Capitolul I — Dispoziții generale

(1) Unitățile militare consemnează operațiunile economico-financiare în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fișe și alte documente contabile, după caz.

(2) Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.

(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

(2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

(1) Documentele financiar-contabile utilizate în Ministerul Apărării Naționale sunt prevăzute în Nomenclatorul documentelor financiar-contabile elaborat de Ministerul Finanțelor.

(2) Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în funcție de specificul și necesitățile unităților militare, cu condiția respectării conținutului minimal de informații și a normelor de întocmire și utilizare a acestora, prin norme specifice de întocmire și utilizare a acestora, elaborate de Direcția generală financiar-contabilă și aprobate prin ordin al ministrului apărării naționale.

(1) În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

(2) Erorile materiale din documentele întocmite manual, se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă.

(3) Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.

(4) În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al documentelor pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și se anexează la documentul de corecție sau rămâne în carnetul respectiv.

(5) La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operațiuni de predare-primire a valorilor materiale și a activelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.

(6) În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea și validarea acestora. Operațiunile aferente în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în baza de date a entității) trebuie să fie efectuate de persoanele împuternicite de conducerea entității.

(7) În cazul constatării erorilor în documentele operate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corectarea datelor poate fi realizată numai dacă modificările produse nu afectează datele din documentele emise ulterior datei corecției. În cazul în care corectarea erorilor din documente afectează datele înregistrate ulterior corecției, operațiunea din documentul ce conține erori se stomează și se face înregistrarea corectă, prin emiterea noilor documente care urmează fluxul de semnare și aprobare, după caz.

(1) La unitățile militare, forma de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare este "maestru-șah simplificat".

(2) Contabilitatea sintetică se ține pe "Fișe de cont pentru operațiuni diverse", deschise pentru fiecare cont sintetic prevăzut în planul de conturi.

(3) Contabilitatea analitică se ține cu ajutorul formularelor comune (fișa de cont pentru operațiuni diverse deschisă pentru fiecare cont analitic corespunzător contului sintetic) și cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop (fișa de cont analitic pentru valori materiale deschisă pentru fiecare cont de stocuri, lista de evidență a activelor fixe și Situația amortizărilor pe luna... pentru active fixe).

(4) Înregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, respectiv a notelor de contabilitate.

(5) Operațiunile economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului bugetar se înregistrează cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, atât în debitul cât și în creditul conturilor prevăzute în planul de conturi.

(6) Înregistrarea operațiunilor în contabilitatea sintetică și analitică se face cel mai târziu în ziua lucrătoare următoare efectuării operațiunilor sau la primirea documentelor justificative de către structura financiar-contabilă.

(1) Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematică a modificării elementelor de activ și de pasiv ale instituției.

(2) Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal-auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

(3) Unitățile militare pot utiliza jurnale auxiliare pentru operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc. Acestea pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

(4) În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operațiune economico-financiară se înregistrează prin conturile contabile dezvoltate conform normelor Ministerului Finanțelor în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.

(5) Registrul-jurnal se editează ori de câte ori este nevoie, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Fiecare dosar de cheltuieli va conține Registrul-jurnal aferent perioadei de înregistrare a documentelor respective.

(1) Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv aflate în unitate, pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț.

(2) Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora.

(1) Cartea mare este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, existența și mișcarea elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat.

(2) În Ministerul Apărării Naționale registrul Cartea mare este înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

(1) Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situațiile financiare anuale și raportările contabile stabilite potrivit legii.

(2) La unitățile militare, balanțele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanțele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârșitul perioadei pentru care se întocmesc situațiile financiare.

(3) Balanța de verificare sintetică se întocmește pe baza datelor preluate din fișele de cont pentru operațiuni diverse deschise distinct pentru fiecare cont sintetic, iar balanța de verificare analitică pe baza fișelor de cont pentru operațiuni diverse și pe baza fișelor de cont analitic pentru valori materiale.

(1) Unitățile militare care sunt asigurate din punct de vedere financiar-contabil de către o altă unitate militară al cărei comandant/șef/director are calitatea de ordonator de credite, conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, Registrul-jurnal fiind întocmit de către aceste unități, cu condiția preluării, lunar, a datelor în evidența contabilă a unității care le asigură, prin preluarea în contabilitate a rulajelor debitoare și creditoare aferente perioadei de referință, pe fiecare cont sintetic dezvoltat în conturi analitice în scop de raportare a Balanței de verificare la Ministerul Finanțelor.

(2) Sunt exceptate de la această obligație structurile care sunt asigurate din punct de vedere logistic și/sau administrativ prin unități militare specializate, stabilite prin ordin al ministrului apărării naționale sau al șefilor eșaloanelor militare care au competențe în acest sens.

(1) Registrele de contabilitate, documentele justificative, alte documente sau corespondențe întocmite sau primite în unitate, precum și situațiile financiare, se păstrează în unitățile militare potrivit prevederilor legale în vigoare.

(2) Registrele de contabilitate, precum și documentele justificative se păstrează în arhivă, de regulă în forma lor originală, grupate în funcție de natura operațiunilor și în ordine cronologică, în cadrul exercițiului financiar la care acestea se referă.

(3) Arhivarea documentelor contabile și a documentelor justificative trebuie să asigure păstrarea și consultarea acestora în termenele prevăzute de Indicatorul termenelor de păstrare pentru documentele Ministerului Apărării Naționale.

(4) În cazul în care activitatea financiar-contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile în format electronic se păstrează pe cel puțin două suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția ca datele înregistrate să poată fi listate în orice moment, în fUncție de necesitățile unității sau la cererea structurilor de audit/organelor de control.

(5) Pentru bunurile materiale cu durata de viață mai mare decât termenele de păstrare a documentelor justificative, aceste documente se păstrează împreună cu documente tehnice în dosare separate până la data scoaterii din funcțiune/declașării bunurilor, respectiv până la data casării bunurilor.

(1) Unitățile militare păstrează și arhivează pe suport electronic sau pe suport hârtie formularele cu semnătură electronică calificată transmise prin sistemul național de raportare - Forexebug, recipisele aferente acestora, precum și toate rapoartele generate de sistem, pe durata prevăzută de legislația în vigoare.

(2) Ordonatorul de credite stabilește prin proceduri operaționale proprii modul de descărcare și arhivare a formularelor cu semnătură electronică calificată transmise prin sistemul național de raportare - Forexebug, a recipiselor aferente acestora, a tuturor rapoartelor generate de sistem, precum și persoanele desemnate.

(1) Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit normelor legale în vigoare.

(2) Reconstituirea este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității.

(3) Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar- contabile se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare iar, în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

(1) Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorului de credite situația constatată.

(2) Ordonatorul de credite este obligat să numească imediat prin ordin de zi pe unitate o comisie, care să efectueze cercetarea cauzelor și împrejurărilor referitoare la pierderea, sustragerea ori distrugerea documentelor financiar-contabile și să asigure reconstituirea acestora.

(3) Comisia este formată din cel puțin 3 persoane, din care una este președintele comisiei. Din comisie nu pot face parte persoanele care au în evidență/păstrare documentele pierdute.

(4) Comisia este obligată ca în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării de către ordonatorul de credite, să încheie un proces-verbal care să cuprindă:

(5) Procesul-verbal se semnează de către membrii comisiei, se avizează de către consilierul juridic, contabilul-șef și se aprobă de ordonatorul de credite.

(1) Reconstituirea documentelor și evidențelor pierdute, sustrase sau distruse, emise în unitate, se face pe baza datelor înregistrate în note de contabilitate, balanțe de verificare, registre jurnal, fișe de cont pentru operațiuni diverse sau situații centralizatoare folosite în contabilitatea unității militare.

(2) Pentru documentele care au fost întocmite în mai multe exemplare și care au fost transmise la alte unități, reconstituirea se face pe baza copiilor primite de la una din unitățile deținătoare.

(3) În situația în care documentele pierdute, sustrase sau distruse provin de la o altă unitate, reconstituirea se face de către unitatea emitentă, în termen de maximum 10 zile lucrătoare, la cererea scrisă a unității solicitante.

(4) Dacă documentele pierdute, sustrase sau distruse au rezultat în urma prelucrării automate a datelor, reconstituirea se face pe baza informațiilor stocate, cu respectarea prevederilor prezentelor norme.

(5) Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".

(6) Dosarul de reconstituire trebuie să conțină elementele care au legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, și anume:

(1) Documentele reconstituite se certifică, pentru conformitate, de comisia numită și vor purta, în mod obligatoriu și vizibil, mențiunea "DUPLICAT CONFORM ORDINULUI DE ZI PE UNITATE NR. DIN ".

(2) Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

(3) Documentele reconstituite se arhivează în aceleași condiții ca și documentele originale.

(4) În cazul găsirii ulterioare a documentului original, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal întocmit, fie de comisia de reconstituire, fie de o comisie numită de ordonatorul de credite, și se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.

(5) Documentele de cheltuieli nenominale (bonuri valorice, bilete de călătorie nenominale, documente militare de transport etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate, nu se reconstituie.

(1) Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor utilizat la nivelul unităților militare trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile și politicile contabile stabilite la nivelul Ministerului Apărării Naționale, precum și controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

(2) Programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă în Ministerul Apărării Naționale trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile necesare pentru analiză financiar-contabilă și întocmirea situațiilor financiare, arhivare sau la solicitarea organelor de control.

(3) Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor utilizat la nivelul unităților militare trebuie să respecte criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiar- contabilă prevăzute de legislația în vigoare, iar din punctul de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.

(4) Controlul operațiunilor patrimoniale înregistrate în contabilitate la nivelul fiecărei unități militare se efectuează de către persoanele desemnate cu înregistrările în contabilitatea financiară și de către persoanele care conduc contabilitatea.

(5) Programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă în Ministerul Apărării Naționale sunt puse la dispoziția utilizatorilor prin Direcția generală financiar-contabilă.