Capitolul V — Procedură privind ieșirile de fonduri arhivistice/material arhivistic din depozitele Camerei

a) selecționarea de arhivă;

b) retragerea custodiei;

c) transferul de arhivă;

d) eliminarea în urma distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat.

(1) Selecționarea documentelor deținute definitiv de Cameră în vederea eliminării se efectuează cu avizul comisiei de selecționare constituite la nivelul aparatului propriu și cu aprobarea președintelui Colegiului director al Camerei.

(2) Serviciul arhivă poate realiza procedura de selecționare a arhivelor conservate temporar după o prealabilă autorizare a acestei operațiuni arhivistice de către beneficiarul custodiei.

(3) În vederea efectuării operațiunii arhivistice de selecționare, se vor parcurge următoarele etape:

a) evaluarea documentelor;

b) întocmirea planului de selecționare;

c) întocmirea evidenței materialelor arhivistice care urmează a fi eliminate;

d) înaintarea spre avizare a lucrării de selecționare.

(4) În funcție de cantitatea de documente supusă selecționării, schema de organizare a creatorului, modul de constituire a unităților arhivistice și de gradul de prelucrare arhivistică a fondului respectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe dintre următoarele metode:

a) la nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structurală, serie, unitate arhivistică - fie aceasta foaie volantă, dosar, registru etc.);

b) în interiorul unității arhivistice, în cazul în care documentele lipsite de valoare sunt numeroase, iar cheltuiala de timp și de resurse umane este justificată prin spațiul de depozitare câștigat.

(5) Lucrarea de selecționare se transmite, spre analiză, Arhivelor Naționale și se compune din:

a) adresa de înaintare;

b) inventarele documentelor care se propun pentru eliminare;

c) inventarele documentelor care se păstrează permanent (în cazul fondurilor ordonate și inventariate);

d) procesul-verbal al ședinței comisiei de selecționare;

e) decizia de numire a comisiei de selecționare.

(6) Documentele care sunt respinse de la eliminare de către Arhivele Naționale, chiar dacă au fost avizate de comisiile de selecționare, se reintegrează la fond.

(7) Lucrarea de selecționare se întocmește în 3 exemplare, un exemplar se transmite Arhivelor Naționale, un exemplar se arhivează de către comisia de selecționare și un exemplar la Dosarul fondului.

(8) Inventarele se refac dacă arhiva eliminată depășește 50% din total. În caz contrar, se fac doar notificările privind eliminarea, la rubrica "Observații" din instrumentele de evidență.

(1) Pentru fondurile arhivistice notariale primite în custodie temporară retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisă, datată și semnată a notarului public depunător.

(2) Pentru celelalte materiale arhivistice primite în custodie retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisă, datată și semnată a depunătorului, urmașului acestuia sau a unui împuternicit al acestora, împuternicit în acest sens prin procură notarială. Copia actului care face dovada succesiunii în drepturi se va depune la dosarul colecției/fondului primit în custodie.

(3) În urma cererii, se va proceda la numirea unei persoane/comisii (în funcție de cantitatea de documente) care să se ocupe de problema înapoierii custodiei.

(4) Persoana/comisia va proceda la:

a) verificarea existentului (compararea cu instrumentul de evidență valabil în momentul depunerii în custodie);

b) verificarea întocmirii copiilor de pe documente; în cazul în care acestea nu au fost executate, se va proceda la executarea lor în regim de urgență.

(5) În termen de 5 zile de la primirea cererii de retragere, se va proceda la convocarea în scris a persoanei care a solicitat retragerea în vederea stabilirii, de comun acord, a datei și locului de restituire a documentelor aflate în custodie.

(6) Predarea se va face la nivel de unitate arhivistică, prin compararea cu instrumentul de evidență.

(7) Rezultatele predării vor fi consemnate într-un proces-verbal, încheiat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte (exemplarul Camerei fiind înregistrat și depus la dosarul fondului).

(8) În cazul în care, cu ocazia verificării sau cu ocazia restituirii custodiei, apar diferențe față de momentul depunerii (documente lipsă sau deteriorate), acestea vor fi menționate în procesul-verbal și se vor lua măsuri pentru remedierea problemelor, astfel:

a) documentele deteriorate din alte cauze decât cele provocate de un eveniment imprevizibil și de neînlăturat vor fi restaurate cu titlu gratuit de Cameră;

b) pentru documentele lipsă se vor lua măsuri pentru depistarea acestora și, în cazul persistenței problemei, se vor lua măsuri disciplinare, civile sau penale față de cei găsiți vinovați;

c) instrumentele de evidență se vor actualiza corespunzător;

d) fișa Situația fondului/fișa Situația preluării se va închide prin bararea spațiilor goale și mențiunea: "restituit la data de..."; va fi depusă în dosarul fondului (custodiei);

e) dosarul fondului/colecției restituite din custodie se va închide, certifica și arhiva;

f) la poziția din Registrul general de arhivă corespunzătoare preluării custodiei vor fi inserate, la rubrica "Observații", mențiunea: "restituit", data și numărul procesului-verbal de restituire;

g) pe instrumentul de evidență se vor menționa: "Anulat în urma restituirii custodiei", data și numărul actului de restituire;

h) în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice se va anula instrumentul de evidență corespunzător, cu mențiunea: "Anulat";

i) se vor actualiza instrumentele de evidență fizică de la depozit.

a) de a reîntregi fonduri și colecții;

b) de a aplica principiul teritorialității (asigurarea proximității documentelor de o anumită comunitate sau zonă geografică la care se referă).

(2) Transferurile se realizează în baza unei planificări, stabilită de comun acord între structurile Camerei predătoare și primitoare.

(3) Planificarea va cuprinde cel puțin structurile implicate, motivarea transferului, fondurile și cantitățile implicate, resursele umane și de transport necesare, data prevăzută pentru transfer, traseele de transport.

(4) Predarea se va realiza la nivel de unitate arhivistică, prin confruntarea existentului cu instrumentele de evidență.

(5) Predarea se va finaliza cu încheierea unui proces-verbal de predare-primire, câte unul pentru fiecare parte, care va fi înregistrat și depus la dosarul fondului. Procesul-verbal va cuprinde mențiuni despre predător și primitor, perioada realizării transferului, denumirea fondurilor și cantitățile, lista instrumentelor de evidență predate.

(6) Transferul de fonduri arhivistice între camere urmează aceeași procedură.

(7) Primirea materialelor se va face conform precizărilor din cap. III - Procedura referitoare la intrările de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Cameră.

(8) După efectuarea transferului vor fi realizate mențiunile corespunzătoare în Registrul general de arhivă, Ghidul topografic, Ghidul de raft și Fișa de depozit.

(1) Transferul temporar reprezintă împrumutul de documente, pe perioadă determinată, între structurile Camerei sau între Camere și Uniune.

(2) În vederea realizării unor evenimente culturale (expoziții, simpozioane etc.), Camerele și Uniunea își pot împrumuta între ele documente originale, pe perioadă determinată, pe bază de proces-verbal de predare-primire.

(3) Transferul temporar de documente se va realiza întotdeauna cu aprobarea președintelui Colegiului director al Camerei sau a înlocuitorului legal.

(1) Pentru materialele arhivistice afectate grav și iremediabil de un eveniment neprevăzut și de neînlăturat se realizează o eliminare pe criteriul deteriorării iremediabile.

(2) În vederea eliminării, se întocmește procesul-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor, în care se vor menționa împrejurările producerii evenimentului, cantitatea de arhivă afectată, denumirea fondurilor și părților structurale afectate, anii extremi ai documentelor. În cazul în care există instrumente de evidență pentru aceste materiale, se vor indica și cotele unității arhivistice.

(3) Procesul-verbal va fi avizat de șeful serviciului arhivă și aprobat de președintele Colegiului director al Camerei.

(4) După comunicarea aprobării, instrumentele de evidență ale fondurilor și colecțiilor care au făcut obiectul eliminării vor fi actualizate.