Capitolul II — Organizarea I.G.I.

(1) Structura organizatorică a aparatului propriu al I.G.I. cuprinde, în conformitate cu anexa la Hotărârea Guvernului nr. 639/2007, cu modificările și completările ulterioare:

a) conducerea;

b) Serviciul cabinet;

c) Serviciul control;

d) Financiar;

e) Serviciul analiză de risc, strategii și valorificarea informațiilor;

f) Biroul informare și relații publice;

g) Structura de securitate (la nivel de birou);

h) Direcția resurse și cooperare internațională:

i) Direcția logistică:

j) Direcția migrație:

k) Direcția azil și integrare:

(2) Organigrama aparatului propriu al I.G.I. este prevăzută în anexa nr. 2.

(1) Relațiile de autoritate ierarhice se stabilesc:

a) între conducerea I.G.I. și toate structurile centrale și teritoriale ale acestuia în scopul menținerii, păstrării și perfecționării stării de funcționalitate a sistemului relațional intern al I.G.I.;

b) între șefii structurilor centrale și subordonate și personalul subordonat acestora.

(2) Relațiile de autoritate funcționale se stabilesc în cadrul compartimentelor centrale care nu sunt prevăzute cu funcții de conducere, între personalul cu funcția cea mai mare, denumit în continuare ofițeri desemnați, și restul personalului, în vederea îndrumării și îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile și obiectivele propuse, a activității acestor compartimente și a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare și asigurării unității de acțiune în îndeplinirea obiectivelor.

(1) Relațiile de coordonare se stabilesc între structurile centrale ale I.G.I. și cele subordonate, potrivit liniei de muncă specifice date în competența fiecărei structuri centrale.

(2) Activitatea de coordonare a structurilor subordonate de către structurile centrale ale I.G.I., pe linii specifice de muncă, are ca scop:

a) sincronizarea și desfășurarea unitară a activității structurilor subordonate;

b) direcționarea structurilor subordonate în ceea ce privește aplicarea legislației specifice, precum și a procedurilor stabilite prin normele interne de muncă ori regulamentele de organizare și funcționare;

c) optimizarea tuturor activităților în scopul îndeplinirii obiectivelor propuse, prin utilizarea rațională și valorificarea tuturor resurselor, inclusiv a celor umane;

d) verificarea îndeplinirii de către structurile subordonate a atribuțiilor specifice, potrivit liniilor de muncă corespondente de la nivelul aparatului propriu al I.G.I.

a) planificarea activităților I.G.I. se realizează anual, iar analiza și/sau actualizarea planului de activități se elaborează semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru întregul an;

b) planificarea activităților direcțiilor, precum și a structurilor subordonate nemijlocit conducerii I.G.I. sau direcțiilor se realizează anual, iar analiza și/sau actualizarea planurilor de activități se elaborează semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru întregul an.

(1) Circuitul intern al documentelor presupune desfășurarea unor activități de predare/primire, redactare, gestionare, evidență, multiplicare, manipulare, transport și expediere a documentelor și este de două feluri:

a) circuit primar;

b) circuit secundar.

(2) Circuitul primar se aplică documentelor care vizează atribuții exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:

a) conducerea M.A.I.;

b) structurile din aparatul central al M.A.I. sau subordonate nemijlocit;

c) alte instituții din cadrul M.A.I. care au calitatea de ordonator secundar de credite;

d) instituții din afara M.A.I.;

e) aparatul central și structurile teritoriale ale I.G.I.

(3) Circuitul secundar se aplică documentelor care nu vizează atribuții exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:

a) instituții din cadrul M.A.I.;

b) instituții din afara M.A.I.;

c) aparatul central și structurile teritoriale ale I.G.I.

(1) Corespondența pentru circuitul primar se primește de către personalul din Serviciul cabinet prin poșta militară/civilă, fax, e-mail, curierat etc., se înregistrează în registrele de tranzit, apoi se introduce în mapa conducerii unității, în funcție de domeniile coordonate, conform fișei postului, pentru punerea rezoluției și ulterior se predă pe bază de semnătură în condică conducerii I.G.I. Corespondența poate fi primită și la sediul I.G.I. din str. Cpt. Av. Alex. Șerbănescu de către lucrătorul desemnat, care o trimite, pe bază de condică, la Serviciul cabinet.

(2) După punerea rezoluției pe documente de către conducerea unității, lucrătorii anume desemnați din cadrul Serviciului cabinet fac mențiunile necesare în registrele de tranzit și le distribuie lucrătorilor cu atribuții pe linie de secretariat care deservesc Direcția migrație, Direcția azil și integrare, Direcția logistică, Direcția resurse și cooperare internațională, precum și unele structuri subordonate conducerii I.G.I., în vederea pregătirii mapelor pentru punerea rezoluției de către directorii de direcții/șefii serviciilor/birourilor subordonate conducerii I.G.I.

(3) Lucrările care au rezoluția directorilor de direcții sunt înaintate pentru punerea rezoluției șefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior, persoanele cu atribuții pe linie de secretariat vor înregistra documentele în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcții și apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnați.

(4) Lucrările care au rezoluția șefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi înregistrate de către persoanele cu atribuții pe linie de secretariat în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou și apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnați.

(1) Fac excepție de la circuitul documentelor menționat anterior cererile de viză și cererile pentru eliberarea permisului de trecere locală a frontierei în regimul micului trafic de frontieră, transmise prin sistemul informatic Sistemul național de informații privind vizele, denumit în continuare S.N.I.V., de către Centrul Național de Vize din cadrul Ministerului Afacerilor Externe, denumit în continuare M.A.E., sau de către misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României în străinătate.

(2) Acestea sunt înregistrate electronic în Sistemul informatic de management al străinilor, denumit în continuare S.I.M.S., de către lucrătorul responsabil pentru soluționare, conform atribuțiilor înscrise în fișa postului, și listate pe suport letric prin alocarea unui număr din plaja de numere repartizate anual Serviciului admisie din Direcția migrație.

(3) Circuitul ulterior al acestor cereri se stabilește prin procedură specifică internă la nivelul Direcției migrație.

(1) Corespondența pentru circuitul secundar se primește de către lucrătorii de la Serviciul cabinet și se predă în funcție de domeniul de activitate, pe bază de condică, lucrătorilor cu atribuții pe linie de secretariat din cadrul celor 4 direcții și al structurilor direct subordonate conducerii instituției; corespondența primită la sediul din str. Cpt. Av. Alex. Șerbănescu se trimite, pe bază de condică, de către lucrătorul desemnat la structurile I.G.I. nominalizate.

(2) Lucrările care au rezoluția directorilor de direcții sunt înaintate pentru punerea rezoluției șefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior persoanele cu atribuții pe linie de secretariat vor înregistra documentele în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcții și apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnați.

(3) Lucrările care au rezoluția șefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi înregistrate de către persoanele cu atribuții pe linie de secretariat în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou și apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnați.