(1) Corespondența adresată structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism se primește de grefierul-șef sau de un alt grefier desemnat de procurorul-șef al acestora.
(2) La primirea corespondenței se verifică dacă mențiunile de pe plicuri corespund cu conținutul acestora și dacă există toate anexele enumerate în corespondență. Lipsurile ori nepotrivirile dintre mențiunile de pe plicuri și conținutul acestora se aduc la cunoștința expeditorilor, cărora li se va cere, în scris sau verbal, să completeze corespondența ori să dea lămuririle necesare în legătură cu cele constatate.
(3) Procurorul-șef corespunzător structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism poate dispune ca întreaga corespondență sau numai o parte din aceasta să îi fie prezentată nedesfăcută.
(1) Corespondența primită direct sau de la alte parchete se sortează de grefierul-șef sau de grefierul desemnat de procurorul-șef corespunzător al structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism, potrivit nomenclatoarelor arhivistice în vigoare, care identifică lucrările anterioare, în cazul în care corespondența nou-primită are legătură cu aceste lucrări.
(2) Întreaga corespondență se prezintă spre examinare procurorului-șef corespunzător al structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism, care repartizează sau ia măsuri de repartizare a lucrărilor către procurori ori altor salariați din subordine, potrivit legii, sau dispune trimiterea lor, când este cazul, instituțiilor competente, spre rezolvare.
(3) Sortarea corespondenței de către grefierul șef sau grefierul desemnat, prezentarea acesteia spre examinare procurorului-șef corespunzător al structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism și repartizarea lucrărilor spre rezolvare se fac, de regulă, în ziua primirii corespondenței ori cel mai târziu a doua zi.
(1) După examinarea și repartizarea corespondenței, procurorul-șef corespunzător al structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism restituie lucrările grefei, în vederea înregistrării, predării ori expedierii acestora, potrivit rezoluției.
(2) În cazul în care din cuprinsul unor scrisori nu rezultă cu claritate obiectul cererilor, plângerilor ori al sesizărilor, procurorul-șef corespunzător al structurilor Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism va da dispoziție procurorului sau salariatului căruia i s-a repartizat lucrarea spre soluționare să ceară petiționarului să facă precizările necesare în scris, telefonic ori direct, prin chemare la sediul unității, după caz.
(1) Plângerile și sesizările prin care se reclamă fapte cu caracter penal, precum și dosarele primite de la alte organe de cercetare penală care au fost sesizate direct se înregistrează în ordine cronologică în Registrul de evidență a activității de urmărire penală și de supraveghere a acesteia (R4). Numărul de înregistrare va fi însoțit de indicativul "DP" (dosar penal).
(2) Cererile, reclamațiile, sesizările, plângerile, denunțurile și memoriile se înregistrează în Registrul de evidență a cererilor, reclamațiilor, sesizărilor, plângerilor și memoriilor adresate parchetului (R-34), dându-se numere de înregistrare fără soț.
(3) Sesizările penale, precum și celelalte plângeri, cereri, sesizări și memorii ale persoanelor fizice și juridice, depuse de acestea direct la structurile Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism, vor purta mențiunea de primire aplicată de grefierul desemnat și numărul de înregistrare în Registrul de audiență (R-33) ori, după caz, mențiunea de primire aplicată de procurorul sau grefierul care a primit corespondența.
(4) Toate celelalte categorii de corespondență se înregistrează în Registrul de intrare-ieșire a corespondenței (R15), dându-se, cronologic, numere de înregistrare cu soț și indicativele corespunzătoare din nomenclatorul arhivistic.
(5) Documentele financiar-contabile se înregistrează în ordine cronologică în registrele prevăzute de legislația financiar-contabilă, completate la nivelul departamentului economico-financiar și administrativ.
(6) Lucrările efectuate din oficiu se înregistrează potrivit dispozițiilor cuprinse în prezentul regulament, în raport cu conținutul lor.
(7) Când pe parcursul soluționării sau după definitivare unele lucrări înregistrate inițial conform regulilor stabilite în prezentul regulament își schimbă caracterul, acestea se reînregistrează potrivit noii încadrări în nomenclatoare.
(1) Înregistrarea lucrărilor se face în sistem partidă, în sensul că toate revenirile și lucrările intermediare, solicitările și primirile de dosare sau de referate, precum și orice date în legătură cu lucrarea de bază se înscriu în mod obligatoriu la numărul de înregistrare inițial, astfel încât corespondența care se referă la lucrări anterioare să nu primească numere noi de înregistrare.
(2) Grefierii-șefi au obligația să urmărească dacă lucrările repartizate de conducătorii structurilor au fost efectuate în termenele stabilite de aceștia și să îi informeze de îndată cu privire la existența unor lucrări nerezolvate.
(1) După efectuarea operațiilor de înregistrare a corespondenței, lucrările se predau celor cărora le-au fost repartizate, sub semnătură, în registrul de evidență a acestora.
(2) Lucrările rezolvate se predau de procurori și de ceilalți salariați grefierului-șef sau înlocuitorului acestuia, sub semnătură, în condica C-1 sau C-8, după caz.
(3) Grefierul-șef va face personal mențiunile corespunzătoare de scădere a lucrărilor și de închidere a pozițiilor în registre.
(4) Circulația lucrărilor între grefă și procurorii sau personalul auxiliar cărora li s-au repartizat spre soluționare va fi evidențiată în registrele în care sunt înscrise lucrările respective, iar predarea se va face pe condica de evidență a predării dosarelor și lucrărilor C-7.
(1) Corespondența cu autoritățile străine, cu misiunile diplomatice și oficiile consulare din țara noastră, cu reprezentanțele străine, cu organizațiile și organismele internaționale care își desfășoară activitatea în România are loc în condițiile legii.
(2) Comunicarea actelor procedurale către străini, persoane fizice ori juridice, cu domiciliul sau cu reședința în România ori cu domiciliul în străinătate, care se află temporar în România, se va face direct, în condițiile legii și ale prezentului regulament.
(3) Comunicările prevăzute la alin. (2) se vor face după traducerea actelor în limba pe care aceste persoane o înțeleg sau în limba oficială a statului resortisant.
(4) Corespondența într-o limbă străină, primită de la alte persoane și instituții decât cele menționate la alin. (1), se traduce în limba română.
(1) Înregistrarea corespondenței pentru fiecare an începe la data de 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.
(2) Registrele se numerotează, iar pe copertele acestora se înscriu: denumirea registrului, anul, numărul inițial și ultimul număr de înregistrare. La sfârșitul anului sau la închiderea unui volum din registru se certifică de către grefierul-șef numărul înregistrărilor și numărul filelor folosite.
(1) Dosarele, întocmite separat pentru fiecare lucrare, se păstrează timp de un an la grefa structurii Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism, după care se depun la arhivă.
(2) Aranjarea actelor se face de procurorul care rezolvă lucrarea, iar numerotarea și cusutul dosarelor, precum și parafarea acestora se fac de grefierul-șef ori de un alt grefier desemnat de procurorul-șef corespunzător.