Capitolul V — Evidențe și documente specifice centrelor

(1) Regulamentul de ordine interioară este documentul prin care administrația centrului stabilește regulile pe care trebuie să le respecte persoanele private de libertate și personalul centrului în vederea asigurării unui climat corespunzător de ordine și disciplină și respectării drepturilor persoanelor private de libertate.

(2) În vederea aplicării corespunzătoare a regimului de executare, administrația centrului elaborează un regulament propriu, în funcție de particularitățile fiecărui centru, iar la stabilirea măsurilor specifice se ține cont inclusiv de modalitatea de păstrare și folosire, pe timpul deținerii, a bunurilor și obiectelor prevăzute în anexa 2 la Regulamentul de aplicare a Legii, care pot afecta siguranța individuală și colectivă.

(3) Regulamentul de ordine interioară se elaborează de către șeful centrului, cu respectarea prevederilor art. 46 din Regulamentul de aplicare a Legii, și se aprobă de către șeful unității de poliție în subordinea căruia este organizat și funcționează centrul.

(1) Regulamentul de ordine interioară este adus la cunoștința persoanelor private de libertate pe bază de semnătură, cu ocazia primirii în centru, precum și de fiecare dată când acesta suferă modificări sau completări. Administrația centrului este obligată să afișeze, în locuri vizibile, sau să pună la dispoziție prin punctele de documentare și informare electronică, sau prin orice alte mijloace, informații referitoare la conținutul regulamentului de ordine interioară.

(2) Regulamentul de ordine interioară se consideră adus la cunoștință ori de câte ori persoana privată de libertate se reîntoarce în centrul în care acesta i-a fost adus la cunoștință, cu excepția cazului în care, de la data aducerii la cunoștință, a suferit modificări sau completări.

(3) Respectarea regulamentului de ordine interioară constituie o obligație a tuturor persoanelor private de libertate, a personalului centrului, precum și a persoanelor care au acces în centru, pe întreaga perioadă în care acestea se află în centru.

(1) Administrația centrului întocmește pentru fiecare persoană privată de libertate deținută un dosar individual în condițiile art. 259 alin. (4) din Regulamentul de aplicare a Legii, care cuprinde următoarele documente:

(2) Dosarul individual se constituie de fiecare dată când o persoană privată de libertate este primită într-un centru. În cazul încetării unei măsuri preventive privative de libertate, urmată de dispunerea unei alte asemenea măsuri, se constituie un alt dosar individual.

(3) Dosarul individual însoțește persoana privată de libertate până la punerea sa în libertate.

(1) Dosarul individual primește numărul de înregistrare corespunzător poziției din Registrul de evidență a primirii și punerii în libertate a persoanelor reținute sau arestate.

(2) Numărul de înregistrare se menționează pe mapă și pe procesulverbal de percheziție întocmit la introducerea în centru.

(3) Completarea dosarului individual începe imediat după primirea în centru și se efectuează progresiv, pe toată durata deținerii persoanei private de libertate în centru. Păstrarea și completarea dosarului individual se fac de către persoanele desemnate de șeful centrului, cu respectarea prevederilor art. 259 alin. (5) din Regulamentul de aplicare a Legii.

(4) Toate documentele privind cererile persoanei private de libertate sau documentele vizând respectiva persoană, încheiate sau primite ulterior constituirii dosarului individual, se înregistrează și se conexează la numărul de înregistrare al acestuia.

(5) Dosarul individual este confidențial, accesul la acesta realizându-se în condițiile art. 60 din Lege și art. 127 și art. 259 alin. (6) din Regulamentul de aplicare a Legii.

(1) La nivelul centrelor se constituie în condițiile art. 114 lit. c) din Lege și se gestionează de personalul centrului, următoarele registre de evidențiere a activităților desfășurate cu persoanele private de libertate:

(2) În Registrul de evidență cereri diverse, se înscriu toate cererile persoanelor private de libertate, altele decât cele pentru care există evidențe prevăzute de legislația aplicabilă unităților de poliție.

(3) Pe lângă documentele prevăzute la alin. (1), la nivelul centrelor se întocmesc și celelalte evidențe prevăzute de legislația aplicabilă unităților de poliție la care se acordă anual plajă de numere.

(4) La nivelul structurii prevăzute la art. 234 alin. (1) din Regulamentul de aplicare a Legii se constituie Registrul de evidență a centrelor de reținere și arestare preventivă cu activitatea suspendată temporar, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 2.

(1) Pentru asigurarea evidenței activității de asistență medicală a persoanelor private de libertate, prin grija șefului unității sanitare, se constituie și se gestionează de personalul medico-sanitar următoarele registre:

(2) Documentele de evidență constituite la nivelul cabinetului medical se înregistrează, se păstrează și se arhivează conform normelor în vigoare privind documentele medicale.

(3) Personalul medico-sanitar răspunde cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și a celor care privesc respectarea confidențialității informațiilor privind starea de sănătate a persoanelor private de libertate.

(1) Registrele prevăzute la art. 68 se completează etapizat și la toate rubricile de către persoanele desemnate în acest sens prin fișa postului sau prin alte documente specifice întocmite la nivelul centrului.

(2) În registrul prevăzut la art. 114 lit. a) din Lege se consemnează și sancțiunile disciplinare, recompensele și alte informații relevante privind deținerea în centru, conform rubricației prevăzute în anexa nr. 2.

(3) Evidența primirii și punerii în libertate a persoanelor condamnate și celor arestate preventiv trimise în judecată, aflate temporar în centru se consemnează în registrul prevăzut la art. 114 lit. a) din Lege.

(4) Rubricația aferentă evidențelor prevăzute la art. 114 lit. a) și b) din Lege și la art. 68 alin. (1) este prevăzută în anexa nr. 2.

(5) Registrele prevăzute la art. 68 alin. (1) se păstrează în fișete metalice, după caz, în camera șefului de schimb, în biroul persoanei desemnate cu acordarea drepturilor sau în biroul persoanei desemnate pentru completarea Registrului de evidență cereri diverse, în funcție de specificul acestora.

(1) În cazul în care persoana privată de libertate aflată în centru și-a schimbat numele și/sau prenumele ori a fost identificată cu alte date de identitate după primirea în centru, se fac mențiuni în acest sens în Registrul de evidență a primirii și punerii în libertate a persoanelor reținute sau arestate preventiv, păstrându-se numărul alocat dosarului individual.

(2) Schimbarea numelui și/sau prenumelui persoanei private de libertate sau identificarea acesteia cu alte date de identitate este comunicată, de către șeful centrului, judecătorului de supraveghere a privării de libertate desemnat, organului judiciar care instrumentează cauza, precum și medicului care asigură asistența medicală în centru.

(1) Evidența nominală a primirii, eliberării sau a transferului persoanelor private de libertate se realizează și în format electronic, prin intermediul aplicației informatizate de gestiune a datelor despre persoanele private de libertate, cu respectarea prevederilor art. 259 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a Legii.

(2) Șeful centrului desemnează prin dispoziție personalul care implementează datele necesare în aplicația informatizată prevăzută la alin. (1).

(3) Instrucțiunile privind evidența nominală și statistică a persoanelor private de libertate și modul de folosire a aplicației informatizate se reglementează prin dispoziție a inspectorului general al Inspectoratului General al Poliției Române.

(4) În exercitarea atribuțiilor care îi revin, Inspectoratul General al Poliției Române ia măsuri tehnice corespunzătoare de asigurare a accesului autorităților și instituțiilor publice solicitante, autorizate în condițiile prevăzute de lege, la aplicațiile informatizate de gestiune a datelor persoanelor private de libertate.

(5) Aspectele referitoare la accesarea aplicației informatizate prevăzute la alin. (1), măsurile tehnice și organizatorice necesare protejării datelor cu caracter personal ale persoanelor încarcerate și pentru prevenirea oricăror distrugeri, pierderi, modificări, dezvăluiri sau acces neautorizat se stabilesc pe bază de protocol între Inspectoratul General al Poliției Române și autoritățile și instituțiile publice solicitante, autorizate în condițiile prevăzute de lege.

(1) Dosarul individual al persoanei private de libertate, pusă în libertate din centru, precum și urma dosarului individual, legate și opisate, se păstrează la compartimentul evidență timp de 5 ani, după care se arhivează.

(2) Registrul de evidență prevăzut la 114 lit. a) din Lege are termen de păstrare permanent.

(3) Documentele emise/primite de centru se arhivează conform nomenclatorului arhivistic și dispozițiilor legale în vigoare.

(4) Dovada de predare în penitenciar sau centru a persoanei private de libertate, notele de scoatere, precum și celelalte documente care nu se atașează dosarului individual cu ocazia transferului, potrivit art. 260 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a Legii, constituie urma dosarului individual.