Capitolul II — Organizarea și funcționarea Serviciului arhivă

(1) Prin decizia Colegiului director, Camerele își pot organiza activitatea de arhivă în direcție, serviciu, compartiment sau birou. În prezentul regulament denumirea structurii organizatorice folosite este cea de Serviciu arhivă.

(2) Serviciul arhivă este o parte structurală a Camerei, care exercită atribuțiile stabilite prin prezentul regulament cu privire la administrarea, utilizarea și protejarea arhivelor depuse în custodia Camerei.

(3) Serviciul arhivă este organizat la nivelul teritorial al Camerei.

(4) Serviciul arhivă acordă asistență de specialitate și oferă servicii arhivistice și de depozitare birourilor notariale, contra cost, în condițiile stabilite de Colegiul director al Camerei.

(5) Serviciul arhivă poate prelua spre depozitare fonduri și colecții arhivistice cu alt specific decât cel notarial și poate asigura servicii arhivistice, contra cost, cu avizul Colegiului director al Camerei, pentru alte instituții și societăți după o prealabilă autorizare din partea Arhivelor Naționale.

(6) Serviciul arhivă are dreptul de a beneficia de sponsorizări și finanțări din proiecte naționale și internaționale, în condițiile legii.

(7) Pentru îndeplinirea atribuțiilor sale, Serviciul arhivă poate achiziționa servicii, potrivit legii.

(8) Regulamentul de organizare și funcționare, organigrama și statul de funcții al Serviciului arhivă se aprobă prin decizia Colegiului director al Camerei.

(9) Pentru realizarea atribuțiilor sale, Serviciul arhivă îndeplinește funcțiile:

a) de strategie, prin care elaborează politicile și strategia în domeniul arhivistic la nivelul Camerei;

b) de reprezentare, prin care asigură, în numele Camerei, reprezentarea pe plan intern și internațional în domeniul arhivistic;

c) de autoritate, prin care asigură supravegherea și controlul aplicării și respectării reglementărilor din domeniul arhivistic;

d) de consultanță, prin care asigură asistența metodologică în domeniul arhivistic notarial.

(1) Serviciul arhivă va îndeplini atribuțiile prevăzute de prezentul regulament, precum și următoarele:

a) elaborează, în conformitate cu prevederile legislației arhivistice și notariale în vigoare, regulamente și metodologii privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice, pe care le supune spre avizare Colegiului director al Camerei;

b) asigură la nivelul Camerei standardizarea și corelarea cu standardele naționale și internaționale în domeniul arhivistic;

c) întreține și dezvoltă relații cu organizații și instituții similare din țară și străinătate;

d) acordă, la cerere și contra cost, consultanță arhivistică;

e) elaborează și editează lucrări de cercetare științifică, instrumente de evidență și informare științifică;

f) promovează, implementează și administrează programe de digitalizare în domeniul arhivistic notarial;

g) organizează activități de formare și perfecționare profesională.

(2) În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, Serviciul arhivă colaborează cu Uniunea, Arhivele Naționale și cu alte instituții publice și cu alte persoane juridice sau fizice, de drept public ori privat din țară și străinătate.

(1) În sensul prezentului regulament, termenul "arhivar" desemnează orice persoană, angajată a Camerei în cadrul Serviciului Arhivă, care are atribuții de preluare, păstrare, deținere, conservare, administrare și control al arhivelor notariale.

(2) Personalul din cadrul Serviciului arhivă desemnat cu prelucrarea, păstrarea, deținerea, conservarea, administrarea și controlul arhivelor notariale trebuie să semneze un angajament de confidențialitate conform anexei nr. 1.

(3) Persoana care încetează raporturile de activitate cu Serviciul arhivă are obligația de a preda, pe bază de proces-verbal, superiorului ierarhic, succesorului în funcție sau unei comisii desemnate în acest sens documentele aflate în uz, create și primite în exercitarea funcției sale, precum și celelalte instrumente de certificare specifice activității de arhivă.

(1) Arhivarii trebuie să protejeze integritatea materialului arhivistic și să garanteze astfel că acesta continuă să fie o mărturie a trecutului demnă de încredere.

(2) Arhivarii trebuie să evalueze, să selecționeze și să mențină materialul arhivistic în contextul său istoric, juridic și administrativ, în respectul principiului provenienței, păstrând și făcând astfel evidente interrelațiile originale ale documentelor.

(3) Arhivarii trebuie să protejeze autenticitatea documentelor în cursul prelucrării, conservării și folosirii.

(4) Arhivarii trebuie să asigure permanenta accesibilitate și inteligibilitate a materialelor de arhivă.

(1) Arhivarii trebuie să țină evidența și să fie în măsură să justifice acțiunile lor asupra materialului arhivistic.

(2) Arhivarii trebuie să asigure accesul la materialul arhivistic și să ofere servicii imparțiale pentru toți beneficiarii arhivei.

(3) Arhivarii trebuie să asigure atât accesul la documente, cât și respectul vieții private și să acționeze în limitele legislației în vigoare.

(4) Arhivarii trebuie să folosească încrederea specială ce lea fost acordată în interesul general și să evite folosirea poziției lor pentru a obține beneficii pentru ei sau pentru alții.

a) planifică activitatea, pe baza obiectivelor, priorităților și sarcinilor ce le revin potrivit prevederilor legale, precum și măsurilor stabilite de conducerea Camerei cu ocazia evaluărilor;

b) raportează, periodic sau ori de câte ori este necesar, stadiul de realizare a sarcinilor primite;

c) organizează și desfășoară activitatea de prelucrare arhivistică (fondare, ordonare, inventariere, selecționare și folosire) a fondurilor deținute;

d) întocmesc și actualizează evidența fondurilor și colecțiilor arhivistice existente în depozitele proprii, sediile secundare și birourile notariale din raza de activitate;

e) organizează și efectuează cercetarea fondurilor și colecțiilor arhivistice în vederea întocmirii instrumentelor de informare științifică și a elaborării de lucrări arhivistice;

f) stabilesc măsuri pentru pregătirea fondurilor și colecțiilor arhivistice din depozitele proprii în vederea fotografierii și a altor forme de reproducere și asigurare, conform normelor elaborate în domeniu;

g) asigură condițiile necesare păstrării și conservării documentelor, indiferent de suport, din depozitele proprii;

h) execută, din punct de vedere tehnic, reproducerea documentelor, în conformitate cu planurile stabilite pentru Cameră, în situația existenței aparaturii corespunzătoare;

i) acționează conform legislației în vigoare pentru îmbogățirea fondului arhivistic al Camerei prin preluări de documente;

j) acordă asistență de specialitate, verifică activitatea de constituire a arhivei, ordonarea, inventarierea, selecționarea și păstrarea documentelor create și deținute de birourile notariale din aria de competență; propun măsuri pentru îmbunătățirea activității;

k) verifică și preiau de la compartimente, pe bază de inventare și procese-verbale, dosarele constituite; la termenele și în condițiile prevăzute de legislația în vigoare, preiau de la birourile notariale din raza de activitate documentele create, în vederea prelucrării lor, în conformitate cu prevederile legale;

l) organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic și lucrările de selecționare pentru documentele notariale; asigură legătura cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării nomenclatorului arhivistic; urmăresc modul de aplicare a nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor; organizează instruirea personalului de arhivă și a comisiilor de selecționare;

m) la solicitarea persoanelor fizice și juridice din țară și străinătate, asigură activitatea de eliberare a copiilor și certificatelor de pe documentele deținute în depozitele proprii; pun la dispoziție pe bază de semnătură și țin evidența unităților arhivistice împrumutate compartimentelor; reintegrează la fond unitățile arhivistice solicitate și returnate depozitului de arhivă;

n) aplică și respectă normele de protecție a muncii și paza contra incendiilor;

o) organizează depozitul de arhivă după criteriile stabilite prin legislația arhivistică, mențin ordinea și asigură curățenia în depozitul de arhivă, solicită conducerii dotarea corespunzătoare cu mobilier, rafturi, mijloace PSI;

p) pun la dispoziția inspectorului Arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acțiunilor de control privind situația arhivei.