Capitolul VI — Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei

(1) Materialele arhiviste preluate de Cameră se introduc la început într-un spațiu în care se verifică cu inventarele de preluare, se desprăfuiesc și se introduc în mijloace de păstrare, înainte să între în depozit.

(2) Documentele suspecte sau contaminate vor fi izolate de restul documentelor și nu vor fi introduse în depozit decât după ce s-au luat măsuri de aducere a lor la o stare corespunzătoare de conservare.

(3) Mijloacele de protecție trebuie dimensionate după materialul arhivistic ce urmează a fi introdus, astfel încât să se evite orice fel de solicitări care l-ar putea deteriora (plieri, tensionări, presiuni etc.).

(4) Încărcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectând următoarele reguli:

a) sensul încărcării depozitului și mijloacelor de păstrare urmează regula scrierii, stând cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, după caz:

b) se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorită condițiilor de mediu specifice, arhiva pe suport hârtie nu va fi păstrată în aceleași depozite cu arhiva electronică sau cea pe suport de celuloid). Legătura intelectuală (de conținut) între materialul documentar aparținând aceluiași fond, dar depozitat în spații diferite se realizează prin intermediul instrumentelor de evidență;

c) în legătură cu compatibilitatea de conținut a materialului documentar dintr-un depozit, se poate opta pentru una dintre următoarele variante:

(5) Așezarea materialului arhivistic în mijloacele de păstrare se face în funcție de formatul și caracteristicile suportului.

(6) Așezarea materialelor arhivistice pe raft sau în cutie în poziție detensionată și ușor manevrabilă. Din acest punct de vedere există posibilități multiple, cum ar fi:

a) așezarea pe orizontală a unităților arhivistice. Aceasta este specifică unităților de format mare (registre, planuri), dar trebuie evitată gruparea mai multor unități care ar îngreuna scoaterea din raft sau din cutie;

b) documentele conservate rulate se stabilizează în această formă, se rigidizează și sunt dificil de întins. Se recomandă evitarea acestei modalități de păstrare;

c) fotografiile trebuie puse în cămăși sau plicuri individuale, cu folie specială de protecție peste partea imprimată. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color. Cele de format mare trebuie aranjate orizontal;

d) așezarea pe cant, pe latura lungă a unităților arhivistice și, respectiv, a cutiilor și pachetelor. La volumele foarte grele așezarea în raft se face pe cotorul registrului, deoarece în acest fel greutatea volumelor se descarcă pe o suprafață mai mare decât dacă volumele s-ar așeza pe latura scurtă și nu este forțată linia de îmbinare dintre scoarțe și blocul de file;

e) așezarea pe cant a discurilor de orice fel;

f) în cutii, materialele arhivistice vor fi introduse în grupuri de unități arhivistice la care toate dosarele au aceeași orientare, de preferință cu cotorul în jos. Când cotorul este mai gros decât fața dosarului se împarte grupul de dosare în două, din care o parte va sta cu cotorul în jos, iar o altă parte va fi plasată cu fața în jos:

(7) Este interzisă așezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă este sau nu este introdusă în mijloace de protecție ori dacă aceasta este organizată sau neorganizată. Singurele excepții de la această regulă sunt ocazionale și sunt determinate de necesități de transport și de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioadă foarte scurtă de timp și numai dacă există posibilitatea așezării acestora pe paleți.

(1) Activitatea de transport/transfer de arhivă are în vedere următoarele aspecte:

(2) În procesul de transfer/transport arhivă, trebuie avute în vedere cel puțin 3 aspecte esențiale:

a) securitatea transportului se referă la protecția materialelor arhivistice împotriva pierderii, sustragerii sau distrugerii în timpul transportului. În acest sens:

b) integritatea fizică a materialului documentar se referă la protejarea împotriva deteriorării în timpul transportului. În acest sens, se vor avea în vedere:

c) asigurarea ordinii materialelor se referă la evitarea răvășirii materialului în timpul activității de mutare/transport. În acest sens, se vor avea în vedere:

(3) Transferul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării și cercetării de către personalul altei structuri, se aprobă la propunerea personalului specializat de arhivă de către Colegiul director al Camerei sau, după caz, de către președintele Colegiului director al Camerei.

(4) Transportul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării și cercetării de către personalul altei structuri, se efectuează prin intermediul și sub coordonarea Serviciului arhivă.

(5) În cazul în care urmează a fi cercetate unitățile arhivistice de către angajați din cadrul unei substructuri (birou/compartiment) aflate în aceeași locație cu cea a structurii Camerei ce le administrează, consultarea respectivelor unități arhivistice poate fi realizată în camerele de lucru, după completarea fișei de control. În acest caz, angajații Camerei vor ridica și vor restitui personal de la/la depozitul de arhivă unitățile arhivistice solicitate, executarea eventualelor reproduceri de pe documente realizându-se doar de către angajații Serviciului arhivă.

(6) Angajații Serviciului arhivă care scot materiale din depozite sunt obligați să completeze în baza fișelor de control Registrul de depozit.

(7) Transportarea unităților arhivistice se face astfel încât să respecte normele de securitate și sănătate în muncă și integritatea materialului arhivistic.

(1) În vederea regăsirii unității arhivistice așezate în depozite, trebuie realizată o legătură între o adresă fizică (topografică) și unitatea arhivistică:

a) alocarea adreselor topografice se realizează prin stabilirea unei identități unice a fiecărui spațiu de depozitare arhivă existent într-un depozit. În acest sens:

b) fiecare unitate arhivistică se caracterizează prin:

(2) Necesarul de instrumente de evidență topografică la depozit poate varia, în funcție de situația concretă, dispunerea depozitului etc. Pentru fiecare depozit se va întocmi un ghid topografic.

(1) Ghidul va fi realizat, la nivel de depozit, sub forma unui tabel sau a unei baze de date și va cuprinde următoarele informații minimale:

a) denumirea fondului/colecției, numărul preluării și denumirea părții structurale (în ordine alfabetică);

b) numărul fondului, preluării și părții structurale (unde e cazul);

c) adresa topografică (rafturile și polițele) pe care se regăsește;

d) numărul instrumentului de evidență asociat.

(2) Ghidul va fi actualizat de către persoana desemnată ori de câte ori situația de la depozit se modifică.

(3) Dacă în depozit există un fond mare, cu mai multe părți structurale sau cu mai multe preluări, se va trece numele fondului, urmat de numărul preluării (după caz) și/sau de numele părții structurale.

(4) Dacă un fond este așezat pe mai multe rafturi, se vor trece pe rânduri separate rafturile cu numărul de polițe corespunzător.

(5) În cazul întocmirii unor baze de date, în adresa topografică va trebui introdus și numărul depozitului.

(1) Urmărirea circuitului documentelor la nivelul unui depozit se va face în baza următoarelor instrumente:

a) fișa de control, care va ține locul unităților arhivistice scoase din depozit;

b) registrul de depozit (anexa nr. 10), în care se vor înscrie toate ieșirile unității arhivistice din depozit.

(2) În vederea scoaterii unității arhivistice din depozit:

a) lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unității arhivistice în cadrul depozitului;

b) va scoate din mijlocul de protecție unitatea arhivistică și va confrunta cota cu cea înscrisă pe fișa de control;

c) va plasa fișa de control în locul unității arhivistice și va reașeza mijlocul de protecție pe raft;

d) va înregistra în registrul de depozit scoaterea unității arhivistice din zona de depozitare.

(3) În vederea rearhivării:

a) lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unității arhivistice în cadrul depozitului;

b) va scoate mijlocul de protecție, va scoate fișa de control și va confrunta cota înscrisă cu cea a unității arhivistice;

c) în cazul corespondenței între cote, va plasa unitatea arhivistică la locul ei și va extrage fișa de control;

d) va reașeza pe raft mijlocul de protecție;

e) va opera în registrul de depozit rearhivarea unității arhivistice;

f) va pune fișa de control într-un loc special destinat păstrării acestora.

(4) La sfârșitul fiecărui an calendaristic responsabilii de depozite vor întocmi, în baza registrului, rapoarte privind gradul de utilizare pentru fondurile sau părțile de fond din depozite. În cazul în care se constată o utilizare intensivă, pe parcursul mai multor ani, a anumitor materiale documentare, se vor preconiza măsuri pentru:

a) realizarea de copii de folosire;

b) prioritizarea prelucrării integrale a fondului, unde este cazul.

(5) La sfârșitul fiecărui an calendaristic, persoana desemnată va proceda la verificarea scăderii din registru a unității arhivistice scoase și nerevenite la depozit în cursul anului.

(1) Pentru fiecare depozit va fi numit, prin dispoziție a președintelui Colegiului director al Camerei, un responsabil de depozit. Acesta va primi fișa depozitului, care va cuprinde minimum următoarele informații:

a) capacitatea totală de depozitare;

b) capacitatea încărcată în mod real;

c) fondurile și colecțiile existente (listare alfabetică, cu indicarea elementelor minime de identificare).

(2) Fișa de depozit va fi întocmită de responsabilul de depozit, în două exemplare. Un exemplar al fișei va fi păstrat de conducătorul structurii și celălalt la persoana desemnată.

(3) Fișa de depozit va fi actualizată în funcție de intrările și ieșirile permanente ale unităților arhivistice din depozitul respectiv.

(4) La schimbarea superiorului ierarhic, fiecare persoană desemnată îi va face acestuia o prezentare a fondurilor și colecțiilor existente și a situației depozitului de care răspunde.

(1) Periodic, fondurile și colecțiile frecvent utilizate sau asupra cărora există indicii temeinice care justifică decizia vor fi supuse verificării existentului cu instrumentele de evidență.

(2) În cadrul procesului de verificare se vor confrunta instrumentele de evidență administrativă cu unitățile arhivistice existente fizic la depozit și starea de conservare a acestora.

(3) La finalizarea activității se va încheia un proces-verbal de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare și a stării de conservare a fondului, în care se vor menționa cel puțin următoarele:

a) persoanele care au participat;

b) perioada desfășurării activității;

c) cota părții structurale sau preluării supusă verificării, anii extremi și orice alte elemente care pot identifica un fragment verificat dintr-o preluare;

d) cotele instrumentelor de evidență în baza cărora se face verificarea;

e) situația existentului pentru perioada supusă verificării: se vor nota cotele unităților arhivistice neidentificate la raft, sub forma: "lipsă", "fișă de control - cercetare";

f) starea de conservare;

g) măsuri propuse în vederea remedierii deficiențelor constatate.

(4) Procesul-verbal de verificare va fi clasat la dosarul fondului.