(1) Absolvenților unităților de învățământ care au promovat examenul de absolvire li se eliberează certificatul de competențe profesionale în original, însoțit de foaia matricolă, conform reglementărilor în vigoare.
(2) Foaia matricolă se întocmește pe baza datelor din registrul matricol și poartă mențiunea "Anexă la certificatul de competențe profesionale .... seria ..... nr. ....", prin copierea exactă a mediilor.
(3) Pe foaia matricolă se înscrie cu majuscule, în partea dreaptă sus, "COPIE", în cazurile prevăzute expres de lege.
(4) Eliberarea foilor matricole se consemnează în registrul matricol.
(1) Actele de studii se întocmesc de către unitățile de învățământ, se semnează de către persoanele indicate pe tipizat, cu tuș sau cerneală neagră, și se ștampilează. Sub semnătură se trece în clar numele persoanelor. Nu se admite aplicarea parafei în locul semnăturii originale.
(2) Mențiunile din actele de studii se fac în limba română, folosindu-se alfabetul latin, utilizându-se diacriticele, prin scriere la calc, prin dactilografiere sau de mână, cu tuș sau cerneală neagră, fără spații libere. Toate rubricile rămase libere se barează cu o linie orizontală.
(3) În actele de studii, numele titularului, precum și toate prenumele se înscriu fără prescurtări, cu litere mari de tipar. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate inițialele prenumelor tatălui/mamei. Inițialele prenumelor mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut.
(4) Mențiunile despre an și zi se înscriu cu cifre arabe, iar luna se completează cu litere mari de tipar. Mediile obținute la examenul de absolvire se înscriu cu cifre arabe, precum și în paranteză cu majuscule.
(5) Actele de studii, cu excepția celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă, în mod obligatoriu, în spațiul rezervat, fotografia color format 3 x 4 cm a titularului, care se aplică prin lipire. De asemenea, în spațiul rezervat se aplică timbrul sec.
(6) Pe actele de studii se aplică ștampila unității, în stânga semnăturii directorului/comandantului. Ștampila se aplică și pe fotografia titularului, astfel încât o jumătate să fie pe aceasta. În toate cazurile, ștampila trebuie să se aplice clar, iar textul să fie citeț.
(7) În actele de studii nu se admit modificări privind datele personale ale titularilor și nici nu se eliberează alte acte de studii cu nume sau prenume schimbate după eliberarea inițială a actelor de studii. Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări și adăugări în actele de studii.
Formularele actelor de studii completate greșit, cu ștersături, adăugări suplimentare, cu ștampila aplicată necorespunzător se anulează cu aprobarea conducerii unității de învățământ, prin scrierea cu litere mari, format de tipar, pe toată diagonala imprimatului a cuvântului "ANULAT", atât pe actul care urma să fie eliberat titularului, cât și pe matcă/cotor. Mențiunea respectivă se face și în registrul matricol.
Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, care semnează descifrabil pe actul original și pe matcă. În situații excepționale - accidente, boli, absența din țară etc., actele de studii se eliberează persoanelor împuternicite, pe bază de procură autentificată de notariat/consulat.
(1) În cazul pierderii sau distrugerii actului de studii original, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învățământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unității de învățământ, din care rezultă situația școlară a solicitantului.
(2) Cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele acte, care se arhivează cu titlu permanent:
a) declarația notarială/consulară dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme dispariția actului respectiv;
b) dovada publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, ori a completării greșite din vina unității de învățământ emitente a actului de studii;
c) copie legalizată după certificatul de naștere/căsătorie;
d) două fotografii 3 x 4 cm alb-negru sau color;
e) dovada plății taxei pentru eliberarea duplicatului;
(3) Anunțul de pierdere a actului de studii cuprinde următoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, inițialele prenumelor tatălui/mamei și toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria și numărul actului, numărul și data la care a fost înregistrat în evidența unității de învățământ emitente.
(1) Duplicatul actului de studii se întocmește pe un formular identic cu originalul, emis la data absolvirii, și se eliberează conform procedurii prevăzute pentru actele de studii originale.
(2) În situația în care nu se mai găsesc formulare de același tip, se eliberează un duplicat redactat conform modelului actului original, în care se înscriu datele existente în arhivă privind situația școlară a solicitantului.
(3) Pe duplicatele actelor de studii se completează cu "SS" numele și prenumele președintelui comisiei pentru examenul respectiv, directorului/comandantului și secretarului, existenți în funcțiile respective la data absolvirii studiilor de către solicitanți. În cazul în care numele persoanelor menționate nu sunt înscrise în clar, se completează "SS indescifrabil".
(4) Pe duplicatul actelor de studii se face mențiunea: "Duplicat" sau, după caz, "Eliberat conform aprobării... - denumirea unității care a aprobat eliberarea duplicatului -, nr. ... din ... Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii." Urmează numele și prenumele, în clar, ale directorului și secretarului unității de învățământ emitente.
(5) Ștampila unității emitente se aplică pe fotografie, timbru fiscal și semnătura directorului/comandantului. Duplicatele actelor de studii poartă în partea de sus seria și numărul actului original eliberat, data și numărul acordat de unitatea de învățământ respectivă în registrul unic de evidență a actelor de studii.
(6) Pe duplicat se înregistrează numărul și data eliberării, număr care se completează cu cerneală roșie în registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii sau într-un registru similar pentru promoțiile de absolvenți anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit. Numerotarea în registru începe de la 1 și se continuă până la epuizarea registrului.
(7) În registrul de eliberare a actului original, la titular se menționează, cu cerneală roșie, seria și numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare și data eliberării.
(8) Duplicatele se eliberează o singură dată, fapt ce se aduce la cunoștința titularilor pe bază de semnătură.