Capitolul I — Organizarea activității de arhivă

(1) Documentele de arhivă păstrate de compartimentele de grefă ale direcției timp de un an se depun la arhivă pe baza inventarelor întocmite, cu menționarea termenelor de păstrare, potrivit nomenclatorului arhivistic național prevăzut în anexa nr. 1 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

(2) Înainte de predarea la arhivă se verifică fiecare document și se scot din dosare actele de proprietate, studii, legitimare și celelalte acte oficiale emise de alte autorități, acestea urmând să fie restituite, sub semnătură, celor îndreptățiți și reținându-se copii certificate sub semnătură de persoana care a restituit actul. De asemenea, la cererea persoanelor interesate, fie instituții sau autorități publice, fie persoane fizice ori juridice, se restituie orice act sau document aflat în original la dosar.

(3) Arhivarea și păstrarea lucrărilor înregistrate și reținute la cabinetul conducerii Direcției de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism, cu excepția lucrărilor ce conțin informații clasificate, se fac de grefierii care își desfășoară activitatea la cabinete.

(1) La soluționarea dosarului, în vederea predării acestuia la grefă, grefierul-șef serviciu ori grefierul anume desemnat așază documentele existente în fiecare dosar în ordine cronologică sau în cea prevăzută în reglementările interne, le numerotează și le coase sau le leagă în coperte de carton, în așa fel încât să se asigure citirea completă a textelor, a datelor calendaristice și a rezoluțiilor. Din dosar se îndepărtează agrafele, clemele și acele.

(2) Pe coperta dosarului se menționează denumirea direcției și a compartimentului de activitate, indicativul din nomenclatorul arhivistic, termenul de păstrare, problema la care se referă, numărul de file și numărul ordinului, potrivit anexei nr. 2 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

(3) Pe o filă adăugată la sfârșitul dosarului, respectiv după ultima mențiune scrisă din cuprinsul registrelor și condicilor, salariatul care gestionează arhiva menționează: "prezentul dosar (registru, condică etc.) conține... file" (în cifre și litere), aplică ștampila rotundă și semnează.

(1) Pentru dosarele cu termen de păstrare permanent inventarul se întocmește în 4 exemplare, iar pentru cele cu termen de păstrare temporar, în 3 exemplare. Din fiecare inventar câte un exemplar rămâne la grefierul-șef, iar celelalte se păstrează în arhivă împreună cu dosarele.

(2) Pentru registre, condici și alte documente preconstituite se întocmește un inventar separat pe termene de păstrare.

(3) Salariatul care răspunde de arhivă este obligat să țină evidența inventarelor pentru documentele intrate în arhivă și a mișcării documentelor, completând rubricile din Registrul de evidență a intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice (R-31), potrivit modelului din anexa nr. 4 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

(4) La primirea documentelor în arhivă se verifică dacă inventarul este întocmit corespunzător și dacă îndeplinește condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și de prezentul regulament.

(1) Grefierii arhivari sau grefierii anume desemnați sunt gestionarii documentelor arhivate și ai informațiilor cuprinse în aceste documente. Aceștia răspund, în condițiile legii și în limita atribuțiilor pe care le au, de conservarea arhivei și de păstrarea confidențialității informațiilor cuprinse în arhivă.

(2) Persoanele menționate la alin. (1) îndeplinesc sarcinile prevăzute de lege privind predarea documentelor în arhivă, păstrarea, selecționarea și eliminarea acestora, precum și pe cele prevăzute de fișa postului.

(1) Eliberarea de dosare și de documente din dosarele arhivate, obținerea de copii ale acestor documente, precum și consultarea lor se realizează numai pe baza aprobării scrise a conducătorului unității care deține arhiva.

(2) Consultarea documentelor depozitate în arhiva Structurii centrale și teritoriale ale direcției, eliberarea acestora, precum și obținerea de copii se fac cu aprobarea procurorului-șef direcție sau a procurorului-șef serviciu/șef birou, după caz.

(3) La cererea persoanelor îndreptățite, procurorul-șef direcție sau procurorul-șef serviciu/șef birou, după caz, poate aproba restituirea către acestea de documente din arhivă sau poate dispune încredințarea de documente altor organe ale statului sau altor parchete. Documentul restituit sau încredințat se înlocuiește în arhivă cu o copie conformă.

(4) Eliberarea documentelor originale se consemnează în Registrul de depozit (R-35).

(5) Toate consultările lucrărilor din arhivă, precum și eliberarea de copii se evidențiază într-un registru ținut prin grija grefierului arhivar. Acest registru va fi cuprins în inventar și va avea termen de păstrare permanent.

(1) Documentele de arhivă al căror termen de păstrare stabilit în nomenclatorul arhivistic a expirat se prezintă comisiei de selecționare constituite potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

(2) Comisia de selecționare este compusă din președinte, secretar și un număr impar de membri, numiți de procurorul-șef direcție din rândul procurorilor și al grefierilor.

(3) Președintele comisiei de selecționare va fi numit din rândul procurorilor.

(4) Salariatul care răspunde de arhivă va fi numit secretar al comisiei de selecționare. Acesta are obligația să pregătească din timp materialul arhivistic pe care urmează să îl prezinte comisiei, să prezinte explicațiile necesare în legătură cu selecționarea arhivei și să ducă la îndeplinire hotărârile comisiei.

(5) După expirarea termenului de păstrare, la cererea secretarului comisiei, președintele convoacă comisia de selecționare. Aceasta verifică dacă documentele înscrise în inventar au fost bine încadrate în termenele de păstrare și avizează eliminarea lor, putând să prelungească termenul de păstrare a unor lucrări, dacă este cazul.

(6) În cazul în care comisia de selecționare constată că s-au produs greșeli în stabilirea termenelor de păstrare, va face rectificările necesare în inventar. Dacă este cazul, se întocmesc inventare separate care se anexează la inventarul inițial.

(1) Selecționarea altor documente care nu au fost constituite potrivit nomenclatorului arhivistic se face după ce acestea au fost puse în ordine și inventariate. Comisia de selecționare examinează documentele și stabilește, după caz, păstrarea sau înlăturarea lor ca nefolositoare.

(2) Pentru documentele ce se propun a fi înlăturate din arhivă se întocmește proces-verbal după modelul din anexa nr. 5 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, menționându-se anii în care au fost create documentele, compartimentele de activitate în care au fost create și numărul curent al dosarelor din inventar.

(3) Documentele care nu au termen de păstrare prevăzut în nomenclatorul arhivistic se înlătură pe baza unui proces-verbal în care se menționează categoria de documente, numărul acestora și anii extremi, făcându-se mențiuni despre lipsa lor de valoare documentară și practică.

(4) Documentele rămase după selecționare se predau filialei județene a Arhivelor Naționale, respectiv a municipiului București, la termenele și în condițiile prevăzute în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată. Odată cu predarea se depun și două exemplare din inventarul definitiv.

(5) La selecționarea arhivei se va avea în vedere să fie identificate și reținute toate documentele care au importanță istorică, documentară și cele a căror utilitate practică nu a încetat.

(1) Sigiliile și ștampilele scoase din uz, confecționate din metal, care au stemă și denumirea completă a parchetelor, păstrate în arhivă, se depun la filialele județene ale Arhivelor Naționale, respectiv a municipiului București, într-un singur exemplar; celelalte exemplare, precum și sigiliile și ștampilele de cauciuc scoase din uz se depun la Departamentul economico-financiar și administrativ din cadrul Structurii centrale a direcției.

(2) Sigiliile și ștampilele scoase din uz se iau în evidență în Registrul de evidență a sigiliilor și a ștampilelor (R-32), într-o secțiune separată, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 4 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și se păstrează în arhivă.

(1) Procurorul-șef al direcției, prin procurorul-șef adjunct anume desemnat, precum și procurorii-șefi din cadrul structurii teritoriale sunt obligați să urmărească păstrarea în condiții corespunzătoare a documentelor și să ia măsuri care să împiedice degradarea, distrugerea sau sustragerea acestora. De asemenea sunt obligați să asigure și să solicite dotarea camerelor de depozitare a arhivei cu mijloace adecvate de păstrare a documentelor și de prevenire a incendiilor.

(2) Se interzic introducerea și păstrarea în camerele de depozitare a arhivei a materialelor inflamabile, explozive sau toxice ori a altor materiale periculoase, instabile sau perisabile.