(1) Înregistrarea, evidența, clasarea și arhivarea petițiilor adresate ministrului sau ministerului, expedierea răspunsurilor către petiționari și clasarea xerocopiilor răspunsurilor se realizează de către structura de specialitate din cadrul Secretariatului general.
(2) Șeful structurii de specialitate din cadrul Secretariatului general este autorizat să deschidă petițiile adresate ministrului sau ministerului.
(3) Petițiile cu caracter personal/confidențial se gestionează conform precizărilor ministrului.
(1) Secretarul general înaintează ministrului pentru aprobare, în fiecare zi lucrătoare, situația petițiilor adresate ministrului/ministerului și înregistrate la structura de specialitate din cadrul Secretariatului general în ziua lucrătoare precedentă. Situația cuprinde informații privind fiecare petiționar, problematica prezentată și structura responsabilă/structurile responsabile propusă/propuse să întreprindă măsuri de cercetare și analiză detaliată a tuturor problemelor prezentate, potrivit competențelor legale, precum și să redacteze răspunsul.
(2) Structura de specialitate din cadrul Secretariatului general are obligația de a transmite petiția, în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data înregistrării acesteia, structurii responsabile/structurilor responsabile desemnate de ministru să întreprindă măsuri de cercetare și analiză detaliată a tuturor problemelor prezentate, precum și să redacteze răspunsul, denumite în continuare structuri desemnate.
(3) În cazul în care, pentru soluționarea unei petiții, ministrul a desemnat mai multe structuri responsabile să întreprindă măsuri de cercetare și analiză detaliată, precum și să redacteze răspunsul, petiția se expediază în original structurii care răspunde de rezolvarea problemelor principale și în xerocopie celorlalte structuri desemnate implicate în procesul de cercetare și analiză a problemelor conexe problemei principale cuprinse în petiție. Structura de specialitate din cadrul Secretariatului general notifică fiecare structură desemnată cu privire la celelalte structuri desemnate.
(4) În situația petițiilor prezentate personal ministrului care a desemnat, prin rezoluție/ordin, structurile responsabile să întreprindă măsuri de cercetare și analiză detaliată, precum și să redacteze răspunsul, precum și ori de câte ori situația impune, propunerile privind modul de soluționare a petiției se promovează prin raport la ministru, în vederea luării deciziei, cu respectarea prevederilor Regulamentului de organizare și funcționare al Ministerului Apărării Naționale, aprobat prin Ordinul ministrului apărării nr. M.S. 118/2007*), cu modificările și completările ulterioare.
Notă *) Ordinul ministrului apărării nr. M.S. 118/2007 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece este clasificat potrivit legii.
(1) Structura de specialitate din cadrul Secretariatului general are obligația să expedieze răspunsul petiționarului, indiferent dacă soluția este favorabilă sau nefavorabilă, în termen de 30 de zile de la data înregistrării petiției în registrul propriu de evidență a petițiilor.
(2) În situația în care problemele prezentate prin petițiile adresate ministrului sau ministerului necesită o cercetare mai amănunțită, șeful/comandantul structurii desemnate poate prelungi termenul prevăzut la alin. (1) cu cel mult 15 zile. Această decizie se comunică structurii de specialitate din cadrul Secretariatului general, care înștiințează petiționarii, în scris, în intervalul celor 30 de zile de la data înregistrării petiției, despre luarea în evidență a acesteia și prelungirea termenului de soluționare.
(1) În cazul în care, în intervalul de 30 sau 45 de zile, după caz, de la data înregistrării unei petiții la structura de specialitate din cadrul Secretariatului general, sunt adresate ministrului sau ministerului mai multe petiții având același autor și prezentând aceeași problematică, acestea se trimit structurii ori structurilor desemnate, în vederea conexării, în cuprinsul răspunsului urmând a se face referire la toate petițiile primite.
(2) Atunci când, în cuprinsul petiției adresate ministrului, petiționarul precizează că a trimis o petiție similară/identică și altor structuri din cadrul ministerului, în vederea întocmirii unui răspuns unitar, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general transmite petiția către structura desemnată și notifică celelalte structuri care au primit aceeași petiție de la petiționar, cu privire la structura desemnată.
(3) Dacă după expedierea răspunsului se primește o nouă petiție cu același conținut, de la același petiționar ori de la o autoritate sau instituție publică greșit sesizată, petiția se clasează făcându-se mențiune cu privire la numărul de înregistrare al răspunsului transmis.
(1) Prin excepție de la prevederile art. 12 alin. (1), în cazul în care, în aceeași zi, sunt recepționate prin poștă electronică mai multe petiții identice, se tipărește conținutul primei petiții primite, care se înregistrează. Prin conținut se înțelege atât petiția propriu-zisă, cât și documentele anexate.
(2) La petiția tipărită și înregistrată se anexează o listă cuprinzând datele de identificare ale celorlalte petiții identice, respectiv: adresa de poștă electronică a expeditorului, subiectul, data recepționării și mărimea fiecărei petiții. Lista se certifică de către persoana care o tipărește, prin semnătură olografă, cu mențiunea: "Lista cuprinde datele de identificare a .........(număr).......... petiții cu conținut identic".
(3) Petițiile recepționate prin poștă electronică sunt considerate identice dacă au același autor și prezintă aceeași problematică.
(4) Petiția tipărită și înregistrată se trimite, împreună cu lista prevăzută la alin. (2), la structura desemnată.
(5) Toate petițiile identice se salvează într-un dosar, în aceeași căsuță de poștă electronică în care au fost primite. Dosarul se radiază după un an de la data expedierii răspunsului la prima petiție.
(6) În cazul în care, ulterior transmiterii petiției conform prevederilor alin. (4), se primește, prin poștă electronică, o nouă petiție cu conținut identic, aceasta din urmă se salvează în dosarul constituit conform alin. (5) și nu se mai trimite la structura desemnată inițial.
(1) Expedierea răspunsului către petiționar se face prin fax, poștă electronică sau prin poștă cu scrisoare recomandată.
(2) Răspunsul la petiții se poate înmâna și personal petiționarului, pe bază de semnătură.
(3) Împreună cu răspunsul adresat petiționarului, acestuia i se returnează, dacă este cazul, și documentele în original, respectiv alte materiale ce îi aparțin și care au fost depuse la minister sau anexate petiției. Sunt exceptate situațiile în care, potrivit legii, este obligatorie depunerea de către petiționar a documentelor în original.
(4) În situația în care, din cauze obiective, scrisoarea cu răspunsul adresat petiționarului se returnează structurii emitente, se specifică, în registrul de evidență a petițiilor, data și motivul returnării, plicul fiind păstrat în evidență și arhivat.
(1) Structura desemnată are obligația de a transmite Secretariatului general răspunsurile adresate persoanelor fizice sau juridice cu domiciliul, respectiv sediul în țară sau în străinătate, avizate de structura de securitate proprie, cu încadrarea în termenul prevăzut la art. 15 alin. (2).
(la 25-06-2019, Alineatul (1) din Articolul 17 , Capitolul II a fost modificat de Punctul 1, Articolul I din ORDINUL nr. M.120 din 12 iunie 2019, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 517 din 25 iunie 2019 )
(2) Abrogat.
(la 25-06-2019, Alineatul (2) din Articolul 17 , Capitolul II a fost abrogat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. M.120 din 12 iunie 2019, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 517 din 25 iunie 2019 )
(3) Răspunsul care se expediază prin poștă electronică se transmite Secretariatului general în scris și în format electronic prin poștă electronică sau pe suport optic, în fișier de tip Microsoft Word Document 97-2003 cu extensia ".doc".
(4) Serviciile poștale pentru expedierea răspunsurilor către persoanele fizice sau juridice cu domiciliul, respectiv sediul în străinătate se asigură de către Comandamentul comunicațiilor și informaticii.