Capitolul V — Formulare financiar-contabile adaptate la specificul Ministerului Apărării Naționale — NORME SPECIFICE din 21 noiembrie 2024

Articolul 107

(1) Intrarea sau ieșirea bunurilor materiale în/din magazie se face pe baza documentelor financiar-contabile stabilite de legislația în vigoare aplicabilă instituțiilor publice la nivel național, întocmite pe baza solicitărilor persoanelor/structurilor de specialitate înscrise în registrele și formularele specifice sau în alte documente, după caz.

(2) Documentele financiar-contabile privind intrarea și ieșirea bunurilor se întocmesc după aprobarea ordonatorului de credite sau altei persoanei delegate/desemnate de către acesta, dată pe registrele și formularele specifice sau pe alte documente, după caz, întocmite, certificate în privința realității, regularității și legalității și vizate de control financiar preventiv propriu de persoanele în drept.

1. Modelele formularelor financiar-contabile adaptate specificului Ministerului Apărării Naționale

Articolul 108

Modelele documentelor financiar-contabile adaptate la specificul Ministerului Apărării Naționale pentru organizarea contabilității financiare și a stocurilor prin metoda cantitativ- valorică sunt următoarele:

a) ordin de deplasare (delegație), potrivit modelului prezentat în anexa nr. 1;

b) aviz de însoțire a mărfii, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 2;

c) fișa de cont analitic pentru valori materiale, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 3;

d) listă de evidență a activelor fixe, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 4;

e) listă zilnică de alimente, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 5;

f) situația amortizării pe luna , potrivit modelului prezentat în anexa nr. 6.

2. Norme de utilizare a formularelor financiar-contabile adaptate specificului Ministerului Apărării Naționale

Articolul 109

Ordin de deplasare (delegație)

(1) Ordinul de deplasare se întocmește pe format hârtie A4, tipărit pe ambele fețe în foi volante.

(2) Ordinul de deplasare este un document cu regim intern de numerotare.

(3) Ordinul de deplasare servește ca ordin de serviciu pentru deplasare și de prezentare la locul misiunii.

(4) Ordinul de deplasare servește ca document pentru decontarea cheltuielilor efectuate în misiune, pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

(5) Ordinul de deplasare se întocmește, astfel:

I. Față formular:

a) data primirii decontului: de către persoana desemnată din cadrul compartimentului financiar- contabil cu primirea decontului în prima zi lucrătoare de la sosirea din misiune, pentru stabilirea și întocmirea documentelor, în vederea încasării avansului nejustificat;

b) date despre misiune: de către compartimentul resurse umane pe baza datelor înscrise în ordinul de zi pe unitate;

c) vize: de către comandantul/șeful/directorul unității militare în care se execută misiunea - datele privind sosirea și plecarea din unitatea militară, respectiv comandantul comenduirii garnizoanei - confirmarea că s-a asigurat sau nu s-a asigurat cazarea în structurile de cazare ale Ministerului Apărării Naționale.

II. Verso formular:

a) secțiunea 1 lit. a) - c): de către persoana care a efectuat deplasarea. În cazul deplasării cu autoturismul propriu sau în folosință se va anexa fișa rutei;

b) secțiunea 1 lit. d): de către structura de resurse umane;

c) secțiunea 1 lit. e): de către persoana desemnată din cadrul compartimentului financiar-contabil;

d) secțiunea 2: de către persoana desemnată din cadrul compartimentului financiar-contabil;

e) secțiunea 3: de către casier pentru încasarea avansului neutilizat.

(6) Ordinul de deplasare circulă la:

a) persoana care efectuează deplasarea;

b) structura de resurse umane pentru certificarea localității de domiciliu a persoanei care a efectuat deplasarea;

c) persoanele autorizate din unitatea militară la care s-a efectuat deplasarea, pentru obținerea vizei de sosire și plecare a persoanei delegate/detașate. La nevoie, pot fi anexate file suplimentare cu vize;

d) compartimentul financiar-contabil pentru acordarea avansului și ulterior pentru întocmirea/verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferența de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări și semnătura pentru verificare, precum și pentru plata prin virament a eventualelor diferențe de plătit;

e) compartimentul de specialitate pentru întocmirea documentelor ALOP;

f) persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv propriu, pentru viză;

g) conducătorul unității militare pentru aprobarea deplasării și ulterior a cheltuielilor efectuate (Bun de plată);

h) casierie pentru justificarea avansului acordat și/sau plata decontului, după caz.

(7) Ordinul de deplasare se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

(8) Ordinul de deplasare înlocuiește "Ordinul de serviciu".

(9) În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește dispoziție de plată către casierie sau ordin de plată, după caz.

(10) În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mică decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare către casierie.

Articolul 110

Aviz de însoțire a mărfii

(1) Avizul de însoțire a mărfii se întocmește se întocmește pe format hârtie A4, tipărit pe față în foi volante.

(2) Avizul de însoțire a mărfii este un document cu regim intern de numerotare.

(3) Avizul de însoțire a mărfii servește ca document pentru transferul valorilor materiale de la o entitate la alta, pentru transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

(4) Avizul de însoțire a mărfii se întocmește și completează:

a) în 2 exemplare;

b) în situația în care se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o entitate la alta, nu se completează câmpurile: "cod predător", "cod primitor", "număr comandă";

c) în situația în care se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități, nu se completează câmpul "număr ordin/dispoziție de repartizare/distribuire" iar câmpurile "entitate predătoare" și "entitate primitoare" se completează identic cu entitatea care are gestiunile dispersate teritorial;

d) în situația în care se utilizează pentru transferul activelor fixe, la acesta se anexează Fișa mijlocului fix în scopul cunoașterii informațiilor referitoare la data punerii în funcțiune/dării în folosință, durata de viață, amortizare, modernizare, reevaluare etc.

(5) În situația în care se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o entitate la alta, avizul de însoțire a mărfii circulă la:

a) persoana desemnată în cadrul entității predătoare pentru certificarea realității, regularității și legalității operațiunii (exemplarul 1);

b) persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv propriu în cadrul entității predătoare, pentru viză (exemplarul 1);

c) conducătorul entității predătoare pentru aprobarea documentului (exemplarul 1);

d) gestionarul entității predătoare pentru distribuirea valorilor materiale și semnare (exemplarele 12);

e) delegatul entității primitoare care face transportul (exemplarul 2);

f) persoana desemnată în cadrul entității primitoare pentru certificarea realității, regularității și legalității operațiunii (exemplarul 2);

g) persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv propriu în cadrul entității primitoare, pentru viză (exemplarul 2);

h) conducătorul entității primitoare pentru aprobarea documentului (exemplarul 2).

(6) În situația în care se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități circulă la:

a) persoana desemnată în cadrul entității pentru certificarea realității, regularității și legalității operațiunii (exemplarul 1);

b) persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv propriu în cadrul entității, pentru viză (exemplarul 1);

c) conducătorul entității pentru aprobarea documentului (exemplarul 1);

d) gestionarul predător pentru distribuirea valorilor materiale și semnare (exemplarele 1-2);

e) delegatul primitor care face transportul (exemplarul 2).

(7) În situația când se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o entitate la alta, avizul de însoțire a mărfii se arhivează astfel:

a) la compartimentul financiar-contabil al entității predătoare (exemplarul 1);

b) la compartimentul financiar-contabil al entității primitoare (exemplarul 2).

(8) În situația în care se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități, avizul de însoțire a mărfii se arhivează astfel:

a) la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

b) la gestiunea dispersată teritorial (exemplarul 2).

(9) Coloana "Data dării în folosință" se completează astfel:

a) pentru activele fixe și obiectele de inventar - data dării în folosință;

b) pentru activele fixe și obiectele de inventar noi - se va înscrie "Nou".

(10) Coloanele din avizul de însoțire a mărfii marcate cu * se completează la entitatea primitoare.

(11) În situația în care avizul de însoțire a mărfii se utilizează ca document pentru transferul valorilor materiale de la o entitate la alta, entitatea primitoare va transmite entității predătoare și structurii care a emis ordinul/dispoziția de repartizare/redistribuire, în termen de cel mult 10 zile, câte o comunicare scrisă însoțită de fotocopia avizului de însoțire a mărfii în care se specifică că toate bunurile înscrise în avizul de însoțire a mărfii au fost înregistrate în contabilitate. Aceasta nu reprezintă o condiție pentru a opera scăderea bunurilor materiale predate în evidența contabilă a entității predătoare.

(12) Prin entitate se înțelege unitatea militară al cărei comandant/șef/director are calitatea de ordonator de credite.

Articolul 111

Fișa de cont analitic pentru valori materiale

(1) Fișa de cont analitic pentru valori materiale se întocmește pe format hârtie A4, tipărit pe ambele fețe în foi volante.

(2) Fișa de cont analitic pentru valori materiale servește la ținerea contabilității analitice pe sortimente a materialelor, produselor și mărfurilor.

(3) Fișa de cont analitic pentru valori materiale se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul într-un exemplar, separat pentru fiecare bun material și se sortează pe gestiuni, conturi și eventual, pe grupe sau subgrupe de bunuri materiale.

(4) Fișa de cont analitic pentru valori materiale se completează la începutul anului pe baza stocurilor și soldurilor de la finele anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor de intrare și ieșire a bunurilor materiale.

(5) La finele fiecărei luni, în fișa de cont analitic pentru valori materiale, se totalizează rulajele din fișe în vederea întocmirii balanței analitice de materiale sau produse.

(6) Fișa de cont analitic pentru valori materiale nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

(7) Fișa de cont analitic pentru valori materiale se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Articolul 112

Lista de evidență a activelor fixe

(1) Lista de evidență a activelor fixe se întocmește pe format hârtie A4, tipărită pe ambele fețe în foi volante.

(2) Lista de evidență a activelor fixe servește la ținerea evidenței analitice a activelor fixe pe compartimente de specialitate/locuri de folosință.

(3) Lista de evidență a activelor fixe se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul într- un exemplar de către șeful de compartiment/gestionar/persoana responsabilă, după caz, pentru fiecare gestiune/loc de folosință, separat pentru fiecare persoană care primește în folosință/utilizare/exploatare active fixe și se sortează pe gestiuni, conturi și eventual, pe grupe de active fixe.

(4) În Lista de evidență a activelor fixe se completează coloanele "PRIMIRI" pe măsura dării în folosință/utilizare/exploatare a activelor fixe și pe coloanele "RESTITUIRI" pe măsura predării acestora. Fișa se păstrează atât timp cât persoana are în primire bunurile respective.

(5) După restituirea tuturor activelor fixe, lista de evidență a activelor fixe se anexează la documentul contabil prin care se face ultima restituire din aceasta.

(6) Lista de evidență a activelor fixe nu circulă, fiind document de evidență cantitativă.

(7) Lista de evidență a activelor fixe se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Articolul 113

Lista zilnică de alimente:

(1) Lista zilnică de alimente se întocmește pe format hârtie A4, tipărită pe ambele fețe în foi volante.

(2) Lista zilnică de alimente servește ca:

a) document de calcul al contravalorii meniurilor, pe fiecare masă în parte;

b) document pentru stabilirea necesarului de alimente, pe mese, pentru fiecare normă de hrană în parte și pentru popota din unitatea militară;

c) document pentru eliberarea din magazie (depozit) a alimentelor necesare pregătirii hranei;

d) ca document de calcul al normei (alocației de hrană), de evidență a cheltuielilor zilnice și de urmărirea încadrării în nivelul acestora;

e) document justificativ de înregistrare în contabilitate.

(3) Lista zilnică de alimente se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul într-un exemplar de către persoana responsabilă, șeful de popotă, după caz, separat pentru fiecare normă de hrană în parte/popotă contra cost, pe baza planului meniu.

(4) În prima parte a formularului (față) se trece meniul zilnic, pe mese, care se extrage din planul meniu, precum și efectivele alocate pentru fiecare masă.

(5) În partea a doua a formularului (verso) se trec produsele agroalimentare ce compun meniul din prima parte a formularului, în ordinea meselor, materialele de întreținere ce se consumă conform normelor, volumul cheltuielilor efectuate, precum și balanța cheltuielilor la zi.

(6) Lista zilnică de alimente se verifică de către șeful de compartiment sau de către președintele comitetului de popotă, după caz.

(7) În Lista zilnică de alimente se completează/verifică prețurile unitare de către persoana desemnată din cadrul compartimentului financiar-contabil în vederea stabilirii cheltuielilor cu hrănirea.

(8) Lista zilnică de alimente se aprobă de ordonatorul de credite, după acordarea vizei de control financiar preventiv propriu de către persoana desemnată.

(9) Lista zilnică de alimente se avizează de către personalul medical și de personalul din serviciul de permanență care asistă la distribuirea hranei, după caz.

(10) Lista zilnică de alimente circulă la:

a) gestionar pentru eliberarea alimentelor;

b) bucătar pentru prepararea hranei;

c) compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare/verificare, după caz.

(11) Lista zilnică de alimente se arhivează la compartimentul financiar-contabil, fiind document justificativ pentru scăderea din evidență a alimentelor și materialelor.

Articolul 114

Situația amortizării pe luna...:

(1) Situația amortizării pe luna... se întocmește pe format hârtie A4, tipărită pe ambele fețe în foi volante.

(2) Situația amortizării pe luna. servește ca:

a) document de calcul lunar al amortizării activelor fixe corporale și necorporale amortizabile;

b) document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii amortizării lunare a activelor fixe corporale și necorporale.

(3) Situația amortizării pe luna. se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul într-un exemplar de către persoana desemnată, separat pentru activele fixe corporale și separat pentru activele fixe necorporale.

(4) Situația amortizării pe luna... se verifică de către șeful compartimentului de contabilitate.

(5) Situația amortizării pe luna. se aprobă de ordonatorul de credite, după acordarea vizei de control financiar preventiv propriu de către persoana desemnată.

(6) Situația amortizării pe luna. circulă la:

a) șeful compartimentului de contabilitate pentru verificare;

b) persoana desemnată cu acordarea vizei de control financiar preventiv propriu;

c) contabilul pentru înregistrare în contabilitate.

(7) Situația amortizării pe luna. se arhivează la compartimentul financiar-contabil, fiind document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate a amortizării.

Capitolul V — Formulare financiar-contabile adaptate la specificul Ministerului Apărării Naționale

Cookie-uri