Capitolul VII — Procedură privind eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele păstrate de Cameră

(1) Prevederile prezentului capitol constituie cadrul de reglementare a activității de rezolvare a cererilor pentru furnizarea de informații și eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei prin personalul de specialitate angajat: arhiviști, juriști, operatori, referenți de specialitate, secretari și arhivari, sub coordonarea conducerii Camerei.

(2) Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din aceste arhive, pentru îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite, precum și pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public. Reconstituirea înscrisurilor care au dispărut fără a mai exista un exemplar original se face cu citarea și cu acordul tuturor părților sau a succesorilor acestora.

(3) Pentru înscrierea mențiunilor privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate în arhiva Camerei se va desemna un membru al Colegiului director al Camerei sau un alt notar public din cadrul Camerei.

(1) Camera este obligată să respecte dreptul părților actului notarial de a lua cunoștință de documentele care le privesc, aflate într-un dosar întocmit cu privire la acestea, și să obțină copii, certificate sau extrase ale acestor documente.

(2) Orice informații cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei se eliberează numai persoanelor fizice și juridice care au calitatea de părți ale actului, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.

(3) Informația cu privire la testamente se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu actul de deces, cu excepția cazurilor în care cererea este formulată de testatorul însuși.

(1) Camera poate elibera - la cererea, formulată în nume propriu, a persoanelor interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat - certificate și copii de pe toate documentele pe care le deține.

(2) Persoanele interesate pot fi reprezentante în relația cu Camera de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică ori de avocat în baza delegației avocațiale.

(3) Camera care deține înscrisul ce face obiectul cererii prevăzute la alin. (1) are obligația să soluționeze cererea în cel mai scurt timp posibil, iar în cazul în care refuză, să comunice în scris refuzul său motivat.

(4) Camera trebuie să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Uniunii sau a organului de control, care vizează documente din arhiva pe care o deține.

(5) Cererea de eliberare de copii ale unor înscrisuri sau de informații cu privire la acestea se face în scris de către Uniune. Cererea trebuie să cuprindă mențiuni privind numărul de înregistrare, semnătura și sigiliul solicitantului și se comunică prin mijloace convenționale de comunicare. Cel căruia i se adresează cererea are obligația de a transmite, de îndată și întocmai, cele solicitate, cu excepția testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziție fără dovada decesului testatorului.

(1) Prin copie, în sensul prezentului regulament, se înțelege o reproducere fidelă, prin xerografiere, fotocopiere, editare electronică sau scanare, a originalului documentului solicitat, aflat în fondurile păstrate de Cameră. În condițiile legii, copia poate viza documentul în întregime ori în extras.

(2) Prin certificat, în sensul prezentului regulament, se înțelege documentul prin care se confirmă exactitatea sau realitatea unui fapt ori se atestă o anumită calitate în vederea valorificării anumitor drepturi. Este un act întocmit de către personalul de specialitate al Camerei, cuprinzând o grupare de informații referitoare la solicitant (persoană fizică sau juridică), existente în unul sau mai multe documente originale deținute în fondurile arhivistice conservate în depozitele proprii, fără adăugări, omisiuni sau interpretări din partea deținătorului (inclusiv a celui care a întocmit lucrarea).

(3) În următoarele situații în care nu se eliberează copii ale documentelor ori la cererea petentului se întocmește un certificat:

a) atunci când nu se pot elibera copii din cauza investigării mai multor documente, a dimensiunilor și stării lor de conservare;

b) dacă se solicită informații privind revocarea unui testament sau a unei procuri;

c) dacă se constată lipsa documentului, dar sunt regăsite informații privind actul solicitat în celelalte instrumente de evidență: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;

d) dacă există neconcordanțe între obiectul cererii și informațiile deținute în arhivă.

(1) Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, președintele Colegiului director al Camerei are următoarele competențe:

a) organizează, coordonează, îndrumă și controlează întreaga activitate de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b) acordă, de obicei, săptămânal, audiențe petenților;

c) dispune verificarea petițiilor adresate de persoane fizice sau juridice în legătură cu modul de rezolvare a solicitărilor lor.

(2) La propunerea președintelui, Colegiul director al Camerei poate desemna un alt membru al Colegiului pentru îndeplinirea competențelor prevăzute la alin. (1).

(3) La nivelul județelor, responsabilii sediilor județene îndeplinesc în mod corespunzător competențele prevăzute la alin. (1).

(1) Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, secretarul general al Camerei are următoarele atribuții:

a) organizează, îndrumă, coordonează, controlează și răspunde de modul de desfășurare a întregii activități de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b) urmărește și verifică modul de rezolvare a cererilor;

c) controlează modul în care sunt îndrumate către alți deținători de arhivă cererile pentru care Camera nu deține documente;

d) asigură aplicarea și respectarea prevederilor actelor normative care reglementează raporturile cu petenții;

e) controlează corectitudinea și modul în care își îndeplinesc obligațiile de serviciu cei însărcinați cu rezolvarea cererilor;

f) raportează semestrial, Colegiului director al Camerei situația rezolvării cererilor adresate Camerei.

(2) Secretarul general al Camerei îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei.

(1) Șeful Serviciului arhivă din cadrul Camerei are următoarele atribuții:

a) coordonează, verifică și răspunde de modul de desfășurare a întregii activități pentru rezolvarea cererilor adresate Camerei;

b) răspunde de modul de rezolvare a cererilor adresate, implicându-se direct în această activitate;

c) asigură primirea cererilor adresate Camerei, le analizează, le repartizează spre rezolvare și formulează rezoluția;

d) verifică datele și concluziile menționate în referate și termenele de rezolvare;

e) verifică, prin sondaj, cererile cu răspuns negativ, pentru a constata, cu certitudine, că nu există documente referitoare la obiectul lor;

f) verifică modul de întocmire a certificatelor și copiilor, precum și a corespondenței ce însoțește aceste acte pe care o semnează și ștampilează;

g) verifică, prin sondaj, documentele cercetate în vederea rezolvării cererilor și rearhivează unitățile arhivistice folosite;

h) verifică modul de înregistrare, scădere și expediere a răspunsurilor;

i) certifică, prin semnătură și ștampila instituției, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, prezintă actele întocmite pentru contrasemnare juristului instituției și răspunde pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

j) instruiește personalul din subordine asupra actelor normative ce reglementează activitatea Serviciului arhivă, pe linia rezolvării cererilor;

k) controlează corectitudinea și modul în care își îndeplinesc obligațiile de serviciu cei însărcinați cu rezolvarea cererilor;

l) îndrumă spre alți deținători de arhivă cererile care nu se pot rezolva pe baza documentelor deținute, înștiințând petentul despre locul la care i s-a transmis cererea spre rezolvare.

(2) Șeful Serviciului arhivă îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de secretarul general al Camerei.

(1) Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, juriștii, secretarii și operatorii din cadrul Serviciului de relații cu publicul al Camerei au următoarele atribuții:

a) primesc, prin biroul de informații special amenajat în acest sens, cererile persoanelor fizice și juridice pentru eliberarea de certificate și copii, le înregistrează și le prezintă pentru repartizare;

b) întocmesc evidența corespondenței primite prin poștă;

c) întocmesc evidența cererilor primite și eliberate pe bază de registru de intrare-ieșire, registru repertoar alfabetic, în format clasic și electronic, după caz;

d) asigură îndrumarea petenților; în cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, angajatul invită solicitantul să o clarifice și îl asistă în acest scop;

e) verifică autenticitatea datelor rezultate în urma cercetărilor făcute la depozite pentru eliberarea copiilor solicitate, corectitudinea întocmirii răspunsurilor și corectitudinea certificării copiilor care urmează a fi eliberate;

f) juristul va contrasemna toate certificările copiilor emise din arhivă;

g) eliberează certificatele și copiile realizate în urma cercetării documentelor;

h) țin evidența copiilor-martor, ale actelor anexate cererii și a corespondenței aferente;

i) întocmesc evidența cererilor primite direct și a celor primite prin corespondență, raportând secretarului general situația rezolvării cererilor;

j) comunică petenților taxele ce urmează a fi plătite;

k) îndrumă spre alți deținători de arhivă cererile pentru care nu dețin documente.

(2) Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) accesul în depozitul de arhivă în vederea cercetării și verificării documentelor, această activitate fiind în sarcina Serviciului arhivă.

(3) Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de secretarul general al Camerei.

(1) Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, arhiviștii, arhivarii și referenții de specialitate din cadrul Serviciului arhivă au următoarele atribuții:

a) cercetează inventarele și unitățile arhivistice din depozitele proprii, în vederea rezolvării cererilor, întocmesc referate, le semnează și le datează și răspund de autenticitatea datelor menționate în acestea (după care se redactează și se eliberează actele solicitate);

b) urmăresc circuitul unităților arhivistice folosite în vederea rezolvării cererilor și rearhivarea lor;

c) urmăresc și execută xerografierea, fotocopierea, editarea electronică sau scanarea și colaționează actele ce urmează a fi eliberate;

d) întocmesc corespondența către petenți, împuterniciții acestora sau către organele abilitate;

e) verifică modul de întocmire a certificatelor și copiilor, precum și a corespondenței ce însoțește aceste acte, pe care o prezintă spre semnare șefului serviciului;

f) completează certificările și le prezintă spre semnare șefului serviciului și răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

g) colaționează actele și întocmesc corespondența care le însoțește.

(2) Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) furnizarea de informații direct petenților și orice contact direct cu aceștia, această activitate fiind în sarcina Serviciului de relații cu publicul.

(3) Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de șeful Serviciului arhivă.

(1) Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol la nivelul sediilor județene și locale ale Camerei, juriștii, secretarii, operatorii, referenții de specialitate și arhivarii desemnați în acest sens au următoarele atribuții:

a) primesc, prin birourile de informații special amenajate în acest sens, de la persoane fizice sau juridice, din țară și străinătate, cereri pentru eliberări de certificate și copii, le înregistrează și le repartizează;

b) întocmesc evidența corespondenței primite prin poștă de la persoane fizice și juridice;

c) asigură îndrumarea petenților;

d) cercetează inventarele fondurilor arhivistice, pentru rezolvarea cererilor persoanelor fizice sau juridice, din țară ori din străinătate, întocmesc referatele, pe care le semnează și datează, și răspund de autenticitatea datelor menționate în acestea;

e) scot unitățile arhivistice necesare cercetării și le rearhivează după întrebuințare;

f) colaționează actele și întocmesc corespondența care le însoțește;

g) certifică, prin semnătură și ștampila instituției, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, și răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

h) eliberează certificatele și copiile întocmite în urma cercetării documentelor, pentru notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat;

i) întocmesc evidența cererilor primite direct și a celor primite prin corespondență, raportând semestrial secretarului general situația rezolvării cererilor.

(2) Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei, responsabilul sediului județean și de șeful Serviciului arhivă.

(1) Personalul cu atribuții pe linia relațiilor cu publicul este obligat să studieze, să cunoască și să aplice în activitatea practică prevederile legislației în vigoare, ale tuturor actelor normative aferente acestui sector de activitate.

(2) În afara atribuțiilor și sarcinilor de serviciu ce revin fiecărui salariat, în raport cu locul său de muncă, întreg personalul implicat în activitatea de rezolvare a cererilor are următoarele obligații:

a) să respecte obligația de loialitate față de instituția notariatului și să apere prestigiul acesteia;

b) să păstreze secretul cu privire la actele îndeplinite și la faptele care i-au devenit cunoscute în timpul activității sale; obligația de a păstra secretul asupra actelor notariale subzistă și după încetarea raporturilor de muncă ale persoanei care desfășoară această activitate;

c) să nu solicite sau să nu accepte cadouri, favoruri, servicii ori alte avantaje care pot influența imparțialitatea și corectitudinea în luarea unei decizii și să nu accepte recompense suplimentare necuvenite pentru activitatea prestată;

d) să nu se prevaleze de informații și date la care are acces datorită serviciului pentru a desfășura el însuși sau prin alte persoane cărora le sunt aduse la cunoștință activități de natură a genera obținerea unor venituri necuvenite;

e) să nu realizeze acte și fapte producătoare de efecte juridice sau generatoare de orice alte consecințe, care afectează interesul instituției, fără a dispune de un mandat special;

f) să aibă o conduită corespunzătoare regulilor de protocol;

g) să respecte onoarea, reputația, demnitatea și celelalte drepturi și libertăți fundamentale în raporturile cu terții;

h) să fie imparțial și să respecte principiul legalității și nediscriminării, indiferent de naționalitate, sex, religie sau alte criterii discriminatorii;

i) să susțină cu demnitate și competență drepturile și interesele legitime ale notariatului, cu respectarea secretului și confidențialității, în întreaga activitate.

(1) Notarul public poate solicita copii ale documentelor păstrate în custodie de Serviciul arhivă ori relații cu privire la existența în arhivă a unui act notarial sau cu privire la revocarea unui testament ori a unei procuri.

(2) Solicitarea se face prin cerere scrisă transmisă prin fax sau e-mail ori depusă prin delegat al biroului la Serviciul de relații cu publicul al Camerei sau, după caz, la sediile județene ori sediile locale de arhivă.

(3) Cererea va avea număr și dată de înregistrare și va purta semnătura și sigiliul notarului public instrumentator și va cuprinde elementele esențiale regăsirii documentului solicitat: instituția emitentă (notariat de stat sau birou notarial), numărul și data actului. Constituie informații necesare pentru identificarea actului în arhivă și numele defunctului, în cazul dosarelor succesorale, certificatelor de moștenitor sau altor soluții dispuse, numele părților, în cazul actelor bilaterale, ori numele declarantului, testatorului, mandantului ori altei persoane care a solicitat îndeplinirea procedurii notariale, în cazul altor acte și proceduri notariale.

(1) Primind cererea notarului public, se va proceda de îndată la verificarea în arhivă a situației solicitate, eliberânduse notarului public documentele solicitate sau, după caz, un certificat conținând rezultatul cercetărilor efectuate.

(2) Documentele transmise în copie către birourile notariale sau, după caz, certificatele care conțin rezultatul cercetărilor efectuate în arhivă vor cuprinde o parafă cu legenda "EXECUTAT LA CAMERA NOTARILOR PUBLICI.............. - STRICT PENTRU UZUL BIROULUI NOTARIAL".

(3) Copiile documentelor se vor transmite cu adrese de înaintare numai în cazul în care se va solicita expres acest fapt.

(4) Certificatele eliberate în condițiile prezentului capitol vor purta numărul sub care au fost înregistrate și data eliberării, precum și ștampila și semnătura persoanei care a făcut cercetarea, aceasta având răspunderea informațiilor furnizate.

(5) După întocmire, certificatul se comunică de îndată prin fax sau e-mail notarului public solicitant, iar exemplarul original se transmite prin poștă.

(1) Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră sunt tratate cu prioritate față de cele venite din partea altor birouri notariale, ale instituțiilor publice sau ale petenților.

(2) Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră se soluționează, de regulă, în cursul aceleași zile și nu se taxează.

(3) Din cauza condițiilor improprii în care au fost conservate actele autentice preluate din arhivele instanțelor, cercetările în arhivă pot depăși termenul prevăzut la alin. (2), dar nu mai mult de 24 de ore de la data înregistrării cererii, cu excepția situației în care arhiva din care se solicită informații este în curs de mutare și/sau reinventariere.

(4) Pentru birourile din alte Camere procedura de lucru și modalitatea de taxare sunt cele aplicabile petenților.

(1) Cererea privind revocarea unui testament sau a unei procuri va cuprinde următoarele date, necesare pentru identificarea documentului solicitat:

a) date despre mandant/testator: numele, prenumele și data nașterii, domiciliul sau reședința;

b) date despre testament/procură: numărul și data autentificării și notariatul de stat sau notarul public instrumentator.

(2) În cazul în care se solicită relații privind un testament, cererea va fi însoțită în mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului ori de un extras pentru uz oficial din registrul de stare civilă în care a fost înregistrat decesul.

(1) Primirea cererilor și eliberarea răspunsurilor se vor face prin birourile de informații, special amenajate în acest sens, după un program stabilit pentru lucrul cu publicul.

(2) Pentru îndrumarea petenților este necesar să se afișeze, la loc vizibil, informații concrete privind întocmirea cererilor și taxarea acestora.

a) numele, prenumele și adresa solicitantului, datele de stare civilă, eventual alte nume purtate;

b) obiectul solicitării, date privind identificarea actului solicitat (instituția emitentă, persoana pe numele căreia s-a emis actul, data emiterii, localitatea, numărul actului etc.);

c) scopul pentru care se solicită actul;

d) calitatea în baza căreia petiționarul, care nu este titularul actului respectiv, are un drept sau un interes legitim de a solicita acte sau informații din arhivă. Calitatea în care se solicită actul se va dovedi prin înscrisuri;

e) în cazul în care se solicită relații privind un testament sau orice alte informații în materie succesorală, cererea va fi însoțită în mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului, respectiv al autorului succesiunii ori de un extras din registrul de stare civilă în care a fost înregistrat decesul.

(1) Sunt considerate persoane care au dreptul de a solicita acte și informații din arhivă, dacă nu sunt părți în actele respective, următoarele persoane:

a) succesorii acestora, potrivit certificatului de moștenitor sau, în cazul în care succesiunea nu a fost soluționată, potrivit certificatelor de stare civilă;

b) reprezentanții legali;

c) persoanele împuternicite prin procură autentică sau contract de mandat în formă autentică de partea din act sau succesorul acesteia.

(2) Sunt considerate persoane care au interesul legitim de a solicita acte și informații din arhivă, dacă nu sunt părți în actele respective, următoarele persoane:

a) proprietarul actual al bunului ce face obiectul actului notarial despre care se solicită informații; calitatea se dovedește cu înscris autentic;

b) creditorul unei obligații în care debitor este partea din actul notarial despre care se solicită informații ori succesorul acesteia; calitatea se dovedește cu titlul executoriu;

c) persoana care este în litigiu cu partea din actul notarial despre care se solicită informații ori succesorul acesteia; calitatea se dovedește cu certificat de grefă;

d) avocatul care acordă asistență juridică părții din actul notarial despre care se solicită informații ori persoanelor prevăzute la alin. (1) lit. a) și b) sau la alin. (2) lit. a), b) și c); calitatea se dovedește prin delegație avocațială semnată de persoana care are un drept sau un interes legitim, însoțită de actele doveditoare ale calității acestora.

(3) Enumerarea persoanelor care au un drept sau un interes legitim potrivit alin. (1) și (2) are caracter exemplificativ. Orice alt drept sau interes legitim se dovedește potrivit legii.

(4) Procura, contractul de mandat și delegația avocațială necesare în situațiile prevăzute la alin. (1) și (2) se prezintă odată cu cererea, în original și în copie, care se oprește ca anexă la cerere.

(1) Se primesc pentru înregistrare toate cererile.

(2) Petiția anonimă sau în care nu sunt trecute toate datele de identificare a petiționarului nu se ia în considerare și se clasează.

(1) Se vor rezolva cererile care conțin datele menționate la art. 94 și intră în competența Camerei.

(2) Solicitantului i se oferă o confirmare de înregistrare a cererii, în cazul în care aceasta nu poate fi rezolvată pe loc.

(1) Examinarea și rezolvarea cererilor care privesc documente din arhivă, precum și comunicarea răspunsurilor către petenți se fac în termen de două zile de la primirea acestora pentru fiecare an dat în cercetare.

(2) Termenul maxim de răspuns nu trebuie să depășească 30 de zile de la înregistrarea cererii în evidențele Camerei.

(3) În cazul în care petentul modifică sau completează cererea, termenul de rezolvare a acesteia curge de la data modificării sau completării.

(1) În cazul în care Camera nu deține documentele necesare rezolvării cererii și se cunoaște deținătorul arhivei în care acestea se află, cererea se trimite autorităților sau instituțiilor publice în ale căror atribuții intră rezolvarea problemelor semnalate în petiție.

(2) În acest caz, în adresa de înaintare a petiției se va menționa că răspunsul se va comunică direct petentului, iar în adresa către petent se va preciza că acesta urmează să primească răspunsul de la instituția sau autoritatea publică competentă.

(1) Pentru înregistrarea cererilor adresate de către persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat, pentru furnizarea de informații și eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei se va utiliza Registrul de intrare-ieșire a cererilor.

(2) La nivelul fiecărui depozit de arhivă se va utiliza Registrul de evidență a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei pentru înregistrarea copiilor eliberate de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei.

(3) Înregistrarea hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei se va face în Registrul de evidență a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei.

(4) Registrul de intrare-ieșire a cererilor, registrul de evidență a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei și Registrul de evidență a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei vor fi separate de cele folosite pentru corespondența curentă, fără ca numerele de înregistrare să se repete în cursul unui an.

(5) Registrele se înregistrează și se numerotează, făcându-se proces-verbal despre deschiderea registrului, semnat și datat de persoana competentă, conținând formularea: "Prezentul registru conține (în cifre și litere) file."

(6) Înregistrarea lucrărilor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând cu numărul 1 de la data de 3 ianuarie (sau prima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată) și terminând la data 31 decembrie a fiecărui an (sau ultima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată).

(7) La încheierea fiecărui an, se face proces-verbal, semnat și datat de persoana competentă, despre numărul de file scrise și numărul de înregistrări din anul respectiv, cu formularea: "Prezentul registru conține (în cifre și litere) file scrise și (în cifre și litere) înregistrări de la numărul (în cifre și litere) la numărul (în cifre și litere)."

(1) Atunci când un petent se adresează de mai multe ori Camerei cu același obiect, se efectuează conexarea cererilor ulterioare la prima cerere înregistrată, petentul urmând să primească un singur răspuns.

(2) În registre se menționează în dreptul fiecărei cereri conexate numărul de înregistrare al primei cereri la care s-a făcut conexarea și anul, în cazul în care cererea conexată este din alt an decât cel al primei cereri la care s-a făcut conexarea.

(3) Dacă după trimiterea răspunsului se primește o nouă petiție cu același conținut, aceasta se clasează la numărul inițial, făcându-se mențiune despre faptul că s-a răspuns.

(1) Evidența cererilor înregistrate se ține pe bază de registru, registru-repertoar alfabetic (opis), în format clasic și electronic, după caz.

(2) În repertoarul alfabetic (opis) se trec: numele și prenumele petentului, precum și numărul de înregistrare a cererii.

(1) Cererile înregistrate sunt prezentate șefului Serviciului arhivă, care stabilește, prin rezoluție scrisă, modalitatea de rezolvare a cererilor.

(2) Prin derogare de la prevederile alin. (1), la sediile județene și la sediile locale de arhivă ale Camerei, soluționarea cererilor se face direct de persoana competentă.

a) cercetează inventarele fondurilor arhivistice în care se pot găsi documentele ce pot să răspundă la obiectul cererii;

b) scoate din inventare cotele unităților arhivistice ce urmează a fi cercetate;

c) scoate unitățile arhivistice respective din raft sau mijloacele de protecție (cutii, mape), punând în locul lor fișe de control;

d) efectuează cercetarea, extrăgând datele necesare formulării răspunsului;

e) după întocmirea răspunsului, rearhivează unitățile arhivistice folosite.

(1) Angajatul căruia i-a fost repartizată cererea și a efectuat cercetarea întocmește referatul, cu cerneală sau cu pastă, pe versoul cererii, îl semnează și menționează data realizării.

(2) Referatul trebuie să cuprindă:

a) denumirea fondurilor arhivistice cercetate, cu mențiunea numerelor de inventar cercetate, cotele unităților arhivistice depistate în inventare și cercetate, anul sau anii documentelor cercetate, genurile documentelor cercetate;

b) referiri la obiectul solicitării;

c) concluzia cercetării: în cazul în care rezultatul este pozitiv, se menționează cota (cotele) unităților arhivistice, filele după care se întocmește certificatul sau copia, după caz. Când concluzia este negativă, se arată fie că în arhivă nu se dețin documentele necesare întocmirii actului, fie că se dețin documente cu același număr, dar cu alt obiect și sau/părți decât cele prezentate de petent.

(1) Este interzis accesul petenților la inventare, dosare, registre sau alte documente pentru a identifica actele notariale care îi interesează.

(2) Este interzis accesul petenților în depozitele de arhivă sau alte spații ale Camerei, cu excepția birourilor de relații cu publicul.

a) atunci când nu se pot elibera copii din cauza investigării mai multor documente, a dimensiunilor și stării lor de conservare;

b) dacă se solicită informații privind revocarea unui testament sau a unei procuri;

c) dacă se constată lipsa documentului, dar sunt regăsite informații privind actul solicitat în celelalte instrumente de evidență: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;

d) dacă există neconcordanțe între obiectul cererii și informațiile deținute în arhivă.

(1) Certificatul trebuie să cuprindă o expunere, în ordine cronologică, exactă și clară, a datelor rezultate din documentele care sunt în directă legătură cu obiectul cererii, în următoarele condiții:

a) se vor indica numai datele existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente sau în care nu se găsește înscris numele solicitantului;

b) este interzisă expunerea de concluzii personale sau generalizări în legătură cu conținutul documentelor care au stat la baza întocmirii certificatului;

c) se vor indica denumirile creatorului și genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului și apoi datele cuprinse în aceste documente, fără a se preciza numărul dosarului, al registrului și cel al filelor care conțin actele ce stau la baza certificatului;

d) în textul certificatului nu se admit ștersături, modificări sau completări, care anulează valoarea probatorie a certificatului.

(2) La întocmirea certificatului se acordă o atenție deosebită numelui, mai ales în acele situații în care numele din cerere nu corespunde, parțial sau total, cu cel din documente, datorită schimbării lui prin căsătorie sau în alte circumstanțe ori ca urmare a unor greșeli de transcriere survenite în momentul întocmirii actului. În certificat se redă întocmai numele din document, urmând ca solicitantul să facă dovada identității de persoană față de numele menționat în cerere.

(3) În cazul în care, la cererea petentului ori din dispoziția conducerii (în condițiile preluării de noi documente sau perfecționării evidenței celor deținute), se efectuează o reverificare și se găsesc date suplimentare, se poate elibera fie un alt certificat, menționându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului și datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menționânduse toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula, fiind declarat nul; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

(4) După caz, în certificat se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau cele în care nu se găsește înscris numele solicitantului.

(5) Camera certifică actul întocmit, prin aplicarea ștampilei și a semnăturii persoanei competente.

(1) Copia se întocmește de pe documentele notariale originale care există în depozitele de arhivă ale Camerei.

(2) Copia se eliberează, de regulă, în forma certificată de personalul de specialitate al Camerei ca fiind conformă cu originalul deținut în arhivă.

(3) Copia va cuprinde toate mențiunile făcute pe actul notarial original din arhivă în intervalul cuprins între data întocmirii actului original și data întocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificări, revocări totale sau parțiale ori anulări.

(4) Dacă originalul actului a fost rectificat, copia legalizată cuprinde atât textul actului original, cât și al încheierii de rectificare.

(5) Dacă pe actul original există mențiunea revocării sau a anulării totale ori parțiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. În acest caz, se poate elibera copie legalizată din arhivă, în condițiile prevăzute de prezentul regulament.

(6) Actele care au stat la baza întocmirii actului notarial pot fi eliberate, la cerere, doar în copii simple, fiind însoțite întotdeauna de actul notarial la care sunt anexate. În această situație documentele vor fi eliberate aplicându-se între documente ștampila operatorului.

(7) Termenul de valabilitate a copiei legalizate/certificate eliberate din arhivele notariale este de 6 luni.

(1) La întocmirea copiilor în extras ale documentelor, trebuie să se scoată din document întregul pasaj care face obiectul cererii.

(2) Se va cerceta cu atenție întregul act, pentru a nu se face omisiuni care ar putea duce la înțelegerea eronată a conținutului actului. Astfel, pasajele care pot anula total sau parțial sensul conținutului vor fi, de asemenea, reproduse.

(3) Nu este permis să se reunească într-o copie extrase din mai multe documente.

(1) Copiile trebuie să conțină: denumirea documentului după care au fost întocmite, numărul și data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului.

(2) Nu se indică elementele de cotă arhivistică.

(1) Camera certifică, cu ștampila specifică și semnătură, copiile eliberate la solicitarea petenților.

(2) Copiile de pe documentele autentice sunt certificate ca fiind conforme cu originalul aflat în arhivă, prin aplicarea ștampilei de certificare și a semnăturii angajatului Camerei care are această atribuție, contrasemnată de juristul instituției.

(3) Certificarea efectuată va cuprinde, în mod obligatoriu, denumirea documentului după care au fost întocmite copiile, numărul și data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului, numărul exemplarelor eliberate, persoana care a solicitat documentul, cuantumul taxei percepute și numărul bonului fiscal cu care s-a achitat aceasta.

(1) Certificatele și copiile se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poștă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

(2) Expedierea corespondenței se va realiza prin poștă, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a cărui supraveghere poate fi exercitată, astfel încât să fie asigurat caracterul oficial al acesteia.

(3) Eliberarea sau expedierea răspunsului se va face numai prin intermediul compartimentului care a înregistrat petiția, acesta îngrijindu-se și de clasare și arhivare.

(1) Persoana căreia i se eliberează actul va menționa, pe cerere sau pe copia adresei de însoțire, sub semnătură, că a primit actul, numele, numărul și seria actului de identitate, precum și data eliberării.

(2) Dispozițiile prezentului capitol cu privire la reprezentare se aplică în mod corespunzător.

(1) Cuantumul tarifului pentru eliberarea copiilor certificate și a copiilor simple, precum și persoanele scutite de plată acestui tarif se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Uniunii dată în acest sens.

(2) Tariful perceput pentru eliberarea copiilor reprezintă venit din activitatea economică a Camerei.

(3) Cuantumul tarifelor este unic pentru certificat sau copie.

(4) Pentru fiecare act eliberat se va percepe tariful corespunzător.

(5) Achitarea tarifelor se face prin chitanță, menționându-se pe cerere: "Achitat tarif în valoare de ....., cu chitanța nr. ......, emisă de Camera Notarilor Publici". Achitarea tarifelor se poate face și prin ordin de plată în contul Camerei, atașat, în copie, la cerere.

(6) La solicitarea instituțiilor statului, Camera va elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.