Capitolul IV — Luarea în evidență a materialelor arhivistice intrate la Cameră; instrumente de evidență a intrărilor

a) documente ce atestă transferul de material arhivistic în administrarea Camerei;

b) documente ce descriu conținutul preluării.

(1) Documentele ce atestă transferul de material arhivistic în administrarea Camerei sunt:

a) procese-verbale de predare-preluare;

b) act de donație;

c) contract de custodie sau de depozit;

d) contract de vânzare-cumpărare;

e) proces-verbal de luare în evidență.

(2) Aceste documente se întocmesc în formă scrisă la momentul preluării, în cel puțin două exemplare (cu excepția procesului-verbal de luare în evidență), fiind semnate de părți. Exemplarul Camerei se înregistrează și se depune la dosarul fondului. În cazul în care se întocmesc sub formă electronică, documentele încheiate se semnează cu semnătură electronică extinsă, în condițiile stabilite de lege, și se arhivează, având în vedere nevoia de păstrare pe termen lung.

(1) Documente ce descriu conținutul preluării: inventare, listă existent etc.

(2) Aceste documente se întocmesc în formă scrisă, în format hârtie și/sau electronic, anterior întocmirii actelor ce înregistrează oficial transferul de administrare. În format hârtie, se întocmesc cel puțin 3 exemplare. Documentele se înregistrează în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.

a) Registrul general de arhivă;

b) Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice;

c) fișa Situația preluării;

d) fișa Situația fondului;

e) dosarul fondului.

(1) Registrul general de arhivă (anexa nr. 7) este un instrument de evidență a fondurilor și colecțiilor deținute de către Cameră, care are rolul:

a) de a identifica în mod unic preluările de materiale arhivistice;

b) de a înregistra atribuirea numărului de fond;

c) de a face legătura între prima preluare și următoarele.

(2) În Registrul general de arhivă se înregistrează toate fondurile deținute la data întocmirii și, în continuare, preluările de documente, în ordinea intrării lor, și fondurile/fragmentele de fonduri depistate ulterior în depozitele proprii, fără forme de evidență.

(3) Registrul general de arhivă poate fi întocmit în format hârtie sau în format electronic. Pentru sistemul în format electronic, sistemul informatic trebuie să asigure cel puțin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, realizarea de copii de siguranță periodice și imprimarea pe hârtie a datelor înscrise în decursul unui an.

(4) Registrul general de arhivă, în format hârtie sau electronic, va fi păstrat cu caracter permanent, ceea ce impune luarea măsurilor necesare pentru o scriere durabilă (instrument și material de scriere, precum și suport rezistent), respectiv pentru păstrarea pe termen lung a fișierelor informatice.

(1) În Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice (anexa nr. 8) se înregistrează și se ține evidența instrumentelor rezultate în urma întocmirii evidenței fizice și descrierii materialelor arhivistice din fonduri și colecții

(2) În Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor a unităților arhivistice se înscriu toate instrumentele de evidență existente în momentul întocmirii acestuia și, în continuare, cele care se realizează sau se preiau ulterior.

(3) Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice poate fi întocmit în format hârtie sau în format electronic. Pentru sistemul în format electronic, sistemul informatic trebuie să asigure cel puțin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, să asigure realizarea de copii de siguranță periodice și să asigure imprimarea pe hârtie a datelor înscrise în decursul unui an.

(4) Registrul prevăzut la alin. (1)-(3), în format hârtie sau electronic, va fi păstrat permanent, ceea ce impune luarea măsurilor necesare pentru o scriere durabilă (instrument și material de scriere, precum și suport rezistent), respectiv pentru păstrarea pe termen lung a fișierelor informatice.

(1) Fișa Situația fondului (anexa nr. 9) este un instrument de sinteză, care servește cunoașterii existentului de documente preluate, precum și a tuturor operațiunilor și activităților arhivistice la care a fost supus fondul; se întocmește în baza fișei Situația preluării și a instrumentelor de evidență fizică și intelectuală.

(2) Fișa Situația fondului va fi formată dintr-o fișă de bază și va avea tot atâtea fișe anexă câte preluări vor exista în cadrul fondului.

(1) La prima preluare, se deschide pentru fiecare fond în parte dosarul fondului.

(2) Cota dosarului este dată de numărul fondului, din Registrul general de arhivă. Dosarele vor fi păstrate în ordinea numerelor de fond.

(3) La dosarul fondului se vor păstra toate documentele ce rezultă din administrarea fondului arhivistic în cadrul Camerei, cu excepția instrumentelor de evidență active, care vor fi păstrate separat; instrumentele de evidență anulate se vor clasa la dosarul fondului, ca volume separate.

(1) Elementele de cotă stabilite în faza de preluare, de regulă, vor fi păstrate în continuare.

(2) Modificări ale cotelor de preluare se vor produce în următoarele cazuri:

a) se constată faptul că o cotă nu identifică în mod unic unitățile arhivistice, caz în care se adaugă un element la cotă, astfel încât să se rectifice situația. Modificarea va fi documentată la dosarul fondului pe baza unei note și va fi semnalată în descrierea arhivistică;

b) se constată că în cadrul preluării există materiale arhivistice aparținând mai multor fonduri. În acest caz se fondează documentele; ansamblurile de documente aparținând fiecărui fond vor fi tratate ca preluări distincte, se înregistrează separat în Registrul general de arhivă, se recotează și se întocmesc evidențele specifice unei preluări; se face referință la preluarea inițială și se face mențiune pe instrumentele de evidență ale preluării inițiale și fișa Situația preluării asupra unității arhivistice transferate, cu mențiune la preluarea inițială. De asemenea, pe coperta 3 a dosarului se face mențiune: "cotă veche:...", se datează și se semnează de lucrătorul care a recotat.

c) alte cazuri, temeinic justificate prin planul activității desfășurate (ordonare, descriere, selecționare, după caz) și aprobate de șeful Serviciului arhivă.

(3) În toate cazurile în care cotele alocate inițial se modifică, este obligatorie realizarea unor tabele de corespondență între cotele inițiale și cele finale (care să facă astfel legătura între inventarele administrative inițiale și inventarele administrative/formele de evidență ulterioare). Ca rezultat final, evidențele trebuie să permită reconstituirea preluării și a cotelor cu care o unitate arhivistică a intrat în administrarea Camerei și a perioadei în care a purtat cotele respective, în măsura posibilității de reconstituire.

(4) În situația în care instrumentele de evidență inițiale ies din uz, ca urmare a întocmirii unor noi forme de evidență, vechile instrumente se anulează (prin indicarea pe foaia de titlu a mențiunii "Anulat"), se anulează în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice prin mențiunea la rubrica "Ieșiri din arhivă" a cuvântului "Anulat"; numărul respectivului instrument de evidență nu va mai fi atribuit altuia nou, iar instrumentul în sine va fi arhivat la dosarul fondului. Aceste modificări vor fi înregistrate și în descrierile arhivistice, precizând perioada de timp în care a fost folosită o anume cotă și un anumit instrument de evidență.

(1) În cazul în care în depozitele Camerei se identifică material arhivistic fără niciun fel de formă de evidență, va fi informat șeful serviciului, iar acesta va desemna o persoană/un colectiv care va proceda astfel:

a) va analiza contextul în care sunt amplasate în depozit documentele și eventualele legături cu fondurile și colecțiile învecinate;

b) se vor analiza sumar, prin sondaj, documentele, pentru stabilirea eventualului creator și se va verifica în ce măsură există un fond căruia documentele i-ar putea aparține sau de la care sunt declarate lipsă;

c) se vor analiza și alte acte referitoare la așezarea fondurilor și colecțiilor în depozite.

(2) Se va întocmi o notă de constatare către șeful serviciului, care va cuprinde rezultatele analizei indicate mai sus și contextul în care a fost identificat materialul arhivistic, urmată de propunerea fie de luare în evidență, fie de integrare la fondurile/colecțiile de unde a fost constatat și declarat lipsă.

(3) În baza notei de constatare, șeful Serviciului arhivă va decide luarea în evidență a materialului arhivistic prin încheierea unui proces-verbal de luare în evidență, înregistrarea materialului arhivistic ca un nou fond sau ca o nouă preluare în cadrul unui fond existent. Ambele documente se vor clasa la dosarul fondului.