1. Activități efectuate cu ocazia reorganizării unităților militare ai căror comandanți au calitatea de ordonatori de credite
(1) Activitățile ce se execută la nivelul unităților militare, în situația reorganizării prin preluarea de către o altă unitate militară, pe linia administrării patrimoniului sunt următoarele:
a) organizarea și efectuarea inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute;
b) după finalizarea activității de inventariere se va proceda la retragerea tuturor bunurilor materiale de pe locurile de dispunere și/ sau folosință în depozite;
c) bunurile materiale care urmează a fi predate vor fi grupate pe categorii (active fixe, materiale de natura obiectelor de inventar și materiale), pe gestiuni și se vor întocmi liste de inventariere centralizatoare (pentru bunurile materiale care îndeplinesc condițiile prevăzute de reglementările legale în vigoare pentru scoaterea din funcțiune/declasare se vor întocmi liste de inventariere separate);
d) realizarea unui grafic de predare-primire prin relaționarea dintre structurile logistice și cele financiar-contabile de la unitățile militare care preiau patrimoniul;
e) emiterea documentelor de transfer a bunurilor materiale între unitățile militare predătoare și cele primitoare;
f) predarea-primirea bunurilor materiale între unitățile militare și întocmirea documentelor de recepție;
g) înregistrarea tuturor documentelor justificative referitoare la predarea patrimoniului în evidența contabilă analitică organizată prin metoda cantitativ-valorică și sintetică astfel încât la finalizarea activității de predare-primire soldul conturilor de capitaluri, active fixe și stocuri să fie 0 (zero);
h) lichidarea tuturor creanțelor și datoriilor unității militare. Acolo unde nu este posibilă lichidarea integrală a acestora până la data desființării, toate documentele justificative se vor transmite către unitatea militară care preia în vederea continuării urmăririi acestora și lichidării lor;
i) efectuarea demersurilor referitoare la încetarea pe cale amiabilă a oricăror relații de natură contractuală cu agenții economici furnizori de bunuri și/sau servicii, sau după caz, preluarea acestor obligații de către unitatea militară care preia.
(2) Organizarea și efectuarea inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, având în vedere următoarele:
a) înregistrarea în evidența cantitativă și în contabilitate, a tuturor documentelor justificative privind intrările și ieșirile de bunuri materiale și stabilirea soldului scriptic la fiecare cont până la data când începe inventarierea;
b) efectuarea confruntării dintre fișele de cont analitic pentru valori materiale și fișele de magazie, operațiune care se materializează în confirmarea prin semnătura contabilului a exactității stocului în fișa de magazie;
c) verificarea existenței documentelor justificative privind bunurile materiale ale unității militare care au fost date cu chirie sau predate pentru prelucrare ori reparare la terți;
d) identificarea bunurilor materiale aflate asupra militarilor detașați în unitatea militară în vederea inventarierii acestora pe liste separate;
e) retragerea în magazii a tuturor bunurilor aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament de lucru, cazarmament, scule, unelte, etc.);
f) amenajarea de încăperi separate pentru a se depozita materialele disponibile, neutilizabile sau degradate, iar acolo unde spațiul nu permite amenajarea unor încăperi separate, se vor stabili locuri speciale în cadrul magaziilor existente;
g) întocmirea și prezentarea spre aprobare a documentelor privind scăderea pierderilor normale pentru bunurile materiale care îndeplinesc condițiile prevăzute de reglementările legale în vigoare;
h) întocmirea de liste de inventariere distincte sau situații analitice separate, după caz, pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum și pentru creanțele și obligațiile incerte ori în litigiu.
(3) Activitățile ce se execută la nivelul unităților militare, în situația reorganizării prin preluarea de către o altă unitate militară, pe linia decontărilor cu personalul, sunt următoarele:
a) stabilirea și achitarea, până la finele ultimei luni de activitate, a tuturor obligațiilor față de personalul unității militare (indemnizații de delegare, cheltuieli de transport la și de la locul de muncă, contravaloarea serviciilor turistice, contravaloarea documentelor militare de transport pentru concediul de odihnă, compensații lunare pentru chirie, etc.);
b) restituirea garanțiilor materiale pe măsură ce gestionarii finalizează activitatea de predare și nu sunt constatate litigii;
c) întocmirea statelor de solde și salarii aferente ultimei luni de activitate pentru personalul militar și civil și stabilirea obligațiilor fiscale conform reglementărilor legale în vigoare;
d) întocmirea certificatelor de drepturi bănești și a fișelor fiscale ale personalului militar și transmiterea lor către unitățile militare unde acesta este numit;
e) achitarea drepturilor bănești aferente ultimei luni de activitate în data de 15 a lunii următoare;
f) întocmirea și depunerea, până la data de 25 a lunii următoare, a declarațiilor fiscale aferente ultimei luni de activitate.
Activități ce se execută la nivelul unităților militare, în situația reorganizării prin preluarea de către o altă unitate militară, pe linia evidenței contabile și a raportărilor financiare sunt următoarele:
a) înregistrarea tuturor documentelor justificative în evidența contabilă analitică organizată prin metoda cantitativ-valorică și în contabilitatea sintetică;
b) lichidarea tuturor creanțelor și datoriilor unității militare, dacă este posibil, sau preluarea acestora de către unitatea militară prin care se face reorganizarea;
c) executarea confruntării cu organele fiscale teritoriale în scopul identificării eventualelor diferențe între obligațiile fiscale raportate și virate și, dacă este cazul, corectarea acestora;
d) închiderea conturilor 8066 "Angajamente bugetare" și 8067 "Angajamente legale" la nivelul plăților efectuate la data de referință;
e) întocmirea situațiilor financiare, împreună cu machetele aferente și transmiterea lor împreună cu balanța de verificare, la unitatea militară care preia, în vederea raportării până la finele exercițiului bugetar curent;
f) închiderea conturilor de venituri și plăți deschise la Trezoreria Statului la data de referință;
g) transmiterea tuturor formularelor din sfera raportărilor financiare aferente ultimei luni de activitate în sistemul național de raportare - Forexebug;
h) transmiterea, după validarea formularelor din sfera raportărilor financiare aferente ultimei luni de activitate în sistemul național de raportare - Forexebug, a solicitării de revocare a accesului la funcționalitățile sistemului pentru persoanele care transmit aceste raportări;
i) depunerea declarației de radiere a înregistrării fiscale împreună cu certificatul de înregistrare fiscală în vederea anulării acestuia.
În scopul derulării în condiții corespunzătoare a activităților de predare-preluare a patrimoniului, în situația reorganizării unor unități militare, la nivelul unităților militare predătoare și primitoare se elaborează planuri de măsuri cu termene și responsabilități concrete privind activitățile de predare (lichidare), respectiv preluare a patrimoniului, sub coordonarea ordonatorului de credite ierarhic superior al unității militare primitoare.
2. Înregistrarea bunurilor procurate prin achiziții centralizate
Achizițiile centralizate se realizează de către unitățile militare nominalizate, prin ordin al ordonatorului principal de credite, cu asigurarea finanțării acestora din resursele bugetare puse la dispoziție de către directorii de programe majore.
(1) Bunurile materiale achiziționate se înregistrează în gestiunea/locul de folosință stabilit de către directorii de programe prin contractele de achiziții.
(2) În urma achiziției, bunurile materiale se recepționează și intră în gestiunea și contabilitatea unității militare utilizatoare/unității militare depozitare, după caz, care transmite documentele de recepție (exemplarul 1) unității militare contractante, în vederea efectuării plății.
(3) În unele situații, bunurile materiale se recepționează și intră în gestiunea unității militare contractante, fiind înregistrate în contabilitatea acesteia cantitativ și valoric, urmând să se facă distribuția la o dată ulterioară.
(4) În cazul unor bunuri materiale complexe, recepția acestora se face pe baza specificațiilor sau inventarelor producătorului/furnizorului (ex: sisteme de armament cu mai multe componente sau cu truse de scule/kituri cu piese de schimb, sistem informatic integrat cu mai multe stații de lucru, imprimante, rețele, etc.) atașate la factură sau la documentele de livrare.
(5) Inventarul de complet se întocmește de către compartimentul de specialitate, în cazul activelor fixe și obiectelor de inventar, în funcție de complexitatea acestora și a nevoilor de evidență a elementelor componente, pe baza specificațiilor tehnice din documentele de achiziție publică.
(6) Pentru o mai bună gestionare a acestor bunuri, cât și pentru efectuarea cu ușurință a inventarierii, comisia de recepție împreună cu specialiștii din unitatea militară primitoare a bunurilor, pe baza documentelor de însoțire, întocmesc, odată cu nota de intrare, recepție și constatare de diferențe/proces- verbal de recepție/proces-verbal de punere în funcțiune și Lista de evidență a activelor fixe (anexa nr. 4).
(7) Inventarul de complet, întocmit cu toate datele, se păstrează la structura de specialitate care are în coordonare/administrare bunurile și la locul de funcționare/de depozitare în cazul bunurilor imobile sau asupra bunului, în cazul bunurilor mobile.
Pentru confruntarea datelor scriptice cu cele faptice la verificările periodice sau cu ocazia inventarierii, în cazul activelor fixe complexe sau care conțin loturi și care sunt însoțite de inventare emise de producător sau inventare întocmite de unitatea militară contractantă, atunci când se completează Fișa mijlocului fix, la rubrica "Accesorii" se înscrie inventar de complet sau în cazul obiectelor de inventar la intrarea în gestiune în Fișa de cont analitic pentru valori materiale, la rubrica "U/M" se înscrie inventar de complet sau prescurtat "IvC".
3. Utilizarea fondurilor NSIP
(1) Fondurile NSIP (NATO Security Investment Programme) pentru realizarea obiectivelor în România sunt primite de la structurile NATO într-un cont de disponibilități cu destinație specială constituit în condițiile legii, la nivelul Direcției generale financiar-contabile, care se înregistrează distinct în contabilitate.
(2) Sumele primite se repartizează de către Direcția generală financiar-contabilă, pe baza proiectelor aprobate, la solicitarea Statului Major al Apărării (SMAp), unităților militare care pun în aplicare proiectele aprobate, într-un cont de disponibil cu destinație specială, deschis pe numele unității militare respective.
(3) Sumele primite sunt utilizate conform prevederilor din proiect și a celor contractuale, după caz, iar achizițiile de bunuri, efectuarea de servicii și lucrări, precum și plățile aferente acestora sunt efectuate, conform prevederilor legale privind utilizarea fondurile publice și a documentelor NATO specifice.
(4) Modul de implementare a proiectului și de utilizare a fondurilor primite de beneficiari pe parcursul exercițiului bugetar este coordonat de către Statul Major al Apărării, iar sumele primite și neutilizate în timpul anului se returnează la finele anului bugetar de către unitatea beneficiară în contul de unde au fost repartizate, la Direcția generală financiar-contabilă, conform calendarului privind închiderea exercițiului financiar.
(5) Repartizarea în anul următor a fondurilor NSIP către unitățile militare beneficiare, se reia de către Direcția generală financiar-contabilă, pe baza solicitărilor transmise de către Statul Major al Apărării.
4. Transferul activelor fixe între ordonatori de credite
(1) La unitatea militară care predă activele fixe transferul se face pe baza următoarelor documente:
a) ordinul/dispoziția de repartizare/redistribuire emis/ă de către structurile responsabile;
b) avizul de însoțire a mărfii emis în baza ordinului/dispoziției de repartizare/redistribuire dat/ă de către structurile responsabile;
c) copii ale documentelor de proveniență care însoțesc activul (factură, proces-verbal de punere în funcțiune/recepție, certificat de garanție, cărți și specificații tehnice etc), în fotocopii certificate cu originalul;
d) fișa mijlocului fix și inventarul de complet dacă este specificat la rubrica "Accesorii" (în fotocopii);
e) alte documente legale.
(2) La unitatea militară care primește activele fixe se desfășoară următoarele activități:
a) comisia numită prin ordin de zi pe unitate face recepția bunurilor primite pe baza documentelor primite menționate la alin. (1);
b) structura responsabilă ia în primire bunul și transmite toate documentele la compartimentul financiar-contabil;
c) compartimentul financiar-contabil preia documentele, le analizează și le înregistrează în evidența contabilă, ținând cont de proveniența bunului, astfel:
i. domeniul public sau privat al statului;
iii. clasificația economică și funcțională;
iv. grupa de bunuri din care face parte;
v. durata de viață utilă și rămasă, după caz;
vi. durata de viață neamortizată și valoarea amortizării;
vii. întocmirea Fișei mijlocului fix cu toate datele necesare;
viii. înscrierea mijlocului fix în Registrul numerelor de inventar și transmiterea numărului de inventar atribuit compartimentului de specialitate în vederea inscripționării acestuia pe bunul primit;
ix. comunicarea primirii și luării în evidență a bunului către unitatea militară predătoare.
Activele fixe care nu se supun amortizării se predau și se preiau la valoarea contabilă transmisă de predător.
Activele fixe care se supun amortizării se preiau în evidența contabilă cu valoarea contabilă, transmisă de predător (cont 2xx), cu valoarea amortizării (cont 28x) și cu diferențele din reevaluare, după caz.
Pentru activele fixe din domeniul privat al statului care se supun reevaluării, predătorul va specifica în Fișa mijlocului fix data și valoarea ultimei reevaluări (Cont 105 + sau -).
Ordonatorii de credite, care au transferat active fixe în timpul anului, trebuie să dispună măsuri astfel încât până la închiderea exercițiului financiar, toate bunurile supuse transferului să fie înregistrate ca existent în contabilitatea primitorului sau, după caz, a predătorului (în cazul unor neconcordanțe cantitative, calitative sau a intrării/recepției activelor în anul următor).