarea documentelor sau grupurilor de documente ca entități fizice, independent de conținutul lor;

(îi) administrare intelectuală - ansamblul activităților care se referă la constituirea, evidența, prelucrarea și punerea în folosire a documentelor sau grupurilor de documente, din perspectiva conținutului lor;

2. arhivă neprelucrată - ansamblu de documente (fond/colecție, părți de fond/colecție) asupra cărora nu s-au efectuat activități de ordonare, luare în evidență, selecționare etc. sau, din diverse motive, rezultatele unor astfel de acțiuni au fost anulate;

3. arhivă prelucrată - ansamblu de documente cu forme de evidență corespunzătoare, ordonat și selecționat;

4. autor - responsabilul intelectual pentru conținutul unui document. A nu se confunda cu creatorul (de obicei, autorul este o persoană, în timp ce creatorul este o structură organizațională);

5. categorie de documente - clasă de documente care au drept criteriu comun de asociere forma sau conținutul similar, referirea la aceeași problemă, persoană etc. și scopul de a facilita regăsirea sau administrarea;

6. colecție arhivistică - totalitatea documentelor grupate de o persoană juridică sau fizică conform unui anumit criteriu, fără a ține seama de proveniența lor sau de existența unor legături organice;

7. compartiment creator - termen generic pentru orice parte structurală a unui creator (direcție, serviciu, birou etc.), care, în urma desfășurării activității sale, a produs, acumulat și păstrat materiale documentare (de obicei, părți structurale, ale fondului arhivistic);

8. constituire a unei unități arhivistice - alcătuirea fizică a unei unități arhivistice, prin legarea documentelor într-o grupare compactă și care nu se poate desface fără deteriorarea fizică a documentelor; a nu se confunda cu gruparea documentelor;

9. cotă - ansamblu de semne alfanumeric care asigură individualizarea (fizică și intelectuală) a unei unități arhivistice;

10. creator de arhivă - organizația care, în urma desfășurării activității sale, a produs, acumulat și păstrat un fond arhivistic; a nu se confunda cu autorul unui act;

11. creator și deținător de arhivă - persoane fizice sau juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul arhivistic național al României;

12. data documentelor - element care individualizează momentul creării unui document (momentul de timp în care a fost întocmit documentul). În funcție de sistemul de evidență al creatorului, data cronologică poate fi dată istorică (data efectivă de întocmire) și dată arhivistică (data de înregistrare într-o evidență). De asemenea, la un document se mai poate întâlni data evenimentului la care se referă conținutul, data anexelor etc.;

13. depozit de arhivă - spațiu special amenajat destinat păstrării și conservării documentelor;

14. descrierea arhivistică - crearea unei reprezentări fidele a unei unități de descriere, prin culegerea, analizarea, organizarea și înregistrarea informațiilor care servesc la identificarea, administrarea, localizarea și explicarea materialului arhivistic, a contextului și a sistemului de administrare care l-a produs;

15. document - înscrisuri oficiale sau particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și electronice;

16. document activ - document aflat în faza de arhivă curentă, fără a fi constituite dosarele și predate la depozitul de arhivă al creatorului;

17. document semiactiv - document aflat în faza de arhivă intermediară (de depozit) la creator;

18. documentarea istoricului - înregistrarea intervențiilor și evenimentelor care afectează integritatea, cota etc. unei unități arhivistice, fond etc. de-a lungul existenței sale;

19. dosar/mapă - (cu referire la conținut) grupare de documente, asociate pe baza referirii la aceeași problemă, persoană, eveniment etc.; (cu referire la păstrare) coperte de carton destinate a găzdui documentele componente (conținut);

20. echipament de depozitare - mobilier destinat exclusiv pentru depozitarea în bune condiții a arhivei: rafturi, rastele, dulapuri etc.;

21. foaie de folosire - listă a persoanelor care au cercetat informațiile dintr-o unitate arhivistică:

22. foaie volantă - hârtie (sau alt suport papetar) luată în considerare individual, nelegată de altă entitate fizică;

23. fond arhivistic - totalitatea documentelor create, primite sau acumulate, în decursul activității sau existenței unei persoane juridice ori fizice, independentă din punct de vedere organizatoric;

24. fond deschis - fond al cărui creator încă produce documente;

25. fond închis - fond al cărui creator și-a încetat activitatea și care, după transferul la Camera Notarilor Publici, nu mai este susceptibil de a furniza noi transferuri de documente;

26. gen documentar - ansamblu de documente care se individualizează pe baza unor caracteristici fizice (de exemplu, acuarelă, desen, plan, registru) și/sau de conținut (rapoarte, inventare, state de plată). Întâlnit uneori sub denumirea tip de document;

27. ghid topografic (de raft și de depozit) - instrument de evidență care asigură localizarea fizică a documentelor și grupelor de documente, într-un depozit, pe baza cotei și adresei lor topografice;

28. fișă de control - document, de obicei sub forma unei fâșii de hârtie sau carton, care ține locul unității arhivistice scoase din depozit, cu indicarea cel puțin a cotei complete a unității arhivistice, a datei scoaterii unității arhivistice și a persoanei care a solicitat unitatea arhivistică;

29. fișa depozit - instrument de evidență la nivel de depozit care descrie capacitatea totală de depozitare, capacitatea încărcată în mod real și conține lista alfabetică a fondurilor și colecțiilor, cu nr. fond/nr. părți structurale/nr. preluări;

30. instrument de evidență - document cu caracter de sinteză prin care se furnizează informații durabile și precise prin înregistrarea și controlul proceselor, documentelor, persoanelor etc. din punct de vedere cantitativ și calitativ.

Instrumentele de evidență pot fi de mai multe tipuri:

(i) instrument de evidență fizică - instrumentul de evidență care conține informații referitoare la cantitate și la caracteristicile fizice ale documentelor;

(îi) instrument de evidență intelectuală - instrumentul de evidență care conține informații referitoare la conținutul informațional al documentelor, la relațiile cu alte materiale arhivistice și la contextul creării documentelor. În cadrul prezentului material, instrumentul de evidență intelectuală este denumit și "instrument de informare";

(iii) instrument de evidență al creatorului - instrumentul de evidență produs de creator pentru evidența materialelor arhivistice proprii; în mod tradițional, sunt denumite "instrumente contemporane de evidență". Prin opoziție, în prezentul material, formula "instrument de evidență" desemnează materialele întocmite de către lucrători;

31. integritatea materialului arhivistic - situație care se referă la evitarea intervențiilor neautorizate asupra documentelor, a eliminărilor sau a fragmentării unui fond arhivistic; de obicei nu se referă la integritatea fizică a documentelor, ci se raportează la conținut;

32. intrare material arhivistic - modalitatea legală prin care materialele arhivistice intră în administrarea Camerei Notarilor Publici;

33. inventar arhivistic - instrument de evidență care cuprinde informații despre materialul arhivistic până la nivel de unitate arhivistică. Inventarele pot fi sintetice (accentul cade pe existentul fizic, cu o descrie minimală a conținutului; structura fondului poate fi una liniară) sau inventare analitice (accentul cade pe conținutul unității arhivistice, prezentate obligatoriu în contextul ierarhic al celorlalte unități de descriere);

34. listă de corespondență - instrument de evidență care asigură echivalarea unor cote noi cu unele anterioare. Servește la stabilirea istoricului cotelor unor unități arhivistice;

35. material arhivistic - documente de forme și genuri diferite, grupate în fonduri și colecții, și care fac obiectul activităților de administrare arhivă;

36. material preconstituit - ansamblu de documente preformatate (liniate, desenate etc.) și constituite anterior completării;

37. metraj liniar - formă de măsurare a cantității de arhivă, care are ca unitate de bază unitatea arhivistică așezată pe cant pe o lungime de 1 m;

38. mijloace de protecție - ambalaje (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) care au rolul de a proteja materialul arhivistic;

39. mobilier specific - mobilier suplimentar, adaptat, menit să faciliteze activitatea de administrare, restaurare și conservare arhivă: mese depozit, mese lucru arhivă, mese sală studiu, scări, cărucioare arhivă, mese citit microfilme etc.;

40. numerotare - activitatea de atribuire a unui număr pentru identificarea unei entități. De obicei, se folosește cu referire la numerotarea filelor unui dosar sau registru;

41. operațiune arhivistică - una dintre etapele intervenite în prelucrarea fondului (ordonare, inventariere, descrierea, selecționarea etc.);

42. ordonarea - activitatea de organizare a materialului arhivistic în concordanță cu principiile profesionale sau după criterii fizice ori administrative. Ordonarea poate fi:

- ordonare intelectuală, ce presupune operațiunea arhivistică de grupare a documentelor, conform prevederilor principiilor arhivistice și criteriilor de ordonare, cu scopul de a recrea legătura logică și funcțională dintre fonduri, părți structurale și unități arhivistice, astfel încât să fie facilitate identificarea și folosirea acestora;

- ordonare fizică, ce presupune aranjarea unității arhivistice într-un anumit loc în spațiul de depozitare;

43. parte structurală - termen care desemnează unități componente ale organigramei unui creator, respectiv ansamblul documentelor dintr-un fond rezultate din activitatea acesteia;

44. prelucrare arhivistică - ansamblul activităților efectuate în scopul realizării ordonării, evidenței fizice și intelectuale, a selecționării și păstrării documentelor de arhivă;

45. raft - mobilier constând dintr-un șir vertical de polițe, fixate prin stâlpi laterali;

46. registru de depozit - instrument de evidență la depozit referitor la ieșirile temporare de material arhivistic dintr-un depozit, în vederea consultării, restaurării sau a prelucrării;

47. schema de ordonare - reprezentare simplificată a părților structurale și grupărilor de documente ale unui fond arhivistic;

48. selecționare - operațiunea arhivistică de stabilire a valorii arhivistice a unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție (evaluare), în vederea păstrării permanente a documentelor care fac parte din Fondul arhivistic național al României și a eliminării celor lipsite de importanță;

49. unitate arhivistică - element component al unui fond sau al unei colecții arhivistice, care se individualizează prin conținutul și forma sa și care ocupă o poziție distinctă în instrumentul de evidență fizică al fondului sau colecției;

50. verificarea existentului - operațiunea arhivistică de confruntare a existentului cu instrumentele de evidență.

---------