Capitolul III — Procedura referitoare la intrările de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Cameră

(1) În condițiile prevăzute în prezenta secțiune o arhivă creată sau deținută de un birou notarial poate fi predată integral sau parțial în custodia Camerei la cererea notarului public.

(2) În vederea predării în custodie a unei arhive notariale se va încheia un contract de depozit în care se vor indica, pe lângă obligațiile și drepturile părților semnatare, tipul custodiei, perioada pentru care se predau documentele și condițiile de acces la acestea, conform modelului prezentat în anexa nr. 2.

(3) Custodia asigurată de către Cameră nu implică schimbarea regimului de proprietate asupra documentelor predate.

(4) Deschiderea procedurii de preluare în custodie a unei arhive se face în termen de 30 de zile de la data înregistrării solicitării.

(5) Pentru asigurarea transferului documentelor birourile notariale au obligația de a permite personalului împuternicit al Camerei accesul la documentele conservate și de a desemna un reprezentant din rândul angajaților proprii pentru a superviza toate operațiunile arhivistice efectuate asupra arhivei.

(1) Un birou notarial care intenționează să transfere documente în custodia Serviciului arhivă are obligația să transmită Camerei o notificare scrisă, cu cel puțin 60 de zile înaintea începerii procedurii de predare.

(2) Notificarea se va realiza în mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevăzut în anexa nr. 3.

(1) Notificarea se transmite la sediul Camerei în unul dintre următoarele moduri:

a) prin depunere, personal sau de către reprezentantul legal, sub luare de număr de înregistrare;

b) printr-un serviciu poștal;

c) prin poșta electronică ca înscris în copie scanată.

(2) Este considerată dată a transmiterii, după caz, data înregistrării în registrul de intrare-ieșire a corespondenței al Camerei, data confirmării primirii documentelor la sediul Camerei printr-un serviciu poștal cu confirmare de primire sau data confirmării primirii înscrisului în formă electronică.

(3) Orice modificare a datelor cuprinse în notificare va fi comunicată Camerei cu cel puțin 15 zile înainte de data stabilită pentru predare, prin transmiterea unei informări însoțite, acolo unde este cazul, de acte doveditoare, în copie.

(1) Solicitarea de predare în custodie a unei arhive create sau deținute de către un birou notarial se supune avizului Colegiului director al Camerei în termen de 30 de zile de la data înregistrării.

(2) Avizul Colegiului director al Camerei se acordă în baza unei note scrise de verificare a stadiului de prelucrare a fondului arhivistic nominalizat pentru transfer, întocmită de către un reprezentant al Serviciului arhivă desemnat special în acest sens.

(3) Verificarea stadiului de prelucrare arhivistică se va face la sediul biroului notarial sau, după caz, la depozitul de arhivă al acestuia în termen de 5 zile de la înregistrarea solicitării în evidențele Camerei.

(1) Documentele pot fi predate în custodia Serviciului arhivă doar pentru custodie care permite eliberarea de copii ale documentelor conservate și de informații către terți.

(2) Pentru a fi predate în custodie este obligatoriu ca mapele/dosarele care fac obiectul transferului să fie constituite, numerotate și certificate în prealabil.

(1) Fondurile arhivistice sau părțile structurale ale acestora care sunt nominalizate pentru transfer de către un birou notarial pot fi preluate în custodie numai în condițiile în care au fost prelucrate arhivistic. Predarea-primirea documentelor între biroul notarial și Serviciul arhivă se va face la nivel de dosar/mapă/unitate arhivistică. Dosarele/Mapele/ Unitățile arhivistice sunt identificate unic prin elementele de cotă.

(2) În prealabil, birourile notariale pot solicita Serviciului arhivă, contra unei taxe fixe, efectuarea procedurilor arhivistice necesare predării în cele mai bune condiții a fondului arhivistic creat sau deținut, denumite în continuare servicii de arhivare: constituirea mapelor, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor conform instrucțiunilor precizate în Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de către birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, aprobat prin Hotărârea Consiliului Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România nr. 143/2011.

(3) Prin efectuarea serviciilor de arhivare se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, îndosarierea, numerotarea și actualizarea evidenței (inventarierea), fapt ce va asigura desfășurarea operațiunilor de selecționare și utilizare legală a documentelor.

(4) Pentru realizarea serviciilor de arhivare, Serviciul arhivă va executa următoarele operațiuni arhivistice:

a) desprăfuirea;

b) toaletarea documentelor;

c) ordonarea documentelor;

d) îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor, șnuruirea, numerotarea, copertarea și etichetarea mapelor/dosarelor) și constituirea inventarelor.

(5) Descrierea și conținutul serviciilor de arhivare:

a) desprăfuirea documentelor se face cu scopul asigurării curățării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunțite și a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă etc. Desprăfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, ștergere cu cârpe moi și uscate, fără a se deteriora documentele;

b) execuția toaletării documentelor constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea părților utile (text, desen etc.), reparații ale zonelor sfâșiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar - în principiu A4;

c) ordonarea documentelor înseamnă aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic confirmat de către Arhivele Naționale, pe ani de creare a documentelor și pe termene de păstrare, în vederea constituirii unităților arhivistice, precum și reconstituirea dosarelor;

d) îndosarierea documentelor în vederea exploatării legale, eficiente, cu ușurință și îndelungate a documentelor create, care exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.

(6) Preluarea mapelor/dosarelor, constituite de Serviciul arhivă, de către biroul notarial se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestărilor serviciilor de arhivare, întocmite după modelul prezentat în Legea nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente și în 4 exemplare pentru documentele permanente. La preluare, responsabilul cu

(7) Asigurarea logistică se face astfel:

(8) Taxele pentru efectuarea operațiunilor precizate la alin. (5) se vor stabili prin decizie a Colegiului director al Camerei.

(9) Serviciile de prelucrare arhivistică precizate la alin. (5) pot fi solicitate și în cazul în care un birou notarial nu dorește să predea documente în custodia Serviciului arhivă, semnându-se în acest sens un contract de prestări de servicii care va avea în anexă operațiunile solicitate și taxele percepute pentru efectuarea acestora.

(1) Mapele/Dosarele se preiau în custodia Serviciului arhivă pe bază de procese-verbale de predare-preluare și inventare arhivistice, întocmite de către reprezentanții Serviciului arhivă după modelul prevăzut în anexa nr. 4, respectiv în anexele nr. 5 și 5a.

(2) Procesul-verbal de predare-preluare a documentelor și inventarele se întocmesc în 4 exemplare, fiind semnate de către notarul public titular, cel care predă și reprezentantul Serviciului arhivă, în calitate de primitor, dintre care un exemplar rămâne la biroul notarial, iar celelalte se depun odată cu mapele/dosarele la Serviciul arhivă.

(3) Notarul public care a luat cunoștință de lipsa originalului unui act notarial sau a unei părți din acesta (anexe etc.) trebuie să indice aceste deficiențe înainte ca transferul să se realizeze, pentru a fi nominalizate în instrumentele de evidență.

(4) La preluarea documentelor și a instrumentelor de evidență arhivistice, procesul-verbal și inventarele se prezumă că sunt complete, fără a fi necesară verificarea fiecărei mape/fiecărui dosar act cu act.

(5) Inventarele arhivistice întocmite prin grija biroului notarial trebuie să îndeplinească criteriile minime de calitate în ceea ce privește completarea rubricilor pentru a putea constitui instrumente arhivistice de predare.

(1) Pentru a se asigura o bună conservare pe termen lung unitățile arhivistice pregătite pentru transfer se introduc în cutii speciale de arhivă. Cutiile de arhivă se vor asigura prin grija Serviciului arhivă.

(2) La introducerea unităților arhivistice în cutii se va verifica fiecare mapă/dosar, urmărindu-se respectarea modului de constituire și concordanța dintre conținutul acestora și datele înscrise în inventarul arhivistic.

(3) Fiecare cutie va fi identificată unic prin aplicarea unei etichete de identificare. Aceste etichete vor fi puse la dispoziție de către Serviciul arhivă și vor fi atașate de către personalul acesteia, în ordine crescătoare numărului cutiei și în continuarea celor existente. Etichetele vor fi autoadezive și vor conține elemente unice pe întreg parcursul de depozitare a documentelor.

(4) Fiecare cutie va conține un opis al mapelor/dosarelor incluse, care va purta semnăturile reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) și angajatului Serviciului arhivă, conform modelului prezentat în anexa nr. 6.

(5) Fiecare cutie va purta obligatoriu sigilul notarului public titular aplicat pe o alonjă care asigură integritatea cutiei.

(1) Transportul documentelor în custodia Serviciului arhivă se va efectua cu mijloacele de transport auto ale Camerei, prin grija personalului desemnat special în acest sens.

(2) Autoutilitarele utilizate vor fi închise și folosite numai pentru transportul documentelor.

(3) Transportul cutiilor din arhiva biroului notarial până la mașină și invers (la depozit) va fi efectuat de către personalul Serviciului arhivă.

(4) Cutiile vor fi încărcate din depozitele arhivei biroului notarial în prezența reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) și a unui angajat al Serviciului arhivă.

(5) Fiecare transport va fi sigilat și va avea un borderou cu conținutul acestuia, precum și un proces-verbal de predare-primire, întocmit în două exemplare (înregistrate, ștampilate și semnate) conform anexei nr. 4. Reprezentantul Serviciului arhivă va primi un exemplar înregistrat, ștampilat și semnat, exemplar care va însoți transportul.

(1) Beneficiarul custodiei poate solicita personal sau prin delegat notarial, în baza unei delegații scrise, accesul la originalele documentelor conservate în depozitele Serviciului arhivă. Notarul public și delegatul notarial se vor legitima în relația cu Serviciul arhivă cu legitimația de serviciu sau un act de identitate.

(2) Accesul beneficiarului custodiei sau al reprezentanților acestuia în depozitele Serviciului arhivă în vederea regăsirii și cercetării documentelor predate este strict interzis.

(3) Personalul Serviciului arhivă are obligația de a pune la dispoziția beneficiarului custodiei sau împuternicitului acestuia documentele/cutiile în spațiul amenajat special pentru cercetare. În cadrul sălii de studiu se vor respecta regulile specifice, care vor fi afișate în locuri vizibile.

(4) Pe toată durata studiului documentelor scoase din depozit, un angajat al Serviciului arhivă are obligația de a superviza întreaga operațiune pentru a nu se aduce atingere integrității documentelor/mapelor cercetate.

(5) La solicitarea beneficiarului custodiei, la sediul Serviciului arhivă se pot executa copii de pe documentele predate în custodie, prin grija angajaților Serviciului arhivă.

(1) Custodia documentelor oferă posibilitatea Serviciului arhivă de a elibera, la cerere și contra cost, potrivit legii, copii, certificate, adeverințe și extrase de pe documentele depuse în custodie, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, fără a solicita un aviz prealabil privind această activitate din partea creatorului documentelor.

(2) Procedura precizată la alin. (1) se realizează conform cap. VII - Procedură privind eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele păstrate de Cameră, utilizându-se în acest fel atât evidențele, cât și instrumentele de certificare specifice acestei activități.

(1) Serviciul arhivă poate pune la dispoziția biroului notarial documentele solicitate, sub formă fizică (asigurând atât manipularea, cât și transportul unităților arhivistice) sau electronică (fax ori copie scanată).

(2) Pe baza evidențelor de predare-preluare în custodie a arhivei, beneficiarul solicită în scris (poștă electronică sau fax) un document/dosar/mapă/cutie, menționând numărul dosarului/mapei/cutiei și modalitatea de acces al informației (fizic sau electronic), autorizând desigilarea cutiei.

(3) Cazul în care se solicită mapa/dosarul/cutia fizic:

a) Serviciul arhivă desigilează cutia pentru a pune la dispoziție mapa/dosarul/ele, în interval de 24 ore de la primirea solicitării;

b) Serviciul arhivă operează ieșirile cutiei/mapei/ dosarului/elor în registrul de depozit;

c) Serviciul arhivă organizează transportul și predarea cutiei/mapei/dosarului/elor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

d) biroul notarial notifică Serviciul arhivă în vederea asigurării transportului și a întocmirii procesului-verbal de predare-primire;

e) biroul notarial poate organiza transportul și predarea cutiei pe bază de proces-verbal de predare-primire;

f) Serviciul arhivă organizează transportul și preluarea în gestiune a documentelor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

g) Serviciul arhivă rearhivează documentele, sigilează cutia cu sigiliul propriu și actualizează registrul de depozit.

(4) Cazul în care se solicită documentul electronic (copie scanată):

a) Serviciul arhivă desigilează cutia, identifică documentul și îl transmite prin fax sau îl scanează și îl trimite prin poștă electronică în interval de 30 de minute de la primirea solicitării;

b) Serviciul arhivă sigilează cu sigiliul propriu și rearhivează cutia.

c) Serviciul arhivă menționează/evidențiază comanda în registrul de depozit.

a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum și modificarea acestuia pe tot parcursul custodiei;

b) accesul la programele informatice utilizate de Serviciul arhivă în cadrul activității de arhivare și administrare a arhivei, necesare pentru accesul la documentele care au fost arhivate;

c) accesul, pe tot parcursul custodiei și în funcție de tipul acesteia, la toate serviciile de administrare a documentelor.

(1) La suspendarea din exercițiul funcției pe o perioadă mai mare de 6 luni, în lipsa unui notar public asociat sau a unui alt notar public în aceeași circumscripție teritorială sau la cererea notarului public suspendat, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă poate prelua, pe cheltuiala notarului public, registrele și, după caz, arhiva, în vederea păstrării pe perioada suspendării.

(2) Predarea oficială a arhivei către Serviciul arhivă se va face de către notarul public suspendat.

(3) Cu excepția situațiilor în care Colegiul director sau, în caz de urgență, președintele Colegiului director al Camerei îi poate acorda accesul în arhivă notarului suspendat, Serviciul arhivă este obligat să ia măsurile necesare pentru ca notarul respectiv să nu aibă acces la arhivă.

a) mijloacele de protecție necesare transportului arhivei în condiții optime;

b) instruirea personalului care participă la preluare;

c) pregătirea spațiului necesar pentru depozitarea noii preluări.

a) fondul arhivistic este inventariat;

b) fondul arhivistic nu are evidență;

c) fondul arhivistic preluat are evidență parțială.

(1) În cazul în care fondurile arhivistice preluate au inventar de la creator:

a) inventarele vor constitui, după verificare, dovada existentului, în măsura în care au suficiente elemente care să permită administrarea corespunzătoare;

b) unitățile arhivistice vor păstra cotele existente;

c) se va verifica înscrierea cotelor pe unitățile arhivistice.

(2) Se va verifica mai ales înscrierea pe coperta 1 a numelui fondului, a indicativului arhivistic și a numărul de inventar. În cazul în care există probleme la modul de scriere a cotei, se va bara vizibil cota veche și se va proceda la înscrierea noilor elemente de cotă, după caz, astfel:

a) se vor înscrie cu creion, în partea stângă sus a copertei, elementele de cotă;

b) scrierea se face astfel încât să nu aglomereze sau să se confunde cu cotele atribuite anterior.

(3) Nu se va proceda la ștergerea, mâzgălirea cotei vechi etc., deoarece aceasta este importantă pentru stabilirea istoricului unității arhivistice.

(4) Activitatea de preluare se va încheia în conformitate cu etapele prevăzute la art. 22-24.

(1) În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidență, iar preluarea se efectuează în regim normal, activitatea de preluare se va desfășura în conformitate cu etapele prevăzute la art. 21-24.

(2) În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidență, iar preluarea se efectuează în regim de urgență:

a) unitățile arhivistice se introduc în cutii;

b) în funcție de cantitate și de volumul de muncă implicat, se poate opta pentru numerotarea fiecărei unități arhivistice de la 1 la n sau a cutiilor de la 1 la n în cadrul preluării;

c) pe fiecare cutie se menționează numărul dosarelor din cutie;

d) în cazul în care există doar foi volante, se face mențiunea: "foi volante";

e) dacă există alte mijloace de păstrare (saci, mape etc.), acestea se numerotează;

f) se întocmesc liste de existent inițial, cu menționarea conținutului fizic;

g) caracterul de urgență și motivația necesității preluării în regim de urgență vor fi evidențiate în cuprinsul procesului-verbal de predare-preluare întocmit de persoana desemnată cu coordonarea activității de preluare;

h) ordonarea, inventarierea și selecționarea fondului arhivistic se vor realiza la sediul Camerei.

(1) În cazul în care se decide amânarea activității de preluare în urma deciziei Colegiului director al Camerei, solicitantul va fi înștiințat în scris despre acest lucru, cu invocarea temeiului legal.

(2) Amânarea preluării se poate decide în următoarele cazuri:

a) lipsa spațiilor de depozitare;

b) neîntrunirea condițiilor de prelucrare;

c) lipsa personalului necesar pentru preluarea documentelor.

(1) La încetarea calității de notar public sau la schimbarea sediului din localitatea în care a fost creată arhiva notarială, în cazul în care arhiva nu poate fi preluată de un notar public, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă preia arhiva în vederea păstrării definitive.

(2) În cazul decesului notarului public, predarea oficială a arhivei către custode se va face de către un împuternicit al său, un curator, un moștenitor, soțul/soția sau un executor testamentar.

(3) În celelalte cazuri de încetare a calității de notar public sau în cazul schimbării sediului, predarea oficială a arhivei notariale către Serviciul arhivă se va face de către notarul public sau un împuternicit al acestuia ori un reprezentant.

(4) Arhiva financiar-contabilă rămâne în păstrarea și gestiunea persoanei căreia i-a încetat calitatea de notar public sau a urmașilor acesteia, pentru definitivarea situației financiar-contabile.

a) mijloacele de protecție necesare transportului arhivei în condiții optime;

b) instruirea personalului care participă la preluare;

c) pregătirea spațiului necesar pentru depozitarea noii preluări.

(1) Acceptarea donațiilor de material arhivistic se face în condițiile în care materialul arhivistic donat prezintă o valoare documentar-istorică deosebită, iar proveniența licită a acestuia este asumată de ofertant prin oferta de donație.

(2) Nu se vor accepta donații asupra cărora donatorul a instituit clauze ce restricționează accesul la documente pe termene mai lungi decât cele prevăzute de legislația arhivistică.

(3) Procedura se declanșează prin depunerea de către donator a unei oferte de donație, înregistrată, care trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a) identificarea donatorului: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența documentelor;

c) opțiunea pentru donație: identificarea beneficiarului;

d) descrierea obiectului donației:

e) eventualele clauze speciale pe care dorește să le impună asupra donației (perioadă de protecție etc.), păstrarea copiilor, a exemplarelor 2, 3 etc.;

f) data și semnătura.

(4) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(5) În cazul acceptării donației și dacă materialul arhivistic donat se constituie, în integralitate, în fond distinct/colecție distinctă, o copie a actului de acceptare va fi depusă la dosarul colecției/fondului.

(6) Donatorul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării donației, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

(7) Contractul de donație va fi încheiat în fața unui notar public. Conținutul contractului de donație va cuprinde mențiunile obligatorii prevăzute de legislația notarilor publici și activității notariale, precum și mențiunile/clauzele stabilite de comun acord de donator și donatar.

(8) În situația în care din materialul arhivistic donat se va constitui un fond distinct/o colecție distinctă, acesta se va denumi cu numele creatorului/colecționarului și va fi înregistrat în Registrul general de arhivă, completându-se fișa preluării și fișa Situația fondului.

(9) În situația în care materialul arhivistic donat nu se constituie în fond distinct, iar unitățile arhivistice donate vor fi integrate unor fonduri și colecții existente, acestea vor fi înregistrate la ultima preluare aferentă fiecărui fond/colecție la care vor fi integrate, actualizându-se datele înregistrate în instrumentele de evidență.

(10) Imediat după preluarea materialului arhivistic donat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

(1) Procedura de vânzare-cumpărare se declanșează la solicitarea vânzătorului, care va depune la Cameră o ofertă de vânzare-cumpărare, care se înregistrează și trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a) identificarea vânzătorului: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența documentelor;

c) opțiunea pentru cumpărare: identificarea beneficiarului;

d) descrierea obiectului vânzării:

e) refuzul Arhivelor Naționale în virtutea dreptului de preempțiune la vânzarea documentelor aparținând Fondului arhivistic național al României;

f) data și semnătura.

(2) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei, în vederea stabilirii valorii arhivistice, a oportunității de cumpărare și a determinării valorii financiare a materialului arhivistic.

(3) În vederea stabilirii valorii financiare a materialului arhivistic, Colegiul director al Camerei poate apela la consultanți externi din zona culturală (arhiviști, bibliotecari, muzeografi, anticari); se vor folosi în acest sens și listele de prețuri pentru bunuri culturale elaborate de Biblioteca Națională a României și Ministerul Culturii.

(4) În situația în care documentele corespund politicii de preluări a Camerei, responsabilul desemnat va face demersuri și va armoniza prețul oferit de vânzător, prețul estimat de Cameră și resursele financiare puse la dispoziție, putând opta, după caz, între: refuzul achiziționării, achiziționare parțială sau integrală.

(5) Vânzătorul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării totale sau parțiale a cumpărării, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

(6) În cazul în care se decide cumpărarea materialului arhivistic, se va încheia un contract de vânzare-cumpărare între vânzător și Cameră.

(7) Contractul de vânzare-cumpărare va fi încheiat în fața unui notar public. Conținutul contractului de vânzare-cumpărare va cuprinde mențiunile obligatorii prevăzute de legislația notarilor publici și a activității notariale, precum și mențiunile/clauzele stabilite de comun acord de vânzător și cumpărător.

(8) Materialul arhivistic cumpărat se poate constitui în fond distinct/colecție distinctă sau poate fi integrat unor fonduri/colecții existente. Înregistrarea în instrumentele de evidență a materialului arhivistic provenit prin depunere de ofertă de vânzare-cumpărare se va realiza urmând etapele prevăzute la donație.

(9) Imediat după preluarea materialului arhivistic cumpărat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

(1) Va fi acceptat pentru păstrarea în custodie la Cameră materialul arhivistic în următoarele situații:

a) materialul arhivistic are o valoare istorică deosebită, însă proprietarul acestuia nu îi poate asigura condiții propice de păstrare și securitate;

b) proprietarul permite accesul la cercetarea materialului arhivistic și, la retragerea custodiei, acceptă să doneze Camerei copii ale acestuia;

c) există spațiu suficient de depozitare și măsuri de siguranță suficiente pentru a garanta custodia.

(2) Procedura este declanșată la solicitarea persoanei care dorește să depună în custodie materialul arhivistic, prin completarea unei cereri de depunere în custodie, care va conține minimum următoarele elemente:

a) identificarea persoanei care dorește să depună în custodie: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența materialului arhivistic;

c) motivarea cererii de custodie;

d) descrierea obiectului custodiei:

e) data revocării custodiei și condițiile în care ea se produce;

f) procedura de adoptat în cazul în care revendicarea custodiei nu se produce la termenul scadent;

g) alte clauze speciale;

h) data și semnătura.

(3) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(4) Solicitantul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării custodiei, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

(5) Se va proceda la încheierea unui contract de custodie, care va cuprinde minimum următoarele elemente:

a) identificarea persoanei care dorește să depună în custodie: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) identificarea angajatului Camerei care acceptă custodia;

c) proveniența documentelor;

d) descrierea obiectului custodiei:

e) data revocării custodiei și condițiile în care ea se produce;

f) alte clauze speciale;

g) data și semnătura părților (depunătorul și reprezentantul legal al Camerei).

(6) Contractul va fi întocmit în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte; exemplarul Camerei va fi înregistrat și depus la dosarul fondului.

(7) Custodiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă și se va completa fișa Situația fondului, iar instrumentele de evidență vor fi înregistrate în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.

(8) Custodiile își vor păstra individualitatea, iar pentru o gestiune mai facilă se va constitui o colecție de custodii.

(9) Imediat după preluarea materialului arhivistic, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

(1) Camera poate achiziționa, în baza acordurilor și protocoalelor naționale și internaționale, copii (pe suporturi diverse: hârtie, peliculă, digital etc.) de pe documente ce conțin informații cu valoare istorică notarială deosebită și ale căror originale fac parte din fonduri sau colecții ce se află în administrarea altor arhive.

(2) Se vor constitui colecții din copii ale originalelor aflate în arhivele altor instituții, colecții ce vor purta numele deținătorului de unde s-au efectuat reproducerile de documente.

(3) Colecțiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă și se vor întocmi fișa Situația preluării și fișa Situația fondului, iar instrumentele de evidență vor fi înregistrate în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.