(1) Răspunderea pentru organizarea și ținerea contabilității, în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, revine administratorului sau altei persoane care are obligația gestionării entității prevăzute la art. 2.
(2) Pentru entitățile prevăzute la art. 2 trebuie să se asigure, potrivit legii, condițiile necesare pentru:
a) întocmirea documentelor justificative privind operațiile economice;
b) organizarea și ținerea corectă și la zi a contabilității;
c) organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ, datorii, capitaluri proprii și elementelor înregistrate în conturi în afara bilanțului, precum și valorificarea rezultatelor acesteia;
d) respectarea regulilor de întocmire a situațiilor financiare, publicarea și depunerea la termen a acestora la autoritățile competente;
e) păstrarea documentelor justificative, a registrelor și situațiilor financiare și organizarea contabilității de gestiune adaptate la specificul entității.
(3) Pentru fiecare fond de pensii administrat, administratorul acestuia trebuie să asigure, potrivit legii, condițiile necesare pentru:
a) organizarea și ținerea corectă și la zi a evidenței situației fiecărui participant;
b) existența mecanismelor adecvate și efective de verificare sistematică și ori de câte ori este necesar, în acord cu dimensiunea, natura și complexitatea activității acestuia, în ceea ce privește:
(i) operațiunile realizate pe contul participantului la fondul de pensii administrat privat și/sau fondul de pensii facultative și/sau fondul de pensii ocupaționale, inclusiv convertirea contribuțiilor, comisionarea acestora, utilizarea activului personal net al participantului etc.;
(la 12-06-2020, Punctul (i) din Litera b) , Alineatul (3) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificat de Punctul 20, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
(ii) operațiunile de încasări și plăți efectuate prin conturile bancare ale fondului de pensii administrat privat și/sau fondului de pensii facultative și/sau fondului de pensii ocupaționale;
(la 12-06-2020, Punctul (ii) din Litera b) , Alineatul (3) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificat de Punctul 20, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
(4) Pentru activitatea proprie fiecărui administrator, acesta trebuie să asigure, potrivit legii, condițiile necesare pentru:
a) organizarea și ținerea corectă și la zi a contabilității administratorului pentru elementele de activ și de pasiv, de venituri și de cheltuieli, separat pentru segmentul aferent fondurilor de pensii facultative, separat pentru segmentul aferent fondului de pensii administrat privat și separat pentru segmentul aferent fondului de pensii ocupaționale, precum și pentru fiecare fond în parte; în cadrul segmentului aferent fondurilor de pensii facultative, cheltuielile și veniturile vor fi evidențiate distinct, la nivel de cont analitic, pentru fiecare fond de pensii facultative administrat;
(la 12-06-2020, Litera a) din Alineatul (4) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificată de Punctul 21, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
b) evidențierea tranzacțiilor aferente fiecărui segment de activitate, prin cont bancar distinct pentru fiecare dintre acestea; conturile prin care se efectuează tranzacțiile aferente activității de administrare a pensiilor administrate privat vor fi separate de conturile prin care se efectuează tranzacțiile aferente activității de administrare a pensiilor facultative și, după caz, vor fi separate de conturile prin care se efectuează tranzacțiile aferente activității de administrare a pensiilor ocupaționale, chiar dacă aceste conturi sunt deschise la aceeași instituție de credit;
(la 12-06-2020, Litera b) din Alineatul (4) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificată de Punctul 21, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
c) alocarea capitalului social necesar desfășurării activității de administrare a fondurilor de pensii facultative și a unui fond de pensii administrat privat, respectiv a unui fond de pensii ocupaționale, distinct, prin utilizarea conturilor analitice;
(la 12-06-2020, Litera c) din Alineatul (4) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificată de Punctul 21, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
d) alocarea activelor care acoperă provizionul tehnic, distinct față de activele proprii administratorului și distinct pentru fiecare fond de pensii, prin utilizarea conturilor analitice.
(5) Administratorul are obligația de a asigura mecanismele adecvate și efective de verificare necesare, în acord cu dimensiunea, natura și complexitatea activității acestuia, în ceea ce privește:
a) controlul încrucișat al operațiunilor desfășurate între fondul de pensii și administrator;
b) controlul documentelor justificative care au stat la baza efectuării operațiunilor de încasări și plăți efectuate prin conturile bancare ale fondului de pensii administrat privat și/sau fondului de pensii facultative și/sau fondului de pensii ocupaționale;
(la 12-06-2020, Litera b) din Alineatul (5) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificată de Punctul 22, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
c) controlul soldurilor și componenta acestora, la fiecare sfârșit de lună calendaristică, pentru conturile bancare ale fondului de pensii administrat privat și/sau fondului de pensii facultative și/sau fondului de pensii ocupaționale;
(la 12-06-2020, Litera c) din Alineatul (5) , Articolul 517 , Capitolul XV a fost modificată de Punctul 22, Articolul I din NORMA nr. 28 din 28 mai 2020, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 499 din 12 iunie 2020 )
d) controlul datelor din balanțele contabile în relația cu documentele contabile și documentele justificative;
e) controlul datelor din balanțele contabile, la fiecare sfârșit de lună calendaristică, prin prisma relațiilor dintre conturile contabile;
f) controlul datelor din balanțele contabile și raportările contabile semestriale pe care administratorul le transmite la A.S.F.;
g) controlul datelor din balanțele contabile și situațiile financiare anuale pe care administratorul le transmite la A.S.F.;
h) controlul datelor din balanțele contabile și raportările prudențiale pe care administratorul le transmite la A.S.F.